檔案的起點鑒定

郜　靜　王　倩

檔案鑒定既是文件過渡到檔案的起點，又是決定檔案最終存毀的終點，同時還是劃分檔案控制使用的界點。因此，在工作程序上可以分為起點鑒定、終點鑒定和界點鑒定。在此筆者想著重論述的是檔案起點鑒定。

一、檔案起點鑒定的三個過程

（一）初始鑒定

文件辦理完畢后，首先要由文件形成部門對其保存價值進行初始鑒定，因為只有直接辦案人最了解文件形成的始末，能夠最客觀地評價出每份文件是否將在今后的工作中發(fā)揮作用。

（二）歸檔鑒定

對檔案的內(nèi)容及其實體進行價值鑒定與質(zhì)量鑒定，依據(jù)鑒定標準，使職能活動中形成和使用的文件轉(zhuǎn)化為規(guī)范的檔案。它是劃分檔案與非檔案文件的分水嶺，必須由文件形成部門和檔案部門共同完成。

（三）進館鑒定

檔案館對移交進館的檔案進行復查性鑒定，判定其是否符合進館范圍和標準。筆者認為，進館鑒定工作更貼近于驗收，是檔案館按照預先制訂的進館范圍和接收標準對移交進館的檔案所做的鑒定工作，是文件成為長期保存的檔案資料的最后一道關口。

二、檔案起點鑒定在現(xiàn)實工作中存在的問題

（一）文件形成部門進行初始鑒定時容易出現(xiàn)對《文件歸檔與不歸檔范圍》的具體標準掌握不夠準確的問題

從客觀上講，檔案鑒定的標準難以把握，程序相對復雜，人們對于收集來的文件材料常?！皬膶拡?zhí)行”，產(chǎn)生有文必歸的現(xiàn)象；從主觀方面講，文件形成部門的人員對于檔案鑒定專業(yè)知識掌握十分有限，往往根據(jù)工作經(jīng)驗進行判斷，有時只注重當前工作的需要而忽視檔案的長遠利用價值，致使該歸的文件沒有歸；有時則把僅對現(xiàn)實工作有一定參考意義，但不具備長期保存價值的文件也留存下來。

（二）歸檔鑒定階段存在著對《檔案保管期限表》中的劃分標準難以掌握和檔案部門指導力度不夠兩個問題

第一，文件形成部門和機關檔案管理部門在對《檔案保管期限表》的理解上會出現(xiàn)分歧和矛盾。目前各單位的《檔案保管期限表》普遍存在著內(nèi)容不具體、用詞不精確的問題，如經(jīng)常出現(xiàn)“重要的”、“一般性的”、“涉及重要內(nèi)容的”等語義含糊的形容詞，在實際操作中極易受主觀因素的影響，產(chǎn)生因人而異的后果。由于具體鑒定標準是由檔案管理部門制訂的，在執(zhí)行過程中容易與希望減輕歸檔工作量的文件形成部門發(fā)生矛盾。

第二，檔案部門存在一定程度上的“重檢查、輕指導”，致使歸檔鑒定時查錯工作所占比重過大。一直以來，人們普遍認為在歸檔鑒定時查找出問題是無可厚非的，檢查工作理應成為歸檔鑒定的一項重要內(nèi)容?，F(xiàn)實的情況是：文件形成部門對歸檔過程中的反復修改疲于應付，檔案部門也因歸檔時居高不下的返工率而頭疼。筆者認為，造成這種局面的關鍵是業(yè)務指導工作相對滯后，沒有事先堵住工作中會出現(xiàn)的漏洞，以致后期問題積壓，需要投入大量的精力來彌補，影響了整體的工作效率。

（三）進館鑒定的難點是制訂合理的檔案進館范圍和標準

檔案進館單位的業(yè)務在不斷拓展，而有些永久性檔案館的檔案接收標準與范圍還原地踏步，不能適應新時期的新變化，致使許多本應進館的檔案無法進館。

三、改進起點鑒定工作的幾點想法

（一）改進和完善起點鑒定工作的操作標準

做好起點鑒定工作的前提和關鍵就是要有詳細具體、便于操作的鑒定標準，因此，應該把制訂鑒定標準作為起點鑒定工作的首要任務。筆者認為，美國制訂文件處置期限表的方法值得借鑒?！懊绹奈募幹闷谙薇硗ǔＳ尚姓挝坏男姓賳T擬定，大多送檔案當局審查，由檔案當局做出書面決定，最后由一個文件審查委員會批準，從而成為一份法律文件。由于它提供了銷毀文件或把文件移交檔案館的權利，常被稱為文件處置許可證。”① 該表內(nèi)容全面具體、條目清晰，對文件保管期限進行細化和量化，保管時限的跨度從一個月到永久不等，同時規(guī)定了文件到期后的處置方法，準確地劃定了檔案的生命周期。

目前，我國起點鑒定工作的標準可謂種類繁多，但是這些標準往往是針對起點鑒定三個過程分別制訂的，如《文件歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》適用于初始鑒定與歸檔鑒定，《檔案進館范圍和標準》則僅適用于進館鑒定。這些階段性的標準，使起點鑒定工作不能形成有機的整體，導致重復勞動。因此，我們應該借鑒美國檔案部門的做法，建立起文件全程鑒定的觀念，將起點鑒定的三個階段結合在一起通盤考慮，對現(xiàn)有的標準進行提煉整合，充實內(nèi)容，細化條目，增強整體性，概括各類文件的價值判定依據(jù)及其保存時限和相關要求，制訂出能夠直觀反映出各類文件的生命周期的文件處置期限表，使之適用于初始鑒定、歸檔鑒定和進館鑒定全過程。同時注意根據(jù)實際情況定期進行調(diào)整，提高文件處置期限表的時效性，使其真正成為起點鑒定工作的指導性文件。

（二）積極實施《歸檔文件整理規(guī)則》

筆者認為，在進行檔案文件級管理的基礎上應同時引進數(shù)字化技術，對歸檔文件的原件進行掃描，經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換將信息內(nèi)容存儲于計算機，最終通過網(wǎng)絡提供檔案的查詢和利用，檔案原件只作為憑證留存，歸檔文件可不再裝訂成案卷，以件為單位按檔號、時間等邏輯順序裝盒保存即可。這種新的管理方式不但對檔案的保管和利用具有重要的意義，為電子文件的科學管理奠定了良好的基礎，而且對檔案的起點鑒定工作尤為有利。首先，新的管理方式降低了人的主觀因素給起點鑒定工作帶來的不利影響，可以有效地避免組卷不合理造成的查找檔案困難。其次，新的管理方式減少了起點鑒定中的許多技術性工作，從而有效地緩解了文件形成部門與檔案部門在歸檔技術環(huán)節(jié)上產(chǎn)生的操作標準不統(tǒng)一的矛盾。

（三）強化檔案工作人員在起點鑒定過程中的指導職能

檔案工作人員既是鑒定工作的執(zhí)行者，又是檢查人，同時還是鑒定標準的制訂者，在起點鑒定過程中占有主導地位。筆者認為，檔案工作人員應充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，把工作的重點切實放在“業(yè)務指導”而不是“檢查問題”上。以“公文用筆”這一簡單的技術問題為例：如果事先沒有明確要求，各單位就會依據(jù)以往的習慣隨意選擇，文件上的字跡種類五花八門，到檢查時才發(fā)現(xiàn)那些不符合耐久性要求的筆跡，為了保護檔案信息，文件形成部門和檔案部門只能采取補救措施，有的在原筆跡上涂上一層保護液以確保其持久，有的將文件復制后與原件一并留存，但這些做法只能起到亡羊補牢的作用。筆者所在單位則從文件形成時入手，專門發(fā)文對公文規(guī)范用紙用筆做了具體要求，這種“指導在先、要求在先”的做法在實際工作中收到了很好的效果。

由此可見，“檢查問題”就意味著返工，“指導到位”則可以減少問題，提高效率。檔案工作人員必須有效行使業(yè)務指導職能，提高工作的前瞻性和預見性，及時發(fā)現(xiàn)問題隱患，從源頭入手找到解決辦法，將工作做在前面，做到細微之處，從而推動起點鑒定工作不斷完善和提高。

（四）加強對檔案鑒定人員的培訓

檔案在起點鑒定時，參與鑒定工作的人員主要有兩部分：一部分是文件形成部門的人員，另一部分是檔案部門人員。二者都是檔案鑒定的主體，在實際鑒定過程中各有優(yōu)勢和自身的局限性。

從文件形成部門來看，他們熟悉文件的形成過程，了解文件的現(xiàn)實有用性，但是他們對于檔案鑒定專業(yè)知識和鑒定標準不熟悉，無法站在社會整體效益的立場上看待檔案的鑒定，因此需要對該部分人員進行相應的檔案鑒定知識的培訓，使他們認識到檔案起點鑒定對于整體檔案工作的基礎性作用，了解檔案在起點鑒定時的內(nèi)容、標準，逐步掌握檔案鑒定的理論、方法。

對檔案部門工作人員來講，他們控制檔案鑒定工作的流程，參與檔案保管期限表的制訂，具有檔案鑒定工作的知識，熟悉檔案鑒定的標準。然而檔案的起始鑒定要求檔案人員對于被鑒定的文件材料所包含的專業(yè)知識有所了解，如科技檔案、外交檔案、氣象檔案等，這些檔案都有各自相應的業(yè)務領域，如果要順利地開展鑒定工作，必須掌握相關領域的專業(yè)知識。因此檔案工作者在提高自身檔案業(yè)務水平的同時，還要加強相關領域知識的培訓，不斷豐富自身的知識內(nèi)涵，完善自身知識結構，提高分析判斷能力，從而對文件的歷史價值、現(xiàn)實功能及潛在效益做出比較準確的評估。

注釋：

①劉維榮：《檔案鑒定工作在歐美》，《北京檔案》 ２００４年第１期。

作者單位：外交部檔案館