基于數(shù)據(jù)挖掘的科研檔案開發(fā)利用策略研究

現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，使得各行各業(yè)進人大數(shù)據(jù)信息化時代，科研檔案是有關(guān)部門單位科學研究工作的全過程記錄，專業(yè)性及規(guī)范性比較強，是當代科技信息的重要載體，也是全社會進行科學技術(shù)研發(fā)行為的關(guān)鍵基礎(chǔ)。這就需要相關(guān)工作人員樹立信息化意識，明確數(shù)據(jù)挖掘、主動推送、機器學習等技術(shù)對于科技檔案開發(fā)利用的重要性，進一步擴大科研檔案共享范圍，完善開發(fā)利用制度，規(guī)范信息化建設，最大限度地促進成果轉(zhuǎn)化，從根本上提升科研檔案的利用率，使其更好地服務于科研事業(yè)整體發(fā)展。

1基于數(shù)據(jù)挖掘的科研檔案開發(fā)利用要點分析

大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)可快速推動科研檔案向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，數(shù)字技術(shù)的應用也使得檔案文件的全流程管理效率得到了有效提升。

1.1大數(shù)據(jù)背景下科研檔案的類型劃定及基本特征

科研檔案是相關(guān)部門單位在開展科學研究時活動或者對科研活動進行管理的過程中形成的檔案信息。在形式上，過去主要以文字、圖表等紙質(zhì)文件為主，現(xiàn)階段演變出3D模型、音頻、影像、3D建模等多種電子檔案文件。在內(nèi)容上，分為科研過程、科技成果、科研數(shù)據(jù)等多種類型信息。在類別上，分別有科研項目申報書、項目合同、研究論文、審查評審、審計報告等材料?？蒲袡n案不僅存儲了過去科研人員的研究過程，還記錄了較多的科研經(jīng)驗、創(chuàng)新思維與改革方式，能夠為未來開展各項科研活動提供精準參考，是推動技術(shù)進步、研究成果應用的重要資產(chǎn)。

在數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，科研檔案呈現(xiàn)出以下幾種特征。一是數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴大。在信息化時代，各行各業(yè)得檔案文件呈井噴式增長，科研檔案也是如此，主要在于現(xiàn)代OA辦公系統(tǒng)及檔案信息管理系統(tǒng)平臺軟件的深度應用及快速普及，科研檔案數(shù)字資源庫逐步完善，“增量電子化、存量數(shù)字化”的建設模式使得整體數(shù)字化率大大提升，科研檔案大數(shù)據(jù)管理模式得以形成。二是數(shù)據(jù)種類越發(fā)復雜。在大數(shù)據(jù)背景下，使得科研檔案內(nèi)容以更多的形式及載體存在，整體呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息融合格局，甚至其中細分為文書檔案、聲像檔案、項目檔案等多種文件資料，異構(gòu)性的科研檔案對于精細化管理也提出了更高要求。三是數(shù)據(jù)價值越來越大。科研檔案對于國家發(fā)展、社會進步具有重要意義，其作為科研行為的歷史記錄，具有較強得權(quán)威性及可靠性，現(xiàn)階段對其深度利用，可使相關(guān)部門最快進入科研節(jié)奏，避免走彎路、走錯路，使其更加高效地開發(fā)利用科研檔案潛在得利用價值，從而更好地發(fā)揮服務民生作用。

1.2新時代背景下科研檔案信息管理發(fā)展趨勢

大數(shù)據(jù)時代背景下為科研檔案的管理、開發(fā)、利用、共享等業(yè)務提出了新的要求并提供了變革式的發(fā)展環(huán)境，整體發(fā)展趨勢有以下三個方面。一是緊跟時代潮流，適應時代發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，使科研檔案由過去以紙質(zhì)文件管理、庫房存儲、手動借閱利用的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案數(shù)據(jù)信息在線管理、在線利用、云端存儲的模式，解決了過去占用較大空間、分類管理困難、利用率低的問題，在此前提下，相關(guān)部門單位要具備時代發(fā)展得新視野，建立信息管理利用平臺，并基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的分類、整合、分析、利用。二是創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化資源配置。目前傳統(tǒng)的管理模式已難以適應新時代發(fā)展得需求，相當部分單位已完成紙質(zhì)科研檔案的數(shù)字化加工，并利用管理系統(tǒng)管理應用。在新發(fā)展視角下，需要負責人員進一步創(chuàng)新發(fā)展模式，將科研檔案數(shù)字資源呈現(xiàn)的模塊化特性，充分應用人工智能、區(qū)塊鏈等先進技術(shù)，尋找管理更為高效、利用更為深入、共享更為廣泛的模式，從而最大限度地彰顯檔案價值。三是加大人才培養(yǎng)，促進融入實踐。大數(shù)據(jù)發(fā)展模式下需要相關(guān)科研單位針對檔案管理得利用工作，配置專業(yè)化崗位并培養(yǎng)復合型人才，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的切實應用與全面創(chuàng)新，提高管理質(zhì)量，從而推動可持續(xù)發(fā)展。

2大數(shù)據(jù)背景下科研檔案開發(fā)利用面臨得困境及難題

2.1組織架構(gòu)不完整，制度體系有缺失

一是發(fā)展思維問題。目前存在較多科研單位領(lǐng)導者及管理人員檔案意識與信息化意識不夠，認為當下科研項目的立項、過程與驗收較為重要，對于科研檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及信息化技術(shù)的應用方式重視程度不夠，在發(fā)展過程中沒有建設相匹配的組織架構(gòu)與管理策略，使得管理效率始終處于較低的狀態(tài)。二是制度標準問題。受檔案工作性質(zhì)制約，科研單位在制度標準的制定與規(guī)劃上不夠積極主動，使得科研檔案的在線征集、分類處理、共享利用等流程缺乏規(guī)范性，相關(guān)任務執(zhí)行過程大打折扣，嚴重制約整體事業(yè)的快速發(fā)展。

2.2人才隊伍不專業(yè)，培養(yǎng)機制不完善

據(jù)調(diào)查顯示，目前大多科研部門從事檔案管理的檔案信息化復合型人才較少，有一部分學歷低、檔案管理經(jīng)驗和專業(yè)知識較淺的人員，嚴重影響管理效果。一是信息素養(yǎng)薄弱。在數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)視角下，科研檔案管理具有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化、智慧化的特點，但是管理人員大多非科班出身，相關(guān)信息管理理論知識與檔案開發(fā)利用實踐技能較為欠缺，知識結(jié)構(gòu)相對單一，難以在工作中做到推陳出新，造成人才短缺與供需矛盾的問題。二是工作方式較為陳舊。雖然現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案高效管理起到一定推動作用，但是受傳統(tǒng)管理模式影響，管理人員重“看管”、輕“開放”的思想較為嚴重，存在較多“用起來重要，忙起來不要”的現(xiàn)象，再加上科學研究周期長，生成材料成套型、專業(yè)性特點，導致整體工作進展緩慢，長期處于科研檔案目錄數(shù)據(jù)管理階段，總體較為滯后。

2.3協(xié)同共享較單一，資源利用不充分

在日新月異的新時代，各行各業(yè)對于科研檔案的信息需求逐步上升，以大數(shù)據(jù)為指導的信息處理技術(shù)也逐漸得到普及，但在實踐過程中，仍然存在較多平臺建設不健全、軟硬件設備配置不完善、相關(guān)技術(shù)應用不徹底、開放共享方式單一等問題。一方面在于大多科研部門財政資金傾向于科學研究，對科研檔案規(guī)范化、精細化管理投入力度不夠；另一方面在于現(xiàn)有檔案管理平臺較為落后，檢索反應時間長、匹配度不高、數(shù)據(jù)內(nèi)容有漏洞的現(xiàn)象時常發(fā)生，同時與大數(shù)據(jù)時代的其他知識管理平臺的鏈接深度不夠，可提供檢索利用的服務較少，信息化管理相對簡單，導致整體上科研檔案的利用率較為低下。

2.4安全管理不到位，防護措施需提升

科研檔案的信息安全性及保密性涉及國家安全，與各部門單位利益緊密相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及智慧化利用已成為必然趨勢，但是帶來便利的同時也存在較多安全隱患。在網(wǎng)絡安全方面，目前大多科研部門在信息化管理平臺建設過程中沒有配套設置專業(yè)安全設備及防護措施，對科研檔案數(shù)據(jù)庫沒有做到加密存儲，容易導致不法分子人侵網(wǎng)絡盜取數(shù)據(jù)、篡改信息，從而對科研檔案自身機密性造成威脅。在對外利用方面，管理人員安全意識不夠，一些部門單位尚未制定科研檔案安全管理利用制度及業(yè)務流程標準，在面對自身工作人員或者外來服務對象時，也沒有采取可靠有效的權(quán)限訪問限制措施，使得科研檔案容易暴露，存在巨大隱患。

3數(shù)據(jù)挖掘視角下科研檔案開發(fā)利用的優(yōu)化路徑

3.1多層次健全科研檔案資源綜合管理體系

一是緊跟時代潮流?？蒲袉挝还芾砣藛T要樹立大數(shù)據(jù)理念，將科研檔案的管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要成立檔案信息化管理領(lǐng)導小組，明確工作職責、細化責任分工、規(guī)劃業(yè)務流程，并定期開展信息化專題會議，引導全體干部職工加強檔案觀、服務觀，以科技知識服務為主，將檔案發(fā)展理念由保管收藏轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)利用，從而構(gòu)建全新的發(fā)展格局。二是完善管理制度。領(lǐng)導小組要深入學習《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《國家檔案館檔案開放辦法》，根據(jù)實際工作需求創(chuàng)建完善管理制度，在立檔歸檔、保存管理、開發(fā)利用、安全保密等流程做到有章可循、有規(guī)可依，從而促進整體事業(yè)可持續(xù)、規(guī)范化開展。

3.2多角度打造科研檔案管理干部人才隊伍

一是建立人才培育機制。以《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為基礎(chǔ)，聯(lián)系本單位科研工作未來發(fā)展目標、需求、問題導向，針對信息化時代檔案工作面臨的新困難，聚焦人才短板，制定科學完善的人才培養(yǎng)計劃，分層次、有計劃地培養(yǎng)既通曉大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科學技術(shù)，又了解科研檔案的性質(zhì)類別，具備現(xiàn)代管理技能的檔案專家隊伍，為未來實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展儲備力量。二是拓寬人才能力提升路徑。將“引進來”與“走出去”相結(jié)合，一方面引進掌握數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、信息存儲等高端技術(shù)人才，定期開展專題業(yè)務理論培養(yǎng)活動，不斷完善干部隊伍的知識結(jié)構(gòu)。另一方面讓現(xiàn)有檔案管理人員外出參觀學習，拓寬視野，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，全面提升科研檔案人員的信息素養(yǎng)。三是完善管理人員的評價機制。建立合理激勵機制，在思想政治、工作能力、業(yè)務水平、具體貢獻等方面設置評價指標，“給路子、壓擔子”，動態(tài)考察干部的思想、能力、態(tài)度等綜合素質(zhì)，從而引導檔案管理職工主動學習，提高水平，保持工作激情[4]。

3.3全方位地構(gòu)建數(shù)據(jù)挖掘資源深度利用模式

一是完善基礎(chǔ)設施。各級科研單位要根據(jù)自身工作需求與未來發(fā)展需求，積極申請并劃撥檔案管理、開發(fā)、利用的專項經(jīng)費，以數(shù)字資源建設及加大利用服務為主線，積極探索科研檔案利用的業(yè)務場景，同時以不斷完善數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)科研檔案管理功能的優(yōu)化，在系統(tǒng)平臺建設、硬件結(jié)構(gòu)完善、軟件開發(fā)利用上加強資金保障，從而為今后云計算、智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用提供堅實保障。二是加強技術(shù)應用。與傳統(tǒng)的管理利用模式不同的是，新時代科研檔案的價值發(fā)揮主要在于單位檔案業(yè)務部門的主動作為，通過數(shù)據(jù)挖掘、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時廣泛傳播檔案利用價值，從而發(fā)揮主體優(yōu)勢。其中最為關(guān)鍵的技術(shù)便是數(shù)據(jù)挖掘，利用此技術(shù)中的機器學習原理，可對海量科研檔案文本進行自動分類，結(jié)合語義分析等數(shù)據(jù)訓練詞典，可極大提升分類的精準度，最后的結(jié)果與特征向量權(quán)值的計算方法密切相關(guān)，由此可達到多元化分類的目的。在檢索方面利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可對科研檔案的文本內(nèi)容進行分詞操作，其結(jié)果產(chǎn)生的相關(guān)詞匯可作為索引的一部分，組成檔案檢索信息來源，提高檢索系統(tǒng)的查全率和查準率，從而使檔案信息檢索更加準確。在利用方面，摒棄過去以目標為導向的利用，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將科研檔案的類別、價值、時間等屬性與主題相聯(lián)系，當用戶需求涉及某類檔案，可根據(jù)建立的聯(lián)系成套提供給用戶，從而滿足用戶的個性化及廣泛化需求5。

3.4全流程保證檔案系統(tǒng)平臺的安全運行環(huán)境

隨著時代的發(fā)展，檔案事業(yè)邁入新發(fā)展階段，在科學研究環(huán)境下，檔案安全工作涉及國家社會及各部門單位的切身利益，隨著管理利用平臺的逐步完善，管理員可利用互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)實現(xiàn)科研檔案的開放共享與廣泛應用，在一定程度上提升了其流動性，但受互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境因素制約，給檔案在安全方面帶來了較大風險，需要相關(guān)部門利用安全技術(shù)與防護手段提高數(shù)據(jù)信息的安全生成、保管、傳輸和利用，進而為整合海量資源、服務社會群眾、提供決策參考等工作的開展奠定堅實基礎(chǔ)。一是加強平臺安全防護。進一步加大檔案安全管理資金的投人，提高系統(tǒng)平臺安全技術(shù)水平，配置專業(yè)安全設備，為服務器、存儲器、計算機終端等設備安裝殺毒軟件，并定期維護與升級，保證檔案數(shù)據(jù)不被攻擊、泄露和非法侵犯。二是優(yōu)化開發(fā)利用環(huán)境?？蒲袉挝灰ㄆ趯芾砣藛T開展安全知識培訓活動，提高其安全意識，規(guī)范其工作行為。同時制定規(guī)范嚴格的管理制度，針對檔案安全、數(shù)據(jù)保密工作明確具體的業(yè)務流程及管理標準，對于重要科研成果要有重點有區(qū)分地嚴格管理，并且在開發(fā)利用的過程中做好鑒定工作。歸檔階段注明檔案保密級別，對資源傳播范圍進行嚴格控制，最大限度地保證安全性與保密性。

在以數(shù)據(jù)挖掘為主導的大數(shù)據(jù)時代，科研檔案具有復雜性、系統(tǒng)性、多元性的特點，務必利用信息化技術(shù)才能夠全面提升海量數(shù)據(jù)的管理水平，做到網(wǎng)絡、平臺、服務環(huán)境的保密安全工作，利用信息化管理優(yōu)勢，探索新思路、新方法、新路徑和新舉措，從而為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供不竭的動力。

參考文獻

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[5]趙海鷗.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中應用價值研究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（36）：43-45.

作者簡介：陳昊櫻（1987—），碩士研究生學歷，南方電網(wǎng)科學研究院有限責任公司助理館員，研究方向：檔案管理。石嘉豪（1991—），碩士研究生學歷，南方電網(wǎng)科學研究院有限責任公司工程師，研究方向：檔案知識管理。畢建勛（1981—），大學學歷，南方電網(wǎng)科學研究院有限責任公司經(jīng)濟師，研究方向：保密與檔案管理。