論信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性的改革顯得至關(guān)重要且意義深遠(yuǎn)。正是因?yàn)橛辛藙?chuàng)新精神的驅(qū)動(dòng)，檔案管理工作才得以持續(xù)向前發(fā)展，并能夠緊跟信息化時(shí)代的步伐，以此全面提升檔案管理工作的整體水平與工作效率。而檔案管理工作在創(chuàng)新過程中難免會(huì)面臨一系列問題，需要采取相應(yīng)的解決對(duì)策來實(shí)現(xiàn)全方位的創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，推動(dòng)檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化和智能化方向發(fā)展。

1檔案管理的基本概述

檔案管理指的是對(duì)各類檔案資料在組織或機(jī)構(gòu)內(nèi)部開展全方位、系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)性的管理工作，其目的在于切實(shí)維護(hù)檔案的完整性、妥善保管、有效使用及安全傳遞等多元價(jià)值。其中，檔案管理內(nèi)容涵蓋了檔案的創(chuàng)建、整理、歸檔、檢索以及銷毀等一系列操作。檔案管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是信息化，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)作為支持手段，對(duì)電子文檔類檔案的創(chuàng)建、管理方式以及實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行深度探索，從而大幅度提升檔案管理的效率及便捷程度；二是全面性，必須對(duì)各類檔案進(jìn)行全方位的管理，其中既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包括新興的電子文檔類檔案以及混合型檔案等，以確保檔案管理的全面性及整體性；三是系統(tǒng)性，構(gòu)建健全的檔案管理體系，覆蓋檔案管理工作的分類、整理、標(biāo)識(shí)、保存、銷毀等環(huán)節(jié)，從而形成一套完整的檔案管理操作流程；四是規(guī)范化，嚴(yán)格按照既有的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行，保證檔案管理的合規(guī)性、精確性以及可靠性，避免檔案資料發(fā)生遺失、損毀或者篡改等現(xiàn)象；五是科學(xué)性，根據(jù)檔案學(xué)、信息管理等相關(guān)領(lǐng)域的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)合理地開展檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化及專業(yè)化水平。

2信息科技在檔案管理工作中的重要作用

2.1有助于提升檔案資料的收集與整合效率

檔案的收集、整理以及數(shù)據(jù)分析即是檔案管理的基石也是核心環(huán)節(jié)，其準(zhǔn)確程度與完整程度對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值具有極大的影響，同時(shí)也對(duì)檔案管理的工作效率提升至關(guān)重要。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，隨著信息數(shù)據(jù)量的爆發(fā)式增長，檔案管理工作所面臨的壓力也日益加大。而此時(shí)，借助于信息科技的強(qiáng)大力量，則可以為相關(guān)從業(yè)者提供更為便捷、高效的操作手段。通過合理運(yùn)用信息科技的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，檔案工作者在開展數(shù)據(jù)資源的搜集和整合任務(wù)過程中，能夠做到從多個(gè)維度和層次迅速完成工作。

2.2有助于為管理決策的制定提供科學(xué)依據(jù)

在各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施過程中，檔案管理的重要職能就是對(duì)單位部門所產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行全面化的收集和整理，在將這些信息匯集成數(shù)據(jù)庫并進(jìn)行系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)分析和綜合處理后，為所在單位或者部門提供更為詳細(xì)的信息資料以及科學(xué)依據(jù)，從而為他們制定合理化、有針對(duì)性的決策提供檔案智慧?！稒n案法》《檔案法實(shí)施條例》都將信息技術(shù)應(yīng)用擺在突出位置，拿出專門章節(jié)給予重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)。因此，將現(xiàn)代信息技術(shù)利用好、應(yīng)用好，不僅是數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然要求，還是檔案事業(yè)發(fā)展和推進(jìn)高效社會(huì)治理的內(nèi)在要求。管理單位要把握信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，加快人工智能、大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)技術(shù)與檔案管理融合的力度，促進(jìn)決策更加透明、精準(zhǔn)，展示檔案資源在社會(huì)管理中的獨(dú)特作用。

2.3有助于深度發(fā)掘檔案信息的潛在價(jià)值

開展檔案管理的目的不僅在于對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的保存歸檔，還要全面發(fā)掘并有效利用這些數(shù)據(jù)所蘊(yùn)含的深層次價(jià)值，為推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供更具權(quán)威性、更具實(shí)用性的數(shù)據(jù)信息作為決策參考。信息技術(shù)的進(jìn)步與應(yīng)用為檔案價(jià)值開發(fā)利用提供了難得的契機(jī)，體現(xiàn)了現(xiàn)代科技的工具性價(jià)值。一方面，智能化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，無論是在檔案調(diào)閱還是檢索過程中，檔案工作者都能夠獲得前所未有的便捷。他們只需借助關(guān)鍵詞就能實(shí)現(xiàn)檔案的關(guān)聯(lián)性調(diào)閱，檔案利用范圍顯著拓展，隱形檔案價(jià)值得以體現(xiàn)。另一方面，信息技術(shù)也為檔案信息智能化整合提供有益幫助，智慧化編研、個(gè)性化推薦已大范圍應(yīng)用推廣，進(jìn)一步提升了檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際應(yīng)用效果，使得檔案信息的價(jià)值得以最大程度地發(fā)揮出來。

3信息化時(shí)代檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理理念相對(duì)滯后

在這個(gè)瞬息萬變的信息時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都在努力尋求新的發(fā)展方向與路徑。而檔案管理工作亦需要緊隨時(shí)代潮流，及時(shí)優(yōu)化調(diào)整管理方式和治理模式，推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性作用。但是，一些單位對(duì)檔案管理不夠重視，資金和人員配備不到位的現(xiàn)象依然突出，檔案治理效能偏低。在政策落實(shí)過程中，依然固守傳統(tǒng)理念，管理手段單一保守，這無疑與社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)相脫節(jié)，也直接影響到檔案管理效能的充分挖掘，使得信息科技的優(yōu)勢(shì)難以得到體現(xiàn)，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的深入開展，同時(shí)也無法提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，從而影響整體數(shù)字化管理進(jìn)程的不斷深入。

3.2管理軟件的兼容性有待加強(qiáng)

在開展檔案管理工作過程中，為了進(jìn)一步提高資源的運(yùn)行效率，在通常情況下會(huì)采用各類不同的技術(shù)軟件來實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息材料的科學(xué)化管理。然而，在具體實(shí)踐過程中，由于所運(yùn)用的管理軟件不統(tǒng)一，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)軟件技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化整合，從而影響信息資源的共享及流轉(zhuǎn)，同時(shí)也不利于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的高效推進(jìn)與信息化水平的穩(wěn)步提高。

3.3檔案管理信息化人才資源不足

由于資金不足、重視程度不夠等原因，導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員無法得到及時(shí)且全面的職業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育機(jī)會(huì)，這不僅加劇了現(xiàn)有信息技術(shù)人才的短缺現(xiàn)象，而且也限制了檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。此外，就基層單位而言，多數(shù)檔案工作人員并未接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理及計(jì)算機(jī)相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。因此，他們所掌握的專業(yè)知識(shí)和技能也相對(duì)有限，這無疑在一定程度上減緩了檔案信息化建設(shè)的步伐。

4信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐路徑

4.1積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理的重要性不言而喻。檔案記錄著其發(fā)展歷程和重要決策，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找問題、規(guī)劃未來具有重要意義。因此，作為管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，必須要有長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型的必要性，投入更多的資金和資源。例如，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，設(shè)置專項(xiàng)的資金用于購置、升級(jí)軟硬件設(shè)施設(shè)備，為信息化工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。另外，要積極引人先進(jìn)的科技手段，進(jìn)一步提升檔案管理的效率和安全性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員檔案意識(shí)的培養(yǎng)，使他們能夠在日常開展工作過程中，樹立創(chuàng)新意識(shí)，以此為檔案管理的數(shù)字化、智能化發(fā)展提供源源不斷的助力，從而有效提升檔案的利用率。

4.2構(gòu)建數(shù)據(jù)共享及管理體系

在信息化時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)共享不僅是檔案工作的基礎(chǔ)工程，還是社會(huì)治理的關(guān)鍵性要素。在推進(jìn)中國式現(xiàn)代化過程中，加大社會(huì)治理部門的信息共享力度有利于提高社會(huì)管理質(zhì)量和水平，更好地滿足人民群眾的新需求。因此，在實(shí)踐中，社會(huì)部門對(duì)共享體系的建設(shè)較為迫切，希望建立一套完善的檔案共享及管理體系，從而保證檔案格式、結(jié)構(gòu)以及儲(chǔ)存等方式的統(tǒng)一性，以及信息共享的流暢性，這無疑是當(dāng)前信息化檔案管理工作所面臨的一項(xiàng)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為了達(dá)到檔案的共享與管理工作更加高效的目標(biāo)，有必要強(qiáng)化各機(jī)構(gòu)、部門乃至系統(tǒng)與平臺(tái)之間的協(xié)作配合力度，構(gòu)建一個(gè)開放式的管理平臺(tái)，同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化的接口規(guī)范，從而使各系統(tǒng)和平臺(tái)之間能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和信息共享，確保不同系統(tǒng)之間能夠準(zhǔn)確地識(shí)別和讀取檔案信息。也就是說，在共享體系的建設(shè)中首先要做好協(xié)作體系建設(shè)，包括共享范圍、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、利用協(xié)議等，實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)環(huán)境的有序穩(wěn)定。當(dāng)然，在開展信息化檔案管理工作過程中，還必須要高度重視數(shù)據(jù)的安全性與隱私保護(hù)問題，制定嚴(yán)格的分級(jí)管理和身份驗(yàn)證技術(shù)，營造檔案利用可信空間，實(shí)現(xiàn)檔案從采集到利用的全流程安全管理?？偟膩碚f，檔案數(shù)據(jù)共享治理體系的構(gòu)建，不僅可以推動(dòng)信息資源實(shí)現(xiàn)廣泛的共享和深度融合，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理的運(yùn)作效率和服務(wù)水平，還推動(dòng)了數(shù)字中國等戰(zhàn)略的落實(shí)落地，為其他行業(yè)信息化發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)參考。

4.3構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)

數(shù)字化管理平臺(tái)是現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理深度融合的產(chǎn)物，也是實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理的基礎(chǔ)性工程。該平臺(tái)的創(chuàng)建可以全方位地滿足當(dāng)前數(shù)字化管理的各項(xiàng)需求，包括檔案的收集、整理、簽署、審核、存儲(chǔ)、利用、借閱、共享、備份以及歸檔等環(huán)節(jié)。其優(yōu)勢(shì)在于智能化，提供的強(qiáng)大工具可以自動(dòng)完成一系列煩瑣的操作，讓檔案管理更加高效、透明和安全。首先，利用人工智能技術(shù)，如知識(shí)圖譜、自動(dòng)識(shí)別以及Agent代理等，可以有效提升數(shù)字檔案資源的智能化程度，從而為檔案查詢及檢索工作帶來更多的便捷性。為了更好地滿足當(dāng)代檔案管理的高要求，智能檔案檢索系統(tǒng)通過采用信息技術(shù)以及數(shù)字化工具，借助自然語言處理、智能代理以及知識(shí)圖譜等尖端技術(shù)來處理檔案數(shù)據(jù)，可以明確揭示數(shù)據(jù)間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。其次，通過構(gòu)建系統(tǒng)橋梁，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與用戶之間的信息溝通。在開展檔案管理信息化工作的進(jìn)程中，以應(yīng)用智能檢索技術(shù)為基礎(chǔ)，創(chuàng)建自動(dòng)匹配系統(tǒng)，精確捕捉用戶的檢索偏好和歷史記錄，進(jìn)而根據(jù)用戶的需求提供有針對(duì)性且精準(zhǔn)化的檢索建議。并且智能檢索技術(shù)不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，還可以對(duì)圖片、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效檢索，極大地提升了檔案的利用率。最后，數(shù)字化平臺(tái)可以提供相應(yīng)的工具，自動(dòng)完成整個(gè)文件審批、簽署和歸檔的流程，在減少手動(dòng)勞動(dòng)力需求的同時(shí)，顯著提高工作效率和減少大量的時(shí)間成本。另外，該平臺(tái)還可將文檔轉(zhuǎn)化為 PDF、JPG等格式，便于工作人員管理，并方便在需要時(shí)查看。通過諸如此類的創(chuàng)新舉措，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了從檔案采集、錄入、整理到借閱、利用再到檔案銷毀的完整閉環(huán)式管理。通過構(gòu)建這樣的數(shù)字化平臺(tái)，將能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。

4.4人才培養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)建設(shè)

一方面，加大對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度。在檔案管理信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)于具備檔案領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)與信息技術(shù)能力并重的復(fù)合型人才有著迫切需求。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理部門的員工進(jìn)行高強(qiáng)度的信息技術(shù)培訓(xùn)，以努力提升他們?cè)谛畔⒒h(huán)境下的專業(yè)素養(yǎng)及操作技巧。此外，還需致力于挖掘和引進(jìn)更多具備信息技術(shù)專長的優(yōu)秀人才投身到檔案管理行業(yè)，為檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展注人源源不斷的人才動(dòng)力。例如，高校可考慮增設(shè)檔案信息化相關(guān)專業(yè)課程，著力培養(yǎng)兼具檔案管理與信息技術(shù)雙重背景的專業(yè)化人才。而企事業(yè)單位則可通過舉辦內(nèi)部培訓(xùn)及交流活動(dòng)，推動(dòng)檔案管理從業(yè)者與信息技術(shù)專家間的知識(shí)共享與技能提升。另一方面，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，營造創(chuàng)新的文化氛圍。在檔案管理信息化創(chuàng)新的過程中，團(tuán)隊(duì)的協(xié)同合作和創(chuàng)新文化的支持是至關(guān)重要的。因此，應(yīng)當(dāng)著力加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)同合作精神和創(chuàng)新思維。同時(shí)，還需要營造一個(gè)鼓勵(lì)創(chuàng)新的文化氛圍和運(yùn)行機(jī)制，以此激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員在創(chuàng)新上投注更大的熱情。例如，可以設(shè)立創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)在檔案管理信息化創(chuàng)新方面表現(xiàn)出色的團(tuán)隊(duì)成員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。此外，還可以通過組織各類創(chuàng)新競賽和交流活動(dòng)，以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)分享和思維碰撞。

總之，面對(duì)信息科技日新月異的蓬勃發(fā)展，為了應(yīng)對(duì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，確保檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代步伐，滿足當(dāng)前不斷增長的發(fā)展需求，同時(shí)推動(dòng)檔案管理事業(yè)向更高層次發(fā)展，必須探索并開拓檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展路徑。因此，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)抓住此契機(jī)，銳意進(jìn)取，積極應(yīng)用新興技術(shù)，從而有效應(yīng)對(duì)檔案工作中可能出現(xiàn)的各種難題，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和品質(zhì)。

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作者簡介：徐智林（1983—），大學(xué)學(xué)歷，四川省資陽市安岳縣退役軍人服務(wù)中心檔案館員。研究方向：檔案管理。