信息化時代衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理研究

文/三明市中心血站 程華晶

隨著不斷發(fā)展和完善的市場經(jīng)濟，社會上的諸多領(lǐng)域都開始廣泛運用信息技術(shù)，社會各個行業(yè)對檔案信息也有著越來越大的需求。而信息化技術(shù)在檔案管理過程中，發(fā)揮著重要的作用。檔案管理部門作為當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的重要組成部分，既能促進檔案管理工作質(zhì)量和水平的提高，同時還能提供有力的決策依據(jù)，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。為了促進醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的高效運行，亟待改進傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式。

一、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化的作用

（一）實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。首先，檔案管理信息化能大大提高檔案的利用率，減輕檔案管理者的勞動量，能合理管理和最優(yōu)配置醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案資源。其次，利用計算機，工作人員能對相關(guān)的檔案信息進行查詢，既可以使紙質(zhì)檔案遺失和損壞問題有效避免，同時還能促進工作效率的提高。最后，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，能展示更加直觀和形象的檔案，以此更好地服務(wù)于檔案的調(diào)閱者。

（二）保證管理者決策的科學(xué)性。首先，因為能在計算機上隨時查閱電子檔案，并且具有齊全的信息，通常不會出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況，由此會保證管理者決策的可靠性。其次，管理者的正確決策，是醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)正常運營的關(guān)鍵。而檔案管理是管理者做出決策所依據(jù)的現(xiàn)實基礎(chǔ)，在做出決策前，管理者往往要對醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的各項信息進行綜合的分析，這樣才能使決策更加合理和正確，由此才能對信息的可靠性和完整性提供保障。

二、信息化時代衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

作為衛(wèi)生系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)性信息資源，檔案也是國家信息資源的重要組成部分。所以，需要積極開發(fā)檔案的信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的進程。在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)的過程中，還有很多問題，主要表現(xiàn)在：

（一）保密性較差。在將信息化運用到衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中，盡管促進了工作效率和管理質(zhì)量的提高。但在具體應(yīng)用信息技術(shù)的過程中, 還有一個比較突出的問題，就是難以有效保障檔案信息安全?，F(xiàn)階段衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息缺乏統(tǒng)一的保密方式。同時，在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員不具備較強的保密安全意識，在各項工作中不能執(zhí)行各項操作規(guī)范，進而泄露了檔案信息，尤其是不能保障那些具有較高等級的檔案資料的保密性和安全性。對于順利開展相關(guān)工作，產(chǎn)生了一定程度的影響。

（二）工作的繁雜性。在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中，普遍存在繁雜的工作。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，作為信息管理的綜合部門，檔案綜合管理部門不單單要對文案工作進行負責(zé)，同時還要延伸到財務(wù)管理部門、人力資源部門等相關(guān)部門的工作?，F(xiàn)階段，檔案信息化管理在醫(yī)療衛(wèi)生單位已經(jīng)逐步推進，但涉及人力資源、財務(wù)、文案等種類繁多的內(nèi)容，工作量非常大，因為具有一定的繁雜性，必須要進一步深化檔案管理工作。

（三）缺乏優(yōu)秀的檔案信息化管理人才。為了使系統(tǒng)檔案管理中較差的信息兼容性、復(fù)雜的種類、較大的信息存儲量問題得到有效解決，就必須要專業(yè)人才擁有先進的信息化管理方法，掌握豐富的網(wǎng)絡(luò)安全管理知識和相關(guān)的計算機知識。所以，有效實施衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作的基礎(chǔ)保障，就是具備綜合性和高素質(zhì)的人才。而現(xiàn)階段此類人才在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中嚴(yán)重匱乏，使醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案信息化管理工作相對滯后，由此對檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展形成了一定的制約。

（四）缺乏全面的技術(shù)支持。信息化時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，是衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的重要保障。而目前還存在著技術(shù)支持不全面的問題，主要有以下兩個方面的表現(xiàn)：首先，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)采用的很多技術(shù)，都是被淘汰和過時的技術(shù)，有些技術(shù)還有安全隱患存在，極容易丟失一些重要的檔案信息。其次，現(xiàn)階段，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)檔案信息管理建設(shè)起步較晚，處于基礎(chǔ)的發(fā)展階段。雖然引入一些先進的技術(shù)，但因為缺乏高素質(zhì)人才，因此不能充分運用先進的技術(shù)。

（五）缺乏完善的規(guī)范體系。對于衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作來講，其開展正常工作的前提和保障，是具有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)工作。但在現(xiàn)階段衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作中，因為缺乏完善的規(guī)范體系，導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量較低，各類檔案的著錄細則具有較差的兼容性和軟件移植性，自動化甚至形同虛設(shè)。同時，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性不統(tǒng)一，對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)會形成嚴(yán)重的制約。

三、推進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)意識，滿足時代發(fā)展的創(chuàng)新需求。作為一個服務(wù)型的行業(yè)，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)主要是為廣大社會群眾服務(wù)，同時也是面向社會公眾發(fā)布信息資源，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，以此更好地滿足社會公眾的個性化需求，通過實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，以此提高醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的管理水平。在管理檔案的過程中，還需要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，加強檔案管理工作人員對檔案管理重要性的認識，能對檔案管理工作積極主動投入，以此對檔案業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量提供保障。檔案管理人員還要與時俱進，樹立整體理念，能對信息化時代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需求給予充分滿足。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，充分發(fā)揮檔案資料的價值。首先，為了及時解決現(xiàn)階段衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，就需要全面改革當(dāng)前的管理體系。緊密結(jié)合檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)，對規(guī)范和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系進行構(gòu)建，以有效實施和推進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作。同時，工作人員還要對檔案的管理工作進行統(tǒng)一化和規(guī)范化，將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，通過有效保存和分類管理檔案，充分發(fā)揮檔案資料的價值，提高衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的專業(yè)性和邏輯性。

（三）開展系統(tǒng)化的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。目前，擁有綜合性、專業(yè)性和高素質(zhì)的人才，是衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。因為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)具有相對復(fù)雜的檔案管理工作，需要在檔案管理中有效運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)水平。所以，在實際的檔案管理工作中，需要將一批專業(yè)的檔案管理人才引入衛(wèi)生系統(tǒng)中，具備醫(yī)學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)知識和計算機知識，能夠?qū)Ω鱾€部門的職能分類和檔案管理條例全部熟悉和掌握。通過建設(shè)一支具有極強專業(yè)性的管理團隊，能更好地服務(wù)于廣大人民群眾。同時，為了不斷強化檔案管理人員的技能和專業(yè)知識，衛(wèi)生系統(tǒng)還要定期培訓(xùn)檔案管理人員，使之真正與時俱進，緊跟時代發(fā)展步伐。

（四）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動衛(wèi)生系統(tǒng)工作的可持續(xù)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的重點工作，是不斷加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，在各單位檔案室，普及和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機。首先，在全國范圍內(nèi)建立衛(wèi)生醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)，密切聯(lián)系市與縣級檔案網(wǎng)絡(luò)，并利用政務(wù)網(wǎng)對其進行輔助。其次，規(guī)范與統(tǒng)一檔案管理軟件，以此對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和規(guī)范性提供保障。同時，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)積極推進，加強電子文件歸檔管理。衛(wèi)生系統(tǒng)在現(xiàn)階段實際的檔案信息化建設(shè)中，需要積極引進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進的辦公設(shè)施，實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，將檔案管理中現(xiàn)代技術(shù)的作用最大化地發(fā)揮出來，以此促進檔案管理信息化水平的不斷提高，對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮積極的推動作用。

（五）采取安全措施，保障衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理的安全。為了更好地完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)，需要采取以下安全措施：首先，一旦有安全隱患存在，工作人員需要對危險的大小進行評估，并對這些有隱患的檔案信息進行重點保護。其次，工作人員需要給檔案劃分相應(yīng)的安全等級，對檔案數(shù)據(jù)的安全性進行評估。制定切實可行的安全方案，真正解決實際問題。同時，為了對檔案信息系統(tǒng)的安全性提供保障，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)需要對一些先進的技術(shù)，如防火墻和電子加密、用戶信息認證等充分利用。在這些技術(shù)中，能取得良好效果的就是防火墻，它能減少中病毒的概率，對計算機訪問危險網(wǎng)站有效避免。而確保檔案信息安全的另一個重要的方式，就是電子加密技術(shù)，具體可采取以下兩種加密方式：一是加密儲存收到的數(shù)據(jù)。二是傳送加密后的數(shù)據(jù)。最后，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，系統(tǒng)需要驗證相關(guān)人員的登錄信息，由此使衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全性得到一定程度的保障。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)還處于初級發(fā)展階段。為了真正健全和完善信息化系統(tǒng)，需要多方努力，為順利開展檔案管理的信息化建設(shè)提供保障。衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)遵循循序漸進的原則，加強衛(wèi)生檔案系統(tǒng)管理，與實際工作情況相結(jié)合，建立和健全檔案管理制度。通過不斷完善和調(diào)整各項規(guī)章制度，解決不斷涌現(xiàn)的新情況和新問題，以此促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。