|數(shù)字檔案|基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的工程檔案單套制管理策略研究

工程檔案是各類(lèi)工程項(xiàng)目推進(jìn)的重要環(huán)節(jié)，是記錄工程從立項(xiàng)到驗(yàn)收全流程原始信息的各類(lèi)文件材料，不僅具有憑證和依據(jù)作用，還在日常維護(hù)、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、未來(lái)發(fā)展等方面起到?jīng)Q策參考作用，實(shí)際意義較大。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的電子文件成為工程建設(shè)過(guò)程中生成信息的主要來(lái)源，依托電子檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)征集、集中管理、科學(xué)分類(lèi)、共享利用已成為主流方向，過(guò)去檔案“雙套制”管理的模式不足之處越發(fā)明顯。但在實(shí)踐過(guò)程中仍出現(xiàn)較多思想傳統(tǒng)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單一、干部隊(duì)伍業(yè)余、安全風(fēng)險(xiǎn)大等問(wèn)題，需要相關(guān)人員推動(dòng)檔案數(shù)字化改革，借助信息化技術(shù)手段，在真正意義上促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)“單套制”，從而更好地發(fā)揮其價(jià)值意義。

1新時(shí)期工程檔案單套制管理要點(diǎn)綜述

1.1檔案單套制管理的概念與管理現(xiàn)狀

電子檔案的“單套制”是指在檔案管理過(guò)程中，只采取電子文件的方式收管存用，不再采用紙質(zhì)檔案的文件形式。2015年，上海市檔案局結(jié)合上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)實(shí)踐，在自貿(mào)區(qū)率先探索電子檔案“單套制”管理，率先開(kāi)展“單套制”試點(diǎn)工作，期間通過(guò)研發(fā)電子檔案管理原型系統(tǒng)、完善電子文檔一體化管理流程，制定電子檔案“單套制”的管理配套制度、落實(shí)數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)措施，保證了電子檔案管理的可控、可溯和可靠。2016年，國(guó)家檔案局提出“單套制”的運(yùn)行模式，號(hào)召逐步推廣使用，直到2021年中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，為全國(guó)各地實(shí)現(xiàn)檔案“單套制”管理指明了方向，提供了政策依據(jù)。2024年8月，國(guó)家數(shù)據(jù)局印發(fā)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)2024年工作要點(diǎn)清單》提出充分發(fā)揮數(shù)據(jù)要素潛力，健全完善的數(shù)字政府服務(wù)體系，促進(jìn)數(shù)字文化豐富多元發(fā)展，為推動(dòng)電子檔案“單套制”管理提供良好的發(fā)展環(huán)境1。

“單套制”的特征有以下幾個(gè)方面：一是數(shù)字軌，即電子檔案是具備單軌特征的數(shù)字形式。二是可同步操作，將檔案管理與日常辦公相結(jié)合，通過(guò)數(shù)字簽章、權(quán)限控制、訪(fǎng)問(wèn)識(shí)別等安全措施及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)在線(xiàn)即時(shí)辦理。三是存儲(chǔ)空間大，通過(guò)存儲(chǔ)器存儲(chǔ)或者實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)，讓檔案文件管理告別了庫(kù)房時(shí)代。四是系統(tǒng)維護(hù)，單套制的管理重點(diǎn)主要在于電子檔案管理利用系統(tǒng)平臺(tái)的正常運(yùn)行與安全維護(hù)。

1.2無(wú)紙化辦公環(huán)境下電子文件單套制管理的意義

一是提高工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大多是紙質(zhì)文件通過(guò)人工管理的方式進(jìn)行整合利用，不僅工作單一、繁重復(fù)雜，而且極易因風(fēng)化、潮濕、蟲(chóng)蛀等自然因素與人為因素對(duì)檔案原始文件造成破壞。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的“單套制”管理，可將檔案的收集管理、分類(lèi)整合、共享利用等環(huán)節(jié)由線(xiàn)下轉(zhuǎn)移至線(xiàn)上，所有業(yè)務(wù)工作均可由工作人員通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)辦理。尤其對(duì)于工程檔案這種涉及部門(mén)單位多、內(nèi)容種類(lèi)復(fù)雜、文件數(shù)量龐大、覆蓋面廣的專(zhuān)業(yè)檔案，實(shí)現(xiàn)“單套制”管理無(wú)疑降低了管理成本。二是實(shí)現(xiàn)高效檢索。工程檔案的利用率較高，在過(guò)去少量的文件管理中，檢索較為輕松，但隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，工程項(xiàng)目數(shù)量增加，工程內(nèi)容復(fù)雜，生成了大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中包括聲像、照片等類(lèi)型文件資料，在日常的查詢(xún)利用、檢索共享中，難度極大且容易出錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)單套制管理后，可通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、關(guān)鍵詞定位等方式優(yōu)化搜索引擎技術(shù)，確保日常檢索迅速化、高效化，定位精準(zhǔn)化、明確化，在一定程度上提高了利用率及利用價(jià)值。三是促進(jìn)共建共享。在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，檔案的“單套制”管理與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的利用，較為關(guān)鍵的意義在于破除過(guò)去“各自為政”的局面，實(shí)現(xiàn)多部門(mén)、多地域、多行業(yè)的檔案文件共建共享，各部門(mén)單位可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)工程檔案的在線(xiàn)歸檔、在線(xiàn)審批與在線(xiàn)流轉(zhuǎn)，從而強(qiáng)化了資源利用2。

2基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的工程檔案單套制管理面臨的困境

2.1人員隊(duì)伍不專(zhuān)業(yè)，發(fā)展理念滯后

在信息化時(shí)代，大多工程部門(mén)的檔案管理人員“重建設(shè)，輕管理”現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案工作是簡(jiǎn)單的文件資料收集，無(wú)需投入太多，只做好檔案文件的完整保存即可，對(duì)于其實(shí)現(xiàn)單套制管理的信任度不強(qiáng)，沒(méi)有深入學(xué)習(xí)當(dāng)下檔案行業(yè)國(guó)家政策和信息化發(fā)展環(huán)境現(xiàn)狀，對(duì)未來(lái)發(fā)展方向的把握度不夠，使得相關(guān)工作往往處于應(yīng)付檢查、紙上談兵的狀態(tài)。從干部隊(duì)伍建設(shè)來(lái)看，大多工程部門(mén)的科研人員、實(shí)施人員較多，檔案管理工作大多由社會(huì)公益崗、社會(huì)招聘人員或者新入職員工負(fù)責(zé)，基礎(chǔ)理論水平差、綜合素質(zhì)較低且流動(dòng)性較強(qiáng)，加之缺少后期定向培訓(xùn)，使得在新形勢(shì)下無(wú)法基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)處理工作，“單套制”管理模式停滯不前。

2.2組織架構(gòu)不完善，制度存在漏洞

一是職能職責(zé)不清晰。與其他類(lèi)型檔案不同的是，工程檔案往往不是一個(gè)單位的文件信息，而是多個(gè)單位部門(mén)的數(shù)據(jù)集合。城市建設(shè)工程包括住建、水利、交通、醫(yī)療等部門(mén)，在工程開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案涉及單位較多、內(nèi)容較多、類(lèi)別豐富并且數(shù)量較大，在實(shí)際的收集管理、利用共享中極易出現(xiàn)職能分散的問(wèn)題，“各自為政”現(xiàn)象較為嚴(yán)重，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)“單套制”的統(tǒng)一性與精確性。二是制度標(biāo)準(zhǔn)不健全。大多工程建設(shè)部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理的制度體系建設(shè)力度不夠，部分單位甚至仍在沿用過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作，無(wú)法科學(xué)地推動(dòng)檔案信息化工作順利開(kāi)展，使得相關(guān)電子文件資料在生成整合、分類(lèi)管理、安全存儲(chǔ)、廣泛共享、深度利用等流程上無(wú)章可循，工作開(kāi)展專(zhuān)業(yè)度不高，甚至?xí)霈F(xiàn)較多安全問(wèn)題，影響后續(xù)檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.3技術(shù)應(yīng)用不充分，要素供給不足

一是在基礎(chǔ)建設(shè)要素方面。受檔案工作“邊緣化”性質(zhì)的影響，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，由于部分單位重視程度不夠，資金扶持較少，所采購(gòu)的硬件及應(yīng)用的技術(shù)與工程檔案“單套制”管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的要求嚴(yán)重不符，所建成的系統(tǒng)僅停留在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的基礎(chǔ)層面，管理人員無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)高效開(kāi)展工作，現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分發(fā)揮。二是在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用方面。在各地區(qū)工程檔案系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期，相關(guān)工作人員開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研較少，沒(méi)有帶著問(wèn)題與需求研究功能開(kāi)發(fā)與技術(shù)應(yīng)用工作，對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用不足，容易出現(xiàn)功能不完善、鏈接不通暢、檢索較緩慢、無(wú)法共享利用等問(wèn)題，不僅落后于時(shí)代發(fā)展，還造成了資源浪費(fèi)。

2.4開(kāi)發(fā)審核不全面，治理水平較低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案開(kāi)發(fā)利用的前提是保證可開(kāi)放檔案的安全性，但工程檔案的生成較為多元化，涉及部門(mén)較多，內(nèi)容復(fù)雜，開(kāi)放鑒定審核難度大，相關(guān)檔案的權(quán)屬關(guān)系、權(quán)責(zé)分配較為復(fù)雜，甚至部分歷史工程相關(guān)檔案的權(quán)屬單位由于機(jī)構(gòu)改革而不存在了，無(wú)疑加大了開(kāi)放審核工作的難度。同時(shí)工程項(xiàng)目檔案涉及較多敏感信息與個(gè)人數(shù)據(jù)，在管理開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中極易因安全問(wèn)題被外部不法分子、黑客竊取信息、破壞數(shù)據(jù)，造成不可逆的影響，制約了建設(shè)工程檔案的開(kāi)放推進(jìn)。

3基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的工程檔案單套制管理未來(lái)優(yōu)化策略

3.1全面轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)

一是加強(qiáng)思想引領(lǐng)。相關(guān)工程建設(shè)部門(mén)要定期帶領(lǐng)業(yè)務(wù)骨干前往沿海先進(jìn)城市學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步開(kāi)拓視野、取長(zhǎng)補(bǔ)短，重點(diǎn)是在思想上、在意識(shí)上接納檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義及信息化管理的重要性，從而激發(fā)干部隊(duì)伍干事創(chuàng)業(yè)的激情動(dòng)力。同時(shí)在內(nèi)部要定期開(kāi)展檔案管理專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，積極宣傳數(shù)字中國(guó)建設(shè)及檔案信息化的政策背景，深人學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在海量信息管理中的應(yīng)用實(shí)踐，從而讓新時(shí)代應(yīng)用檔案管理新思想、新舉措成為推動(dòng)工程建設(shè)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的根本動(dòng)力。二是注重人才引育。一方面工程建設(shè)相關(guān)部門(mén)要結(jié)合實(shí)際需求，增加檔案信息化管理崗位的數(shù)量，并加強(qiáng)信息化人才與檔案管理技能人才的社會(huì)招聘力度，可面向科技企業(yè)、高等院校等知識(shí)集中區(qū)域進(jìn)行訂單式培養(yǎng)，促進(jìn)整體干部隊(duì)伍由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變，不斷為其注入新鮮活力。同時(shí)要制定檔案信息化管理人才繼續(xù)教育方案，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家開(kāi)展理論授課，組織人員進(jìn)行技能比武，并通過(guò)工作坊、實(shí)踐項(xiàng)目等形式，從多個(gè)方面提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)整體檔案“單套制”管理的進(jìn)度。

3.2構(gòu)建協(xié)同共贏環(huán)境，健全管理制度標(biāo)準(zhǔn)

一是強(qiáng)化協(xié)同管理。各級(jí)政府要以區(qū)域進(jìn)行模塊劃分，成立工程檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，主要負(fù)責(zé)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，其他配合部門(mén)管理人員為組員，在宏觀上明確工作職責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工，整合中堅(jiān)力量，以“工作項(xiàng)目化、項(xiàng)目清單化、清單責(zé)任化”為基準(zhǔn)，促進(jìn)各部門(mén)電子檔案管理工作的協(xié)同推進(jìn)。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組也要做好政策上傳下達(dá)、矛盾問(wèn)題化解、日常監(jiān)督管理、促進(jìn)共贏發(fā)展的相關(guān)工作。二是規(guī)范制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要會(huì)同各部門(mén)，集中學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2017）等標(biāo)準(zhǔn)文件，結(jié)合現(xiàn)階段發(fā)展的需求及問(wèn)題，制定科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化檔案管理的規(guī)章制度。例如，“工程檔案信息化管理制度”“工程項(xiàng)目電子檔案開(kāi)發(fā)利用注意事項(xiàng)”檔案信息化管理應(yīng)急預(yù)案”等。同時(shí)對(duì)于推進(jìn)“單套制”而言，要注重歸檔流程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》的原則和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔過(guò)程中要求各部門(mén)按照OFD、PDF等格式上傳，在線(xiàn)生成或者經(jīng)電子簽章簽批的電子文件可直接使用原生格式，經(jīng)數(shù)字化掃描的文件應(yīng)確保圖像清晰，最低分辨率不低于300dpi。照片類(lèi)檔案要以TIFF、JPEG格式保存，光學(xué)分辨率不得小于1000萬(wàn)有效像素，著錄信息要包括題名、拍攝內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等。

3.了開(kāi)發(fā)科學(xué)專(zhuān)業(yè)平臺(tái)，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用

一是提供基礎(chǔ)保障。各地區(qū)政府要大力開(kāi)展檔案信息化、共享化工作，以“互聯(lián)網(wǎng) + 政務(wù)服務(wù)”“建立城市大數(shù)據(jù)湖”等工作背景優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)工程建設(shè)方面檔案資源的“單套制”管理進(jìn)程，在政策、資金、人員等方面設(shè)置常態(tài)化的扶持計(jì)劃，配備專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍扎實(shí)開(kāi)展工程部門(mén)檔案管理硬件采購(gòu)、軟件開(kāi)發(fā)、后期運(yùn)維的指導(dǎo)工作，從而實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展。

二是深度研發(fā)平臺(tái)。一方面要著力深度應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能、區(qū)塊鏈等應(yīng)用較為成熟的關(guān)鍵技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理功能、快速檢索功能、廣泛覆蓋功能，使各部門(mén)單位可通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)在海量檔案數(shù)據(jù)中快速精準(zhǔn)獲取有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，為相關(guān)決策與業(yè)務(wù)提供信息支持，同時(shí)也可利用云存儲(chǔ)、云計(jì)算等技術(shù)為龐大工程數(shù)據(jù)的管理提供靈活、可擴(kuò)展的措施方案，滿(mǎn)足社會(huì)各方組織不同規(guī)模和復(fù)雜度的檔案管理需求，進(jìn)一步推進(jìn)區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)的共享和協(xié)同管理工作。三是優(yōu)化服務(wù)界面。信息化時(shí)代工程檔案的“單套制”管理關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)在于發(fā)揮檔案潛在的利用價(jià)值，擴(kuò)大開(kāi)放共享的覆蓋面，這就要求在系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要充分發(fā)揮UI技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，面向用戶(hù)開(kāi)發(fā)個(gè)性化、親和化的服務(wù)界面，也可通過(guò)流程圖、視頻、全息影像展示檔案，“讓檔案活起來(lái)”“讓數(shù)據(jù)流動(dòng)起來(lái)”，助力用戶(hù)能夠在最短時(shí)間內(nèi)獲取檔案信息，不僅提高檔案的利用率，還擴(kuò)大相關(guān)部門(mén)的社會(huì)影響力，形成良性循環(huán)[4]。

3.4優(yōu)化開(kāi)放鑒定策略，守牢檔案安全防線(xiàn)

一是統(tǒng)籌開(kāi)放安全。工程項(xiàng)目相關(guān)單位要堅(jiān)持國(guó)家安全觀，堅(jiān)持開(kāi)放與安全的原則，領(lǐng)導(dǎo)小組要組建專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，以利用為導(dǎo)向，集中開(kāi)展檔案的開(kāi)放鑒定工作，厘清各利用群體的利用目的和需求，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分級(jí)分類(lèi)治理，進(jìn)一步提高開(kāi)放檔案的比例，對(duì)于檔案的在線(xiàn)接收要實(shí)施動(dòng)態(tài)調(diào)整策略，精簡(jiǎn)優(yōu)化接收范圍，從根本上保證檔案的絕對(duì)安全。二是充分利用技術(shù)。要堅(jiān)持協(xié)同共治、全程治理、風(fēng)險(xiǎn)可控原則，在日常管理與系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)過(guò)程中充分應(yīng)用區(qū)塊鏈、電子簽章、加密傳輸、防篡改標(biāo)簽等安全技術(shù)手段，構(gòu)建科學(xué)健全的數(shù)據(jù)安全治理機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)安全長(zhǎng)期的保存，從而更加高效地發(fā)揮檔案利用的價(jià)值5。

綜上所述，無(wú)論是大發(fā)展環(huán)境還是檔案行業(yè)的技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)工程檔案的“單套制”管理已成為提高檔案業(yè)務(wù)水平的主流方向，為此相關(guān)部門(mén)單位要把握時(shí)代優(yōu)勢(shì)，破除發(fā)展難題，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)促進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分融合先進(jìn)技術(shù)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多元化、廣泛化的協(xié)同管理，以合作共贏促進(jìn)檔案事業(yè)與工程建設(shè)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：田羽（1985—），大學(xué)學(xué)歷，玉溪市紅塔區(qū)城建檔案館館員，研究方向?yàn)榻ㄔO(shè)工程檔案管理。