院校教學檔案的收集方法

支貴生

一、貫徹集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則是教學檔案管理的指導方針和基本原則。一方面，教學檔案的收集是獲得和積累教學檔案的手段，只有通過收集工作，才能將散存于教師、學生及各職能部門的教學檔案材料集中到檔案部門，形成集中管理的客觀條件，實現(xiàn)統(tǒng)一的科學管理。另一方面，只有認真貫徹執(zhí)行教學檔案材料的集中統(tǒng)一管理原則，才能為教學檔案的收集工作奠定基礎，確保教學檔案收集工作的高質量。

二、遵循教學檔案的形成規(guī)律

教學檔案材料是教學單位在教學活動過程中形成的，它的收集是一個承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它聯(lián)系著教學檔案材料的形成部門、個人和檔案部門的活動。在歸檔制度的制定上，既要照顧到檔案部門的工作需要，又要考慮到教學檔案材料形成部門、個人的利用要求，按照教學活動的基本程序和教學檔案材料的形成過程，對教學檔案材料的歸檔范圍和歸檔時間做出具體規(guī)定，以保證教學檔案材料收集工作的質量，使教學檔案的收集遵循教學檔案材料形成的客觀規(guī)律。

三、以滿足教學活動需要為原則

教學檔案是從事教學活動、教學管理和科研工作必不可少的資料，教學檔案的收集工作要適應教學工作的需要。一方面，教學檔案的收集應是多方位的積極收集；另一方面，教學檔案的收集工作必須適應教學工作的需求，確保教學檔案的完整準確，能夠真正對總結教學經(jīng)驗、探索教學規(guī)律、進行教學改革、深化教學研究和提高教學質量起到作用。

四、教學檔案的收集與積累要責任到人

為保證教學檔案材料的完整和準確，應建立教學檔案分層管理辦法，每位從事教學及管理工作的人，對自己所負責或從事的工作應有一個完整的記錄，并及時提供給檔案管理人員。教研室主任、專業(yè)負責人、普通教師應在日常工作、科研及教學過程中將自己形成的有價值的材料收集起來。

五、建立健全歸檔制度

建立、健全和完善歸檔制度，是做好教學檔案收集工作的重要前提，也是保證教學檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。歸檔時應注意：歸檔范圍必須明確完整，以免少收或漏收，應將評估要求的教學檔案內容全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；再就是加強文件管理，即凡是上級部門下發(fā)的文件材料，應由專門人員登記，這樣檔案部門就能及時明確掌握有哪些文件材料需要收集；檔案部門也必須主動同有關部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

六、實行靈活的收集方式

教學檔案具有來源上的分散性、內容上的復雜性、時間劃分上的特殊性、制成材料上的多樣性及綜合性、專業(yè)性等特點，因此，檔案部門必須擴大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補缺，采取較為靈活的方式進行收集?熏盡量做到經(jīng)常性的收集與集中收集相結合，催交與上門收集相結合，歸檔范圍內與歸檔范圍外相結合，收集過程中還要對師資隊伍、學風、教學效果、教學評價、實踐教學、教學質量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績成就等非文件材料和電子文件多加關注。也可將需收集的檔案信息材料明確通知教師，讓教師制成電子文擋，利用目前校園網(wǎng)普及的有利條件發(fā)送至統(tǒng)一的電子郵箱，既方便快捷，又可復制利用。

七、加強宣傳教育，提高全員檔案意識

高校檔案部門應通過各種渠道，如舉辦培訓班、知識競賽等形式，進行宣傳教育，普及檔案基本知識，不定期召開教學檔案管理會議，用具體實例闡述教學檔案的特點、地位和作用，增強教師的歸檔意識。高校教學管理部門要加強對教學檔案收集工作的檢查、指導，使教學檔案收集工作制度化、標準化，進一步規(guī)范和完善歸檔程序和檔案移交制度，使教學檔案材料的收集工作成為高校教師的自覺行動，進一步提高教學檔案收集工作的質量。

作者單位：河南省南陽師范學院