國外人事檔案管理的特點(diǎn)及啟示

黃霄羽

人事檔案管理是為現(xiàn)代社會人力資源管理和利用創(chuàng)造條件?提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動?當(dāng)前隨著全球信息化進(jìn)程的加快,特別是在我國加入WTO之后,與國外的信息溝通變得十分必要?因此,了解世界各國,特別是發(fā)達(dá)國家人事檔案管理的做法并借鑒其中有益的經(jīng)驗(yàn),對改革和完善我國現(xiàn)有的人事檔案管理具有重要意義?

國外對人事檔案定義的表述盡管不盡相同,但大多是指國家機(jī)構(gòu)?社會組織在人事活動中形成的,記述和反映人員經(jīng)歷?德才水平和工作表現(xiàn)的,保存?zhèn)洳榈奈淖?表格及其他各種形式的原始記錄?另外,某些專業(yè)部門形成的公民狀況文件?健康狀況文件?財(cái)產(chǎn)和收入文件?刑事和犯罪處理案卷?基本統(tǒng)計(jì)文件等涉及個(gè)人秘密的檔案文件也被視為人事檔案的組成部分?

一?代表性國家人事檔案管理的做法

受人事管理制度和檔案管理體制的影響,國外人事檔案管理的具體方法各有特色?大多數(shù)國家的共同做法是對現(xiàn)職和非現(xiàn)職人員的人事檔案進(jìn)行區(qū)分管理?一般來說,現(xiàn)職人員的人事檔案由任職機(jī)構(gòu)的人事部門集中保管;退休或離職人員的人事檔案,往往由文件中心或檔案館集中保管?下面選擇美國?法國和日本三個(gè)代表性國家,分別介紹其人事檔案管理的主要做法?其中,美國的做法比較有代表性,是重點(diǎn)介紹的對象?

(一)美國

由于社會制度的原因,美國的人事檔案管理因雇員任職機(jī)構(gòu)的所有制差別,可以分為公有系統(tǒng)與私立系統(tǒng)兩大塊?在不同的系統(tǒng),人事檔案采取了不同的管理模式?

公有系統(tǒng)的人事檔案一般采取的是集中管理模式?各級政府機(jī)構(gòu)和其他公立組織的現(xiàn)職人員,其人事檔案均由所在機(jī)構(gòu)的人事部門集中統(tǒng)一保管?“人事管理總署”(Office of Personnel Management)就是聯(lián)邦政府管理公務(wù)員的中樞機(jī)構(gòu),總體負(fù)責(zé)聯(lián)邦政府所屬公務(wù)員的任用?考核?培訓(xùn)?晉升和退休等事宜?聯(lián)邦政府各機(jī)構(gòu)都統(tǒng)一設(shè)置了人事部門負(fù)責(zé)管理本單位現(xiàn)職人員的人事檔案?州政府以及其他地方政府中也類似地設(shè)有管理現(xiàn)職公務(wù)員人事檔案的機(jī)構(gòu)?管理現(xiàn)職人員人事檔案的機(jī)構(gòu)有的叫“人事辦公室”,有的稱“人力資源辦公室”,雖然名稱不盡一致,但工作職責(zé)和范圍基本相同?

美國聯(lián)邦政府系統(tǒng)的非現(xiàn)職人員,其人事檔案則由“國家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管?該中心設(shè)在密蘇里州的圣路易斯,由“軍職人員文件中心”和“文職人員文件中心”組成?非現(xiàn)役軍人,不管是軍官還是士兵,在死亡?離職或調(diào)動工作120天后,其人事檔案都統(tǒng)一向軍職人員文件中心移交?其他政府雇員,無論職務(wù)高低,在死亡?離職或調(diào)動工作120天后,其人事檔案也統(tǒng)一向文職人員文件中心移交?可見,國家人事文件中心就是聯(lián)邦政府集中保管非現(xiàn)職人員人事檔案的機(jī)構(gòu),其管理和利用方法可以說代表了美國人事檔案管理的典型做法?

在美國,利用人事檔案的程序主要包括三步:第一步,提交書面授權(quán)?如果是相對人本人,提交一份附有正式簽名和日期的申請信?如果利用者不是本人,并且相對人健在,提交相對人授權(quán)的簽名信?如果相對人死亡,提交死亡證明?假如相對人年齡已超過百歲,則無需提交死亡證明?第二步:提交便于文件中心確認(rèn)文件所需的信息,包括相對人任職期間使用的全名?出生日期?社會保障號?任職機(jī)構(gòu)的名稱,任職開始時(shí)間和離職時(shí)間?第三步,列出所需利用的文件或信息,說明利用目的?

私立系統(tǒng)的人事檔案一般采取分散的社會化管理模式?企業(yè)?公司或其他私立組織的雇員,其人事檔案往往由本單位的人事部門保管?如果雇員出現(xiàn)死亡?辭職或工作調(diào)動等情況,其人事檔案仍然保留在原供職單位?有的情況下,企業(yè)?公司或其他私立機(jī)構(gòu)也把進(jìn)入半現(xiàn)行期的員工檔案移交到商業(yè)性文件中心寄存?雇員進(jìn)入新的單位,就建立起新的人事檔案?可見,這種做法的突出特點(diǎn)是“人檔分離”?

此外,美國人事檔案管理的特色之處還在于一些專業(yè)部門也保存著大量的個(gè)人數(shù)據(jù),如社會保障署建立的社會保障號和人事檔案記錄?美國所有成年人都有一個(gè)由國家社會保障署頒發(fā)的社會保障號,社會保障號如同身份證一樣重要,如果公民有違規(guī)行為,就會被記錄在號碼中,對他的切身利益產(chǎn)生影響,以此作為日后獲取退休金?老年醫(yī)療保險(xiǎn)?退伍軍人福利等各種社會保障的憑證?這種號碼可以隨時(shí)調(diào)出,起初僅用于社會保障服務(wù)體系,后來逐漸發(fā)展成為社會各界共享的?全國聯(lián)網(wǎng)的大型計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?它超越了檔案的運(yùn)用范圍,在控制社會秩序方面具有良好的作用?國家人事文件中心保存的人事檔案也記錄有社會保障號,這樣就可以結(jié)合利用?

(二)法國

法國公務(wù)員管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級負(fù)責(zé)制,公務(wù)員管理以政府各部門為主,因此公務(wù)員的人事檔案也均由政府各部門自行保管?法國中央公務(wù)員領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)不像美國人事管理總署那樣職權(quán)范圍廣泛,機(jī)構(gòu)設(shè)置也不夠龐大,而且中央層次的公務(wù)員管理機(jī)構(gòu)分別由四個(gè)平行的職能機(jī)構(gòu)承擔(dān),不像美國人事管理總署權(quán)力集中?“行政和公職總局”負(fù)責(zé)管理公務(wù)員的綜合協(xié)調(diào)工作;“內(nèi)政部地方權(quán)力機(jī)構(gòu)總局”負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)地方公務(wù)員管理工作和制定地方公務(wù)員管理規(guī)則;“衛(wèi)生部醫(yī)院局”負(fù)責(zé)制定醫(yī)療衛(wèi)生人員的管理規(guī)則;“經(jīng)濟(jì)財(cái)政和預(yù)算部預(yù)算局”負(fù)責(zé)公務(wù)員的編制和退休金發(fā)放管理工作?至于人事管理,政府各部門都設(shè)立有專門的人事司,司下還設(shè)有處?科兩級,負(fù)責(zé)公務(wù)員的考試錄用?考核?任用?獎(jiǎng)懲?培訓(xùn)?工資?福利等管理工作,并將這些方面的內(nèi)容計(jì)入人事檔案進(jìn)行管理?可見,法國政府系統(tǒng)人事檔案采取的也是集中管理模式,現(xiàn)職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門?

法國非現(xiàn)職人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)和方式與美國相似?政府機(jī)關(guān)和社會組織的雇員在退休或離職后,其人事檔案也要移交到文件中心或檔案館集中保管?特別是高級官員或職員的人事檔案,更加受到重視?例如法國規(guī)定,高級外交官和軍官的人事檔案,在他們?nèi)ナ篮笠宦捎蓢覚n案館負(fù)責(zé)保管?總統(tǒng)的私人文件,也要寄存在國家檔案館,但總統(tǒng)或其后代有權(quán)提出利用限制?在這一點(diǎn)上,美國的總統(tǒng)圖書館有著更值得借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)?

(三)日本

日本的人事管理機(jī)構(gòu)主要有中央人事院?省廳人事機(jī)構(gòu)與地方人事機(jī)關(guān)?中央人事院主要負(fù)責(zé)掌管公務(wù)員的待遇改善?考試?任免?福利?進(jìn)修?獎(jiǎng)懲等相關(guān)事務(wù)?各省廳人事機(jī)構(gòu)的名稱不一,有的稱為“人事局”,有的稱為“人事課”,也有的叫“人事部”,它們負(fù)責(zé)保管各省廳機(jī)關(guān)的人事檔案;地方政府的人事機(jī)構(gòu)多為“人事委員會”,負(fù)責(zé)保管同級機(jī)關(guān)的人事檔案?

長期以來,日本人事管理的基礎(chǔ)主要是年功序列制度和終生雇傭制度?年功序列制度的主要內(nèi)容是按照年齡和就職年數(shù)來升職?升級和加薪,工資的高低主要取決于工齡的長短?職員在單位的任職時(shí)間一般都相當(dāng)長,因此人事部門要對職工進(jìn)行全面的人事記錄?人事檔案包括關(guān)于員工的錄用條件?錄用經(jīng)過?職務(wù)?能力?資格?待遇?健康狀況?履歷?身世?獎(jiǎng)懲等所有資料?由于人事檔案的內(nèi)容相當(dāng)多,因而有些單位采取集中歸檔的方法管理;有些單位則采取卡片式的管理方法?人事檔案不僅是涉及職工錄用?調(diào)配?晉升?培訓(xùn)?待遇?福利和保健等人事管理的基礎(chǔ)資料,而且也是在職員工必不可少的資歷證明?因此一般來說,各單位都會妥善保管人事檔案,即使員工退休或離職后也會保存相當(dāng)長一段時(shí)間?

二?國外人事檔案管理的特點(diǎn)

從以上代表性國家人事檔案管理的做法不難看出,國外對人事檔案是十分重視的,在管理體制?機(jī)構(gòu)設(shè)置和開放利用等方面表現(xiàn)出一些共同特點(diǎn)?