縣級檔案館檔案社會化服務路徑探析

《中華人民共和國檔案法》指出，檔案館要不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務形式，強化服務功能，提高服務水平。從法律層面為檔案館開展社會化服務指明了方向、提供了基本遵循11?？h級檔案館是服務黨和國家、服務人民群眾的最后一公里，在提高社會治理能力和治理水平方面發(fā)揮著基礎性作用。面向新時代，檔案服務的方式和內容都發(fā)生了顯著變化，檔案管理部門要順應新技術革命趨勢，轉變服務思維，創(chuàng)新服務手段，發(fā)揮數(shù)智技術在提高服務效能方面的優(yōu)勢，開辟數(shù)字化服務的新模式、新應用和新場景，激活檔案數(shù)據(jù)要素活力，展現(xiàn)檔案資源在基層治理中的獨特作用。

1新時代縣級檔案館社會功能定位

1.1縣級檔案館具有公共社會屬性

縣級檔案館是最基層、最普遍的綜合檔案館，承擔著檔案存史資政育人的重要使命，是全國檔案館網(wǎng)體系的細胞，也是服務廣大人民群眾的最前沿?？h級檔案館最重要的使命就是保管與服務，為利用者提供信息查詢與利用通道?？h級檔案館也是經(jīng)濟社會發(fā)展的有機組成部分，其館藏資源屬于重要的社會信息資源。因此，其具有公共社會屬性。同時，縣級檔案館是進行社會主義核心價值觀教育和愛國主義教育的主陣地，為更好地滿足人民群眾日益增長的物質文化需求，近年來，縣級檔案館不斷優(yōu)化以數(shù)字資源為主的檔案資源結構，夯實基礎設施和安全管理，著重在惠民生、暖民心上提高信息化能力，加速數(shù)字檔案館建設，檔案服務半徑不斷延伸，公共社會屬性充分彰顯，檔案資源與社會治理的聯(lián)系愈來愈密切2

1.2縣級檔案館具有較強的社會需求

《中華人民共和國檔案法實施條例》提出，綜合檔案館要依法向社會開放檔案，并采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源，為各方面利用檔案資源提供服務。這對縣級檔案館的時代使命做出清晰界定。長期以來，縣級檔案館受限于人力、物力等多方面因素，檔案劃控不及時，檔案開放數(shù)量不足，多數(shù)檔案信息處于與世隔絕狀態(tài)，既無法滿足利用者的檔案需求，也無法彰顯檔案價值。隨著社會結構的變化和信息資源重要性的凸顯，人民群眾對檔案信息的需求呈幾何級倍數(shù)增長，迫切要求縣級檔案館加快檔案開發(fā)力度，實現(xiàn)從重保管、輕利用的思想轉向重保管、更重開發(fā)利用轉變，積極實現(xiàn)按需服務、精準服務。黨的十八大以來，縣級檔案館加快轉變服務方式，積極圍繞黨委政府重點工作和社會關注的熱點問題，不失時機地開展檔案利用服務，做好檔案業(yè)務指導和宣傳工作，檔案服務質量得到一定程度提升。

1.3縣級檔案館具有多元的社會價值

縣級檔案館的館藏資源反映了該縣政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等社會各方面的情況，是最真實的歷史記錄，檔案管理也始終與國家發(fā)展同頻共振，在國家治理和現(xiàn)代化建設中具有重要價值。檔案館之間數(shù)據(jù)共享、一網(wǎng)查檔、信息共享互通，能夠達到“館際互聯(lián)、跨館查檔、異地出證”的目標，讓數(shù)據(jù)多跑路，申請人少跑腿，提升人民群眾的幸福感。因此，縣級檔案館具有顯著的社會價值。隨著數(shù)字社會的來臨，人民群眾對檔案服務需求與縣級檔案館服務之間的不平衡日益凸顯，縣級檔案館需要抓住信息革命的時代契機，用好人工智能、大數(shù)據(jù)在檔案開放和服務方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案服務資源優(yōu)化配置，化解結構性矛盾，推動檔案社會化服務更好地滿足黨和國家的發(fā)展需要、滿足人民群眾的需求。

2縣級檔案館檔案社會化服務存在亟待解決的主要問題

2.1缺乏社會化服務的主動性

總體來看，受重管輕用思想的影響，縣級檔案館對社會化服務的認知還停留在初級階段，檔案資源處于“社會邊緣”的信息孤島狀態(tài)。傳統(tǒng)的觀念和封閉的環(huán)境使得縣級檔案館服務理念不強，服務半徑狹窄，造成社會團體和人民群眾不知道如何獲取檔案資源。服務質量效能低、服務觀念淡薄，既影響了檔案館的名譽度，也不利于檔案事業(yè)的高質量發(fā)展。

2.2服務方式單一滯后

信息技術的進步使社會領域發(fā)生深刻變化，人民群眾獲取知識和資源的方式更加快捷化、多樣化?？h級檔案館必須緊跟時代發(fā)展趨勢，堅持線上線下相結合方式，構建信息化服務方式。比如，開通電話查檔、掌上查檔、異地查檔、跨館查檔等便民服務，極大程度上減少群眾的時間成本和出行成本。但事實上，縣級檔案館依然以線下服務為主，檔案利用局限在借閱、復制等操作，對線上查檔服務利用不足，服務方式與信息時代不匹配。

2.3服務內容質量不足

縣級檔案館館藏結構不平衡，多以文書檔案為主，檔案資源質量較低，音像檔案、歷史檔案、名人檔案等不足，人民群眾反映強烈的確權登記、民政、婚姻、學籍等檔案資源匱乏，且多數(shù)檔案連貫性不強、完整性難以保障。檔案征集體系不足，資源建設多數(shù)依靠機關事業(yè)單位進館，對重點檔案資源跟進不及時，未能及時收集，造成對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要意義的檔案資源不齊全。主動征集意識不夠，對社會需求把握不精準，科學調研不充分，缺乏專項經(jīng)費，無法進行有償購買，檔案資源建設力度亟需強化。

2.4檔案開放力度不夠

《國家檔案館檔案開放辦法》要求各級國家檔案館應當建立健全檔案開放工作制度，積極穩(wěn)妥地推進檔案開放，加強檔案利用服務能力建設，保障單位和個人依法利用檔案的權利?？h級檔案館要主動適應新形勢、新政策的變化，加快推動檔案開放審核力度，高質量地提升檔案開放審核，不斷完善利用規(guī)則，為用戶提供支持和便利。但開放鑒定工作不僅需要一定的物質基礎，還需要對檔案內容進行精準把握，避免檔案信息被泄露等不良后果，這就造成縣級檔案館短時間內難以達到高水平開放的要求，需要引入人工智能等技術，加快開放審核步伐，擴大開放檔案的數(shù)量，更好地滿足群眾新的檔案需求。

2.5數(shù)據(jù)基礎稍顯不足

檔案社會化服務離不開軟硬件的支撐，比如數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡環(huán)境、服務大廳等都影響著服務效果。

目前，縣級檔案館建設取得明顯成效，解決了長期制約檔案事業(yè)發(fā)展的最大障礙，但是檔案數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)、智能化推薦、網(wǎng)絡查檔和共享平臺建設滯后，檔案“數(shù)智化服務”還未破題，檔案服務轉型步伐緩慢。比如，有的縣級檔案館系統(tǒng)共享性差，未與區(qū)域性的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)鏈接，檔案服務廣度不足。

3縣級檔案館檔案社會化服務創(chuàng)新的路徑選擇

3.1加快檔案資源建設，夯實檔案服務基礎

一是加大常規(guī)檔案接收進館力度。在全面摸排調查社會需求情況，認真梳理分析館藏檔案資源結構的基礎上，制訂檔案進館計劃表，明確進館檔案年限、檔案質量、數(shù)字化工作、完成時限等。重點加強重大項目檔案、民生檔案的進館力度，嚴控進館檔案的質量，對各類檔案進行數(shù)字化，將其納人檔案專題數(shù)據(jù)庫規(guī)范管理，豐富充實檔案門類。二是加強檔案征集力度。通過新媒體發(fā)布公告，開展地域文化、城市變遷等特色檔案征集，建立檔案征集線索聯(lián)絡機制，確保及時準確地掌握各類珍貴檔案線索。進一步完善檔案門類，實現(xiàn)檔案資源全面記錄本地經(jīng)濟社會發(fā)展和歷史文化的偉大歷程。三是建立完善以檔案數(shù)字資源為主導的資源體系。大力推進“增量電子化”，制定實施方案，強化業(yè)務指導，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收。推進“存量數(shù)字化”建設，大力建設數(shù)字檔案館，全面推進數(shù)字資源轉型。

3.2創(chuàng)新檔案服務方式，優(yōu)化檔案服務質量

互聯(lián)網(wǎng)技術與社會服務深度融合，促使社會服務手段、途徑和效率有了較大提高，突破了檔案服務主體與對象的時空制約，滿足實時性的社會服務需求。一是建立線上服務通道。依托公眾號、門戶網(wǎng)站、移動App的通道，推行網(wǎng)上預約、一鍵查詢、在線檢索、遠程利用等功能，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿。二是優(yōu)化服務流程。借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術優(yōu)勢，推動服務流程再造，減少不必要的環(huán)節(jié)，縮短檔案查詢時間。同時，要建立信息反饋機制，及時回應群眾關切，不斷改進服務質量。三是延伸服務領域。加強檔案資源開發(fā)的深度，推動檔案文化進社區(qū)、進學校、進企業(yè)，延伸檔案文化宣傳場域。比如，定期舉辦專題巡回展，讓更多群眾感受檔案文化的魅力。舉辦檔案宣講，普及檔案法規(guī)和服務內容，提高檔案部門的社會影響力。搭建研學平臺，讓更多年輕人走進檔案館，感受檔案獨特的魅力。

3.3加快利用數(shù)據(jù)分析，提高檔案服務精度

智慧化、智能化已成為檔案服務的主要趨勢，縣級檔案館要抓住新技術革命帶來的機遇，加強數(shù)據(jù)研究，提升檔案數(shù)據(jù)服務精度。一是加強檔案數(shù)據(jù)共享與整合。推動跨部門數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打破信息孤島，強化數(shù)據(jù)標準化和質量管理，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和時效性?？h檔案館牽頭建設檔案數(shù)據(jù)共享平臺，各部門形成的開放檔案數(shù)據(jù)上傳同享，打破檔案利用中的梗阻。利用云計算等技術，對海量檔案數(shù)據(jù)深度挖掘和分析，為高效服務提供科學依據(jù)。利用智能分析技術，分析人民群眾的利用情況，篩選利用率較高的檔案類型，為檔案收集指明方向。二是實施智能化服務。利用智能客服、語音識別、人臉識別等技術，提高咨詢解答、業(yè)務辦理的自動化程度。要注重安全保障，建立健全檔案數(shù)據(jù)安全保障體系，加強數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施。定期開展網(wǎng)絡安全風險評估，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，防范網(wǎng)絡安全風險。

3.4加大檔案開放審核，延伸檔案服務寬度

通過現(xiàn)代先進技術確保現(xiàn)有開放審核模塊正常運行，加快人工智能機器訓練和AI算法迭代，將新技術成果應用到檔案數(shù)據(jù)共享中，盡快實現(xiàn)機器輔助審核代替檔案開放人工初審，在一定程度上緩解審核力量不足的現(xiàn)狀，提高檔案開放審核速度。一是加快自然語言處理技術應用。該技術可以使檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更好地理解檔案文本內容，根據(jù)上下文對關鍵詞進行語義分析，從而避免僅憑關鍵詞產(chǎn)生的錯判漏判問題。二是用好機器學習技術。它通過構建并訓練算法模型來學習數(shù)據(jù)模式，進而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的預測、分類、聚類等任務。在結合以往開放審核“初審員、復審員、終審員”的流程基礎上，系統(tǒng)能夠根據(jù)配置的審核方案進行AI審核，并基于支持審核內容下鉆與詞庫聯(lián)動審核，提高審核速度。三是做好人工復審。在人工智能輔助審核后設置人工審核流程，主要包括專業(yè)人工復審、移交單位審核、綜合檔案館終審等環(huán)節(jié)4。由專業(yè)人員對人工智能輔助審核意見進行校檢，同時進行數(shù)據(jù)對比，從而保障審核的準確率。

3.5加強基礎要素保障，拓展檔案服務深度

一是加強資金保障力度。持續(xù)加大檔案服務體系建設資金投人，拿出專項資金支持數(shù)據(jù)庫建設，推進檔案數(shù)字化升級改造，加快新媒體建設應用力度。支撐人工智能、數(shù)據(jù)存儲、容災備份等應用需求，建設檔案服務網(wǎng)絡底座，強化數(shù)據(jù)互聯(lián)互通能力。二是深化人才培養(yǎng)。利用繼續(xù)教育、職稱考試等資源，制訂檔案服務能力培訓計劃，定期開展綜合培訓，常態(tài)化地安排各類集中培訓、實務輪訓等，發(fā)揮檔案專家等傳幫帶作用，全面提升檔案人才隊伍整體水平。三是加強組織領導?？h級檔案館要加強檔案數(shù)據(jù)流通、安全治理等領域技術創(chuàng)新應用，構建自主可控的檔案數(shù)據(jù)服務體系。加大檔案服務工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和安全保障。完善管理工作機制和機構職能，主管部門要強化數(shù)據(jù)資源整合共享和開發(fā)利用，促進檔案數(shù)據(jù)要素有序流動，加快形成職責清晰、分工有序、協(xié)同有力的檔案服務工作格局?？h級檔案館要提高政治站位，從“四個好”“兩個服務”的高度充分認識檔案服務工作的重要性，加強先行先試，提升檔案數(shù)據(jù)要素治理效能，構建多層次、多元化的檔案服務生態(tài)體系。

結語

檔案社會化服務是縣級檔案館全面深化改革、推進中國式現(xiàn)代化檔案篇章的重要抓手?？h級檔案館要找準切入點、結合點、著力點，真正把檔案服務意識立起來，深刻認識到檔案服務工作的重要性，全面及時收集、整理和保護好經(jīng)濟社會發(fā)展的檔案記錄，堅持把檔案服務貫穿黨委政府想問題、作決策、辦事情的全過程。要建立健全檔案治理體系、檔案利用體系、檔案安全體系，做好重點檔案征集、補齊服務短板，持續(xù)推進檔案法治化、信息化建設和數(shù)字化轉型，不斷提高服務大局、服務群眾的能力和水平。

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作者簡介：張志英（1976—），大學學歷，河南省濮陽市南樂縣檔案館館員，研究方向：檔案管理。