教材管理系統(tǒng)的構(gòu)思與計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)

孫國臣　焉　波　孔令軍

教材是教學(xué)的載體，為了保證教材供應(yīng)，每所學(xué)校的教材科都投入了很多人力、物力，但仍難免發(fā)生“漏訂”、“重訂、“發(fā)重”、“發(fā)錯(cuò)”、積壓、浪費(fèi)等事故。而計(jì)算機(jī)配以合適的軟件可以把人們從繁雜的手工勞動(dòng)中解脫出來，并且使預(yù)測(cè)更準(zhǔn)確，制訂出高精度的計(jì)劃，能達(dá)到使積壓、浪費(fèi)最小而又能滿足教材供應(yīng)這一優(yōu)化目標(biāo)。教材管理工作應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)這個(gè)科學(xué)工具，使之走向科學(xué)、快速、準(zhǔn)確、規(guī)范、優(yōu)化的道路。本著這樣一個(gè)目的，我們進(jìn)行了教材管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與計(jì)算機(jī)開發(fā)。

一、總體構(gòu)思

我們調(diào)研了幾個(gè)學(xué)校的管理程序，其主要是進(jìn)行了教材的出、入庫帳目計(jì)算機(jī)管理，而工作量很大的教材征訂管理，發(fā)教材前必須制訂的發(fā)放計(jì)劃管理，校內(nèi)講義的編印計(jì)劃管理，學(xué)生退、休、留、畢業(yè)結(jié)算管理等，尚不見涉獵，這很難盡人意。為此我們分析了幾所學(xué)校教材管理工作的全過程，認(rèn)為教材管理工作可分為6大版塊，即，(1)征訂計(jì)劃；(2)采購、編?。?3)清點(diǎn)、記帳入庫及庫存帳圖；(4)發(fā)放；(5)檔案；(6)報(bào)表。據(jù)此編制流程圖(略)。

(一)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的總體設(shè)計(jì)

1．課程與教材編碼。為了區(qū)分每個(gè)系別、每個(gè)教研室的每一門課及不同作者、版別的教材，而又可以用最少的編碼數(shù)實(shí)現(xiàn)，我們采用6位編碼，編碼方法如下：

(1)系別；(2)系別下的教研室；(3)該教研室下的課程號(hào)；(4)區(qū)別公開出版教材與自編講義；(5)同目的教材的不同作者；(6)版別。2．建立數(shù)據(jù)庫。(1)教學(xué)計(jì)劃庫(JHK)；(2)專業(yè)人數(shù)庫(RSK)；(3)庫存教材庫(KCK)；(4)發(fā)放庫(FFK)；(5)自編教材庫(ZBK)；(6)征訂庫(ZDK)；(7)退化庫(THK)。

對(duì)以上各庫交互操作、達(dá)到流程圖中要求計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的管理工作項(xiàng)目，即由計(jì)算機(jī)制定，從而實(shí)現(xiàn)教材管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)。

二、計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)

由以上構(gòu)思我們用UCDOS支持界面，F(xiàn)OXBASE+編制程序模塊，開發(fā)了一個(gè)管理軟件，下面簡單介紹如下：

(一)硬件要求

主機(jī)486(配4兆內(nèi)存，210兆硬盤)，1臺(tái)1600K打印機(jī)。

(二)主菜單

(三)教材處理模塊1．教材管理。(1)征訂通知；(2)證訂錄入；(3)征訂計(jì)劃。

2．教材入庫。

3．教材發(fā)放。(1)學(xué)生發(fā)放；(2)教師領(lǐng)用；(3)零賣處理。

4．教材退化。

(四)查詢模塊

采用變量替代方式可直接輸入字段名進(jìn)行全稱查詢或模糊查詢，同時(shí)也可借助幫助功能查詢?？梢酝瓿伞皫齑妗?、“訂書”、“課程”、“預(yù)收款的剩余款”、“發(fā)放”等查詢功能。

(五)系統(tǒng)維護(hù)模塊

1．初始系統(tǒng)。(1)數(shù)據(jù)備份；(2)數(shù)據(jù)再生；(3)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。

2．信息修改。

3．更改口令。

(六)數(shù)據(jù)處理與報(bào)表模塊

1．庫存輸出。

2．教材發(fā)放。

3．入庫輸出。

4．專業(yè)課程。

5．學(xué)生結(jié)算。

(七)檔案管理模塊

用于長年存儲(chǔ)自編教材、講義資料，同時(shí)對(duì)校內(nèi)每年編制印刷講義進(jìn)行工作量統(tǒng)計(jì)及稿酬核算等。

這個(gè)軟件的特點(diǎn)是自動(dòng)化程度高，人工干擾少，一切都按程序化執(zhí)行，管理的項(xiàng)目齊全，功能強(qiáng)。管理人員所要做的工作只是“征訂錄入”、“采購”、“入庫清點(diǎn)錄入”工作。大大減少了管理者的勞動(dòng)量，并可根據(jù)各種需要打印出24種單據(jù)、通知、報(bào)表等。

三、效益估計(jì)

該軟件完成后，除減輕工作量，消除漏訂、重訂的事故發(fā)生外，我們認(rèn)為可以產(chǎn)生以下幾項(xiàng)直接效益：

第一，如今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，我們面臨的又是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，給教材出版、發(fā)行帶來的影響是教材翻新速度快、漲價(jià)快，一種教材使用一次后再訂時(shí)就要產(chǎn)生改本、漲價(jià)或換本，這樣剩余教材大部分只能做報(bào)廢處理?；诖它c(diǎn)考慮，根據(jù)在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)時(shí)充分利用機(jī)器可做出精確統(tǒng)計(jì)這個(gè)特點(diǎn)，我們對(duì)訂書數(shù)量問題進(jìn)行“最大限量”設(shè)計(jì)。其思路是：訂數(shù)=∑每班人數(shù)+1(教師用書)+2％(破損更換)，這樣就可以把報(bào)廢量控制在最小范圍內(nèi)。以我校以往訂書數(shù)量控制方法為例，平均每種教材多訂5本，每年訂購132種教材，每本平均定價(jià)10元，則一年可節(jié)省132×5×10=6 600元。

第二，由于考慮到庫存中用于同一目的，不同版本、不同定價(jià)而又?jǐn)?shù)量不足教材的使用問題，設(shè)計(jì)時(shí)我們提出了一個(gè)算法，由計(jì)算機(jī)提供最優(yōu)使用方案，由于篇幅所限這里不贅述。據(jù)估算此項(xiàng)我校教材款一年可節(jié)省2 000元左右。

第三，由于將我校教師用書規(guī)定編進(jìn)了程序，由計(jì)算機(jī)控制教師的用書及統(tǒng)計(jì)工作，此項(xiàng)每年也可節(jié)省開支1 000元左右。

我們估算該軟件在我校使用，每年至少可節(jié)支10 000元左右。

作者單位：東北電力學(xué)院(吉林132000)

責(zé)任編輯：黎立

注：“本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文”