把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)
——檔案數(shù)字化管理的“利弊”分析

文/山西省煤炭工業(yè)廳煤炭資源地質(zhì)局 成麗娟

檔案工作作為時(shí)代發(fā)展中的關(guān)鍵一環(huán)，要有效把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確檔案管理工作定位，從而為檔案工作在現(xiàn)代發(fā)揮積極作用。但想要全面優(yōu)化檔案管理，還需要逐步探索檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向，做好利弊分析。也只有通過這樣的方式，才能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理提供便捷條件。

一、檔案數(shù)字化管理的“利”

（一）提高檔案管理和使用便捷性。檔案數(shù)字化管理，核心是充分利用網(wǎng)絡(luò)、多媒體以及計(jì)算機(jī)等新技術(shù)開展檔案管理工作。當(dāng)前，檔案工作在多領(lǐng)域得到高度關(guān)注，并且在新時(shí)代也逐步去探索檔案數(shù)字化的建設(shè)方向。究其原因，檔案數(shù)字化管理，能夠全面提高檔案管理和使用的便捷性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容在使用的過程中較為困難，難以在海量的檔案信息當(dāng)中完成具體的篩選，需要挖掘和發(fā)揮出檔案管理和使用的便捷性。這種檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段對(duì)于信息獲取快速性的要求，而檔案數(shù)字化則能夠達(dá)到這一目標(biāo)。借助計(jì)算機(jī)的快速響應(yīng)，通過檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)查找即可，滿足用戶對(duì)于檔案的使用需求，提高了檔案管理和使用的便捷性。

（二）數(shù)字化管理不受時(shí)間、空間制約。傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)于時(shí)間和空間層面有一定的要求。需要在特定的時(shí)間和地點(diǎn)去查閱所需檔案資料，并且限制性因素較多。而檔案數(shù)字化管理，則能夠從一個(gè)全新的角度著手，突破傳統(tǒng)時(shí)間、空間層面的制約。只需要借助檔案管理平臺(tái)即可實(shí)現(xiàn)和達(dá)成檔案信息使用的目標(biāo)，時(shí)間上與用戶需求保持一致，空間層面用戶只需處于有網(wǎng)絡(luò)的地方即可?？偟膩碚f，數(shù)字化管理不受時(shí)間和空間方面的制約，使得檔案使用效率全面提升，用戶獲得信息更加快捷，省時(shí)省力，突出檔案數(shù)字化管理的內(nèi)在價(jià)值。

（三）為檔案信息開發(fā)提供條件。傳統(tǒng)的檔案信息管理，通常僅僅是根據(jù)檔案的類型完成最基礎(chǔ)的分類管理，信息的使用都是一對(duì)一的模式，檔案信息的可拓展能力十分有限。而檔案數(shù)字化管理的出現(xiàn)，使得檔案信息開發(fā)更加便捷。總的來說，接觸檔案信息管理平臺(tái)，可以對(duì)所想要獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并得到檔案信息內(nèi)容。并且隨著現(xiàn)階段高級(jí)檢索功能的使用，在進(jìn)行檔案信息檢索的過程中，與之相關(guān)的檔案信息也會(huì)隨之彈出，使得檔案信息的開發(fā)以及使用可拓展性較強(qiáng)，為用戶提供多元化的檔案信息服務(wù)。

三、檔案數(shù)字化管理的“弊”

（一）對(duì)檔案管理人員有較高要求。雖然檔案數(shù)字化為檔案管理工作帶來了諸多便捷，但同樣對(duì)于檔案管理人員也提出了較高的要求。從事檔案管理工作的人員，受到傳統(tǒng)管理模式的影響和制約，對(duì)于數(shù)字化管理方式的理解和應(yīng)用還需要一個(gè)適應(yīng)的時(shí)間。只有具備熟練的計(jì)算機(jī)操作和良好的檔案管理相關(guān)知識(shí)的人員，才能夠?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障。但從現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化管理的發(fā)展來看，在管理人員方面還存在一定的不足之處，成為造成檔案數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)緩慢的一個(gè)要素之一。檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)，對(duì)于檔案管理人員提出了較高的要求。

（二）數(shù)字化管理存在潛在安全隱患。檔案數(shù)字化管理，依托的是網(wǎng)絡(luò)的開放性環(huán)境，這就導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)存在潛在的安全隱患。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身的開放性，極容易受到安全風(fēng)險(xiǎn)的沖擊。特別是在信息使用的過程中，會(huì)受到使用環(huán)節(jié)的影響，從而造成信息出現(xiàn)外流的問題。也會(huì)存在一定的不法分子，通過惡劣的手段來惡意破壞檔案信息。由此可見，相較于實(shí)施載體而言，檔案數(shù)字化管理更容易受到安全因素的沖擊和影響。針對(duì)這種弊端，檔案管理相關(guān)部門已經(jīng)紛紛探索和建立安全管理體系，以此來做好對(duì)于檔案工作的保護(hù)，使得檔案信息的價(jià)值得到充分挖掘，真正為用戶提供便捷的主要信息資源。

（三）數(shù)字化檔案管理利用率不高。從檔案數(shù)字化管理的發(fā)展現(xiàn)狀著手，雖然為檔案管理工作提供便捷空間，使得檔案信息的橫向和縱向拓展得到延伸，但從實(shí)際情況出發(fā)，檔案數(shù)字化管理的利用率并不高，有很多檔案管理機(jī)構(gòu)依舊是沿用傳統(tǒng)的管理方法。究其原因，從傳統(tǒng)的檔案管理工作向著檔案數(shù)字化的方向過渡，需要大量的人力、物力以及財(cái)力方面的支持，使得檔案管理信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化。但受到思想觀念的影響，這種資源層面的傾斜并未得到重視和普及，對(duì)于檔案數(shù)字化的片面認(rèn)知也造成檔案數(shù)字化建設(shè)受到影響。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為新時(shí)代檔案管理發(fā)展的新思路和新方向，但在新時(shí)代檔案管理方向的探索當(dāng)中要把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的“利弊”，并做好“利弊”分析，為檔案信息的價(jià)值最大化提供保障。把握檔案數(shù)字化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)其中存在的弊端提出解決方案，不斷完善管理程序，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，最終達(dá)到檔案的高效管理目標(biāo)和要求。