為實(shí)物檔案定個位

段振強(qiáng)

所謂實(shí)物檔案，通常劃分為廣義和狹義兩種概念，廣義的實(shí)物檔案一般包括：榮譽(yù)類實(shí)物、失效的印章、著名人物的題詞、字畫，以及產(chǎn)品類實(shí)物等內(nèi)容；狹義的實(shí)物檔案的概念則多指其中的榮譽(yù)類實(shí)物檔案。我們通常使用的實(shí)物檔案的概念一般為狹義概念下的實(shí)物檔案（特別是基層檔案管理部門）——榮譽(yù)類實(shí)物檔案。

榮譽(yù)類實(shí)物主要包括：獎旗、獎杯、獎牌、牌匾、證章、獎狀、證書、聘書、任命書、榮譽(yù)冊、光榮冊，以及象征一個單位或城市的鑰匙等帶有明顯榮譽(yù)性質(zhì)的物品。這類檔案，真實(shí)、直觀地反映出一個單位在一定領(lǐng)域內(nèi)取得的優(yōu)異成績和成果，是一個集體在某一時間段內(nèi)辛勤勞動并取得成績的縮影和有效證明。然而，多年來，由于各方面的原因，實(shí)物檔案的管理工作一直遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他檔案門類的管理，而且比起文書、科技檔案的收集數(shù)

量、整理方法等方面更是相差甚遠(yuǎn)。

一、實(shí)物檔案管理工作現(xiàn)狀

１、收集工作——相對規(guī)范，但是不能保證檔案收集過程中的齊全與完整

實(shí)物類檔案作為特殊載體的一種檔案門類，其獨(dú)特的形成規(guī)律成為該門類檔案在收集過程中，保障檔案齊全、完整的一個瓶頸。眾所周知，實(shí)物檔案（特別是榮譽(yù)類實(shí)物檔案）的形成具有明顯的偶然性，這是它在形成過程中不同于其他門類檔案的突出特性之一。這種檔案的形成完全違背了其他門類檔案在形成過程中“以自我為中心”的基本原則——即將本部門、本單位產(chǎn)生的獨(dú)一無二的文件材料作為收集工作的中心，兼顧其他的原則，完全以外來的材料作為收集工作的全部。正是由于收集材料的不特定、不可預(yù)見性，決定了實(shí)物檔案在收集過程中的齊全與完整難以保障。它根本無法像其他門類檔案一樣，為保障文件材料的歸檔率和完整率而在工作開展之初制定詳細(xì)、完備的歸檔計劃，明確歸檔責(zé)任人員，統(tǒng)一歸檔時間和要求，形成的偶然性是實(shí)物檔案的突出特征之一。此外，有些部門對經(jīng)過大家共同努力，付出辛勤勞動、汗水和心血以后獲得的榮譽(yù)十分珍惜，倍加呵護(hù)，總希望時時刻刻將它放在自己眼前，似乎只有這樣才放心。如果有人想把它從自己身邊拿走，無異于搶走了他們的“心肝寶貝”，這樣的事情是絕對不允許發(fā)生的。為防患于未然，本部門在獲得珍貴榮譽(yù)實(shí)物后，不僅不會主動向機(jī)關(guān)檔案部門移交，而且還會處處提防檔案部門的登記工作。大概正是由于這種心結(jié)的緣故，因此，一個單位中保障實(shí)物類檔案收集工作中的齊全與完整，自然便成為一件“天方夜譚”的事情了。

２、保管條件——有所改善，但是依然滯后，無法滿足實(shí)物檔案妥善保管的需要

每一位檔案工作者都知道，保管條件的優(yōu)劣，直接關(guān)系到室存檔案的“生命周期”和利用價值。實(shí)物檔案的載體，涵蓋了紙、銅、鐵、鉛、木、石、布類、漆類、塑膠、玻璃、水晶等諸多材質(zhì)。載體的特殊性，決定了這種門類檔案在保管要求上的多樣與嚴(yán)格。目前，隨著各立檔單位辦公條件的普遍改善，人們（特別是單位管理人員）保管、利用檔案的意識普遍增強(qiáng)，檔案保管條件也得到了明顯改善，基本滿足文書、科技等門類檔案的保管要求。然而，將由特殊載體構(gòu)成的實(shí)物檔案，完全按照紙質(zhì)檔案的保管條件進(jìn)行收藏管理，顯得有些過于牽強(qiáng)。因此，實(shí)現(xiàn)實(shí)物類檔案的妥善保管，便成為了一種無奈。

３、利用工作——開展緩慢，利用面狹窄，不能充分發(fā)揮實(shí)物檔案的價值

眾所周知，檔案的管理工作通常包括收集、管理、利用三個部分，收集工作是做好檔案管理工作的前題和基礎(chǔ)；管理工作是保管檔案使其安全、完整的步驟；檔案的利用工作是檔案生命價值所在和根本目的。然而，在我們的現(xiàn)實(shí)工作中恰恰沒能充分體現(xiàn)出這一點(diǎn)。每一件實(shí)物檔案的背后都包含著本部門、本單位全體同志們的辛勤勞動，凝結(jié)著大家共同的心血和汗水，是本機(jī)關(guān)全體人員共同智慧的結(jié)晶，是上級主管（或相關(guān)）部門對本單位辛勤工作，取得突出成績予以肯定的直接體現(xiàn)。這諸多因素，使得成績的直接體現(xiàn)——榮譽(yù)實(shí)物獲得后，理所當(dāng)然應(yīng)該妥善、安全保管。然而，由于所獲得榮譽(yù)的載體各有不同，形狀不一，規(guī)格不等，再加上一些單位中沒有充裕的空間和位置來存放這些檔案實(shí)體，無奈之下，另外一種現(xiàn)象又隨之出現(xiàn)——榮譽(yù)實(shí)物在經(jīng)過一系列的登記、匯報、展示以后，便安靜地“住進(jìn)”機(jī)關(guān)檔案室安全（或者漂亮）的柜架上，此后便在人們的視線里消失，直到在記憶中淡忘。

二、改變現(xiàn)狀

１、加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，爭取部門主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注檔案工作，是做好實(shí)物檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。

要做好機(jī)關(guān)檔案的宣傳工作，應(yīng)從檔案法規(guī)宣傳和檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的宣傳兩方面著手，從根本上提高本單位各級管理人員（特別是單位主要領(lǐng)導(dǎo)）做好檔案工作的意識，使關(guān)心檔案工作成為一種自覺和習(xí)慣，從而達(dá)到全機(jī)關(guān)都重視檔案工作的局面。

任何一項(xiàng)工作的開展，離開了單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持都是難以做好的，實(shí)物檔案的管理工作也是如此。各級領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作，年初在布置全年工作時將該項(xiàng)內(nèi)容提到議事日程上，年終進(jìn)行相應(yīng)的考核與驗(yàn)收。切實(shí)將實(shí)物檔案的管理融入檔案工作范疇，明確實(shí)物檔案是本機(jī)關(guān)檔案全宗不可缺少的一個門類和組成部分。讓每一個獲得實(shí)物檔案的部門或個人，時時繃緊及時歸檔這根弦，將實(shí)物檔案取得后的及時歸檔工作形成一種習(xí)慣和風(fēng)氣。同時，加快本單位實(shí)物檔案管理制度化進(jìn)程，制定出具有本機(jī)關(guān)特色的各門類檔案管理制度，建立并切實(shí)履行實(shí)物檔案的登記、移交、歸檔及專人負(fù)責(zé)、專室保管制度，使實(shí)物檔案的收集、整理、歸檔、保管都有章可循，有據(jù)可依，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

２、加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育，是管理好實(shí)物檔案的關(guān)鍵所在和基本保障。

作為一名合格的檔案工作者，不僅要有豐富的檔案業(yè)務(wù)知識，熟悉、了解本單位室存各門類檔案的內(nèi)容，同時還應(yīng)該清楚本單位本階段、本年度的工作重心和熱點(diǎn)問題，并且緊緊圍繞中心工作，有的放矢地提供服務(wù)，發(fā)揮室存檔案的作用；積極主動做好各門類檔案（特別是實(shí)物檔案）的收集工作，保障收集工作的齊全與完整。只有這樣，才能在本單位各部門甚至每個人的心中樹立檔案工作的形象，以自己的“有所作為”爭取到檔案部門在單位中應(yīng)有的“位置”和領(lǐng)導(dǎo)同志們的信賴。

３、加快產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程，是徹底改變實(shí)物檔案保管條件和管理水平的一條可行之路。

用產(chǎn)業(yè)化機(jī)制推動檔案管理工作發(fā)展的管理模式，是一種建立在信息資料中心和檔案寄存基礎(chǔ)上的新的檔案管理模式，其具體做法為將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)體部分由具有專業(yè)化管理水平的有關(guān)人員或部門收集、整理和保管，對于數(shù)字化檔案信息部分，留存于檔案形成部門保管和利用。這種管理模式的優(yōu)勢在于從根本上解決了檔案管理工作中的諸多問題，為檔案形成機(jī)關(guān)減少了保管檔案所需的人員和空間，確保檔案保管條件達(dá)到并符合標(biāo)準(zhǔn)要求。此種檔案管理模式，如果應(yīng)用于實(shí)物檔案管理工作中，必將從根本上改變實(shí)物檔案由于形狀、大小、規(guī)格、載體等多種因素造成的保管困難的局面，從而達(dá)到全面提升實(shí)物檔案管理工作整體水平的效果。同時，這種管理模式也符合電子信息檔案管理規(guī)范中的檔案信息應(yīng)對備份資料實(shí)行“異地保存”的要求。

４、開辟網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化展室，是利用豐富的實(shí)物檔案資源，充分發(fā)揮其作用的有效途徑。

隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在全社會的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)、信息高速路、政府信息化工程、提供信息用電子觸摸屏等已經(jīng)走進(jìn)我們的日常工作、學(xué)習(xí)和生活之中。作為政府信息化工程中重要組成部分的檔案工作，現(xiàn)代化程度和管理也隨之得到大幅度提高。這一切都為我們開辟網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化展室工作提供了必要的基礎(chǔ)和條件。

所謂網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化展室，可以理解為利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)頁，開辟出一個需要的平臺（或窗口），由相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)作，制作出一個虛擬世界中的“?葚?葚單位榮譽(yù)類實(shí)物展室”或者是“?葚?葚城市建設(shè)二十年進(jìn)程回顧”等綜合或者專門類展覽，這種展覽相對于現(xiàn)實(shí)中的展覽有著無可比擬的優(yōu)勢和特色，其最大優(yōu)勢在于擴(kuò)大了展覽的宣傳效益和影響力，從根本上改變展覽時寂寞無聲（沒有解說人員的情況下）的局面。同時，不受任何時間、空間、場地、人員等因素的制約，節(jié)約空間，降低成本，便于更新展覽內(nèi)容等諸多優(yōu)勢也是顯而易見的。因此，建立網(wǎng)絡(luò)間數(shù)字化展室，必將成為現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)社會從根本上解決實(shí)物檔案利用工作現(xiàn)狀的有效途徑。

作者單位：北京市密云縣檔案局