企業(yè)辦公室主任的工作藝術

屈碧波

為人——心胸坦蕩

辦公室主任相對領導是下級，相對下屬是上級，無論是對上對下，都要坦坦蕩蕩，一視同仁。給領導當參謀時，要坦率地把自己的認識、觀點講出來；當同事工作遇到困難時，要及時鼓勵并積極為其創(chuàng)造條件，幫助解決困難；在與人交往中，切不可對上唯唯諾諾、惟命是從，也不可對下盛氣凌人、惟我獨尊。

辦公室主任應該有寬容精神，主要表現(xiàn)在愛才之心和充分發(fā)揮人的潛能上。要善于團結各種不同見解、不同個性的同志一道工作，即使對愛抬杠難纏的人，也要努力傾聽，重視溝通，使每個工作人員都感到有一個寬松的環(huán)境。除了寬容，還要嚴格，辦公室是規(guī)矩之室，必須建章立制，遵章而行。

辦公室工作最大的規(guī)律就是“無規(guī)律”，一年到頭忙忙碌碌，加班加點連軸轉，既辛苦，又清苦，不顯山，不露水，沒有腳踏實地的作風、沒有無私奉獻的精神，是難以勝任的。甘于奉獻、誠實敬業(yè)是辦公室主任的必備人格素質。辦公室主任應正確認識自己的工作和價值，正確對待權力、利益、名位，處理好苦與樂、得與失、局部與全局、家庭與事業(yè)、個人與集體的關系，甘當不為名利的“小草”、“樂于奉獻的“蜜蜂”、恪盡職守的“螺絲釘”。辦公室主任由于位置特殊，容易成為矛盾的焦點，會受到各種褒貶評議。因此，必須正確估價自己，客觀看待他人，努力做到寵辱不驚，對表揚和批評、奉承和譏諷等，都要正確對待。受表揚時不得意，挨批評時不悲觀，努力保持良好的心態(tài)，尤其是對不符合實際的指責、刁難，要以平靜的心態(tài)坦然處之。有一種說法：中層干部中，辦公室主任高“半只頭”，這“半只頭”高在何處呢?我的理解是：凡是其他處室不管的工作，都要主動承擔起來；凡是要求別人辦到的事情，首先自己當辦到；凡是難度大、任務重、時間緊的工作，自己應當積極主動搶著干，把方便讓給別人，把困難留給自己；凡是需要領導處理的事情，自己應當事先為領導做好必要的準備工作，做到超前服務。

謀事——登高望遠

為領導決策當好參謀，是辦公室主任參政議政的重要職責，也是提高辦公室主任層次的客觀要求。因此，辦公室主任必須胸懷全局，學會換位思考，“身在兵位，胸為帥謀”，經(jīng)常不斷地分析政治經(jīng)濟形勢，掌握各項工作的運行狀態(tài)，努力貼緊領導的思路，為領導出謀劃策、拾遺補缺。

具體來講，首先要有統(tǒng)攬全局的本領。要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的長遠的工作，又要了解一個時期的重要工作。要善于從紛繁復雜的事務中，剖析事物的內涵，掌握事物發(fā)展的規(guī)律。二是要吃透領導的意圖。辦公室主任要圍繞企業(yè)的中心工作，貼緊領導的思路，與領導“同頻共振”。要發(fā)揮主觀能動性，增強工作預見性，增強參政議政的針對性。對主要領導已考慮成熟的事情，要積極協(xié)助進行梳理成型；對正在考慮尚不成熟的事情，要及時協(xié)助完善和提高。三是要有創(chuàng)新服務的意識。要善于把握一個時期領導關心、關注的問題進行謀劃，善于抓一些帶有政策性、苗頭性、傾向性的問題，使意見和建議具有很強的預見性、創(chuàng)造性和可操作性。如，江南賓館是我公司第一家改制單位。去年初，公司決策層經(jīng)過多次醞釀，決定對該賓館進行股份制試點，但很擔心能否平穩(wěn)地進行。當時，江南賓館是辦公室下屬的一個單位，對其運作程序、所遇困難、人員狀況等，我都比較熟悉，據(jù)此，我向公司領導提出了一系列建議，并與公司總經(jīng)理一道向員工權衡利弊，釋疑解惑，消除了員工害怕心理，使這項工作得以順利進行，置換身份的30多位員工，沒有產(chǎn)生任何震蕩，賓館的經(jīng)營條件明顯改善，員工的年均收入比上年增加45%，不但員工滿意，領導滿意，也得到了上級主管部門的高度評價。

協(xié)調——統(tǒng)籌兼顧

辦公室主任處在承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內外的位置，協(xié)調任務很重。協(xié)調工作做好了，各方面關系理順了，可以使領導騰出更多的時間和精力攬全局、抓大事，可以保持決定后各項工作的實效性和一致性。

首先要協(xié)調好上下的關系。對上：要尊重而不盲從，服務而不奴婢。在實際工作中，不看領導眼色是不可能的，但要有分寸，要堅持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。通過深入基層、調查研究、總結典型、工作指導等形式向下聯(lián)系基層。再是協(xié)調好內外關系，外求支持協(xié)作，內求團結向上。

決策前后，領導班子之間、職能部門之間，有時會產(chǎn)生各種意見分歧甚至扯皮。多年的實踐使我深深感到，搞好辦公室主任工作，首先要搞好領導之間的工作協(xié)調。在安排領導活動時，既填補“盲區(qū)”，又避免“撞車”，努力使領導之間的工作聯(lián)結成一個有機整體。主動加強聯(lián)系，及時溝通情況，以取得各方面的支持。在搞好部門之間的協(xié)調時，對意見不一致的問題，根據(jù)領導的意圖和安排，主運牽頭協(xié)調，求同存異，顧全大局。在搞好上下級之間的協(xié)調時，對于基層要求解決的問題，應及時加以協(xié)調處理或做好解釋工作。如果協(xié)調不好，本來是件小事，也會變成大問題，既影響團結，又影響工作。近年來，我常常提醒自己，就是要在工作中起到“粘和劑”的作用，使領導之間、各部門之間、上下級之間形成抓落實的合力。

在處置事務中，不乏一些超出預見、難以料理的事情。對這些事，是上推下卸，繞著走?還是主動出擊，迎著上?這不僅反映辦公室主任的工作水平，更主要的是檢驗辦公室主任的責任感和工作態(tài)度。一個稱職的辦公室主任就必須堅持：不怕攬矛盾，敢于沖在前面，成為眾矢之的；不怕丟面子，個人受點委屈也無所顧及；不怕得罪惡人，將個人榮辱名利拋于腦后；不怕找麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚也心甘情愿。要做到這些，這應要求自己：一是要講品質，身先士卒。辦公室主任就是領導的延伸，在關鍵時刻，就應該代領導沖鋒陷陣。二要是講藝術，左右逢源。處理問題不能一個面孔、一個腔調、一種方法，要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說，既講原則，又講靈活。三是要講精神，敢碰硬茬兒。否則，一味追求和為貴，別人不把你當回事，協(xié)調蒼白無力，處事優(yōu)柔寡斷，就會什么問題也解決不了，什么事辦不成。去年初，公司辦公用電和水偏高，在口頭提醒無效的情況下，我果斷派人進行調研，并安排發(fā)出督辦性質的公開通報，立刻引起各單位高度重視，使辦公用電用水量迅速回到正常水平，并一直沒有出現(xiàn)反彈現(xiàn)象。

落實——沉底看細

督促檢查是辦公室的一項重要職能，是抓工作落實的根本手段。辦公室主任在思想上要強化督查意識，在行動上要把抓督查落實放到與抓工作部署同等重要的位置，想新法，出實招，動真格，用真力。領導作出重大決策和重要工作部署后，辦公室主任要及時進行分解立項，確定完成任務的時間、目標、責任人，進行跟蹤督查。在督查過程中，對工作要誠心、熱心、耐心、細心，努力抓住全局性、宏觀性的問題，組織力量進行集中督查；抓住重點、難點、熱點問題，進行專項督查；特別是領導批辦件要高質量、高效率地完成督查，做到事事有交待，件件有回音。

在抓落實時要用韌功夫去抓，明確專人，盯死不放，直到辦完辦妥為止；用細功夫去抓，按部就班，嚴細縝密，不出庇漏。要避免東一榔頭西一棒子，頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運行圖，哪個該為，哪個不該為，哪個是重點，哪個是次要，應一清二楚，不能亂為。某軍品是一種剛定型的高新產(chǎn)品，量大，原材料、設備不全，工人操作也沒有其他幾個成熟產(chǎn)品那么熟練，該產(chǎn)品能否保質保量地完成，直接關系到公司全年經(jīng)營目標的實現(xiàn)，是工作中的難點和重點。從去年底開始，我及時與有關領導溝通，采用發(fā)布總經(jīng)理調度令的形式，對該產(chǎn)品的進度、質量保證等問題詳細落實具體單位、時間節(jié)點、責任人，安排專人進行專項督辦，并定期發(fā)通報，使該產(chǎn)品的生產(chǎn)有條不紊地進行。

總之，面對新情況、新問題，企業(yè)辦公室主任只要心胸坦蕩地做人，登高望遠地謀事，統(tǒng)籌兼顧地協(xié)調，沉底看細地落實，就一定能夠做好自己的工作，為企業(yè)的發(fā)展盡職盡責。