提高醫(yī)院檔案利用效率的方法與途徑探索

醫(yī)院檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的核心之一，涵蓋患者病歷、醫(yī)學(xué)影像、科研數(shù)據(jù)、行政管理等多種信息內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著醫(yī)療信息化的快速推進(jìn)，數(shù)字技術(shù)逐漸改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式。因缺乏高效的利用機(jī)制，檔案資源的潛在價(jià)值尚未得到充分發(fā)揮，不僅增加了醫(yī)院的信息處理成本，也削弱了檔案支持醫(yī)療決策。因此，提升醫(yī)院檔案利用效率，直接關(guān)系到醫(yī)療資源的有效分配，還對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部管理、外部發(fā)展、科研創(chuàng)新具有重要意義。

1提高醫(yī)院檔案利用效率的意義

1.1優(yōu)化醫(yī)院管理流程

第一，在傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式中，檔案存儲(chǔ)通常依賴(lài)人工操作，流程煩瑣且效率較低，而提高檔案的利用效率，可以使醫(yī)院的各類(lèi)業(yè)務(wù)流程得以無(wú)縫銜接，大幅降低了因信息傳遞延遲而引發(fā)的溝通障礙，從而減少內(nèi)部資源的浪費(fèi)并提升整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)作效率。第二，在傳統(tǒng)醫(yī)院管理流程中，檔案數(shù)據(jù)的低效利用不僅造成數(shù)據(jù)無(wú)法完整發(fā)揮作用，還容易誘發(fā)管理問(wèn)題，而通過(guò)提升檔案利用效率，能夠建立更精細(xì)化的管理體系，這種高效的檔案利用還可以為醫(yī)院的外部合作提供信息支持，有助于完善醫(yī)院的透明度。第三，高效利用檔案大量節(jié)約人力查閱時(shí)間，減少因信息傳遞不暢導(dǎo)致的重復(fù)性工作。通過(guò)讀取檔案分析主管部門(mén)的行政效率，醫(yī)院可以有針對(duì)性地調(diào)整流程，從而有效提升業(yè)務(wù)處置效率。綜上所述，提高醫(yī)院檔案利用效率可以顯著優(yōu)化管理流程，這種優(yōu)化體現(xiàn)在工作流程的連貫性提升、資源配置的精準(zhǔn)性增強(qiáng)、信息化管理水平的全面升級(jí)等多個(gè)層面。

1.2提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量

第一，醫(yī)學(xué)診斷與治療依賴(lài)對(duì)患者病史及臨床數(shù)據(jù)全面了解的信息主要存儲(chǔ)于醫(yī)院的檔案系統(tǒng)中，而通過(guò)提升檔案的利用效率，可以為醫(yī)生提供實(shí)時(shí)更新的患者病歷數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的醫(yī)療服務(wù)。第二，疾病隨訪或康復(fù)管理時(shí)，高效的檔案利用可使醫(yī)生清晰掌握患者的歷史診療信息及疾病發(fā)展過(guò)程，確保后續(xù)治療的連續(xù)性，有利于為醫(yī)院改進(jìn)質(zhì)量提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持。第三，在現(xiàn)代化醫(yī)療環(huán)境中，患者的診療往往需要多個(gè)專(zhuān)科協(xié)作完成，而檔案作為科室間信息流轉(zhuǎn)的媒介，其利用效率直接決定了協(xié)作服務(wù)的高效與否。例如，快速共享患者全面的診療信息，可使各科室在統(tǒng)一框架下展開(kāi)協(xié)作，從而更有效地制定綜合診療方案，減少科室間因信息不對(duì)稱(chēng)而產(chǎn)生的延誤。第四，通過(guò)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院能夠系統(tǒng)整理海量病例數(shù)據(jù)，識(shí)別疾病的發(fā)生規(guī)律及治療效果，從而為醫(yī)學(xué)科研和臨床實(shí)踐提供數(shù)據(jù)支持。不僅能夠推動(dòng)新技術(shù)及新療法的研發(fā)，還能在診療過(guò)程中為醫(yī)生提供有力的科學(xué)參考，進(jìn)而更好地改進(jìn)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。因此，提高醫(yī)院檔案利用效率可以全面推動(dòng)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，這種效率的提升能夠?yàn)榛颊咛峁└鼉?yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，也有助于促進(jìn)醫(yī)院在競(jìng)爭(zhēng)激烈的醫(yī)療市場(chǎng)中實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)。

2提高醫(yī)院檔案利用效率的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理數(shù)字化水平不足

第一，許多醫(yī)院的檔案管理體系尚未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，存在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面，這種混合模式導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的分散性問(wèn)題，從而難以形成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。第二，在部分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的醫(yī)院中，也僅是部分檔案完成了數(shù)字化處理，而其他檔案仍屬于手工記錄或未被收錄到數(shù)字化系統(tǒng)中，這種零散的數(shù)字化進(jìn)程制約了整體檔案資源的高效使用。第三，不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)未建立完善的數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中的信息未能及時(shí)更新，與實(shí)際情況存在差距，從而降低數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第四，在醫(yī)院檔案數(shù)字化過(guò)程中，現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)往往缺乏針對(duì)性設(shè)計(jì)，一些系統(tǒng)功能相對(duì)單一，僅能滿足基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與查詢需求，導(dǎo)致難以全面支撐檔案的高效利用2。第五，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的支持力度不足。在一些醫(yī)院，檔案管理部門(mén)的軟硬件設(shè)施相對(duì)落后，存儲(chǔ)設(shè)備容量有限，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

2.2檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化缺失

第一，不同醫(yī)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)在檔案信息收集與整理環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，這使得檔案記錄的格式、書(shū)寫(xiě)方式、信息內(nèi)容存在差異。這種差異性增加了檔案整合的復(fù)雜度，不利于數(shù)據(jù)在醫(yī)院內(nèi)部的利用。第二，一些醫(yī)院未建立細(xì)化的檔案分類(lèi)規(guī)則，在信息歸檔過(guò)程中，分類(lèi)粒度過(guò)粗或過(guò)細(xì)現(xiàn)象并存，不僅極大降低了檔案的可查性，還影響利用效率。第三，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化模板，檔案信息的填報(bào)字段和維度差異較大，同一類(lèi)型的內(nèi)容在不同檔案中可能會(huì)出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)填報(bào)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性大打折扣。第四，部分醫(yī)院缺少檔案管理中使用的統(tǒng)一編碼或標(biāo)識(shí)規(guī)則，這種不規(guī)范的編碼方式直接降低了檔案的識(shí)別效率，從而使信息在被調(diào)取時(shí)難以快速定位3

2.3檔案利用意識(shí)不足

第一，部分醫(yī)院管理層對(duì)檔案利用的戰(zhàn)略意義認(rèn)識(shí)不足。將檔案管理過(guò)于局限于存儲(chǔ)和保存功能，而忽視了其在優(yōu)化決策、提升服務(wù)質(zhì)量、推動(dòng)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的潛在價(jià)值，導(dǎo)致檔案利用長(zhǎng)期處于低投入狀態(tài)。第二，很多員工對(duì)檔案資源的豐富性和全面性缺乏足夠了解。誤認(rèn)為檔案僅是一種靜態(tài)記錄，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其在多方面的潛在價(jià)值，導(dǎo)致檔案資源開(kāi)發(fā)和價(jià)值挖掘空間因此受限。第三，部分醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作和使用技能掌握不足。導(dǎo)致對(duì)檔案信息查詢、數(shù)據(jù)分析等功能不熟悉，因而放棄對(duì)檔案的進(jìn)一步利用。第四，不同科室或部門(mén)之間缺乏協(xié)作性。工作中需要相關(guān)檔案信息時(shí)往往面臨獲取受阻或傳遞不及時(shí)的問(wèn)題，這使得員工對(duì)檔案利用的熱情受到壓制，因而主動(dòng)調(diào)取檔案的意愿降低。

3提高醫(yī)院檔案利用效率的方法與途徑

3.1推動(dòng)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)

第一，為解決醫(yī)院檔案管理體系中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的問(wèn)題，應(yīng)加快檔案信息化的全體系建設(shè)。為此醫(yī)院需要制定明確的發(fā)展規(guī)劃，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。此外，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，集中存儲(chǔ)和管理檔案資源，確保所有信息實(shí)現(xiàn)整合管理，為后續(xù)利用奠定基礎(chǔ)。第二，為擴(kuò)大檔案數(shù)字化的覆蓋范圍，醫(yī)院需要對(duì)檔案分類(lèi)進(jìn)行梳理。明確哪些類(lèi)別的檔案尚未被廣泛納人數(shù)字化系統(tǒng)，其中對(duì)于遺漏的檔案類(lèi)別，要集中資源補(bǔ)錄。同時(shí)，建立覆蓋所有科室和業(yè)務(wù)場(chǎng)景的檔案管理體系，確保檔案數(shù)字化不局限于個(gè)別部門(mén)或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，真正做到院內(nèi)涵蓋全面，以便解決檔案數(shù)字化覆蓋不足的問(wèn)題。第三，為應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)更新和維護(hù)滯后的問(wèn)題，應(yīng)建立動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。為此醫(yī)院檔案系統(tǒng)需要配備高效的數(shù)據(jù)同步功能，確保實(shí)時(shí)更新患者的診療信息、管理記錄等動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。同時(shí)，引入基于人工智能的數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)工具，自動(dòng)發(fā)現(xiàn)并標(biāo)記錯(cuò)誤或異常的數(shù)據(jù)，減少人工校對(duì)的工作量，將系統(tǒng)更新提高到更高效的水平。第四，為解決現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能單一的問(wèn)題，醫(yī)院需要與技術(shù)供應(yīng)商合作，加強(qiáng)檔案管理軟件的定制化開(kāi)發(fā)。第五，為加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)全面升級(jí)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保硬件能夠支撐龐大的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系進(jìn)行完善，劃分權(quán)限管理級(jí)別，加強(qiáng)敏感數(shù)據(jù)的安全防控，避免信息泄露。第六，為解決檔案系統(tǒng)數(shù)字化過(guò)程中的人力資源和技術(shù)能力匹配不足問(wèn)題，醫(yī)院需要配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)、數(shù)據(jù)管理提供全面支持。

3.2制定統(tǒng)一的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)

第一，為解決醫(yī)院部門(mén)間檔案記錄格式不一致的問(wèn)題，必須制定統(tǒng)一的檔案記錄格式規(guī)范。為此醫(yī)院可以組織跨部門(mén)協(xié)作，結(jié)合各科室的需求，將檔案記錄格式細(xì)化為標(biāo)準(zhǔn)化模板，以便確保各類(lèi)信息在記錄時(shí)具備統(tǒng)一結(jié)構(gòu)。第二，為解決檔案分類(lèi)與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)缺乏統(tǒng)一規(guī)則的問(wèn)題，醫(yī)院需要建立基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的分類(lèi)體系，為此要在全面梳理檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求，制定分類(lèi)細(xì)則，以便對(duì)檔案按照業(yè)務(wù)范圍、記錄時(shí)間、管理層級(jí)等維度進(jìn)行清晰的分類(lèi)標(biāo)注。第三，為解決檔案記錄內(nèi)容字段設(shè)置不統(tǒng)一的問(wèn)題，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的字段模板來(lái)確保檔案信息的一致性。為此可以參考國(guó)家或行業(yè)推薦的字段標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合臨床和管理需求，將檔案各模塊的核心字段進(jìn)行統(tǒng)一化設(shè)計(jì)，并對(duì)每個(gè)字段的內(nèi)容范圍、采集要求、填寫(xiě)方式作出詳細(xì)說(shuō)明4。第四，為解決檔案管理系統(tǒng)對(duì)接外部時(shí)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化接口設(shè)計(jì)的問(wèn)題，醫(yī)院需要建設(shè)接口標(biāo)準(zhǔn)化體系。同時(shí)，技術(shù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)制定開(kāi)放性的標(biāo)準(zhǔn)接口文檔，列出數(shù)據(jù)交換的格式和邏輯規(guī)則，并對(duì)跨系統(tǒng)對(duì)接過(guò)程中的一些關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，以便降低數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的復(fù)雜度，從根本上提高數(shù)據(jù)共享的效率。第五，為解決檔案記錄的編碼與項(xiàng)目標(biāo)識(shí)規(guī)范化不足的問(wèn)題，醫(yī)院可以參考國(guó)際通用的醫(yī)療編碼標(biāo)準(zhǔn)（如ICD、DRG），對(duì)診療和管理活動(dòng)中涉及的檔案進(jìn)行編碼，以便確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程中具備獨(dú)立性。同時(shí)，為各類(lèi)檔案提供統(tǒng)一的項(xiàng)目編號(hào)，并通過(guò)信息系統(tǒng)賦予每項(xiàng)檔案唯一的數(shù)字代碼，以便使檔案檢索和編碼管理高度一致，為后續(xù)的大數(shù)據(jù)分析提供規(guī)范化支持。第六，為解決數(shù)據(jù)錄人與審核機(jī)制不完善的問(wèn)題，需要建立嚴(yán)格的錄人規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并形成長(zhǎng)效機(jī)制。為此要將信息錄入標(biāo)準(zhǔn)化操作程序納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，以便確保每位工作人員能夠熟練掌握相關(guān)技能。

3.3提升人員的檔案利用意識(shí)

第一，為解決醫(yī)院管理層對(duì)檔案利用戰(zhàn)略意義認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，需要通過(guò)強(qiáng)化檔案價(jià)值的宣傳，提升管理者的重視程度。第二，為解決一線醫(yī)務(wù)人員在工作中檔案利用主動(dòng)性低的問(wèn)題，需要在醫(yī)院日常運(yùn)行中加強(qiáng)檔案利用要求的制度化約束，為此應(yīng)將檔案利用作為日常管理工作的核心環(huán)節(jié)。第三，為克服醫(yī)院內(nèi)部檔案利用宣傳教育缺乏的問(wèn)題，醫(yī)院可以通過(guò)建立檔案利用教育常態(tài)化機(jī)制，定期組織全體職工參與“檔案利用周”活動(dòng)方式，增強(qiáng)職工對(duì)檔案價(jià)值的直觀認(rèn)識(shí)。第四，為解決醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案系統(tǒng)操作和使用技能掌握不足的問(wèn)題，需要建立完善的技能培訓(xùn)體系。例如，針對(duì)不同科室及崗位需求，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)分層次培訓(xùn)課程，以便使每位員工都能掌握與其崗位相關(guān)的檔案系統(tǒng)操作能力5。第五，為解決檔案信息跨部門(mén)共享機(jī)制不健全造成的檔案利用意識(shí)受阻問(wèn)題，需要通過(guò)建章立制，為各部門(mén)提供明確的檔案共享細(xì)則。同時(shí)，基于檔案信息的共享需求，定期組織科室間的研討會(huì)，讓員工不僅對(duì)檔案的全面性和流通性增強(qiáng)了解，還能更有效地提升檔案數(shù)據(jù)的互通利用率。第六，為解決檔案利用缺乏激勵(lì)機(jī)制的問(wèn)題，需要通過(guò)激勵(lì)手段全面調(diào)動(dòng)員工的檔案利用積極性。為此醫(yī)院可以將檔案利用與個(gè)人績(jī)效考核掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予獎(jiǎng)勵(lì)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要信息資源，提高利用效率對(duì)優(yōu)化管理流程，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量及推動(dòng)醫(yī)學(xué)研究均具有深遠(yuǎn)意義。未來(lái)，在智慧醫(yī)院建設(shè)的大背景下，醫(yī)院檔案利用的需求將愈發(fā)復(fù)雜，這要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)在實(shí)踐中持續(xù)探索，以便為提高檔案利用效率提供方向。

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作者簡(jiǎn)介：潘峰（1969.05—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市煙臺(tái)山醫(yī)院副研究館員，從事醫(yī)院檔案管理工作。研究方向：醫(yī)院檔案管理。