做好高校校長(zhǎng)辦公室工作的途徑

湯永華

高校校長(zhǎng)辦公室(以下簡(jiǎn)稱“校辦”)是學(xué)校的綜合管理部門(mén)，在高校管理中處于中樞的地位，承擔(dān)著協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門(mén)的工作重任，是聯(lián)系學(xué)校上下、左右和內(nèi)外的紐帶。由此可見(jiàn)，校辦對(duì)于提高高校管理水平和效益，推進(jìn)教育改革起著重要的作用。

一、要充分發(fā)揮好校長(zhǎng)辦公室三個(gè)方面的職能

校辦的工作千頭萬(wàn)緒，歸納起來(lái)有管理事務(wù)、參與政務(wù)和公共關(guān)系三個(gè)職能：

1．管理事物的職能。所謂管理事物，就是管理或處理學(xué)校的日常工作和協(xié)調(diào)監(jiān)督各系、部、處職能部門(mén)的工作日程和活動(dòng)安排。管理和處理日常工作，包括公文的收發(fā)和及時(shí)處理，檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用，組織全校性的各類(lèi)會(huì)議，校內(nèi)外的公務(wù)聯(lián)系和接待來(lái)信來(lái)訪以及印章管理等。要使學(xué)校日常行政工作高效而準(zhǔn)確地運(yùn)行。協(xié)調(diào)監(jiān)督，就是受領(lǐng)導(dǎo)之托對(duì)各基層部門(mén)的教學(xué)、科研、后勤工作，上傳下行，穿針引線．左右協(xié)調(diào)，并按學(xué)校下達(dá)的工作任務(wù)和要求，對(duì)各職能部門(mén)進(jìn)行有計(jì)劃、有組織的檢查和督促，使學(xué)校各項(xiàng)工作任務(wù)落到實(shí)處。管理事務(wù)職能是將辦事、服務(wù)融為一體，具有“窗口”、“橋梁”和“紐帶”的作用。其特點(diǎn)是工作范圍廣、瑣碎而繁雜，同時(shí)接觸人員多。熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)比較集中，矛盾突出。

2．參與政務(wù)的職能。所謂參與政務(wù)，就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。一方面辦公室工作人員要在學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)改革等重大決策之前，進(jìn)行廣泛的調(diào)查研究、綜合學(xué)校各方面的優(yōu)勢(shì)和不足，提出可行性方案和合理化建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，再將領(lǐng)導(dǎo)的重大決策形成切實(shí)可行的條例和制度，使之貫徹落實(shí)。另一方面，校辦要處理和反饋來(lái)自校內(nèi)外的各種信息，要經(jīng)常研究、獲取和及時(shí)處理來(lái)自于國(guó)家政府、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)及學(xué)校各系、部、處的指令性信息，使其運(yùn)行無(wú)阻。并對(duì)各職能部門(mén)的執(zhí)行情況和運(yùn)行動(dòng)態(tài)及時(shí)收集，進(jìn)行分析遴選的反饋，建立和完善學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)。一般而言，按高校思想政治、教育、科研、校辦產(chǎn)業(yè)和后勤等條塊，建立反映各職能部門(mén)工作范圍的各類(lèi)信息網(wǎng)絡(luò)，定期或不定期地從面上反映學(xué)校綜合性、整體性的動(dòng)態(tài)；另一方面要建立反映校、系、室(教研室)、班(學(xué)生班)的縱向信息網(wǎng)絡(luò)，定期或不定期地廣泛而深入地從點(diǎn)到面上反映學(xué)校方方面面的情況。參與政務(wù)的職能是一項(xiàng)參政與研究相結(jié)合的工作，要參政、助政并富有成效，就必須深入校內(nèi)外或通過(guò)來(lái)往信件，進(jìn)行調(diào)查研究，在當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的同時(shí)，要不斷地研究新問(wèn)題，摸索新規(guī)律，提高工作效率。

3．開(kāi)展公共關(guān)系的實(shí)踐職能。公共關(guān)系是當(dāng)代深入到各行各業(yè)的一種文化現(xiàn)象，即為“尊重、理解、支持、合作”。高校校辦的公共關(guān)系可分為兩大類(lèi)，即外部的公共關(guān)系和內(nèi)部的公共關(guān)系。

外部公共關(guān)系主要包括四個(gè)方面：(1)接待中的公共關(guān)系；(2)對(duì)外聯(lián)絡(luò)中的公共關(guān)系；(3)大型慶典活動(dòng)中的公共關(guān)系；(4)校友工作中的公共關(guān)系。內(nèi)部公共關(guān)系主要包括：(1)辦公室內(nèi)部團(tuán)結(jié)和建立優(yōu)良的內(nèi)部工作環(huán)境；(2)上下級(jí)間的關(guān)系；(3)部門(mén)關(guān)系。

二、要積極主動(dòng)地處理好三個(gè)方面的矛盾

1．主動(dòng)性與被動(dòng)性的矛盾。校辦是按領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事的綜合機(jī)構(gòu)，工作不能自作主張、任意發(fā)揮。由于它的輔助地位，決定了校辦工作具有很大的被動(dòng)性；另外，經(jīng)常會(huì)遇到一些突發(fā)性事件，如重大事故，臨時(shí)交辦的外單位與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪和考察、評(píng)估、檢查等需要緊急完成的任務(wù)，使校辦的工作帶有突擊性。這樣往往要打亂正常的工作安排，使工作處于被動(dòng)與忙亂之中。那么，如何變被動(dòng)為主動(dòng)呢?我們的體會(huì)：一是要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，分析在處理問(wèn)題時(shí)可能出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，做到心中有數(shù)，恰如其分地解決各種問(wèn)題；二是認(rèn)真研究校辦工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高處理突發(fā)事件的能力；三是工作人員要勤于思考，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，工作中發(fā)揚(yáng)主動(dòng)精神，在職責(zé)和權(quán)力范圍內(nèi)大膽工作，做到矛盾不上交，工作不推諉。

2．原則性與靈活性的矛盾。一要提高思想素質(zhì)和政策水平，在工作中做到堅(jiān)持原則而不刻板、教條，靈活機(jī)動(dòng)而不喪失原則立場(chǎng)，使原則性與靈活性高度統(tǒng)一；二要深入基層，調(diào)查研究，不斷提高業(yè)務(wù)能力，在辦事、辦會(huì)中深思熟慮，領(lǐng)會(huì)工作的精神實(shí)質(zhì)，并將思想性、原則性融于事務(wù)工作之中；三要既對(duì)來(lái)訪者熱情接待，主動(dòng)交談，又要把握好交談的范圍，不該說(shuō)的話不說(shuō)，做到既廣泛接觸、熱情交流，又嚴(yán)格紀(jì)律、保守秘密。

3．個(gè)人自身建設(shè)與工作需要的矛盾。校辦工作的特點(diǎn)一是“繁忙”，坐不下來(lái)學(xué)習(xí)和提高，形成個(gè)人學(xué)習(xí)與工作的矛盾。二是“無(wú)為”，辦公室的工作無(wú)名無(wú)利，與周?chē)瑢W(xué)相比，職稱、待遇都不如人家，形成個(gè)人得失與工作需要的矛盾。三是校辦的工作范圍廣，工作人員需要具備較強(qiáng)的綜合性理論知識(shí)和組織管理及寫(xiě)作能力。這樣就形成多學(xué)科與所學(xué)專業(yè)單一的矛盾。那么，如何處理這些矛盾呢?我們認(rèn)為，首先要提高工作人員的思想素質(zhì)，增強(qiáng)黨性原則，提高思想覺(jué)悟。要從思想上認(rèn)識(shí)校辦工作的意義和作用，顧全大局，服從工作需要，正確對(duì)待個(gè)人的榮譽(yù)和待遇。其次，要不斷“擠時(shí)間”，學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要具備一定的理論水平和科學(xué)的思想方法，在管理事務(wù)中，能夠抓住事物的本質(zhì)和規(guī)律，并善于從已發(fā)生的情況中預(yù)見(jiàn)事物發(fā)展的進(jìn)程和結(jié)果。要做到博學(xué)多才，一專多能，除熟悉高等教育理論外，還要努力學(xué)習(xí)組織管理學(xué)、人才學(xué)、法學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等理論知識(shí)。同時(shí)，要在工作實(shí)踐中不斷提高自己的語(yǔ)言表達(dá)能力和寫(xiě)作水平。再次，要提高心理素質(zhì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的逐步建立，系部處自主權(quán)的不斷擴(kuò)大，使學(xué)校整體約束力逐漸減小及整體利益的削弱，整體與局部間利益矛盾與日俱增。因此，我們要認(rèn)清形勢(shì)，努力鍛煉自己在諸多矛盾和挫折面前，保持沉著冷靜和良好的心理素質(zhì)，滿腔熱情地做好本職工作，在平凡的崗位上實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

責(zé)任編輯：黎立