新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化策略

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是關(guān)系國計(jì)民生的重要領(lǐng)域，新醫(yī)改的實(shí)施標(biāo)志著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制進(jìn)人了全新的發(fā)展階段。在此背景下，醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的主力軍，其內(nèi)部管理效率的提升成為新醫(yī)改成功實(shí)施的重要保障，其中人事檔案管理尤為關(guān)鍵，人事檔案不僅記錄了醫(yī)務(wù)人員的基本信息，還涉及職業(yè)發(fā)展、績效考核、薪資福利等方面內(nèi)容，是醫(yī)院規(guī)范化管理的重要依據(jù)。然而當(dāng)前許多醫(yī)院在人事檔案管理上依然存在一些問題。因此，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理，不僅是推動(dòng)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的必要舉措，還是實(shí)現(xiàn)醫(yī)改目標(biāo)及提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要抓手。

1新醫(yī)改背景下醫(yī)院做好人事檔案管理的意義

1.1提升醫(yī)院管理效率

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院運(yùn)行的重要組成部分，對(duì)提升管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。一方面，醫(yī)院通過完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確掌握每一位員工的職業(yè)信息、崗位履歷、工作能力、業(yè)績表現(xiàn)，這些信息為醫(yī)院的人力資源規(guī)劃提供了重要依據(jù)，使醫(yī)院能夠更加科學(xué)地進(jìn)行崗位設(shè)置、人員配置及薪酬調(diào)整等工作，從而提高整體運(yùn)作效率。另一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理多以紙質(zhì)形式保存，存在查閱困難、信息更新不及時(shí)等問題，而信息化檔案管理則通過電子化手段，實(shí)現(xiàn)了檔案的即時(shí)查閱，極大地縮短了管理決策的時(shí)間，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的整體運(yùn)作效率。

1.2適應(yīng)新醫(yī)改體制改革的需求

在新醫(yī)改背景下，人事檔案管理通過整合、優(yōu)化、動(dòng)態(tài)更新，為醫(yī)院在新體制下的順利運(yùn)作提供了重要保障。第一，新醫(yī)改明確要求實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的高效配置和城鄉(xiāng)均衡發(fā)展，而人事檔案管理是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基礎(chǔ)條件。通過完善的人事檔案管理，醫(yī)院能夠全面掌握人力資源的數(shù)量、分布和專業(yè)技術(shù)能力等信息，并以此為依據(jù)科學(xué)地分配資源1。第二，新醫(yī)改推動(dòng)了醫(yī)療服務(wù)模式轉(zhuǎn)型，從單一的疾病治療向全面的健康管理轉(zhuǎn)變，而作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要工具，人事檔案管理的優(yōu)化能夠快速適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變。第三，新醫(yī)改推動(dòng)了城鄉(xiāng)醫(yī)療一體化發(fā)展，醫(yī)院的人才流動(dòng)性顯著增強(qiáng)，同時(shí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)務(wù)人員綜合能力的要求也不斷提高，而通過信息化的人事檔案管理，醫(yī)院能夠更加靈活地應(yīng)對(duì)人員流動(dòng)帶來的管理挑戰(zhàn)。

1.3保障醫(yī)務(wù)人員的權(quán)益

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)保障醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益具有重要意義。第一，醫(yī)院通過完善檔案管理，能夠準(zhǔn)確地記錄每一位員工的崗位、工齡、薪資待遇、績效考核結(jié)果等，這些數(shù)據(jù)直接關(guān)系到醫(yī)務(wù)人員的薪酬調(diào)整、職稱評(píng)定、福利發(fā)放。第二，新醫(yī)改推動(dòng)了醫(yī)院管理的深化改革，醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性顯著增強(qiáng)，合同簽訂、崗位變更等事務(wù)更加頻繁，在這種情況下，完善的人事檔案管理能夠?yàn)榻鉀Q勞資爭議提供明確依據(jù)。第三，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)療服務(wù)能力提出了更高要求，醫(yī)務(wù)人員的持續(xù)教育和職業(yè)技能提升變得尤為重要，而通過動(dòng)態(tài)更新人事檔案，醫(yī)院可以準(zhǔn)確記錄每位醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、技能認(rèn)證情況、專業(yè)資質(zhì)變更信息，這些數(shù)據(jù)不僅能夠?yàn)榕嘤?xùn)計(jì)劃的制訂提供支持，還能夠幫助醫(yī)務(wù)人員更加全面地規(guī)劃自己的職業(yè)發(fā)展。

2新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的幾點(diǎn)不適應(yīng)

2.1信息化建設(shè)滯后

第一，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善。部分醫(yī)院雖已引人信息化系統(tǒng)，但硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的兼容性較差，無法滿足人事檔案管理的高效需求，這種基礎(chǔ)設(shè)施的不完善直接影響了檔案信息的存儲(chǔ)、整理、檢索效率。第二，檔案數(shù)字化水平較低。在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，醫(yī)院對(duì)存量檔案的電子化處理進(jìn)度緩慢，導(dǎo)致大量歷史檔案仍以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理2。第三，信息管理系統(tǒng)的功能不全面。當(dāng)前部分醫(yī)院雖已上線人事檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)較為單一，主要局限于檔案存儲(chǔ)和查詢功能，無法滿足檔案信息分析、動(dòng)態(tài)更新、多部門協(xié)同管理的需求，導(dǎo)致實(shí)際使用率較低。功能的缺陷導(dǎo)致檔案信息的安全保障措施不健全，容易造成信息被泄露、丟失、篡改等問題，導(dǎo)致檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)較高。同時(shí)也造成信息化管理的不規(guī)范，導(dǎo)致各醫(yī)院管理系統(tǒng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)接口難以兼容，從而難以形成一體化的檔案管理體系。

2.2檔案管理制度不健全

第一，檔案管理流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理在檔案收集、歸檔、整理、存儲(chǔ)和使用的流程上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理環(huán)節(jié)隨意性較強(qiáng)，不同部門或人員在操作時(shí)采取各自的工作方式，導(dǎo)致管理的不規(guī)范性。第二，檔案管理規(guī)章制度的覆蓋范圍有限。在醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理制度中，僅針對(duì)部分基礎(chǔ)性操作提供了框架性指導(dǎo)，對(duì)于檔案的動(dòng)態(tài)管理、信息共享及與其他管理系統(tǒng)的銜接等關(guān)鍵問題缺乏明確規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理的實(shí)際需求難以得到全面滿足，從而難以適應(yīng)醫(yī)改帶來的新變化和新要求。第三，檔案管理制度缺乏對(duì)信息化的支持性規(guī)定。隨著信息化在檔案管理中的應(yīng)用逐步增多，現(xiàn)行制度在信息化建設(shè)、電子檔案管理的權(quán)限分配、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等方面沒有具體的規(guī)范和指導(dǎo)，導(dǎo)致信息化工作推進(jìn)過程中出現(xiàn)方向不明和協(xié)調(diào)性不足的問題。

2.3缺乏專業(yè)檔案管理人才

第一，檔案管理崗位的專業(yè)化水平不足。在許多醫(yī)院，人事檔案管理的崗位往往由非專業(yè)人員兼任，缺乏專職的檔案管理人員，這些兼任人員對(duì)檔案管理的相關(guān)政策、制度、規(guī)范掌握不夠深人，無法在管理工作中體現(xiàn)出高水平的專業(yè)能力。第二，從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備有限。檔案管理涉及法律法規(guī)、信息化技術(shù)、人力資源管理等領(lǐng)域的知識(shí)，但當(dāng)前醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的人員多半缺乏系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)背景，對(duì)于檔案管理相關(guān)的政策解讀、技術(shù)操作、流程優(yōu)化難以勝任，從而限制了檔案管理的提升空間。第三，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)。目前，醫(yī)院針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不健全，培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，內(nèi)容覆蓋范圍有限，難以滿足崗位需求，導(dǎo)致其能力提升速度滯后于實(shí)際工作需求。第四，缺乏針對(duì)信息化檔案管理的復(fù)合型人才。在檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型的過程中，醫(yī)院急需既具備檔案管理專業(yè)能力，又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，但當(dāng)前大多數(shù)檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的理解和運(yùn)用能力有限，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的深人參與能力，這種復(fù)合型人才的短缺導(dǎo)致信息化工作推進(jìn)緩慢，難以滿足新醫(yī)改對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

3新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化的策略

3.1推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

第一，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投人力度，為檔案管理提供先進(jìn)的硬件設(shè)備和高效的軟件系統(tǒng)。具體來說，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)能力，同時(shí)能夠滿足檔案錄人、查詢、分類、更新等多項(xiàng)功能需求。第二，針對(duì)醫(yī)院人事檔案仍以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)的問題，應(yīng)制定系統(tǒng)的檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。同時(shí)，新建檔案必須直接以電子形式錄人系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程的數(shù)字化覆蓋，以提升檔案信息的獲取效率。第三，醫(yī)院需要在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，完善系統(tǒng)功能，增強(qiáng)其實(shí)用性和多樣性，具體做法包括增加動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新模塊、實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新及引入智能化搜索功能，來提升數(shù)據(jù)檢索的速度和精準(zhǔn)度。第四，針對(duì)檔案信息化過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院需要構(gòu)建多層次的信息安全防護(hù)體系，為此應(yīng)通過引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認(rèn)證系統(tǒng)、權(quán)限分級(jí)管理模式，保護(hù)檔案信息的機(jī)密性和完整性。第五，醫(yī)院應(yīng)建立統(tǒng)一的人事檔案信息化管理規(guī)范，對(duì)檔案的電子錄人、數(shù)據(jù)更新、信息共享和存儲(chǔ)方式進(jìn)行明確規(guī)定，并結(jié)合醫(yī)院的具體情況，保證系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用、維護(hù)具有高度的統(tǒng)一性。

3.2完善人事檔案管理制度

第一，醫(yī)院需要建立清晰的檔案管理職責(zé)體系，將人事檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)明確分配到具體人員，并制定詳細(xì)的崗位職責(zé)說明書。第二，醫(yī)院需要針對(duì)人事檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查詢、使用等環(huán)節(jié)，建立統(tǒng)一的操作流程，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理手冊(cè)，同時(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)化流程應(yīng)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的具體步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、操作要求進(jìn)行明確規(guī)定。第三，醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行全面梳理，完善針對(duì)動(dòng)態(tài)管理、信息共享、檔案與其他系統(tǒng)銜接等方面的具體規(guī)定，以便使制度能夠涵蓋人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和場景4。第四，醫(yī)院需要通過多種渠道對(duì)檔案管理制度進(jìn)行宣傳，使全體員工充分了解檔案管理的重要性以及制度的具體內(nèi)容，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，幫助其深入理解制度并掌握相關(guān)的管理要求。第五，醫(yī)院需要針對(duì)信息化條件下的人事檔案管理特點(diǎn)，完善相關(guān)的規(guī)章制度，以便明確電子檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)，存儲(chǔ)要求及數(shù)據(jù)接口規(guī)范。同時(shí)，需要在制度中對(duì)檔案信息安全提出具體的防護(hù)措。例如，對(duì)數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、權(quán)限分配等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

3.3培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

第一，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理專職崗位，將人事檔案管理工作從其他行政事務(wù)中分離出來，明確其在醫(yī)院管理中的重要性。同時(shí)，在招聘時(shí)要明確檔案管理崗位的專業(yè)要求，優(yōu)先錄用具備檔案管理相關(guān)專業(yè)背景的人員。第二，醫(yī)院需要通過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，為檔案管理人員提供掌握政策法規(guī)、檔案技術(shù)及管理理念的機(jī)會(huì)。通過多樣化的學(xué)習(xí)手段，全面提升檔案管理人員在政策解讀、制度執(zhí)行、檔案技術(shù)運(yùn)用等方面的能力，使其能夠應(yīng)對(duì)新醫(yī)改背景下檔案管理的復(fù)雜需求5。第三，隨著醫(yī)務(wù)人員數(shù)量的增加和檔案管理工作的復(fù)雜化，現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍規(guī)模難以滿足需求，為此醫(yī)院應(yīng)根據(jù)人事檔案的數(shù)量和工作量，科學(xué)地評(píng)估崗位編制需求，并合理增加檔案管理人員的數(shù)量，以便滿足多樣化的管理需求。第四，檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)貫穿其整個(gè)職業(yè)生涯，醫(yī)院需要制訂定期的培訓(xùn)計(jì)劃，并將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作緊密結(jié)合，其中培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案管理法律法規(guī)、信息化技術(shù)應(yīng)用、新型檔案管理方法等。第五，檔案管理正在向信息化方向發(fā)展。因此，醫(yī)院需要一批既掌握檔案管理技能，又具備信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才，為此要與高等院校或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，共同開發(fā)檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合的專項(xiàng)課程。

結(jié)束語

總之，通過對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)滯后、管理制度不健全等問題的深人分析，總結(jié)提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，為醫(yī)院構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理體系提供實(shí)踐參考。未來，醫(yī)院人事檔案管理需要繼續(xù)結(jié)合新技術(shù)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，只有這樣才能為“健康中國”戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。

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作者簡介：姜萍（1979.09—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)肺科醫(yī)院館員，工作及研究方向：檔案管理。