檔案管理系統(tǒng)在人社部門中的應(yīng)用研究

韓彬

摘要：檔案管理系統(tǒng)在人社部門的運(yùn)用主要就是收集與整理部門內(nèi)部的工作檔案，然后在需要時(shí)可以快速調(diào)用，其在提升社會(huì)發(fā)展力與保障社會(huì)安全方面有著極大的作用和意義。當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提升，檔案管理系統(tǒng)的重要性在人社部門的體現(xiàn)較為明顯，本文主要分析目前人社部門檔案管理工作存在的常見問題，并進(jìn)一步闡述檔案管理系統(tǒng)在人社部門的運(yùn)用對(duì)策，希望可以優(yōu)化和完善人社部門檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 人社部門 運(yùn)用對(duì)策 分析

人社部門即為人力資源與社會(huì)保障局，該部門在建立和工作的過程中，需要對(duì)我國(guó)政治進(jìn)步、民生保障、社會(huì)發(fā)展以及財(cái)政稅務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，其既是我國(guó)文明發(fā)展的見證，同時(shí)還可以有效分析我國(guó)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀與存在的問題，進(jìn)而為我國(guó)發(fā)展提供正確的方向，所以說，人社部門的檔案信息十分重要，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面管理。檔案是借助文字與圖片以及視頻等形式記錄各種信息內(nèi)容，并且妥善保存，保障檔案可以在需要時(shí)向相關(guān)人員提供，進(jìn)而發(fā)揮出檔案的自身價(jià)值。所以，應(yīng)加強(qiáng)神社部門檔案管理，重視對(duì)各類文件的管理，提升文件的安全性，以便未來查閱和使用。

一、人社部門檔案管理工作常見的問題

（一）檔案管理硬件設(shè)施陳舊

人社部門所涉及到的檔案數(shù)量較多且內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，在分類與匯總檔案的過程中，工作量相對(duì)較大，因?yàn)槿松绮块T檔案管理設(shè)施較為陳舊，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了積壓現(xiàn)象，這一問題在檔案歸檔中較為明顯，由于檔案管理設(shè)備陳舊檔案處置空間不足等問題，使人社部門檔案資料難以實(shí)現(xiàn)集中管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理缺少實(shí)效性。此外，檔案存放空間不足也是人社部門難以對(duì)檔案進(jìn)行有效管理的重要問題，如果不加以整改，那么檔案就會(huì)無處存放，長(zhǎng)期堆積在各個(gè)辦公室中，長(zhǎng)此以往，就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或檔案破損等問題，使檔案難以發(fā)揮出自身價(jià)值。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)不統(tǒng)一

當(dāng)前，人社部門的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，其與傳統(tǒng)手工檔案管理方式相比較有諸多優(yōu)勢(shì)，可以快速處理和匯總以及分類檔案，有利于挖掘檔案中的信息內(nèi)容。但隨著人社部門檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，一些問題也隨之凸顯出來，問題體現(xiàn)的主要因素就是人社部門沒有完善且具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而導(dǎo)致各個(gè)地區(qū)與各個(gè)部門之間的檔案格式與存儲(chǔ)方式不統(tǒng)一，使地區(qū)與部門之間的檔案難以進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)搜索。這樣的問題會(huì)給人社部門檔案有效管理帶來極大的影響，也不利于檔案統(tǒng)一管理的落實(shí)。此外，人社部門檔案管理不完善也是主要問題，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，難以跨部門、跨區(qū)域查閱電子檔案信息，想要進(jìn)行這一操作，需要人社部門檔案管理人員在內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，然后在將紙質(zhì)化檔案進(jìn)行調(diào)檔，這樣才可以使相關(guān)人員獲取到檔案信息，這種繁瑣且復(fù)雜的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，也不利于人社部門檔案管理快速發(fā)展。

二、檔案管理系統(tǒng)在人社部門中的運(yùn)用對(duì)策

（一）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃

人社部門檔案管理應(yīng)努力克服和解決分散的局面，這種各自為政的局面難以提升人社部門檔案管理的有效性，所以需要構(gòu)建統(tǒng)一檔案管理模式。在過程中人社部門可以與其他部門進(jìn)行合作，聯(lián)合開展檔案管理可以保障檔案信息資源有一個(gè)科學(xué)且系統(tǒng)的布局。另外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)重視統(tǒng)一檔案管理發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)人社部門的宣傳，使社會(huì)群眾可以重視和關(guān)注人社部門，爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的重視，這樣可以使其向人社部門發(fā)放資金支持和人力支持，以便有效解決當(dāng)前人社部門檔案管理中人才缺少且資金匱乏等多項(xiàng)問題。

（二）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的人社部門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是在建立全網(wǎng)檔案統(tǒng)一化管理基礎(chǔ)上的首要舉措。在過程中其一應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案資源的重要性，檔案屬于一種特殊的資源，其可以為民生建設(shè)提供參考性的意見，因此，人社部門應(yīng)重視檔案管理工作。其二應(yīng)對(duì)電子檔案文本、傳遞及儲(chǔ)存方式進(jìn)行統(tǒng)一化設(shè)定，以此來保障各地區(qū)、各部門之間的電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)相互傳遞和交流，這樣的方式既可以降低人社部門檔案管理的工作量，同時(shí)還可以進(jìn)一步提升檔案資源的利用率。其三應(yīng)制定檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，并在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行推廣，使各級(jí)檔案館、高校檔案室、企業(yè)及各個(gè)部門檔案管理部門都能進(jìn)行統(tǒng)一化檔案管理，進(jìn)一步凸顯檔案管理的作用和效果，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。

（二）健全人社部門檔案管理機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)

人社部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好目標(biāo)管理。在過程中首先需要解決專業(yè)人員不足的問題，針對(duì)于人員調(diào)配來講，不可外聘兼職人員，也不可實(shí)行一人多用，這樣會(huì)降低檔案管理質(zhì)量，檔案管理應(yīng)配備專業(yè)且負(fù)責(zé)的人員，同時(shí)進(jìn)一步明確其崗位職責(zé);其次需要健全人社部門檔案制度建設(shè)工作，這項(xiàng)工作是保障檔案管理有效性的重點(diǎn)內(nèi)容。制度建設(shè)不可一次性設(shè)置完成，需要依照人社部門發(fā)展現(xiàn)狀來不斷完善。此外，還需要構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度，這是保障檔案管理工作質(zhì)量的重要內(nèi)容，不僅可以監(jiān)督工作人員對(duì)本職工作的積極性，同時(shí)還可以為提升人社部門檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)：

結(jié)合全文，人社部門檔案管理在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系中有著十分重要的作用，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理既可以保障檔案使用年限，同時(shí)還可以發(fā)揮出檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，在過程中人社部門需要實(shí)現(xiàn)各部之間的資源共享，完善檔案管理設(shè)施與設(shè)備，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)里，以此來實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

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