流動人員人事檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施

張翠萍

摘 要：當雙創(chuàng)和雙向選擇已經(jīng)成為社會發(fā)展的常態(tài)和根本方向，流動人員人事檔案管理開始形成數(shù)量不斷增加、類型逐漸復雜的基本趨勢。做好流動人員人事檔案管理工作不僅是維護流動人員合法權益的前提條件，也有助于優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價值。但是實踐過程中個別地區(qū)仍然存在對流動人員人事檔案管理重視不足的情況，以及存在局部和片面的問題，這些都會制約檔案管理工作的品質(zhì)和效率。因此，新時期優(yōu)化流動人員人事檔案管理不僅需要強化制度供給，完善頂層設計，也需要加快構建信息化管理體系，提高自動化、智能化水平，還需要加強宣傳教育，構建聯(lián)動機制，強化監(jiān)督反饋。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;管理;問題;優(yōu)化措施

隨著“雙創(chuàng)”成為社會經(jīng)濟發(fā)展的主基調(diào)，越來越多新興產(chǎn)業(yè)、行業(yè)開始加入愈發(fā)激烈的市場競爭。這些競爭行為不僅體現(xiàn)在對于生產(chǎn)資料、資金、資源的爭奪，也表現(xiàn)在各種傳統(tǒng)領域中人員分流與細化。應當說，隨著“雙創(chuàng)”的全面推進，雙向選擇已經(jīng)成為當今時代市場經(jīng)濟發(fā)展的基本趨勢。用腳投票的勞動者不僅可以最大程度爭取到人才市場的主動權，也造就了越來越多流動人員大軍，成為活躍市場、繁榮經(jīng)濟的主力軍之一。不過，流動人員大量出現(xiàn)也造成了一定程度的管理困難。例如流動人員人事檔案管理不斷遭遇前所未有的新挑戰(zhàn)、新困難，迫切需要通過優(yōu)化創(chuàng)新突破各種管理瓶頸，以滿足日益緊迫的管理需求。

一、流動人員人事檔案管理基本趨勢

1.數(shù)量不斷增加

受到經(jīng)濟發(fā)展區(qū)域差異化明顯因素影響，國內(nèi)許多地區(qū)流動人員人事檔案管理都出現(xiàn)數(shù)量不斷增加的基本發(fā)展趨勢。對經(jīng)濟相對發(fā)達的沿海及東部、南部地區(qū)來說，各種產(chǎn)業(yè)與行業(yè)的發(fā)展壯大都需要足夠數(shù)量的勞動者才能滿足客觀要求。因此，這些地區(qū)流動人員人事檔案管理主要針對的是流入人口的各種檔案資料與數(shù)據(jù)。相反，對經(jīng)濟相對欠發(fā)達或不發(fā)達地區(qū)而言，勞動力流出是基本趨勢，這些地方的流動人員人事檔案管理則主要處理流出人口的檔案數(shù)量統(tǒng)計與數(shù)據(jù)分析。

因此，盡管存在流入和流出的顯著差別，但各地流動人員人事檔案管理總體上都存在數(shù)量不斷增加的根本趨勢。這也是雙創(chuàng)社會背景下雙向選擇的用工模式必然出現(xiàn)的特征與規(guī)律。

2.類型逐漸復雜

不僅是數(shù)量上發(fā)生著顯著變化，從檔案類型方面看，隨著流動人員數(shù)量增加，人事檔案管理也出現(xiàn)類型逐漸復雜的基本趨勢。

一方面，經(jīng)濟發(fā)展地區(qū)間不均衡及各種新興產(chǎn)業(yè)和行業(yè)的蓬勃興起開始吸引越來越多年齡段、學歷層的多元化人員。除了相對初級的產(chǎn)業(yè)工人或企業(yè)員工，中級技術人員、中層管理人員、高級工程師、高層管理人員等也逐漸加入流動人員隊伍中。不僅如此，傳統(tǒng)模式下單次、單向流動也開始向多次、多向流動轉(zhuǎn)變。這些都進一步增加了流動人員人事檔案管理類型的復雜性。

另一方面，隨著越來越多不同層次人才成為流動人員的組成部分，這些流動人員人事檔案中除了各種基礎信息、基本數(shù)據(jù)，還包括各種表彰、獎勵、專利、知識產(chǎn)權等逐漸成為人事檔案記錄的重要內(nèi)容和重點信息。加之這些復雜的檔案數(shù)據(jù)通常并不集中在同一時間段，而是分散發(fā)生在不同時期、不同年代，這些都會給流動人員人事檔案管理提出越來越多新要求。這也是新時期流動人員人事檔案管理面臨的諸多新問題之一。

二、流動人員人事檔案管理重要意義

1.維護流動人員合法權益的前提條件

做好人事檔案管理工作最直接、最突出的意義當屬提供真實、準確、可靠的信息保障，從而為切實維護勞動者合法權益提供扎實的檔案數(shù)據(jù)基礎。同理，流動人員人事檔案管理工作的重要意義也在于其是維護流動人員合法權益的前提條件。

比如最基本的社會保險。包括購買社保與發(fā)放社保在內(nèi)的各種社會保險與保障工作都需要基于檔案信息的基本數(shù)據(jù)。勞動者不同階段工作的起止時間是繳納社保的直接依據(jù);社會保障中心也需要通過檔案記載的內(nèi)容進行核實驗證等。

又如，流動人員可以依據(jù)人事檔案記錄的各種表揚和獎勵向用人單位爭取更好的福利待遇與薪酬績效等。如果是剛剛進入社會的大學畢業(yè)生則可以通過檔案中記載的社會實踐經(jīng)歷爭取更好的社會職位、開拓更加光明的職業(yè)前景等?？梢?，真實、準確、可靠的檔案信息不僅是對流動人員工作、勞動的簡單記載，更可能決定著勞動者的前途命運，或者是用人單位選賢任能的重要參考。提高流動人員人事檔案管理工作的品質(zhì)和效率不僅是對個人合法權益的維護，也會在整體層面影響社會經(jīng)濟大局的健康發(fā)展。

2.優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價值

中國古人有“千里馬易得而伯樂不常有”的感嘆，意指發(fā)現(xiàn)和挖掘人才的智者難得?，F(xiàn)代社會更加不能指望奇人異士的識才慧眼，而是要通過客觀理性的分析判斷營造人盡其才的良好環(huán)境。這其中，檔案就成為優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價值的重要一環(huán)。

尤其是對大量流動人員來說，卓有成效的人事檔案管理工作往往是讓金子發(fā)光的先手棋。系統(tǒng)且規(guī)范的人事檔案管理不僅有助于搜尋到用人單位迫切需要的潛在目標，而且有利于優(yōu)秀人才及時、迅速得到使用，幫助更多流動人員激發(fā)潛能，在更加理想的工作崗位上發(fā)揮出乎意料的巨大價值和作用。

三、流動人員人事檔案管理存在的問題

1.重視程度有所不足

盡管雙創(chuàng)背景和雙向選擇構成了新時期社會發(fā)展的大環(huán)境，然而并非所有領域、所有人都已深刻意識到流動人員對于社會生產(chǎn)、生活產(chǎn)生的決定性影響力。這種思想層面的局限性體現(xiàn)在人事檔案管理環(huán)節(jié)，就是至今仍有個別機構、成員對于流動人員人事檔案管理存在重視程度不足的問題。

一方面是直接負責檔案管理的機構、部門等組織仍然習慣于常規(guī)用工模式下的人事檔案管理，對于流動人員人事檔案的變化、調(diào)整缺乏積極性、主動性，管理工作存在程度不同的滯后性、隨意性。這些缺乏關注度的管理實踐必然存在人為疏忽造成的各種缺失、錯漏乃至遺失等現(xiàn)象。而人事檔案管理不到位產(chǎn)生的不良后果通常直接關系到流動人員和用人單位雙方，很大程度上制約了流動人員與用人單位之間的密切交流，導致信息流通不暢、招聘求職遇阻等問題。

另一方面則是流動人員自身對于人事檔案重視不足。這個問題在不少大學畢業(yè)生中表現(xiàn)得尤其明顯。這些大學生對于人事檔案管理缺乏基本常識，在校期間基本不會主動查詢?nèi)耸聶n案提檔或調(diào)檔的步驟流程。即使畢業(yè)進入社會工作崗位也很難意識到檔案提調(diào)的重要性。除非涉及報考公職等特殊事項，這些大學生對于人事檔案相關事宜往往得過且過、大而化之。加之部分大學生畢業(yè)后頻繁更換工作，在不停求職跳槽過程中也漸漸遺忘人事檔案的去留問題。因此，不少地區(qū)人才中心經(jīng)常遭遇棄檔現(xiàn)象。這也給地區(qū)人才中心做好流動人員人事檔案管理造成了大量人為障礙，成為制約檔案管理工作品質(zhì)的重要原因之一。

更加不利的是，即使在流動人員已經(jīng)成為社會經(jīng)濟發(fā)展不可或缺的組成部分的當下，社會各界也依然未能形成高度重視流動人員人事檔案管理的整體氛圍。許多基層群眾對于人事檔案的認知和理解依然停留在事不關己的原始狀態(tài)，認為人事檔案管理就是檔案部門的事，與大多數(shù)普通人關系不大。更有不少企業(yè)員工自始至終不曾關心和關注到人事檔案管理工作，更不會主動提供協(xié)助或合作。面對社會上越來越多流動人員人事檔案管理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范化的情況，一些基層人員漠不關心。顯然，當社會上大多數(shù)成員對于流動人員人事檔案管理尚未形成整體重視的良好氛圍前，流動人員人事檔案管理很難從根本上形成系統(tǒng)性和規(guī)范化的原動力。而這恰恰是當今社會流動人員人事檔案管理出現(xiàn)各種弊端與缺陷的深層原因所在。

2.局部化、片面化較突出

正是由于在思想觀念上缺乏應有的關注與重視，部分地區(qū)針對流動人員人事檔案管理就出現(xiàn)較為突出的局部性和片面化問題。比如部分地區(qū)對流動人員人事檔案管理的記載極其簡單，通常只有最基礎的情況記錄，而流動人員在數(shù)次流動過程中接受的再教育、表彰、獎勵等內(nèi)容則殘缺不全或完全沒有。而另有一些地區(qū)的情況則正好相反。這些地方對于流動人員的人事檔案管理只側重在表彰、獎勵或少數(shù)突出貢獻、重大事件等，而相對基礎的履歷信息則有所缺失。又如，部分地區(qū)流動人員人事檔案管理的更新存在較為嚴重的滯后性，往往是流動人員已經(jīng)變動了數(shù)次工作后，人事檔案才僅僅記載了第一次人員流動的數(shù)據(jù)與信息。過于滯后的更新調(diào)整不僅是檔案信息層面的數(shù)據(jù)陳舊、失真失實，而且會直接影響到流動人員求職就業(yè)的現(xiàn)實前景。尤其對于一些中高端人才而言，人事檔案上顯示的信息或會決定用人單位首次篩選入圍的可能性。倘若各種資料更新速度過于緩慢，這些中高端人才極有可能與求才若渴的用人單位失之交臂。

四、流動人員人事檔案管理優(yōu)化措施

1.強化制度供給，完善頂層設計

作為實現(xiàn)民族振興、贏得國際競爭主動的戰(zhàn)略資源，人才的發(fā)現(xiàn)、挖掘及使用不僅需要識才慧眼和愛才誠意，更不能缺少聚才良方。而要提高人才政策的有效性，其中一項主要措施就是提高人事檔案管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范化。但確保管理工作系統(tǒng)和規(guī)范則是管理規(guī)程與制度。因此，流動人員人事檔案管理優(yōu)化首先需要的就是強化制度供給，完善頂層設計。

比如針對管理局部性與片面化問題，要制定全面細分、精細且標準的管理體系。即，涉及流動人員人事檔案的規(guī)章制度需要分門別類，結合當?shù)貙嶋H劃分為直觀、準確、全覆蓋的管理系統(tǒng)。同時，要結合流動人員所在行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的形式、類別、內(nèi)容等要素出臺規(guī)范統(tǒng)一的人事檔案管理標準與要求，確保檔案生成的源頭不留空白或盲區(qū)。又如，針對流動人員人事檔案更新速度慢、滯后問題突出的情況，要在管理規(guī)則中強化時限性、動態(tài)性。即，要規(guī)定更新信息的最終時限，通過制度的剛性約束從根本上解決人事檔案更新落后于流動人員現(xiàn)實流動速度的問題。強化制度供給，完善頂層設計不僅是從管理規(guī)則的高度完善流動人員人事檔案管理的框架結構，也是為了在整體性、全局性層面營造更加健全、良好的管理業(yè)態(tài)。

同時，規(guī)章制度的強制性、嚴肅性也有助于改變長期以來存在于部分人思想上的偏見或誤解，通過管理制度層面的精耕細作教育引導更多普通人意識到流動人員人事檔案管理的重大價值與意義。

2.加快構建信息化管理體系，提高自動化、智能化水平

從客觀角度看，部分地區(qū)流動人員人事檔案管理出現(xiàn)各種問題也有技術落后的限制因素。很長時間以來，人事檔案管理沿襲的往往是完全人工管理的傳統(tǒng)模式。在檔案數(shù)量相對有限的狀態(tài)下，完全人工狀態(tài)或可勉強完成既定工作內(nèi)容。然而，隨著流動人員數(shù)量快速增加、檔案類型愈發(fā)復雜多樣，原有的人工管理顯然無法繼續(xù)勝任這種日益繁重的工作。于是，僅有的檔案管理人員不得不耗費大量時間精力用于最基本、基礎的管理工作，而很難繼續(xù)提升或改進。這就造成越來越多流動人員人事檔案管理停留在相對單一、落后的管理層面。

因此，信息時代背景下，加快構建信息化管理體系，提高自動化、智能化水平，基于技術支持將在更大程度上突破完全人工管理的各種瓶頸與掣肘。比如，通過構建人事檔案管理信息化平臺，流動人員人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)自動收集、整理、分類、更新。特別是在疊加諸如掃描成像等電子技術后，流動人員在流動過程中接受再教育、獲得獎勵、表彰等信息將實時上傳到管理中心。由于采用掃描成像避免了人為涂改或矯飾，這種最客觀的數(shù)據(jù)來源將在最大程度上保障人事檔案管理的真實性與可靠性。

又如，構建信息化管理平臺有助于檔案管理系統(tǒng)自動記錄流動人員每次流動、變更的時間，以時間軸的形式不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)信息。這將能在更大程度上避免流動人員人事檔案空檔問題的出現(xiàn)。這種覆蓋流動人員流動全程的人事檔案更加有助于用人單位全面考察、衡量目標人才的真實背景和發(fā)展路徑，也能在更大程度上突出人事檔案管理的現(xiàn)實性和實用性。

3.加強宣傳教育，構建聯(lián)動機制，強化監(jiān)督反饋

考慮到多年來全社會對于流動人員人事檔案管理的認識程度不足的問題，夯實社會基礎、提高認識水平、統(tǒng)一思想觀念對于優(yōu)化流動人員人事檔案管理甚為重要。因此，加強宣傳教育，構建聯(lián)動機制，強化監(jiān)督反饋不容忽視。比如在用人單位、人才中心、街道社區(qū)等各類機構組織與公眾聚集地區(qū)中開展常態(tài)化的宣傳活動，利用包括黑板報、展板、宣傳欄在內(nèi)的線下形式與手機報、微信群等線上方式廣泛宣傳人事檔案管理的重要性與緊迫性。同時，要與黨政工團群在內(nèi)的各級各類組織、機構、單位等緊密合作，利用各種可用的渠道直接或間接開展檔案管理基礎知識普及活動。再如，各地檔案管理中心要主動承擔起監(jiān)督職責，自覺牽頭組織開展定期考核與審查。尤其需要專門針對流動人員人事檔案管理進行分類監(jiān)督、專項檢查等。

結束語

相較于企業(yè)正式員工更加系統(tǒng)和規(guī)范的檔案管理，流動人員人事檔案管理顯然存在更多不確定性和不穩(wěn)定性。這也是流動人員人事檔案管理歷來屬于管理難點和堵點的重要原因。特別是在各種新興產(chǎn)業(yè)快速崛起的大環(huán)境下，雙向選擇的現(xiàn)實狀態(tài)決定了流動人員數(shù)量必然經(jīng)歷由少到多的顯著變化。這也給新時期人事檔案管理提出了更多新要求。針對流動人員人事檔案管理逐漸出現(xiàn)片面和局部的問題，優(yōu)化流動人員人事檔案管理不僅需要考慮技術層面的改良，更要全面轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想。一方面，檔案管理單位需要充分認識到流動人員數(shù)量增加和類型復雜將是未來很長時期內(nèi)的基本發(fā)展態(tài)勢，因此針對流動人員的人事檔案管理必須盡快形成長效機制，使長期管理具有高度的系統(tǒng)性和規(guī)范化。另一方面，要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術減輕人工管理的沉重負擔，基于技術的先進性提高管理的可靠性。即，要盡快完善信息化管理平臺建設，并充分利用包括大數(shù)據(jù)和云計算在內(nèi)的各種前沿技術大幅度提高流動人員人事檔案管理的自動化與智能化水平。這不僅是新時期解決流動人員人事檔案管理歷史弊端的重要舉措，也是新形勢下基于技術支持深化流動人員人事檔案管理價值挖掘、實現(xiàn)管理優(yōu)質(zhì)高效的必由之路。

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（作者單位：臨縣創(chuàng)業(yè)就業(yè)服務中心）