公路管理局檔案局檔案建設(shè)工作的研究與探析

姜麗娟

摘 要：本文主要討論了提高公路管理局檔案局檔案管理效率的問(wèn)題，首先介紹了提升公路管理局檔案局檔案管理效率的意義，然后分析了我國(guó)現(xiàn)階段公路管理局檔案局檔案管理中存在的問(wèn)題，最后對(duì)檔案管理效率的提升給出了一些意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：公路管理局檔案局檔案；管理；效率

1 引言

隨著科技的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，公路管理局檔案局檔案管理越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，其效率也在不斷提升，其在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中均發(fā)揮著重要作用，管理內(nèi)容方式不斷改進(jìn)，促進(jìn)了公路管理局檔案局檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。

2 提升公路管理局檔案局檔案管理效率的意義

一方面，我國(guó)對(duì)公路管理局檔案局檔案的要求越來(lái)越高，公路管理局檔案局檔案管理效率的提升是我國(guó)現(xiàn)階段政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等的迫切需求；另一方面，公路管理局檔案局檔案類型和數(shù)量的不斷增加也急需通過(guò)管理效率的提升來(lái)應(yīng)對(duì)。因此公路管理局檔案局檔案管理效率的提升對(duì)我國(guó)公路管理局檔案局檔案的管理工作具有重要意義

3 當(dāng)前公路管理局檔案局檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 公路管理局檔案局檔案存在損失丟失的情況

一些公路管理局檔案局檔案的保存還在采用紙質(zhì)的方式，時(shí)間一長(zhǎng)容易損壞，而且在保存期間很少對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一旦要用到檔案或檔案進(jìn)行移交時(shí)，給檔案者造成嚴(yán)重的影響；還有一些檔案管理人員，由于專業(yè)水平和個(gè)人素質(zhì)的原因，對(duì)檔案隨意擺放，最終導(dǎo)致檔案丟失。檔案記載著人員多年的情況，一旦丟失很難補(bǔ)回來(lái)。

3.2 公路管理局檔案局檔案管理手段相對(duì)落后

一方面，有些公路管理局檔案局檔案管理工作者有很多都是教師的親屬或退休員工，沒(méi)用受過(guò)專門(mén)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)和技能；另一方面還受制于軟硬件條件和資金限制，公路管理局檔案局檔案管理的配套設(shè)施跟不上。所有這些因素加起來(lái)就導(dǎo)致了公路管理局檔案局檔案管理手段的相對(duì)落后的現(xiàn)狀。

3.3 對(duì)檔案材料收集不及時(shí)

公路管理局檔案局檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)不積極，例如在移交檔案時(shí)存在收不齊的情況，一旦漏交，檔案的審核工作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，以后再補(bǔ)交，其流程更加繁瑣。這種現(xiàn)象很大程度上是公路管理局檔案局檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應(yīng)該盡職盡責(zé)，積極收集相關(guān)人員的檔案材料。

3.4 對(duì)公路管理局檔案局檔案管理的重視程度不夠

許多部門(mén)認(rèn)為公路管理局檔案局檔案管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的意義，沒(méi)有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到檔案資料就可以了。對(duì)公路管理局檔案局檔案管理工作覺(jué)悟性差，忽視了它在部門(mén)資源管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒(méi)有足夠的保障。

3.5 公路管理局檔案局檔案管理方式單一

在公路管理局檔案局檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的公路管理局檔案局檔案管理系統(tǒng)，很多中小型企業(yè)部門(mén)還是依靠手工編輯和檢索來(lái)管理的，這種情況就很容易導(dǎo)致檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.6 缺乏公路管理局檔案局檔案管理專業(yè)人才

我國(guó)公路管理局檔案局檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，公路管理局檔案局管理人員編制不夠充足，相關(guān)部門(mén)對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒(méi)有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的企業(yè)公路管理局檔案局檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、毫無(wú)一絲技術(shù)含量可言。

3.7 檔案材料利用不充分

公路管理局檔案局檔案材料存在著利用范圍狹窄的問(wèn)題，大多數(shù)的部門(mén)只是利用檔案資料去了解人員以往的成績(jī)、工作內(nèi)容、個(gè)人業(yè)績(jī)等等。就好比是一張個(gè)人簡(jiǎn)歷而已，真正的利用率還沒(méi)有提升上去，公路管理局檔案局檔案材料還有更大的用處，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、改革的深入，對(duì)公路管理局檔案局檔案的管理工作也要符合社會(huì)的需求，這就要求我們?nèi)U(kuò)大公路管理局檔案局檔案資料的利用率。

3.8 信息數(shù)據(jù)庫(kù)與安全建設(shè)落后

在公路管理局檔案局檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致公路管理局檔案局檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)公路管理局檔案局檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致公路管理局檔案局檔案的一系列問(wèn)題。信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計(jì)。

4 提升公路管理局檔案局檔案管理效率的途徑

4.1 健全公路管理局檔案局檔案管理制度

公路管理局檔案局檔案是員工真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎員工的個(gè)人前程，目前我國(guó)公路管理局檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

4.2 公路管理局檔案局檔案管理工作的規(guī)范化

公路管理局檔案局檔案的規(guī)范化要努力做到四個(gè)方面，一是檔案提交的程序化，既在檔案提交時(shí)一定要按照規(guī)定的流程走，例如有關(guān)部門(mén)的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規(guī)范化，既對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性要做認(rèn)證的鑒定，檔案信息不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化，例如配套電腦的落實(shí)，檔案管理軟件的日常維護(hù)等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時(shí)間，市場(chǎng)檔案維護(hù)事項(xiàng)的規(guī)范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進(jìn)行。

4.3 加強(qiáng)公路管理局檔案局檔案信息化建設(shè)

目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒(méi)有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)的錄入人員的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高公路管理局檔案局檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

4.4 加強(qiáng)公路管理局檔案局檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

目前我國(guó)的公路管理局檔案局檔案管理人員大都是兼職人員，我們要培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理。

傳統(tǒng)的公路管理局檔案局檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專門(mén)的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對(duì)人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀(jì)等行為的發(fā)生。

4.5 加強(qiáng)軟硬件的投入

在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)公路管理局檔案局檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于公路管理局檔案局檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于公路管理局檔案局檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)公路管理局檔案局檔案信息的保管是檔案部門(mén)需要解決的問(wèn)題。此外，檔案管理部門(mén)需要拿出專門(mén)的資金來(lái)進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

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