一體化采購(gòu)監(jiān)察的實(shí)踐

陳偉烽　吳霞利

上汽開發(fā)公司是以發(fā)展多元經(jīng)營(yíng)、房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營(yíng)為主，并承擔(dān)了對(duì)上汽集團(tuán)各層次多元經(jīng)營(yíng)實(shí)體行政管理、發(fā)展協(xié)調(diào)和服務(wù)指導(dǎo)職能的企業(yè)。近年來，公司根據(jù)集團(tuán)“一體化管理”戰(zhàn)略部署，堅(jiān)持“以市場(chǎng)為導(dǎo)向、服務(wù)為宗旨、質(zhì)量為品牌、價(jià)格為杠桿、降本為目標(biāo)”，在“一體化”采購(gòu)領(lǐng)域取得了顯著成績(jī)。同時(shí)公司積極探索在“一體化管理”中效能監(jiān)察工作的新路子，嚴(yán)格規(guī)范“一體化管理”的程序，使“一體化管理”順利健康地發(fā)展，從而對(duì)干部思想作風(fēng)建設(shè)、營(yíng)造“團(tuán)結(jié)奮進(jìn)、勤政廉潔”的氛圍，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了保證作用。

監(jiān)察先導(dǎo)：加強(qiáng)教育

“一體化管理”是企業(yè)將其在生產(chǎn)、辦公、生活等方面某一非核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域的運(yùn)作和管理集成為一個(gè)整體，外包給專門的一體化供應(yīng)商，由供應(yīng)商提供在該業(yè)務(wù)領(lǐng)域的全方位服務(wù)。這些年來，開發(fā)公司按照集團(tuán)“一體化管理”的要求，積極推行“一體化”采購(gòu)管理。但是，目前在采購(gòu)領(lǐng)域還存在些薄弱環(huán)節(jié)：(1)有些材料市場(chǎng)價(jià)格比較混亂，有可能會(huì)出現(xiàn)賄賂的現(xiàn)象；(2)采購(gòu)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，有可能會(huì)出現(xiàn)不正當(dāng)手段；(3)采購(gòu)的操作程序不規(guī)范，有可能會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)管理上的漏洞；(4)采購(gòu)活動(dòng)中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，有可能會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)全過程難以受控狀態(tài)。根據(jù)以上四方面特點(diǎn)我們始終堅(jiān)持“教育為先，預(yù)防為主”的方針，立足于提高黨員、干部的思想政治素質(zhì)、把解決好世界觀、人生觀、價(jià)值觀的問題作為教育的根本問題，有針對(duì)性地加強(qiáng)教育。一是組織干部職工學(xué)習(xí)總公司、開發(fā)公司黨風(fēng)廉政建設(shè)的有關(guān)規(guī)定；二是切實(shí)抓好有關(guān)采購(gòu)市場(chǎng)方面法律、法規(guī)制度的宣傳教育；三是抓住采購(gòu)領(lǐng)域里的典型案件，進(jìn)行剖析。通過一系列用身邊正反面典型例子教育職工，使職工明確什么可以做，什么不可以做，什么應(yīng)該得，什么不應(yīng)該拿，“不義之財(cái)，分文不取”，樹立社會(huì)主義的義利觀。

監(jiān)察基礎(chǔ)：健全制度

完善的管理制度，能將各項(xiàng)采購(gòu)管理工作置于有效的監(jiān)督控制下。幾年來，公司建立、健全了采購(gòu)管理制度、采購(gòu)管理崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷從完善規(guī)章制度和內(nèi)部機(jī)制上堵塞漏洞，遏制在采購(gòu)領(lǐng)域中違法違紀(jì)的發(fā)生。

同時(shí)，公司抓制度落實(shí)中的“三個(gè)環(huán)節(jié)”：一是干部率先垂范，干部從思想、行動(dòng)上達(dá)到三個(gè)明確：明確沒有制約的權(quán)力必然導(dǎo)致腐敗，明確用制度來規(guī)范行為是對(duì)干部的保護(hù)和愛護(hù)，明確制度的落實(shí)是從嚴(yán)治黨的需要。二是堅(jiān)持常抓不懈。一項(xiàng)制度的出臺(tái)、宣傳、實(shí)施到初見成效，需要一個(gè)較長(zhǎng)的過程，因此我們?cè)趯?shí)施中不斷加以完善，既注重實(shí)效實(shí)行終結(jié)管理，又對(duì)目標(biāo)實(shí)行過程管理，加強(qiáng)責(zé)任部門協(xié)調(diào)。三是加強(qiáng)監(jiān)督檢查。注重在三個(gè)方面監(jiān)督：即加強(qiáng)對(duì)制度落實(shí)的事中監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)制度的全方位的監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)實(shí)施制度的職能部門監(jiān)督。

通過抓“三個(gè)環(huán)節(jié)”，干部帶頭執(zhí)行各項(xiàng)制度，保證了采購(gòu)管理中各項(xiàng)工作政令暢通。

監(jiān)察手段：強(qiáng)化管理

健全組織機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化內(nèi)部管理約束機(jī)制。公司下屬物資公司和開聯(lián)公司在行政管理上建立了采購(gòu)管理委員會(huì)，由主管總經(jīng)理、銷售、采購(gòu)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等部門人員組成，負(fù)責(zé)重大業(yè)務(wù)合同的洽談、評(píng)審、物資價(jià)格的審定、主要供應(yīng)商的確定，以及采購(gòu)過程中重大問題的決策與處理，并形成相關(guān)的會(huì)議記錄，從組織機(jī)構(gòu)上保證內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的形成。

規(guī)范采購(gòu)管理程序，推行全方位、全過程的效能監(jiān)察。公司根據(jù)采購(gòu)管理的特點(diǎn)，通過查擺薄弱環(huán)節(jié)、強(qiáng)化崗位責(zé)任、把好采購(gòu)關(guān)口、減少中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、理順管理程序，健全獎(jiǎng)懲制度等一系列措施，增強(qiáng)材料供應(yīng)的準(zhǔn)確性，減少采購(gòu)環(huán)節(jié)的盲目性，發(fā)揮運(yùn)輸部門的優(yōu)越性，提高物資管理的科學(xué)性和調(diào)動(dòng)人員積極性，使采購(gòu)管理步入良性循環(huán)軌道。

建立供應(yīng)商信息資源庫(kù)。組織對(duì)供應(yīng)商資信等情況的調(diào)查評(píng)定，將合格供應(yīng)商納入采購(gòu)資格庫(kù)，對(duì)定點(diǎn)采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格做到心中有數(shù)，同時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行必要的回訪，及時(shí)掌握采購(gòu)動(dòng)向，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理，使價(jià)格變化隨時(shí)處于受控狀態(tài)。

充分發(fā)揮Symix網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)系統(tǒng)的作用，為采購(gòu)的實(shí)施過程提供電腦系統(tǒng)程序控制。從客戶需求開始，到采購(gòu)實(shí)施直至財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付帳款的建立，從硬件和軟件上均形成系統(tǒng)內(nèi)的全面控制。

監(jiān)察目的：降低成本

以控制資金為重點(diǎn)，確保資金使用效率和正常流轉(zhuǎn)。一是制定資金收入與支出的實(shí)施辦法，落實(shí)責(zé)任制，將應(yīng)收、應(yīng)付帳款即時(shí)登錄與反饋，隨時(shí)掌握流動(dòng)資金的變動(dòng)情況。二是落實(shí)銷售人員負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的應(yīng)收帳款的登記、催收；采購(gòu)人員對(duì)應(yīng)付帳款進(jìn)行登記與支付記錄。資金支出做到采購(gòu)員——主管經(jīng)理——主管總經(jīng)理的審批簽字，由財(cái)務(wù)部核帳支付。三是對(duì)大額資金使用與支付，需提請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。四是建立與供應(yīng)商之間、用戶之間的資金運(yùn)作的信用關(guān)系，并以合同、協(xié)議形式予以確定。

以“低成本”為目的，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)過程中的“精益”。一是通過做大盤子、擴(kuò)大批量?jī)?yōu)勢(shì)，形成規(guī)模效應(yīng)。物資公司推行第三方物流管理模式，實(shí)行集中儲(chǔ)運(yùn)、集中配送等業(yè)務(wù)，下降了成本，就去年一年為業(yè)內(nèi)企業(yè)下降成本1751萬元。二是尋找優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，即能夠提供優(yōu)質(zhì)和低價(jià)格的商品、且信譽(yù)度好的企業(yè)，從源頭抓起。三是堅(jiān)持物資采購(gòu)的“貨比三家”的原則，多跑多問出效益，即對(duì)所購(gòu)商品，原則上要了解和掌握三家以上供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格情況，做到比質(zhì)量、比服務(wù)、比價(jià)格。在質(zhì)量服務(wù)同等條件下，選擇價(jià)格低的供應(yīng)商。四是合理物流，精益管理：(1)盡可能的要求供應(yīng)商送貨上門；(2)合理規(guī)范運(yùn)輸路線和裝車搭配，以最短的路線，最多的裝載量，最快的時(shí)間減少物流開支；(3)利用供應(yīng)商的物資儲(chǔ)備來減少本單位的儲(chǔ)存成本；(4)開展合理化建議活動(dòng)，發(fā)動(dòng)員工人人提供優(yōu)秀的供應(yīng)商、提供商品的價(jià)格信息。

開展“一體化”采購(gòu)管理效能監(jiān)察，不僅保證了公司利用集團(tuán)規(guī)模經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大采購(gòu)規(guī)模，加大整合供應(yīng)商力度，而且有效地防止了違法犯罪經(jīng)濟(jì)案件的發(fā)生，為促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了保證作用。實(shí)踐證明，開展“一體化”采購(gòu)管理效能監(jiān)察是建立現(xiàn)代企業(yè)制度、完善企業(yè)內(nèi)部約束監(jiān)督機(jī)制的需要，也是企業(yè)管理、降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要措施。應(yīng)將這項(xiàng)工作繼續(xù)狠抓下去，滲透到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。