公共就業(yè)服務(wù)視角下流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理策略研究

流動(dòng)人員檔案作為人力資源管理的重要組成部分，既是個(gè)人職業(yè)歷程的真實(shí)記錄，又是促進(jìn)就業(yè)和優(yōu)化人力資源配置的關(guān)鍵工具。然而，當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)流動(dòng)人員復(fù)雜多變的就業(yè)環(huán)境，難以滿足社會(huì)對檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和可獲取性的高標(biāo)準(zhǔn)需求。與此同時(shí)，公共就業(yè)服務(wù)在推動(dòng)就業(yè)和人才流動(dòng)方面的作用愈發(fā)凸顯，檔案管理的數(shù)字化改革不僅提升了服務(wù)的便捷性和覆蓋面，還為公共就業(yè)服務(wù)體系提供了重要的技術(shù)支撐。

1公共就業(yè)服務(wù)視角下流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1滿足流動(dòng)人員就業(yè)信息動(dòng)態(tài)管理的需求

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)結(jié)構(gòu)的不斷轉(zhuǎn)變，勞動(dòng)者的流動(dòng)性顯著增加，流動(dòng)人員的就業(yè)形態(tài)日益復(fù)雜多樣，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以有效應(yīng)對流動(dòng)人員就業(yè)信息的頻繁變動(dòng)和復(fù)雜記錄需求。在這一背景下，流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理成為適應(yīng)現(xiàn)代就業(yè)環(huán)境的必然選擇2。通過數(shù)字化手段對流動(dòng)人員就業(yè)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，能夠更加全面、及時(shí)地記錄勞動(dòng)者的職業(yè)生涯軌跡，從而為人力資源的科學(xué)配置與就業(yè)促進(jìn)提供有力支持。數(shù)字化管理能夠突破時(shí)間和空間的限制，使檔案信息在收集、整理和存儲(chǔ)的過程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化管理不僅在信息錄入和存檔方面更加便捷，還能夠動(dòng)態(tài)追蹤勞動(dòng)者的就業(yè)變動(dòng)情況。無論是流動(dòng)人員的就業(yè)變動(dòng)、職業(yè)培訓(xùn)情況，還是個(gè)人技能的更新，檔案管理部門均能實(shí)時(shí)掌握并更新數(shù)據(jù)，從而確保檔案信息的現(xiàn)實(shí)性和準(zhǔn)確性。這對于流動(dòng)人員管理中的信息滯后、不對稱等問題具有顯著的改善作用，極大地提高了檔案管理效率與服務(wù)水平[3。

1.2提高檔案信息共享能力，增強(qiáng)公共就業(yè)服務(wù)的覆蓋面

當(dāng)前，部分地區(qū)的公共就業(yè)服務(wù)部門在檔案管理上存在著信息更新滯后、共享不及時(shí)等問題，一定程度上制約了服務(wù)的廣度和有效性。而檔案的數(shù)字化管理則能夠有效提高檔案信息共享的能力，進(jìn)而增強(qiáng)公共就業(yè)服務(wù)的覆蓋面。首先，流動(dòng)人員檔案信息共享能力的提高，有助于公共就業(yè)服務(wù)體系的互聯(lián)互通，提升服務(wù)的廣度和效率。通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫和完善的信息共享平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息在各級公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的實(shí)時(shí)共享。不僅能夠使各部門及時(shí)獲取流動(dòng)人員的就業(yè)信息，還有利于優(yōu)化人力資源配置，提升整體服務(wù)效率。例如，山東省通過建立“兩臺一庫”管理體系，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺、網(wǎng)上辦事平臺以及流動(dòng)人員檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與共享，顯著提高了公共就業(yè)服務(wù)的便利性和覆蓋面4。其次，流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理還能為公共就業(yè)服務(wù)提供更加豐富的社會(huì)資源整合支持。在共享機(jī)制的支持下，不同公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織之間的信息壁壘被打破，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的跨部門協(xié)同應(yīng)用。這種資源整合不僅能夠?yàn)榱鲃?dòng)人員提供更加全面的就業(yè)服務(wù)，還能夠通過檔案信息的動(dòng)態(tài)更新，為社會(huì)政策的制定與實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.3保障流動(dòng)人員就業(yè)權(quán)益，提升服務(wù)的精準(zhǔn)度與便捷性

在流動(dòng)人員就業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜的背景下，保障其就業(yè)權(quán)益，提升服務(wù)的精準(zhǔn)度和便捷性已成為公共就業(yè)服務(wù)改革的重要任務(wù)。通過檔案的數(shù)字化管理，流動(dòng)人員檔案管理的服務(wù)模式得到全面優(yōu)化，為流動(dòng)人員的就業(yè)權(quán)益提供了有力保障。首先，數(shù)字化管理的推進(jìn)可以確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為流動(dòng)人員就業(yè)權(quán)益的保障提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案因跨地域流動(dòng)而出現(xiàn)信息丟失、管理混亂等問題，在一定程度上影響了流動(dòng)人員在社保、工齡認(rèn)定等方面的合法權(quán)益。數(shù)字化管理通過信息系統(tǒng)的集中化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，有效避免檔案在跨地區(qū)流動(dòng)時(shí)出現(xiàn)的遺失和信息不對稱問題，使得流動(dòng)人員在遇到勞動(dòng)爭議、退休辦理等事項(xiàng)時(shí)，能夠依托完整、真實(shí)的檔案材料，保障自身合法權(quán)益不受損害5。其次，數(shù)字化檔案管理的精準(zhǔn)服務(wù)模式，可以根據(jù)流動(dòng)人員的個(gè)體特征，為其提供更加匹配的就業(yè)機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)。通過檔案的動(dòng)態(tài)管理，公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠準(zhǔn)確掌握流動(dòng)人員的職業(yè)經(jīng)歷、技能水平、培訓(xùn)需求等信息，并結(jié)合崗位需求精確匹配，從而有效提升就業(yè)服務(wù)的針對性和成功率。

2公共就業(yè)服務(wù)視角下流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1檔案信息更新不及時(shí)，無法滿足動(dòng)態(tài)就業(yè)需求

在流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理過程中，檔案信息更新不及時(shí)的問題日益凸顯，嚴(yán)重制約公共就業(yè)服務(wù)的效率和質(zhì)量。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，就業(yè)形態(tài)逐漸呈現(xiàn)多樣化和動(dòng)態(tài)化特征，流動(dòng)人員的職業(yè)變動(dòng)頻繁，包括崗位調(diào)動(dòng)、技能培訓(xùn)、職稱變更等情況不斷發(fā)生。由于檔案管理的流程繁雜、更新機(jī)制滯后等問題，流動(dòng)人員檔案的動(dòng)態(tài)信息無法得到及時(shí)有效更新，這使得檔案信息與就業(yè)者的實(shí)際情況之間產(chǎn)生較大的偏差，嚴(yán)重影響檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。傳統(tǒng)檔案管理中存在信息錄入的滯后性，主要表現(xiàn)為在流動(dòng)人員的就業(yè)變動(dòng)或職務(wù)調(diào)整后，檔案信息未能得到及時(shí)更新。不僅影響流動(dòng)人員在就業(yè)市場的競爭力，還使得公共就業(yè)服務(wù)部門在為其提供就業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)時(shí)面臨較大障礙，無法根據(jù)最新的檔案信息做出科學(xué)合理的決策。

2.2信息共享機(jī)制不完善，跨部門數(shù)據(jù)互通受限

流動(dòng)人員檔案管理涉及多個(gè)部門和機(jī)構(gòu)，由于現(xiàn)有信息共享機(jī)制不健全，各部門之間的數(shù)據(jù)交流與共享面臨諸多困難，導(dǎo)致檔案信息無法有效互通，影響了檔案管理的整體效能。首先，各部門的信息系統(tǒng)存在孤立性和封閉性，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象較為普遍。盡管部分地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但公共就業(yè)服務(wù)部門、人才服務(wù)中心等往往獨(dú)立管理自己的檔案信息系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)平臺和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，使得跨部門間的信息共享受阻。不同部門各自為政，數(shù)據(jù)難以在系統(tǒng)之間無縫傳遞，導(dǎo)致信息的重復(fù)采集和錄人，不僅增加了管理負(fù)擔(dān)，也導(dǎo)致檔案信息的冗余和不一致性，影響了檔案信息的可靠性和權(quán)威性。其次，由于缺乏完善的信息共享機(jī)制，不同部門之間的信息共享存在政策和管理層面的障礙。在現(xiàn)行的檔案管理制度中，對于跨部門檔案信息的共享缺少明確的法律法規(guī)支持和具體的執(zhí)行細(xì)則，使得各部門之間在檔案信息共享時(shí)存在顧慮，尤其是在信息安全和隱私保護(hù)方面，往往由于怕承擔(dān)責(zé)任而拒絕或拖延信息共享。這種政策壁壘使得流動(dòng)人員的檔案信息在流動(dòng)過程中難以被及時(shí)獲取，造成信息滯后，嚴(yán)重影響流動(dòng)人員在跨區(qū)域就業(yè)時(shí)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

2.3檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息化水平亟待提高

當(dāng)前，許多公共就業(yè)服務(wù)部門的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施未能跟上信息化發(fā)展的需求，嚴(yán)重影響檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，制約流動(dòng)人員檔案管理的整體發(fā)展。首先，檔案存儲(chǔ)設(shè)備老化、信息化建設(shè)滯后。在許多公共就業(yè)服務(wù)部門，檔案管理的硬件設(shè)備依舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案柜和老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)和電子檔案管理平臺。在檔案數(shù)量不斷增長的情況下，傳統(tǒng)設(shè)備的承載能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需求，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)空間不足、檔案存放雜亂無序等問題頻繁發(fā)生。其次，檔案管理系統(tǒng)的信息化水平低，自動(dòng)化處理能力不足。許多檔案管理部門在信息化系統(tǒng)的建設(shè)上投入不足，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)功能較為單一，缺乏智能化的數(shù)據(jù)采集、錄人和更新機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理仍然需要大量的手動(dòng)操作和人工干預(yù)。

3公共就業(yè)服務(wù)視角下的流動(dòng)人員檔案數(shù)字化管理策略

3.1健全檔案更新機(jī)制，提高信息動(dòng)態(tài)管理水平

現(xiàn)階段，流動(dòng)人員的就業(yè)信息具有高度的動(dòng)態(tài)性和復(fù)雜性，檔案管理必須緊跟就業(yè)形勢變化，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確更新，以更好地服務(wù)于公共就業(yè)服務(wù)體系。首先，應(yīng)建立科學(xué)高效的檔案信息動(dòng)態(tài)更新制度，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。在政策層面，應(yīng)制定和完善相關(guān)法規(guī)和規(guī)章制度，明確流動(dòng)人員檔案信息的更新頻率和責(zé)任主體，規(guī)范檔案信息的采集、核實(shí)、更新等流程。公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過明確的職責(zé)分工，落實(shí)責(zé)任追究制度，確保每一項(xiàng)檔案信息的變更都能得到及時(shí)記錄和處理。同時(shí)，為進(jìn)一步保障檔案更新的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，公共就業(yè)服務(wù)部門應(yīng)建立一套高效的監(jiān)督考核機(jī)制，對檔案更新的進(jìn)展情況定期檢查和評估，確保檔案信息與流動(dòng)人員的實(shí)際情況保持同步。其次，應(yīng)優(yōu)化檔案信息的采集和更新流程，簡化手續(xù)，提高管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，信息更新流程煩瑣、涉及環(huán)節(jié)過多，導(dǎo)致檔案信息更新滯后。因此，有必要對現(xiàn)有的檔案管理流程優(yōu)化和再造，通過精簡審批環(huán)節(jié)、減少不必要的流程，提高信息更新的效率。具體而言，可以推廣“標(biāo)準(zhǔn)化操作流程”管理模式，設(shè)定檔案更新的標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范，明確各部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制和操作流程，確保檔案信息的采集和錄入更加高效。同時(shí)，公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極探索“一站式”檔案管理服務(wù)，通過集中受理、統(tǒng)一處理的方式，提高檔案信息的采集和更新效率，減少信息傳遞中的滯后和誤差。

3.2完善信息共享平臺，強(qiáng)化跨部門的數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)協(xié)作

首先，建立統(tǒng)一的檔案信息共享標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范跨部門的數(shù)據(jù)對接流程，確保信息共享的規(guī)范化和一致性。對檔案信息的格式、數(shù)據(jù)字段、存儲(chǔ)要求、傳輸協(xié)議等方面做統(tǒng)一規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各部門在信息采集和共享中的一致性。例如，可以依托國家相關(guān)檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步細(xì)化和規(guī)范各部門在檔案信息共享中的操作指南，確保信息的無縫對接與高效流轉(zhuǎn)。其次，完善跨部門協(xié)作機(jī)制，明確職責(zé)和信息共享責(zé)任。通過設(shè)立跨部門的協(xié)調(diào)委員會(huì)或信息共享聯(lián)絡(luò)小組，定期召開溝通會(huì)議，共同制定信息共享的工作計(jì)劃和目標(biāo)，協(xié)調(diào)解決信息共享中存在的問題。同時(shí)，各部門應(yīng)當(dāng)簽署檔案信息共享協(xié)議，明確信息共享的具體流程、職責(zé)分工以及數(shù)據(jù)安全管理要求，確保各部門在信息共享中都有明確的責(zé)任和義務(wù)，形成統(tǒng)一行動(dòng)，保障檔案信息的有效流動(dòng)。最后，強(qiáng)化信息安全管理。具體而言，要明確檔案信息的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行信息查詢和使用。與此同時(shí)，要通過數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，對檔案信息在共享過程中的安全進(jìn)行有效保護(hù)，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被非法獲取或篡改。此外，各部門還應(yīng)定期對信息共享平臺的安全性能進(jìn)行檢測和升級，防止信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全威脅，確保檔案信息共享的全程安全。

3.3加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，推動(dòng)檔案管理智能化升級

首先，需要加大對檔案管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，提升檔案存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)處理能力?，F(xiàn)有的檔案管理設(shè)備在存儲(chǔ)能力、處理效率和安全性能等方面已難以滿足日益增長的檔案管理需求。因此，必須對現(xiàn)有的硬件設(shè)備進(jìn)行更新和升級。具體來說，應(yīng)購置更加先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，提高檔案存儲(chǔ)容量和數(shù)據(jù)存取速度，確保能夠應(yīng)對流動(dòng)人員檔案信息的不斷增長。此外，應(yīng)配備高性能的數(shù)據(jù)處理服務(wù)器，提升檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，使得大量檔案數(shù)據(jù)的錄人、查詢和更新能夠迅速完成。其次，推動(dòng)檔案管理軟件系統(tǒng)的升級，提高信息化和智能化水平。現(xiàn)有的檔案管理軟件系統(tǒng)普遍存在功能單一、自動(dòng)化程度低等問題，難以支持檔案管理的信息化升級。因此，公共就業(yè)服務(wù)部門應(yīng)加大對軟件系統(tǒng)的開發(fā)和引進(jìn)力度，建設(shè)功能齊全、操作便捷的檔案管理平臺。可以引進(jìn)具有智能化數(shù)據(jù)處理和分析能力的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)采集、數(shù)據(jù)分類、信息分析等功能，進(jìn)一步減少人工操作，提高數(shù)據(jù)錄入和處理的精準(zhǔn)度。同時(shí)，應(yīng)建立檔案信息的動(dòng)態(tài)更新和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息的實(shí)時(shí)更新與追蹤，確保信息的現(xiàn)實(shí)性和可靠性。通過智能化系統(tǒng)的運(yùn)用，檔案管理不僅能提高信息處理的效率，還能更好地為公共就業(yè)服務(wù)的精準(zhǔn)決策提供數(shù)據(jù)支持。

通過健全檔案更新機(jī)制、完善信息共享平臺、加大基礎(chǔ)設(shè)施投人等措施，能夠有效提升流動(dòng)人員檔案管理的效率和服務(wù)水平，切實(shí)保障流動(dòng)人員的就業(yè)權(quán)益。未來，應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)檔案管理的智能化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不斷探索創(chuàng)新管理模式，以進(jìn)一步提升公共就業(yè)服務(wù)的質(zhì)量和覆蓋面，更好地支持人力資源的科學(xué)配置與就業(yè)促進(jìn)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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作者簡介：孫濤（1977—），大學(xué)學(xué)歷，濰坊市坊子區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心館員，研究方向：檔案信息化、檔案管理等。