對(duì)公文中主題詞標(biāo)引的思考

何珊

【摘要】主題詞是公文的組成要素之一，它既有別于“關(guān)鍵詞”，也有別于“主題語”。正確使用公文主題詞便于揭示公文主要內(nèi)容，便于公文歸檔管理、檢索查詢，便于辦公自動(dòng)化和公文處理的規(guī)范化。但從當(dāng)前的機(jī)關(guān)工作實(shí)踐來看，在公文主題詞標(biāo)引上還存在著許多問題。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，談一下正確標(biāo)引公文主題詞的粗淺認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】主題詞現(xiàn)狀措施

一、現(xiàn)狀及其原因分析

公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，是體現(xiàn)公文主題特征及歸屬類別、能為計(jì)算機(jī)識(shí)別的名詞或名詞性詞組。但是我們時(shí)?？梢园l(fā)現(xiàn)，公文主題詞標(biāo)引中，標(biāo)引的隨意性較大,錯(cuò)標(biāo)、漏標(biāo)的現(xiàn)象比較突出，把公文標(biāo)題的關(guān)鍵詞視作主題詞、缺少公文主題的別詞或是內(nèi)容屬詞標(biāo)引不當(dāng)、隨意組培主題詞的現(xiàn)象比比皆是。甚至在地方政府辦公室秘書科起草的文件中，竟然會(huì)出現(xiàn)“ 領(lǐng)導(dǎo)講話XXX（人名）通報(bào)”這類主題詞。殊不知人名一般不作為主題詞使用。公文主題詞的缺省不僅影響了公文法定的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和公文處理工作效率，影響了基層黨政機(jī)關(guān)的形象，而且對(duì)檔案分類也頗有影響。

筆者分析，造成這樣的現(xiàn)狀原因有四：

一是認(rèn)識(shí)程度不夠。由于主體是公文的主要組成部分，占據(jù)版心的大部分位置，主體對(duì)公文質(zhì)量的好壞起著決定性的作用，因此許多人過分強(qiáng)調(diào)公文主體的完整性、規(guī)范性和用詞的準(zhǔn)確性，認(rèn)為一份公文只要具備公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、發(fā)文印章和附注等7個(gè)要素，就是完整合格的公文。出于這個(gè)觀念，很多人不能清醒地認(rèn)識(shí)公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用，忽略了主題詞存在的必要性和重要性，認(rèn)為主題詞和公文的關(guān)系不大，標(biāo)與不標(biāo)、標(biāo)對(duì)標(biāo)錯(cuò)無關(guān)緊要。恰恰相反，缺少了眉首和版記，無論七要素如何完整，行文如何準(zhǔn)確流暢，它首先是不完整的公文，就不可能合格和規(guī)范。

二是參考依據(jù)有限。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由中共中央廳秘書局1998年8月修訂的《公文主題詞表》和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局1997年12月修訂的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》。此外，遵照國(guó)標(biāo)，相關(guān)行業(yè)和部門結(jié)合自身公文處理實(shí)際，制訂了各自的主題詞表。電力系統(tǒng)公文處理的主題詞標(biāo)引，則是依據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-1999），省委、省政府、原國(guó)家電力公司修訂頒發(fā)的公文處理辦法，以及2001年原江西省電力工業(yè)局據(jù)此印發(fā)的公文處理實(shí)施細(xì)則。但是由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和電網(wǎng)事業(yè)的快速發(fā)展，各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)了很多問題。因此，根據(jù)工作需要不斷完善、規(guī)范主題詞的應(yīng)用、制作迫在眉睫。

三是專業(yè)培訓(xùn)缺乏。文件審核是秘書人員的日常工作之一，對(duì)主題詞不標(biāo)注或許可以糾正，但也不可能完全做到準(zhǔn)確、規(guī)范地標(biāo)引主題詞。筆者發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)各類文秘工作培訓(xùn)不少，但專題針對(duì)主題詞的培訓(xùn)幾乎沒有?；鶎愚k公室秘書因白天忙于辦文、辦會(huì)等事務(wù)性工作，晚上忙于爬格子，實(shí)際參培時(shí)間少之又少。即便是通過自學(xué)，對(duì)主題詞認(rèn)識(shí)也缺乏系統(tǒng)性，加之實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足，認(rèn)識(shí)的有限性和理解的差異性，使得秘書人員在審核公文主題詞時(shí)往往拿捏不準(zhǔn)，即費(fèi)時(shí)間又弄不準(zhǔn)確，造成標(biāo)注的主題詞缺乏準(zhǔn)確性和一致性。

四是執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)。無規(guī)矩不成方圓，有規(guī)矩則要執(zhí)行。主題詞選擇中明確規(guī)定，“當(dāng)文件所反映的時(shí)間因素和位置因素超出詞表規(guī)定的范圍時(shí)，可進(jìn)行自由標(biāo)引，但每份文件只限1個(gè)，而且須用‘△加以標(biāo)注?！笨杀氖?，在我們大呼執(zhí)行力的當(dāng)代，又有多少人熟知主題詞的標(biāo)引規(guī)則，有多人掌握主題詞的標(biāo)引規(guī)則、方法和技巧。在日常工作中接觸到的各類文件中，我們很難看到‘△符號(hào)的出現(xiàn)，取而代之的是一些隨心所欲地采用句子或短語形式代替的令人啼笑皆非、標(biāo)新立異的詞類，使得標(biāo)注的主題詞沒有任何檢索價(jià)值。

五是電腦的迅速發(fā)展。當(dāng)前，大多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都具備公文檢索體系，人們可以通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。但是主題詞的標(biāo)引不正確，則使得檢索范圍有限，查找跨度較小。日常工作中，我們習(xí)慣在“開始”菜單中用“包含文字”模糊查找需要的文件，而非通過查找主題詞這種真正意義的信息檢索方法搜索所需文件。科技的迅速發(fā)展和日常習(xí)慣的養(yǎng)成，無疑使人們忽視了標(biāo)引主題詞的意義和作用。雖然，新上線的協(xié)同辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)文件標(biāo)題提取主題詞，但也存在一定的錯(cuò)誤，不能正確、完整地反映公文內(nèi)容。如《關(guān)于印發(fā)〈贛西電網(wǎng)2011年繼電保護(hù)及安全自動(dòng)裝置整定方案〉的通知》，協(xié)同辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成“華東地區(qū)江西供電公司通知”；《關(guān)于解決220kV新珠線#7、#8塔基安全隱患的函》，系統(tǒng)自動(dòng)生成主題詞 “公安安全函”，而建議分別改為“能源繼電保護(hù)方案通知”、“能源線路安全函”。

二、解決措施與建議

公文主題詞的制作、標(biāo)引、查找，不僅要求標(biāo)注者必須了解公文的主題內(nèi)容，確定主題概念，而且還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準(zhǔn)確反映主題概念的主題詞挑選出來進(jìn)行標(biāo)注。因此標(biāo)注類屬詞的難度占據(jù)了公文主題詞審核的大部分時(shí)間。公文主題詞的選取方法也不是一兩句就能說清的，因此如何讓公文主題詞既不費(fèi)時(shí)又相對(duì)準(zhǔn)確，是擺在當(dāng)前的一個(gè)難題。

前提：高度重視標(biāo)引

隨著信息社會(huì)的飛速發(fā)展，各單位對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)的加大，信息量、數(shù)據(jù)量的的增加，公文使用頻率也隨之加大。為進(jìn)一步適應(yīng)規(guī)范化、精益化管理的要求，各級(jí)各單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是機(jī)關(guān)辦公室的部門和秘書工作者，應(yīng)要提高對(duì)公文主題詞嚴(yán)肅性、重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，把主題詞標(biāo)注水平作為衡量公文制作質(zhì)量的一條重要標(biāo)準(zhǔn)，并以此評(píng)判公文制作者和秘書人員的工作能力，杜絕標(biāo)注的隨意性，保證標(biāo)注的準(zhǔn)確性和一致性。各單位公文制作者要把公文主題詞標(biāo)注工作當(dāng)作責(zé)無旁貸的分內(nèi)事，把主題詞當(dāng)作公文的完整要素規(guī)范標(biāo)注，不斷提高標(biāo)注工作水平。

基礎(chǔ)：強(qiáng)化專題培訓(xùn)

不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。主題詞標(biāo)注工作是個(gè)系統(tǒng)、繁瑣，又在不斷發(fā)生變化的工作，具體的工作人員除了要懂公文制作基礎(chǔ)知識(shí)，學(xué)習(xí)標(biāo)注規(guī)范外，還要不斷加強(qiáng)政治理論、行業(yè)管理及相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)包括辦公自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)在內(nèi)的先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和技能。因此，為提高公文主題詞標(biāo)引的質(zhì)量和公文的整體水平，應(yīng)每年定期對(duì)各級(jí)文秘人員和檔案管理人員開展公文處理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握正確的標(biāo)注方法，熟悉相關(guān)規(guī)則和要求，準(zhǔn)確規(guī)范標(biāo)注主題詞，以確保公文和檔案的高質(zhì)量、高水平。此外，保證文秘和檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定性，加強(qiáng)公文審核環(huán)節(jié)的考核，也是保證公文處理的連續(xù)性和公文主題詞標(biāo)引規(guī)范化的有效途徑。

保障：修訂完善主題詞表

建議制定或完善統(tǒng)一的內(nèi)部公文主題詞表和標(biāo)注規(guī)則。各單位除參照國(guó)務(wù)院公文主題詞表和本行業(yè)試用的公文主題詞表外，應(yīng)該根據(jù)自身的特色和需要，制定內(nèi)部通用的公文主題詞，并根據(jù)發(fā)展和需要，及時(shí)增補(bǔ)和刪減詞目，并盡可能收納工作范圍內(nèi)的基本名詞術(shù)語、業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術(shù)語，使公文詞表的編制在保持與《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》的銜接和協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，又突出本行業(yè)特點(diǎn)，兼顧思想性、科學(xué)性、實(shí)用性和概括性，便于單位內(nèi)部各部門遵照使用。

突破：實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新

公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找，同時(shí)也嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。財(cái)政部早在1996文件就印發(fā)了《財(cái)政系統(tǒng)公文主題詞表》，并為編排了手工標(biāo)引和自動(dòng)標(biāo)引兩種主題詞檢索方式，設(shè)計(jì)了《財(cái)政系統(tǒng)公文主題詞表》標(biāo)引軟件，使快速準(zhǔn)確地查找、標(biāo)引主題詞成為可能。工作人員輸入文件標(biāo)題，可以獲得軟件自動(dòng)生成的主題詞，同時(shí)還能利用該軟件檢測(cè)、查驗(yàn)主題詞的標(biāo)引是否正確和規(guī)范。因此，筆者建議電力系統(tǒng)部門也可借鑒此方式，進(jìn)一步完善協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)功能，改變主題詞的編寫和標(biāo)引和審核難的狀況，使主題詞變成一件輕松的工作，并且快速、準(zhǔn)確、規(guī)范，促進(jìn)公文的規(guī)范化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率。