模型驅動式電子文件歸檔實踐研究

作為記錄項目建設全過程的“數(shù)字印記”，電子文件對實現(xiàn)項目全生命周期管理具有戰(zhàn)略價值。目前建設項目電子文件歸檔存在兩大問題：一是歸檔自動化程度低導致的效率瓶頸1；二是系統(tǒng)異構、接口不統(tǒng)一造成的檔案資源整合難問題2。對此，（以下簡稱“公司\"）以《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》為指引，以高速磁浮實驗中心建設項目電子文件歸檔為研究對象，提出模型驅動式電子文件歸檔關鍵策略與實現(xiàn)路徑，以期為行業(yè)提供可驗證的系統(tǒng)性解決方案。

一、試點項目建設背景

2016年8月，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局與國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016），明確規(guī)定了應對電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。2016年11月，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合印發(fā)了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》檔發(fā)[2016]11號），旨在加強建設項目檔案工作，規(guī)范建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，使檔案工作更好地為國家項目的建設、運行和管理服務。2017年，住房和城鄉(xiāng)建設部修訂發(fā)布《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117—2017），明確規(guī)定了建設電子文件的形成、歸檔，以及建設電子檔案的移交、接收、保管、利用等全過程管理要求。2018年4月，國家檔案局修訂發(fā)布《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28一2018），明確規(guī)定了建設項目電子文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等方面的技術要求。2019年4月，為推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升建設項目電子文件和電子檔案管理效率，國家檔案局組織開展建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究。

高速磁浮作為引領未來交通變革的核心技術，憑借其高速、高效、綠色環(huán)保等優(yōu)勢，成為我國交通強國戰(zhàn)略的重要布局方向。高速磁浮實驗中心建設項目作為關鍵基礎設施，承擔著核心技術研發(fā)驗證、測試優(yōu)化等重任。鑒于其電子文件歸檔對全生命周期管理的重要支撐作用，同時為探索軌道交通裝備制造行業(yè)的創(chuàng)新歸檔路徑，2019年公司以高速磁浮實驗中心建設項目為載體申報國家試點項目，并成功入選第二批名單。

二、模型驅動式電子文件歸檔關鍵策略

為實現(xiàn)同一類業(yè)務電子文件的標準化歸檔管理，公司通過將歸檔范圍、分類規(guī)則及元數(shù)據(jù)范圍和規(guī)則等要素進行封裝，形成文件材料整理與歸檔的標準化模板，即“電子文件歸檔模型\"（以下簡稱“歸檔模型\"）。該歸檔模型作為管理同類業(yè)務檔案的標準模板，構成模型驅動式歸檔體系的技術基座。在歸檔過程中，檔案管理系統(tǒng)依托歸檔模型預設的歸檔范圍與歸檔策略，自動校驗歸檔文件的完整性，智能著錄元數(shù)據(jù)，并完成檔案分類、組卷組件工作，最后使歸檔后的電子文件按既定規(guī)則存儲。

歸檔模型設計方法包含兩大核心步驟：確定歸檔范圍與定義歸檔活動。在具體實施層面，需先確定歸檔范圍，再將歸檔范圍按照業(yè)務流程分解、文件來源相同、元數(shù)據(jù)相似的原則進行邏輯切分，形成多個歸檔移交作業(yè)單元，開展歸檔活動。以建設項目為例，可將設計階段、施工階段、驗收階段分別定義為獨立的歸檔活動，最后將歸檔活動有序整合起來，形成具備業(yè)務適配性的標準化歸檔模型。

在高速磁浮實驗中心建設項目電子文件歸檔實施過程中，公司成立了由項目管理人員、檔案管理人員、信息化人員等組成的工作組，系統(tǒng)推進電子文件歸檔模式的構建。通過開展業(yè)務流程梳理、歸檔范圍確定、歸檔活動定義、歸檔模型設計及技術攻關等工作，公司最終實現(xiàn)了電子文件全流程自動化歸檔。

（一）文件材料歸檔范圍確定

歸檔范圍的確立以業(yè)務范圍界定為根本前提，遵循“標準牽引、業(yè)務適配、動態(tài)優(yōu)化”的遞進式路徑。高速磁浮實驗中心建設項目業(yè)務范圍包括實驗廠房建設、配置試驗設備等。整個項目建設過程中會產生項目管理類文件、基建類文件、設備類文件及實驗設備調試數(shù)據(jù)。

在確定業(yè)務范圍的基礎上，工作組系統(tǒng)推進歸檔范圍確定工作。首先，采用對標對表法，對標《建設項目檔案管理規(guī)范》等標準，梳理形成包含管理類文件、基建類文件、設備類文件的初步歸檔范圍框架。其次，運用合同追溯法，結合項目特征、行業(yè)規(guī)范及合同條款開展全業(yè)務流程調研，通過逆向推導補全隱性文件，確保業(yè)務鏈條全覆蓋。4最后，將歸檔范圍、保管期限與元數(shù)據(jù)規(guī)則集成，形成《建設項目文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，詳細記錄文件密級、知悉范圍、保管期限、分類及電子文件的形成來源等信息。為保障實施質量，工作組同步建立跨部門協(xié)同審核機制，依托專項檢查實現(xiàn)歸檔范圍的動態(tài)優(yōu)化閉環(huán)管理。

（二）電子文件歸檔模型設計

為實現(xiàn)文件材料的分類分階段歸檔目標，基于業(yè)務流程分解、文件來源相同及元數(shù)據(jù)相似的原則，工作組開展歸檔模型設計工作。其首先將文件材料歸檔范圍按上述原則分解為多個獨立的歸檔活動，在此基礎上設計具有“歸檔活動層一歸檔文件層一歸檔策略層\"三層結構的歸檔模型（示例見圖1）。在該模型中，歸檔活動層對應具體業(yè)務節(jié)點文件生成場景：歸檔文件層定義該歸檔活動包含的文件材料歸檔范圍；歸檔策略層定義該活動下的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則及訪問控制權限等。

歸檔模型具有兩大技術特性：一是動態(tài)擴展性，支持新增業(yè)務節(jié)點的無縫接入；二是規(guī)則柔性適配能力，既可通過標準化模板滿足通用歸檔要求，又能借助參數(shù)化配置模塊快速適配不同業(yè)務場景的特殊需求，實現(xiàn)標準化與定制化的動態(tài)平衡。

依據(jù)歸檔模型、歸檔活動的設計思路，工作組為高速磁浮實驗中心建設項目設計了4套歸檔模型：設備類文件歸檔模型、基建類文件歸檔模型、項目管理類文件歸檔模型、調試數(shù)據(jù)歸檔模型。同時，工作組定義了多個歸檔活動，設備類文件歸檔模型主要包括立項、招標合同、設備安裝、驗收轉固4個歸檔活動；基建類文件歸檔模型主要包括前期、施工、監(jiān)理、竣工驗收、竣工圖5個歸檔活動：項目管理類文件歸檔模型主要包括立項、可行性研究、初步設計、竣工驗收、OA文件5個歸檔活動；調試數(shù)據(jù)歸檔模型主要包括A1試驗臺、A2試驗臺、A3試驗臺、A4試驗臺、A5試驗臺、A6試驗臺6個歸檔活動。

三、模型驅動式電子文件歸檔實現(xiàn)路徑

為實現(xiàn)高速磁浮實驗中心建設項目電子文件歸檔，工作組通過“問題診斷一方案設計一技術攻關”三階推進機制開展工作。高速磁浮實驗中心建設項目電子文件歸檔面臨的主要問題包括：電子文件分散存儲于個人終端、OA系統(tǒng)中，因缺乏標準化收集與分類規(guī)則，導致歸檔效能低；另外，該項目中各試驗臺均為大型、復雜、高精尖設備，調試過程中會產生海量的數(shù)據(jù)，目前行業(yè)內缺乏成熟歸檔范式和可參照的成熟案例。為解決上述問題，工作組制訂了詳細的實現(xiàn)方案、開展技術攻關，設計了3種歸檔實現(xiàn)路徑（見圖2）。針對個人終端電子文件，通過“標準化歸檔文件夾”路徑歸檔；針對OA系統(tǒng)電子文件，通過“標準化歸檔接口\"路徑歸檔；針對調試數(shù)據(jù)，開發(fā)調試數(shù)據(jù)采集專用平臺，通過“歸檔信息包 + 標準化歸檔接口\"路徑歸檔。

在安全防護層面，工作組構建了一套多維防御體系，應用準入檢測、進程監(jiān)控、混合加密、病毒查殺、文件沙箱等安全技術有效保障電子檔案的安全性。

（一）個人終端電子文件歸檔實現(xiàn)路徑

個人終端電子文件歸檔由歸檔部門通過標準化歸檔文件夾實現(xiàn)在線歸檔。標準化歸檔文件夾由歸檔模型驅動生成，其實現(xiàn)路徑包含三個核心階段：歸檔文件夾生成、文件夾智能推送、電子文件自動化歸集與元數(shù)據(jù)自動著錄。在歸檔文件夾生成階段，檔案管理人員創(chuàng)建歸檔任務時會選定歸檔模型并錄入項目基礎信息（名稱/設備編號/負責人），系統(tǒng)基于語義解析引擎自動生成標準化文件夾結構、元數(shù)據(jù)模板及ACL權限組；在文件夾智能推送階段，通過與企業(yè)AD域控系統(tǒng)集成，將標準化目錄結構及操作指引精準推送至負責人終端設備；在電子文件自動化歸集與著錄階段，系統(tǒng)首先通過智能識別引擎解析文件特征，繼而結合路徑映射規(guī)則自動分類存儲文件，最后依據(jù)歸檔模型預設的元數(shù)據(jù)策略，采用規(guī)則引擎約束與NLP智能補全相結合的方式完成元數(shù)據(jù)著錄。

使用標準化歸檔文件夾方式，項目管理人員僅需執(zhí)行文件鑒定與選擇并將其定向存儲至預設歸檔目錄。系統(tǒng)根據(jù)歸檔模型自動完成組卷、組件、元數(shù)據(jù)著錄、四性檢測等。整個檔案移交過程效率提升顯著且操作便捷。檔案收集時效性較手工整理著錄模式顯著提升。

（二）OA系統(tǒng)電子文件歸檔實現(xiàn)路徑

OA系統(tǒng)電子文件歸檔通過標準化歸檔接口實現(xiàn)。在設計接口前，工作組需系統(tǒng)性分析OA歸檔集成要素，明確核心數(shù)據(jù)字段，包括文件形成部門、項目名稱、文件類型、文件創(chuàng)建時間、責任人等。這些元數(shù)據(jù)構成了歸檔接口的數(shù)據(jù)集成基礎，確保在進行電子文件歸檔時能夠攜帶完整的著錄信息。同時工作組研究歸檔集成框架，4采用RESTfuI架構作為底層框架，將歸檔模型及歸檔活動嵌入接口邏輯，構建標準化歸檔接口。當OA系統(tǒng)業(yè)務流程觸發(fā)歸檔節(jié)點時，系統(tǒng)會自動將待歸檔文件推送至中間庫，并附加以JSON格式封裝的結構化數(shù)據(jù)，包含文件路徑、元數(shù)據(jù)字段及業(yè)務關聯(lián)信息。歸檔接口實時監(jiān)測中間庫狀態(tài)，一旦捕獲新文件，便啟動數(shù)據(jù)解析程序：首先通過JSON解析器提取文件元數(shù)據(jù)，OCR解析關鍵詞，識別文件形成部門、所屬項目、文件類型等關鍵信息；隨后，接口依據(jù)預設規(guī)則，利用規(guī)則匹配技術將解析后的元數(shù)據(jù)與歸檔模型中的規(guī)則進行比對，若匹配成功，則會將其自動保存至預歸檔庫。例如，若項目名稱匹配“高速磁浮實驗中心建設項目”，接口會自動將其匹配至OA系統(tǒng)電子文件歸檔活動下，并根據(jù)該節(jié)點預設的歸檔策略，執(zhí)行文件格式校驗、元數(shù)據(jù)補全、分類編號等操作。

（三）調試數(shù)據(jù)歸檔實現(xiàn)路徑

為實現(xiàn)設備調試數(shù)據(jù)規(guī)范化歸檔，工作組搭建了一個覆蓋調試策劃、執(zhí)行監(jiān)控、過程記錄及結果采集的調試數(shù)據(jù)采集專用平臺，并將檔案要求如元數(shù)據(jù)規(guī)則等嵌入該平臺。該平臺通過全流程管控機制對調試數(shù)據(jù)形成、流轉、歸檔的全過程進行管控，有效保障了調試數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性，顯著提升了調試過程的可追溯性與數(shù)據(jù)可信度。基于預置元數(shù)據(jù)規(guī)則，調試數(shù)據(jù)采集專用平臺自動封裝符合《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DAT48—2019）的歸檔信息包，并將信息包推送至中間庫。歸檔接口實時監(jiān)測中間庫狀態(tài)，通過智能抓取和結構化解析操作提取信息包中的設備名稱等關鍵標識，與調試數(shù)據(jù)歸檔模型下的歸檔活動匹配，依據(jù)歸檔活動預設的歸檔邏輯，自動完成6個試驗臺調試數(shù)據(jù)的提取及分類歸檔。

四、結語

模型驅動式電子文件歸檔模式通過構建動態(tài)可擴展的歸檔模型與智能化技術框架，實現(xiàn)了電子文件歸檔的范式升級，其核心價值在于將業(yè)務邏輯與檔案管理規(guī)則深度融合，形成可適配多場景的標準化解決方案。高速磁浮實驗中心建設項目電子文件歸檔實踐，驗證了模型驅動機制在解決跨系統(tǒng)歸檔等問題中的普適性，為復雜工程項目的數(shù)字化資產管理提供了方法論支撐。

隨著數(shù)字化轉型、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等領域的快速發(fā)展，電子文件歸檔將面臨數(shù)據(jù)規(guī)模指數(shù)級增長、多模態(tài)數(shù)據(jù)融合、安全可信需求升級等新挑戰(zhàn)。筆者建議從以下三個方面深化探索：其一，推動模型驅動機制與新興技術的深度融合，強化檔案數(shù)據(jù)的防篡改能力與語義關聯(lián)性；其二，構建行業(yè)級歸檔模型庫與動態(tài)優(yōu)化平臺，支持跨領域知識遷移與標準互通；其三，聯(lián)合技術開發(fā)者與行業(yè)用戶，建立“業(yè)務一檔案一監(jiān)管”一體化管理體系，推動電子文件單套制從試點實踐向制度化、生態(tài)化演進，推進檔案事業(yè)數(shù)字化轉型進程。

注釋及參考文獻：

[1]張寧，路敏.我國工程項目電子文件單軌制實施現(xiàn)狀調查與思考[J].檔案學通訊，2022（3）：65-71.

[2]李朝霞.建設項目檔案工作從雙套制走向單套制的破圈之路[J].檔案學研究，2024（5）：100-106.

[3]張建先.基于管理實踐的建設項目檔案完整性探析[J].北京檔案，2024（11）：41-44.

[4]王強，吳志杰.業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架：構建與內涵解析[J].中國檔案，2021（3）：77.

[5]劉越男，王紅敏，賀譚濤.數(shù)字化轉型進程中檔案與業(yè)務雙向賦能的框架與路徑研究——以建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理為例[].檔案學研究，2025（1）：105-112.