高校基建檔案歸檔范圍及保管期限改革之思考

李啟卿

近年來，為了改善教學(xué)環(huán)境，適應(yīng)招生的需要，各大高校相繼修建了一大批現(xiàn)代化的教學(xué)用房和職工宿舍，隨之而來的是基建檔案數(shù)量的成倍增長。基建檔案的經(jīng)濟價值極高，基建檔案是否完整、是否便于利用，會給日后的維護帶來極大的影響。目前的基建檔案整理所依據(jù)的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）是1993年制定的，十幾年來，社會上檔案觀念的轉(zhuǎn)變、監(jiān)理制度的實施、對基建工程審計的加強，使基建檔案的特點與十幾年前相比有了很大變化，也導(dǎo)致目前基建檔案的庫存狀況存在一些不太合理的地方，所以基建檔案的歸檔范圍和保管期限亟須改進。

一、基建檔案保管期限改革之必須

隨著檔案價值觀的增強，基建檔案數(shù)量也在成倍地增長，上世紀(jì)70年代，一個民用建筑工程的檔案只有二三百頁，不到十厘米厚；90年代初增加到約兩千頁，排架長度約一米；進入21世紀(jì)，一個同等大小工程的檔案已發(fā)展為四五千頁，排架長度超過兩米。如此高速的增長，讓檔案庫房不堪重負(fù)，然而細查之下，又發(fā)現(xiàn)有些基建檔案對應(yīng)的建筑物早已消失，而檔案卻因為未滿保管期限而繼續(xù)占用庫房，成為毫無利用價值的檔案。由此說明，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限有利于縮短檔案庫房占用周期，節(jié)約人力、物力、財力，有利于日后檔案的管理與定期鑒定銷毀，優(yōu)化館藏。要判定檔案的保管期限，首先要正確地分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定檔案的保存價值。當(dāng)然，即使是最有經(jīng)驗的檔案學(xué)家或檔案工作人員，要正確預(yù)測檔案的保存價值也是相當(dāng)困難的，所以我們希望通過工作經(jīng)驗的積累來推進檔案保管期限的改革。

目前《規(guī)范》中設(shè)定的基建檔案保管期限大多偏長，“可行性研究、工程管理文件、竣工驗收材料和預(yù)、決算資料”及部分“設(shè)計文件、施工文件”均被定為永久保存，實際上完全沒有必要，也不科學(xué)。由于經(jīng)濟的飛速發(fā)展，有一大批上世紀(jì)七八十年代的建筑物已經(jīng)被拆除，這些建筑物的檔案被定為永久保存，只能是毫無意義地延長檔案的生命，長久占用庫房，造成極大浪費?；n案的價值就在于它是基建工程得以順利改建、擴建、管理、維修的重要依據(jù)，上述定為永久保存的檔案都是與建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，這部分檔案就沒有繼續(xù)保存的必要了。另一方面，《規(guī)范》中規(guī)定的同一個工程檔案的保管期限一部分為永久、一部分為長期、還有一部分為短期、不同保管期限的檔案混合在一起的情況，不僅不符合重要檔案重點保護的檔案管理原則，在現(xiàn)實工作中不便于管理，不適于檔案材料的鑒定工作，實際上也沒有哪個檔案部門會在十五年之后把一個工程中的短期材料抽出銷毀，因為建筑物還在，要把該建筑物的一部分檔案取出銷毀，想來也沒有哪個領(lǐng)導(dǎo)會簽這個字，所以這種設(shè)置中的短期卷實際上也按長期的標(biāo)準(zhǔn)在管理，這樣不僅不利于真實掌握庫存檔案情況，還會增加到期檔案鑒定的工作量。

鑒于上述觀點，筆者認(rèn)為：基建檔案中，除了“基建工作總體規(guī)劃、全校性總體規(guī)劃和設(shè)計平面圖、年度總結(jié)和統(tǒng)計報表、水電氣管道分布圖、地質(zhì)勘探和地形測量材料、征用土地及紅線圖、拆遷補償協(xié)議書和產(chǎn)權(quán)證書”應(yīng)設(shè)為永久保存外，其余材料一律定為長期保存，并在其后附加“保管期限為長期的工程材料與建筑物共存，即若建筑物提前滅失，該建筑物定為長期保存的檔案可以提前鑒定銷毀；若建筑物超過五十年仍然存在，該建筑物檔案繼續(xù)保存至建筑物滅失”。這樣設(shè)置，有利于基建檔案的保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀，如果不滿五十年，該建筑物滅失了，在定期鑒定銷毀的時候可以根據(jù)實際情況將該建筑物的基建檔案提出鑒定，不必非得等到五十年期滿；如果超過五十年建筑物仍“健在”，也可依據(jù)附加條件而繼續(xù)保存。需要提一句的是，檔案部門應(yīng)該建立建筑物滅失備案制度，要求拆除建筑物時必須到檔案部門備案，這樣才不至于讓沒有價值的檔案長期占據(jù)庫房，浪費大量人力、物力和財力。

二、歸檔范圍之改革

隨著經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，基建檔案包含的內(nèi)容也產(chǎn)生了一些變化，現(xiàn)有的歸檔范圍在實際工作中暴露出一些缺陷，比如新增了監(jiān)理這個新興的行業(yè)，產(chǎn)生了一系列由監(jiān)理單位獨立形成的檔案材料；由于工程性質(zhì)不同，目前各工程的主體部分和環(huán)境、裝飾工程都是由不同的施工企業(yè)承擔(dān)，也就涉及到同一建筑物的檔案材料由不同施工企業(yè)產(chǎn)生，這就需要檔案規(guī)范新增加一些條款。另外《規(guī)范》中設(shè)置的歸檔范圍有一些不合理之處，需做一些相應(yīng)的調(diào)整，具體如下：

1、需新增“監(jiān)理文件”一項，放在二級類目中，歸置監(jiān)理單位產(chǎn)生的所有材料，包括監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理過程中產(chǎn)生的一切相關(guān)材料。

2、需新增“環(huán)境工程和裝飾工程”一項，放在二級類目中，由于這兩類工程金額不大，施工時間較短，而且施工單位一般都與主體工程不是同一個單位，所以單獨設(shè)置一項，將其產(chǎn)生的所有材料都歸入其中。

3、歸檔范圍和保管期限表中的“生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)材料”對于高校來說基本上沒有什么意義，應(yīng)歸入高等學(xué)?！爱a(chǎn)品與科技開發(fā)類”檔案中去，因為高等學(xué)校的基建項目多與生產(chǎn)無關(guān)，而且高等學(xué)校檔案分類中本身就有“產(chǎn)品與科技開發(fā)”一類，把與生產(chǎn)產(chǎn)品相關(guān)的材料歸于“產(chǎn)品與科技開發(fā)類”中更為清晰、貼切些。

4、檔案類目的劃分是為了明確地將不同類型的材料歸入不同的類別，而基建類與財會類檔案兩個類目中都設(shè)置了基建財務(wù)方面的內(nèi)容，這樣會造成材料要么分割、要么重復(fù)，不利于科學(xué)管理。應(yīng)將全?；üこ痰念A(yù)、決算歸入財會類檔案，將單項工程的預(yù)、決算歸入基建檔案中的“基建財務(wù)、器材管理”類目下，取消“基建綜合”類中的“基建財務(wù)預(yù)、決算”。

三、歸檔范圍和保管期限表之調(diào)整

基建工程是以一個獨立的工程項目為對象的，是在工程建設(shè)中形成的一系列相關(guān)的文件材料，基建檔案的核心是以獨立建筑物構(gòu)成一個組卷單位，保證工程施工檔案的系統(tǒng)性和完整性，一個完整的基建項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，一般要經(jīng)過幾年時間?，F(xiàn)有的歸檔范圍和保管期限表設(shè)置了兩個二級類目，實際上每個工程的施工單位不同，歸檔時間也不同，而且同一年度之中可能有幾個甚至十幾個工程同時竣工歸檔?！兑?guī)范》沒有明確是應(yīng)該把各個工程的材料按照要求分別歸入同一個二級類目的不同類別中，還是各工程排好序之后依次放入二級類目中。要將每個工程的檔案按照設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件分開，把不同工程的同類文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混亂交叉甚至錯誤，也不符合保持檔案材料有機聯(lián)系的原則，而且操作上也是行不通的，因為各工程施工單位不同，同一年中歸檔時間也不同，不可能把所有的基建檔案收齊之后再排架。筆者認(rèn)為：除了前期工程文件按文件生成年度歸檔外，其他屬于施工單位的材料讓各個工程獨立為序，采用不同的二級類目編號來區(qū)別，這樣也便于不同工程的附屬工程如環(huán)境工程、裝飾工程等檔案插入，使同一工程的檔案材料更加完整有序，便于查詢和銷毀。

為便于管理同一工程的檔案，在歸檔范圍和保管期限表內(nèi)也需要做一些調(diào)整：第一，凡與工程項目前期工作相關(guān)的建設(shè)方材料，除“可行性研究”外一律歸入綜合類，如立項批復(fù)，因為有時幾個工程的立項批復(fù)在同一份文件中，若放入不同工程中會造成重復(fù)，放入一個工程中又不便于查詢；第二，設(shè)計基礎(chǔ)主要是針對地形、地質(zhì)的勘測，這些材料不僅對該項工程有利用價值，就是該建筑物不存在了，以后在該地塊上修建其他建筑物的時候這些檔案同樣有利用價值，所以應(yīng)把設(shè)計基礎(chǔ)方面的材料歸入綜合類中；第三，征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書也應(yīng)放入綜合類中去，這部分工作屬于基建工程的前期準(zhǔn)備階段，而且在建筑物滅失后仍有相當(dāng)高的經(jīng)濟價值，放在工程檔案中不便于重點保管。這樣一來，需要永久保存的檔案材料都歸入綜合類，一旦建筑物滅失，該工程的施工檔案就可以整套提出銷毀，而不會涉及到檔案的重新編號和重新排序。

任何事物都是發(fā)展變化著的，作為檔案工作人員，也需要與時俱進，順應(yīng)檔案工作的發(fā)展潮流，以上所述，都是結(jié)合實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題而產(chǎn)生的一些改革設(shè)想，以期拋磚引玉，盡快促成高等學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表的重新設(shè)置，更有利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使檔案工作能為學(xué)校、為社會提供更高效的服務(wù)。

作者單位：重慶工商大學(xué)檔案館