企業(yè)實(shí)施ＥＲＰ財(cái)務(wù)如何進(jìn)行同步管理

如何消除企業(yè)信息孤島實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享？是每個(gè)企業(yè)都想解決的問(wèn)題。于是許多企業(yè)實(shí)施了ERP，這個(gè)系統(tǒng)的一個(gè)重要特征就是能達(dá)到企業(yè)的物流信息共享，在財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間真正實(shí)現(xiàn)信息共享，也就達(dá)到了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的同步管理。所以本篇文章就是想通過(guò)進(jìn)一步分析ERP實(shí)施中的各種管理內(nèi)容的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，一方面對(duì)信息共享進(jìn)行一些解析，另外一方面也再次證明實(shí)施ERP，財(cái)務(wù)是如何達(dá)到同步管理的。由于任何ERP產(chǎn)品都是十分龐大的，就不可能將所有流程都進(jìn)行一一介紹，也不可能將所有關(guān)聯(lián)的信息共享應(yīng)用都進(jìn)行介紹。所以這里只選擇一些最能表明實(shí)施ERP與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)能同步進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的關(guān)聯(lián)應(yīng)用來(lái)進(jìn)行解析。

一、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理

在沒(méi)有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有企業(yè)的業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過(guò)各種單據(jù)的傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責(zé)任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責(zé)任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對(duì)這些單據(jù)的等待、核實(shí)、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒(méi)有依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結(jié)果。

但是，企業(yè)實(shí)施ERP就可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的管理，對(duì)企業(yè)的銷售管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理這三者之間的信息實(shí)現(xiàn)資源共享，從而達(dá)到銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業(yè)務(wù)是從銷售訂單開(kāi)始的，這里重申一點(diǎn)，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計(jì)算機(jī)應(yīng)用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當(dāng)于確立了一項(xiàng)銷售任務(wù)，當(dāng)然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對(duì)于老客戶或許僅僅是一個(gè)電話或傳真的確認(rèn)。不管它的形式是什么，總之是確認(rèn)了一項(xiàng)銷售任務(wù)。此時(shí)，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項(xiàng)銷售任務(wù)錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對(duì)這張銷售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當(dāng)于確定了一種銷售任務(wù)的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務(wù)全過(guò)程的記錄，包括任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行和完成結(jié)果。如果每個(gè)銷售合同就是一項(xiàng)銷售任務(wù)的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動(dòng)產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個(gè)銷售合同構(gòu)成一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)一個(gè)銷售訂單對(duì)應(yīng)著幾個(gè)銷售合同。也可能一個(gè)銷售合同會(huì)派生出若干項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)，一個(gè)銷售合同對(duì)應(yīng)著幾個(gè)銷售訂單。

在ERP系統(tǒng)中，一旦銷售訂單經(jīng)過(guò)了審核，就相當(dāng)于確定了一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項(xiàng)銷售任務(wù)相關(guān)的部門和人員都看到這張銷售訂單，當(dāng)然，信息共享絕對(duì)不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

● 銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無(wú)須再重新填制發(fā)貨單。

● 庫(kù)存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫(kù)單，無(wú)須重新填制銷售出庫(kù)單。

● 核算存貨時(shí)可以直接根據(jù)銷售出庫(kù)單產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須重新再做憑證。

● 銷售發(fā)票開(kāi)出時(shí)，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價(jià)格。

● 可以根據(jù)銷售發(fā)票自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證。

在ERP的財(cái)務(wù)管理中，由于財(cái)務(wù)根據(jù)記賬憑證進(jìn)行記賬的過(guò)程也是自動(dòng)完成的，所以銷售出庫(kù)自動(dòng)產(chǎn)生的記賬憑證也會(huì)自動(dòng)記入相應(yīng)的賬簿，這個(gè)過(guò)程可以是實(shí)時(shí)的，此外，對(duì)于銷售業(yè)務(wù)而言，所開(kāi)發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來(lái)自動(dòng)生成憑證。由于生成憑證的時(shí)間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時(shí)管理。即任何時(shí)候只要發(fā)生了銷售業(yè)務(wù)，隨時(shí)都能直接反映到財(cái)務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財(cái)務(wù)事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財(cái)務(wù)能夠發(fā)揮對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能，使得管理者隨時(shí)都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個(gè)意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時(shí)自動(dòng)的，所以憑證的記錄是細(xì)致而精準(zhǔn)的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標(biāo)的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

當(dāng)然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當(dāng)企業(yè)進(jìn)一步實(shí)施ERP以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計(jì)劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理

采購(gòu)業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財(cái)務(wù)管理同步。采購(gòu)管理同樣是以采購(gòu)訂單為核心達(dá)到各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)信息共享。采購(gòu)任務(wù)的下達(dá)反映在采購(gòu)訂單之中，采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行情況都可以圍繞采購(gòu)訂單通過(guò)信息共享完整記錄下來(lái)。采購(gòu)訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來(lái)進(jìn)行采購(gòu)管理的形式。

一旦采購(gòu)訂單通過(guò)審批，就意味著采購(gòu)任務(wù)已經(jīng)明確，此時(shí)所有各相關(guān)部門都可以看到采購(gòu)訂單，并且可以直接引用采購(gòu)訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價(jià)格等等。

● 可以通過(guò)采購(gòu)訂單直接生成到貨單。

● 可以通過(guò)采購(gòu)到貨單直接生成采購(gòu)入庫(kù)單。

● 可以根據(jù)采購(gòu)訂單直接生成采購(gòu)發(fā)票。

● 可以根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單直接生成記賬憑證。

● 可以根據(jù)采購(gòu)發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)控。

三、精準(zhǔn)的庫(kù)存可用量共享

由于庫(kù)存管理是整個(gè)企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫(kù)存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫(kù)存物品的可用量為例，來(lái)說(shuō)明庫(kù)存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用?？捎昧?現(xiàn)存量+凍結(jié)量+預(yù)計(jì)入庫(kù)量-預(yù)計(jì)出庫(kù)量，可用量與四個(gè)因素相關(guān)，即現(xiàn)存量、凍結(jié)量、預(yù)計(jì)入庫(kù)量、預(yù)計(jì)出庫(kù)量。其中現(xiàn)存量和凍結(jié)量是一種固定狀態(tài)，而預(yù)計(jì)入庫(kù)量和預(yù)計(jì)出庫(kù)量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進(jìn)行選擇設(shè)置。如果選擇了出入庫(kù)時(shí)都要做可用量檢查，則在出入庫(kù)的操作中就會(huì)自動(dòng)給予提示和警示。顯然這種庫(kù)存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無(wú)法做到的。

該可用量用于銷售管理業(yè)務(wù)時(shí)，用來(lái)檢查是否可以立即進(jìn)行交貨，因?yàn)閷?duì)于銷售管理而言，很多時(shí)候都會(huì)遇到需要馬上交貨的情況，當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對(duì)企業(yè)的機(jī)會(huì)損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽(yù)又將受到較大的影響，再則如果因?yàn)榻涣素浂绊懙狡渌唵蔚陌磿r(shí)完成，這很可能是得不償失的，這時(shí)候顯然最重要的事情就是知道一個(gè)準(zhǔn)確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購(gòu)時(shí)，顯然能夠明顯地幫助采購(gòu)人員控制采購(gòu)數(shù)量，盡量避免重復(fù)或過(guò)剩采購(gòu)給企業(yè)帶來(lái)的負(fù)擔(dān)和浪費(fèi)。當(dāng)然對(duì)于采購(gòu)的指導(dǎo)意義最終要等ERP全面實(shí)施以后，在生產(chǎn)計(jì)劃生成的過(guò)程中，對(duì)于采購(gòu)量的計(jì)算依據(jù)這個(gè)可用量來(lái)運(yùn)算，此時(shí)可用量才是最能體現(xiàn)出對(duì)采購(gòu)的作用。

庫(kù)存可用量的計(jì)算公式中就是考慮了采購(gòu)和銷售的因素的，銷售和采購(gòu)都是使得可用量在一個(gè)時(shí)間段中成為動(dòng)態(tài)數(shù)量的直接原因，這種動(dòng)態(tài)就是實(shí)時(shí)管理最現(xiàn)實(shí)的客觀要求，同時(shí)也是最能體現(xiàn)ERP優(yōu)越于手工的地方。

四、給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)的變化

由于ERP的運(yùn)用使得財(cái)務(wù)管理在整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作的效率徹底改變，或許對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響是最為直接的。但是，我們必須要清楚地看到，如果不實(shí)施ERP，而僅僅是實(shí)施一個(gè)財(cái)務(wù)管理。那么，財(cái)務(wù)工作的效率是不會(huì)得到徹底改變的，此時(shí)的改變更多的是體現(xiàn)在一些四則運(yùn)算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經(jīng)無(wú)法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能體現(xiàn)。惟有實(shí)施ERP之后，通過(guò)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息共享，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，才是真正徹底改變了財(cái)務(wù)管理工作的效率，真正發(fā)揮出財(cái)務(wù)管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的重要指導(dǎo)作用。

財(cái)務(wù)對(duì)于業(yè)務(wù)信息的共享表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

● 可以根據(jù)出入庫(kù)單直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證。

● 可以根據(jù)采購(gòu)和銷售發(fā)票直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證。

● 可以同采購(gòu)管理共享供應(yīng)商信息，直接引用方便了應(yīng)付款的管理。

● 可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應(yīng)收款的管理。

● 可以根據(jù)已經(jīng)有的記賬憑證追溯業(yè)務(wù)單據(jù)，極大減少了差錯(cuò)時(shí)間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動(dòng)登入賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)表可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式自動(dòng)產(chǎn)生，而標(biāo)準(zhǔn)格式可以由財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用要求自己設(shè)置定義。這所有的一切最終達(dá)成了財(cái)務(wù)管理工作效率的徹底改變。

當(dāng)然，改進(jìn)是無(wú)止境的，ERP雖然使得財(cái)務(wù)管理工作的效率有了實(shí)質(zhì)性的改變，但是隨著ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)的應(yīng)用不斷深入，財(cái)務(wù)管理工作還將會(huì)進(jìn)一步展現(xiàn)其對(duì)于企業(yè)管理的重要性，特別是在成本、資金、預(yù)算管理當(dāng)中尤為顯著。

（作者單位：商泰軟件（上海）有限公司）