推動(dòng)教學(xué)秘書工作科學(xué)發(fā)展之芻議

張繼元　李澤鴻

摘要：參考國(guó)內(nèi)秘書職業(yè)發(fā)展和教學(xué)秘書工作實(shí)際，對(duì)我國(guó)教學(xué)秘書工作和隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，就如何設(shè)置教學(xué)秘書崗位、實(shí)行等級(jí)評(píng)定和完善管理機(jī)制等方面進(jìn)行探析，對(duì)推動(dòng)教學(xué)秘書工作科學(xué)發(fā)展提出設(shè)想。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；工作；科學(xué)發(fā)展

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的“指揮室”、“信息塔”和“服務(wù)站”，在行使職能過程中發(fā)揮著綜合協(xié)調(diào)、保障服務(wù)等重要作用。隨著當(dāng)前各大高校與民辦院校的蓬勃發(fā)展，教學(xué)秘書參與管理事務(wù)、綜合服務(wù)的作用日趨凸顯，如何推動(dòng)教學(xué)秘書工作科學(xué)發(fā)展成為越來越緊迫的課題。筆者參考國(guó)內(nèi)教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展及教學(xué)管理工作實(shí)際，就如何推動(dòng)教學(xué)秘書工作科學(xué)發(fā)展淺議如下。

一、教學(xué)秘書工作特點(diǎn)

談教學(xué)秘書工作的科學(xué)發(fā)展，就必須對(duì)“秘書”一詞進(jìn)行精準(zhǔn)定義。根據(jù)勞動(dòng)部《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中的定義，筆者認(rèn)為教學(xué)秘書，是高等院校中專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助管理者處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為教學(xué)、科研、教師和學(xué)生服務(wù)的人員[1]，其特點(diǎn)主要體現(xiàn)在三個(gè)統(tǒng)一上：

1.綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進(jìn)行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務(wù)，這就決定了秘書工作高度的綜合性?，F(xiàn)代管理的科學(xué)化對(duì)教學(xué)秘書提出了越來越高的要求，綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一已成為教學(xué)秘書必備的基礎(chǔ)素質(zhì)。

2.原則性與靈活性相統(tǒng)一。由于現(xiàn)代高校絕大多數(shù)管理者工作日趨復(fù)雜化，事務(wù)性工作主要由教學(xué)秘書處理完成。這就要求作為教學(xué)秘書必須要站在決策者和廣大師生員工的利益角度。同時(shí)，教學(xué)秘書平常與師生聯(lián)系最多，能否在原則之下合理的運(yùn)用條框，最大程度的方便教師傳道授業(yè)、激勵(lì)學(xué)生汲取知識(shí)也成為了當(dāng)下教學(xué)秘書所必須掌握的一種能力。

3.服務(wù)性與帶頭性相統(tǒng)一。教學(xué)秘書通過教學(xué)運(yùn)行管理，日常教務(wù)工作，學(xué)籍、檔案等管理方面的工作為師生服務(wù)，確保各項(xiàng)教學(xué)工作能夠有序開展，是服務(wù)者。同時(shí)以老師的形象出現(xiàn)在各類學(xué)生面前，能否做到為人師表，對(duì)于學(xué)生的成長(zhǎng)進(jìn)步也起著不容忽視的作用。

二、當(dāng)前教學(xué)秘書工作存在的主要問題及原因

1.地位有待確認(rèn)，職業(yè)認(rèn)同感有待增強(qiáng)。隨著近年來高校的不斷擴(kuò)招，對(duì)教學(xué)秘書工作的需求也不斷增強(qiáng)，一些單位為確保秘書部門的正常運(yùn)作，按需配備了教學(xué)秘書，可是受到種種因素制約，職務(wù)與職責(zé)不對(duì)等，工作量過大[2]。有些教學(xué)秘書未能很好領(lǐng)會(huì)這項(xiàng)工作的真諦，認(rèn)為都是日常行為，自身存在感不強(qiáng)，導(dǎo)致了工作拖沓、延遲，降低了效率；秘書的工作成績(jī)的體現(xiàn)形式不清，在一定程度上降低了職業(yè)認(rèn)同感。第四，由于秘書崗位少，須在教學(xué)管理類崗位評(píng)職稱，這就迫使秘書在競(jìng)爭(zhēng)上崗無法發(fā)揮自身專長(zhǎng)，存在成長(zhǎng)進(jìn)步的后顧之憂。

2.人員流動(dòng)頻繁，隊(duì)伍穩(wěn)定性需要提高。教學(xué)秘書工作任務(wù)重、時(shí)間緊、標(biāo)準(zhǔn)高、待遇底，不少人望而卻步，不愿選擇秘書崗位或者不愿長(zhǎng)期從事秘書工作。同時(shí)，一名合格的教學(xué)秘書從成長(zhǎng)到成熟需要一定時(shí)間的理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累，可如今不少教學(xué)秘書在成熟后紛紛轉(zhuǎn)崗從事周期長(zhǎng)、待遇高的教學(xué)類工作，這就使得秘書崗位經(jīng)常處于缺位的狀態(tài)。再者，目前多數(shù)高校的教學(xué)秘書崗位均未能很好地解決專業(yè)人才保留的問題，導(dǎo)致了秘書崗位較少、發(fā)展空間狹窄，秘書人才難留也客觀上成為了現(xiàn)實(shí)。

3.培養(yǎng)渠道單一，人員能力素質(zhì)亟待提升。一些院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的性質(zhì)理解不全面，對(duì)做好秘書工作缺乏基本認(rèn)識(shí)，秘書工作和隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展欠平衡。另外，從事教學(xué)秘書工作的大都是其他類學(xué)科的地方高校畢生，基本上沒有接受過正規(guī)系統(tǒng)的秘書理論知識(shí)教育和秘書職業(yè)技能培訓(xùn)，專業(yè)不對(duì)口、基本功差的問題比較突出。從人員培訓(xùn)上看培養(yǎng)面窄、培養(yǎng)周期長(zhǎng)的問題十分突出，難以形成秘書隊(duì)伍的梯次培養(yǎng)。

三、推動(dòng)教學(xué)秘書工作科學(xué)發(fā)展之對(duì)策

1.加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化職業(yè)認(rèn)同。要抓好創(chuàng)新理論武裝，要堅(jiān)持用科學(xué)前沿的創(chuàng)新理論成果武裝秘書頭腦，成為一名“多面手”。使廣大教學(xué)秘書明白自己的職責(zé)任務(wù)、重要任用，增強(qiáng)秘書職業(yè)認(rèn)同感和自豪感，在實(shí)際工作中營(yíng)造尊重教學(xué)秘書工作和秘書人員的“精神磁場(chǎng)”[3]。

2.完善隊(duì)伍管理體制，拓寬來源渠道。一應(yīng)理順工作關(guān)系，實(shí)行歸口管理。要進(jìn)一步樹立秘書部門的地位，避免以往對(duì)于秘書人員“信手拈來 隨意支配”的不良現(xiàn)象。在人事上，要明確規(guī)定教學(xué)秘書在業(yè)務(wù)上由院校具體管理者直接指導(dǎo)，秘書的選配、任用上必須得到所屬董事會(huì)的肯定，以保證隊(duì)伍的穩(wěn)定。二應(yīng)廣泛借助社會(huì)資源，拓寬秘書來源渠道。以文職雇員、合同制等形式，招收專職秘書，特別要注重返聘任用機(jī)制，解決秘書人員出路問題，保留秘書人才。

3.加強(qiáng)秘書理論研究，強(qiáng)化人員培訓(xùn)。一是明確“訓(xùn)什么”。當(dāng)代秘書學(xué)已成為一門專業(yè)性很強(qiáng)的獨(dú)立學(xué)科，涉及的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容豐富，各類院校應(yīng)適應(yīng)新時(shí)期新階段的特點(diǎn)、規(guī)律，積極深化秘書工作理論研究[4]。二是明確“誰來訓(xùn)”。我國(guó)已有800多所院校設(shè)有秘書專業(yè)教育，各類院?？梢匀∑渚A，注重從這些院校招收教學(xué)秘書專業(yè)畢業(yè)生。此外，建議專門聘請(qǐng)專業(yè)人員，負(fù)責(zé)所屬單位秘書人員培訓(xùn)。三是明確“怎么訓(xùn)”。應(yīng)抓好理論教學(xué)。定期組織秘書人員到高等院校參加脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，到駐地秘書職業(yè)資格培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，組織開展秘書工作調(diào)查研究，制訂教學(xué)秘書工作發(fā)展規(guī)劃并抓好落實(shí)。應(yīng)抓好交流互學(xué)。主動(dòng)與各院校、各地秘書學(xué)研究會(huì)、秘書學(xué)會(huì)聯(lián)系，組織教學(xué)秘書參加秘書工作論壇研討會(huì)，了解掌握秘書學(xué)科發(fā)展動(dòng)態(tài)，并定期組織開展人員培訓(xùn)班，并采取召開文稿講評(píng)會(huì)、崗位輪換等有效形式，促進(jìn)秘書工作經(jīng)驗(yàn)的交流吸收。

4.實(shí)行分等定級(jí)制度，健全管理機(jī)制。一要建立以崗位資格為基礎(chǔ)的選拔機(jī)制。完善以量才而用為標(biāo)準(zhǔn)的任用機(jī)制。要將分等定級(jí)情況結(jié)合教學(xué)秘書德才表現(xiàn)，規(guī)范考核評(píng)定工作，科學(xué)制訂任用辦法，真正把基礎(chǔ)較好、素質(zhì)較高的人選進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍，也可以將優(yōu)秀的大學(xué)畢業(yè)生、青年人才選拔進(jìn)來。同時(shí)，要有計(jì)劃和安排后備人員參加培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)好中選優(yōu)。強(qiáng)化以科學(xué)考核為關(guān)鍵的激勵(lì)機(jī)制。應(yīng)將日常協(xié)調(diào)、結(jié)合服務(wù)、文稿起草、調(diào)查研究、決策建議等業(yè)務(wù)要求細(xì)化分解到個(gè)人。應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)考核成果應(yīng)用，著力強(qiáng)化目標(biāo)考核的激勵(lì)約束功能。還應(yīng)構(gòu)建問責(zé)機(jī)制引入秘書工作管理過程，對(duì)在業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)過失，導(dǎo)致工作失誤的，明確責(zé)任追究，實(shí)行適度問責(zé)，不斷純潔和優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍。

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