淺析《檔案法》中“檔案”概念的混亂現(xiàn)象

高　巖

[摘 要]從立法的角度說，《檔案法》中的檔案概念應該是相一致的，不論在《檔案法》中的什么地方，檔案概念的名稱和含義都應該是《檔案法》第二條的意思。

[關(guān)鍵詞]檔案法 檔案概念混亂 立卷歸檔

從立法的角度說，《檔案法》中的檔案概念應該是相一致的，不論在《檔案法》中的什么地方，檔案概念的名稱和含義都應該是《檔案法》第二條的意思。然而， 在《檔案法》中可以看到檔案概念有非?；靵y和不相一致的現(xiàn)象。

一、歸檔是否檔案形成的條件

按照《檔案法》第二條對檔案的定義， 只要是“直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄”就是檔案， 不需要附加其他任何條件。但是， 在《檔案法》中的檔案概念有的地方卻不是這樣。

《檔案法》第三章是專門規(guī)定“ 檔案的管理”的， 然而， 這里有些條款的規(guī)定說的檔案概念卻不是《檔案法》第二條規(guī)定的檔案， 是有附加條件的。《檔案法》第三章第十條規(guī)定： “對國家規(guī)定的應當歸檔的材料， 必須按照規(guī)定， 定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交， 集中管理， 任何人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定的不得歸檔的材料， 禁止擅自歸檔?！边@條規(guī)定本是規(guī)范檔案的管理的。而且是對檔案的管理最重要的一條，要不然不會放在“檔案的管理”這章中的第一條。但是， 此條中既不見“檔案”的字樣， 也不見“直接形成的……歷史記錄”的字樣， 倒是有三處“歸檔”的字樣。然而，“歸檔”是什么意思?“歸檔”與“檔案”有什么關(guān)系? “歸檔”與檔案的管理是什么關(guān)系? 遍觀《檔案法》， 都沒有任何解釋。規(guī)范檔案的管理，卻不提檔案， 只提“歸檔”， 不免既讓人有摸不清頭腦之感又使人疑竇叢生?！皻w檔”與檔案究竟是什么關(guān)系? 翻開檔案教科書， 有這樣的解釋：“歸檔和集中保存， 既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件， 又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標志和界限”。

再看《實施辦法》第十二條：“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定， 應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全， 并進行整理、立卷， 定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理; 任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！边@才使人明白只有“歸檔”整理立卷集中管理的才是檔案， 這不禁使人要問“歸檔”是不是形成檔案的必要條件? 按照《檔案法》對檔案的定義， 并沒有“歸檔”的字樣，應該說“直接形成的……歷史記錄”只要“對國家和社會具有保存價值的”， 歸不歸檔、立不立卷都不影響它是《檔案法》中的檔案。而按照《檔案法》第十條的對“檔案的管理”的規(guī)定， 則只有“歸檔”整理立卷的才是檔案， 沒有“歸檔”整理立卷的只能稱之為“歸檔的材料”。這就造成了檔案概念在《檔案法》中的混亂和不統(tǒng)一， 使人難以分清什么是“檔案”。

二、立卷歸檔的材料

《檔案法》的檔案定義的屬概念是“直接形成的……歷史記錄”， 也就是檔案整理的對象應該是“直接形成的……歷史記錄”， 應該對“直接形成的……歷史記錄”進行立卷歸檔整理。但是，《檔案法》第十條規(guī)定： “對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料， 必須按規(guī)定， 定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交， 集中管理， 任何人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定的不得歸檔的材料， 禁止擅自歸檔?！闭缟衔乃?， 這條規(guī)定列“在檔案的管理”條目下， 應是針對檔案的管理而設(shè)定的。按說檔案的管理， 應該是針對檔案或者針對檔案的屬概念“直接形成的……歷史記錄”來規(guī)定如何管理的， 然而， 這條規(guī)定中既無“檔案”的字樣， 也無“直接形成的……歷史記錄”的字樣， 而是出現(xiàn)了“立卷歸檔的材料”一詞。什么是“立卷歸檔的材料”?《 檔案法》并未做任何解釋， 也未說明“立卷歸檔的材料”就是“直接形成的……歷史記錄”， 使檔案的概念“在檔案的管理”中混亂不清。

雖然， 凡是做檔案工作的都知道這“立卷歸檔的材料”指的就是上文所說的“直接形成的……歷史記錄”， 或者說就是廣義的“文件”。但是作為法律應該將這兩處的概念統(tǒng)一起來。遺憾的是《 檔案法》不僅這兩處的概念沒有統(tǒng)一起來， 而且， 對什么是“歷史記錄”、什么是“立卷歸檔的材料”都沒有作必要的解釋。什么是“立卷歸檔的材料”， 人們不得而知。只能憑意會憑感覺。這是不符合立法要求的。對“立卷歸檔的材料”在《 檔案法》其他條款中也沒有相關(guān)的解釋和答案。而且， 《 檔案法》通篇只有此一處。《 實施辦法》有幾條相關(guān)的表述， 但是， 不僅沒有能解釋清楚， 反而使人更糊涂了?！?實施辦法》 第九條中規(guī)定“： 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)依照《 檔案法》第七條規(guī)定， 履行下列職責： 指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”。按照這條的規(guī)定， “歸檔的材料”似乎是“文件、資料”。第十二條“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定， 應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全……”， 按照這條的規(guī)定， “立卷歸檔的材料”似乎指的是“ 文件材料”；在第二十七條處罰規(guī)定中有：“將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有、拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的”條款， 從這條規(guī)定中也可以看出，“立卷歸檔的材料”是 文件、資料”。也就是說在《 實施辦法》中， 有兩處將“立卷歸檔的材料”定為“文件、資料”， 一處定為“文件材料”。而這兩項也都與《檔案法》中“的 歷史記錄”不相協(xié)調(diào)一致。筆者在仔細閱讀了《檔案法》和《實施辦法》后已經(jīng)不知道《檔案法》中所稱的“檔案”究竟是什么了?！?檔案法》中檔案的法定定義表述的檔案是“直接形成的……歷史記錄”， 《檔案法》第十條表述的檔案的管理對象是“立卷歸檔的材料”， 而《實施辦法》中出現(xiàn)的“文件、資料”和“文件材料”等檔案的管理對象， 就有點讓人莫名其妙摸不著頭腦了。

從上述的論述中可以看出《檔案法》和《實施辦法》中的對檔案的表述， 可以得出下列的結(jié)論：檔案=“直接形成的……歷史記錄”=“立卷歸檔的材料”=歸檔的文件材料=歸檔的文件、資料。從這樣的結(jié)論中可以看出《檔案法》中的檔案概念的混亂，已經(jīng)使人難以理解和認識了。

參考文獻

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