信息化時(shí)代高校檔案資源管理模式創(chuàng)新研究

高校作為創(chuàng)新型人才培養(yǎng)的重要陣地，形成的大量檔案資源對(duì)于高校發(fā)展和人才管理都產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。然而傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以適應(yīng)檔案資源日益增長(zhǎng)的多樣化需求，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值未能得到充分的發(fā)掘與應(yīng)用。因此，迫切需要將信息技術(shù)與檔案管理深度融合，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)高校檔案管理的模式、方法和服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新1。盡管如此，目前一些高校對(duì)檔案資源管理創(chuàng)新的重視程度尚顯不足，信息技術(shù)與檔案管理各環(huán)節(jié)的融合程度亦不夠深人，在一定程度上制約了高校檔案資源管理的整體質(zhì)量。

1信息化時(shí)代高校檔案資源管理現(xiàn)狀分析

在信息化時(shí)代背景下，高校檔案資源管理工作逐漸受到重視，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得到加強(qiáng)，推動(dòng)數(shù)字化檔案資源的建設(shè)積極應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。盡管取得一定的成績(jī)，但同時(shí)也暴露出檔案數(shù)字化程度不一、檔案管理系統(tǒng)兼容性不足以及專業(yè)人才短缺等問(wèn)題，這些因素在一定程度上限制了高校檔案資源管理質(zhì)量的提升。

1.1信息化建設(shè)成果

1.1.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已取得階段性成果。隨著信息時(shí)代的不斷進(jìn)步，部分高校在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面積極探索，一些高校增加對(duì)硬件設(shè)施的投入，配備先進(jìn)的存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器設(shè)施，為檔案管理工作提供專門的場(chǎng)所和人員，為檔案信息化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。例如，部分高校建立檔案數(shù)據(jù)中心，用于存儲(chǔ)和管理檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)安全，并便于檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。檔案數(shù)據(jù)中心采用高性能設(shè)備，滿足檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求的增長(zhǎng)。同時(shí)，高校在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施方面也加大建設(shè)力度，為檔案信息的傳播和共享提供穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。通過(guò)校園網(wǎng)，學(xué)生可以在校園隨時(shí)訪問(wèn)檔案系統(tǒng)，查詢所需信息。

1.1.2在數(shù)字化檔案資源建設(shè)方面，高校也取得了顯著進(jìn)展。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括文書(shū)檔案、科研檔案、學(xué)籍檔案、財(cái)務(wù)檔案等，通過(guò)掃描、拍照等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并存儲(chǔ)于檔案數(shù)據(jù)中心。

1.2存在的問(wèn)題

1.2.1檔案數(shù)字化程度存在差異。盡管多數(shù)高校在檔案數(shù)字化方面取得一定的階段性成果，仍有部分高校的檔案數(shù)字化工作進(jìn)展不盡如人意。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于資金投入不足和技術(shù)力量薄弱。從資金角度來(lái)看，檔案數(shù)字化需要大量資金支持，包括硬件設(shè)施采購(gòu)、軟件系統(tǒng)構(gòu)建、人員培訓(xùn)以及數(shù)字化加工等環(huán)節(jié)。特別是對(duì)于一些民辦高校而言，由于缺乏政府財(cái)政支持且經(jīng)費(fèi)緊張，在檔案數(shù)字化工作上難以投人充足資金，在客觀上導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程滯后。技術(shù)力量薄弱也是問(wèn)題之一，數(shù)字化工作涉及掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等方面，這些都需要專業(yè)人才作為支撐2。然而，部分高校檔案管理部門的工作人員多為檔案專業(yè)背景，缺乏相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)和技能。因此，在數(shù)字化工作中難以熟練運(yùn)用各類技術(shù)，同時(shí)高校在技術(shù)培訓(xùn)方面的投人不足，導(dǎo)致工作人員的技術(shù)水平難以迅速提高。

1.2.2檔案管理系統(tǒng)的兼容性較差。高校檔案資源的管理、開(kāi)發(fā)和利用需要整合大量檔案信息，并結(jié)合不同部門和人員的需求，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。然而目前部分高校不同部門使用的檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間缺乏兼容性，給檔案數(shù)據(jù)的共享和交互帶來(lái)實(shí)際困難。由于歷史原因和部門需求差異，部分高校在信息系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)采用的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，這些系統(tǒng)在功能模塊、接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式等方面存在明顯差異，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法直接進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交換和共享。例如，學(xué)校檔案管理部門使用的是檔案管理系統(tǒng)，而學(xué)校學(xué)生工作部門則使用學(xué)生管理系統(tǒng)。當(dāng)需要學(xué)生工作部門與檔案管理部門進(jìn)行學(xué)籍檔案交換時(shí)，往往因?yàn)閺?fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理增加了工作壓力，也容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和錯(cuò)誤。

1.2.3檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。高校檔案管理人員是檔案資源管理模式創(chuàng)新工作的主體，其技術(shù)能力在一定程度上決定檔案資源管理模式創(chuàng)新的進(jìn)展。但目前，高校檔案管理人員在信息化技術(shù)和知識(shí)方面存在不足，難以滿足信息化時(shí)代檔案資源管理的現(xiàn)實(shí)需求。部分檔案管理人員雖然在檔案崗位工作時(shí)間較長(zhǎng)，擁有豐富的傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)信息技術(shù)掌握不夠全面和深入，在面對(duì)數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用、信息安全防護(hù)等工作時(shí)顯得力不從心。例如，部分檔案工作人員在數(shù)字化檔案存儲(chǔ)與管理方面缺乏技術(shù)應(yīng)用能力，在操作過(guò)程中進(jìn)展緩慢，容易出錯(cuò)。在使用檔案管理軟件時(shí)，他們只能進(jìn)行基本操作，無(wú)法靈活運(yùn)用軟件的眾多功能，為不同用戶提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

2信息化時(shí)代高校檔案資源管理模式創(chuàng)新策略

在信息時(shí)代背景下，高校檔案資源管理工作迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需求。因此，創(chuàng)新檔案管理模式已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.1信息化時(shí)代高校檔案資源管理技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是推動(dòng)高校檔案資源管理模式創(chuàng)新的根本動(dòng)力，也有助于形成檔案新質(zhì)生產(chǎn)力。

2.1.1應(yīng)將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案資源管理模式的創(chuàng)新之中。大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理領(lǐng)域具有巨大潛力，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)的挖掘與分析，可以為高校的各項(xiàng)工作提供有力支持。例如，通過(guò)分析學(xué)生檔案，可以掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、興趣愛(ài)好及家庭背景，為高校制定人才培養(yǎng)方案提供依據(jù)。通過(guò)對(duì)科研檔案的分析，可以了解學(xué)?？蒲械恼w狀況，為科研規(guī)劃和資源配置提供參考。云計(jì)算技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，通過(guò)構(gòu)建高校檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校各類檔案的統(tǒng)一管理，構(gòu)建線上線下一體化的通辦模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案的一體化、數(shù)字化、智能化處理。

2.1.2人工智能技術(shù)可以輔助高校檔案管理工作。智能化檢索功能可以迅速為學(xué)校的科研和學(xué)生管理工作提供所需的檔案信息，既節(jié)省了查詢時(shí)間，又能夠精確地定位所需檔案信息。智能分類功能可以根據(jù)檔案內(nèi)容和屬性進(jìn)行自動(dòng)化分類，使檔案管理工作更加清晰明了。

智能鑒定功能可以對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，為檔案管理和利用提供科學(xué)依據(jù)[3]。

2.1.3區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境。區(qū)塊鏈技術(shù)可以防止高校檔案數(shù)據(jù)被篡改，確保高校檔案信息的原始性和可靠性。同時(shí)，區(qū)塊鏈的加密技術(shù)可以保障高校檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和共享過(guò)程中的信息安全。

2.2信息化時(shí)代高校檔案資源管理理念創(chuàng)新

2.2.1必須確立以用戶為中心的管理理念。高校檔案資源管理應(yīng)聚焦用戶需求，對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容和流程進(jìn)行優(yōu)化，為不同用戶提供個(gè)性化和精準(zhǔn)化的檔案信息服務(wù)。以用戶為中心的管理理念要求高校檔案管理人員主動(dòng)與用戶對(duì)接，加強(qiáng)溝通和互動(dòng)，根據(jù)用戶的不同需求提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。例如，成都理工大學(xué)檔案管理部門充分考慮到學(xué)生檔案服務(wù)的需求，要求檔案管理工作人員細(xì)化工作流程，將檔案咨詢和資料審核從線下延伸至線上，根據(jù)學(xué)生需求通過(guò)電子郵件、線下郵寄、專人送件等多種方式將學(xué)生檔案送至接收人手中，使整個(gè)服務(wù)流程更為順暢。

2.2.2必須樹(shù)立協(xié)同合作管理理念。高校應(yīng)充分重視檔案管理工作，要求高校各相關(guān)部門配合檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享共建，校內(nèi)各部門的協(xié)同合作是確保檔案資源管理模式創(chuàng)新的重要保障。教學(xué)、科研和學(xué)生管理部門應(yīng)共同參與檔案管理工作。同時(shí)，高校檔案管理部門也應(yīng)加強(qiáng)與外部的溝通合作。例如，臨沂大學(xué)主動(dòng)與臨沂市檔案館開(kāi)展合作，建立起館際協(xié)作模式，將展示檔案數(shù)量由490余件擴(kuò)展到1000余件。不僅充分體現(xiàn)了協(xié)同合作管理理念對(duì)高校檔案管理工作的重要性，還是臨沂大學(xué)檔案服務(wù)向外拓展的重要一步。

2.3信息化時(shí)代高校檔案資源管理制度創(chuàng)新

信息化時(shí)代，高校檔案資源管理模式的制度創(chuàng)新至關(guān)重要。制度創(chuàng)新能夠?yàn)楦咝n案資源管理提供明確的制度規(guī)范，確保高校檔案資源管理各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2.3.1要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度。結(jié)合信息化時(shí)代要求，進(jìn)一步明確信息化建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)和流程，如規(guī)定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，為高校檔案資源管理的各項(xiàng)工作提供依據(jù)，同時(shí)明確電子檔案的管理要求，包括電子檔案的存儲(chǔ)、備份、檢索、開(kāi)發(fā)利用、共享等方面。

2.3.2要?jiǎng)?chuàng)新和完善安全管理制度。必須結(jié)合當(dāng)前檔

案信息面臨的風(fēng)險(xiǎn)性、安全性，制定相應(yīng)的制度。檔案安全管理制度應(yīng)涵蓋黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露、病毒感染等方面，并明確安全管理的主體責(zé)任和具體措施，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)。例如，建立嚴(yán)格的訪問(wèn)制度，限制未經(jīng)授權(quán)人員訪問(wèn)高校檔案信息。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。

2.3.3要建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)章制度。在信息時(shí)代背景下，高校檔案資源共享和交換日益頻繁，只有建立數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能為共享和交換奠定基礎(chǔ)。通過(guò)完善相應(yīng)制度，可以明確數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行要求，確保高校各部門和不同系統(tǒng)之間在檔案信息交換過(guò)程中能夠相互兼容，高效共享4。通過(guò)建立和完善檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)編碼規(guī)則和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息的規(guī)范性和一致性。推進(jìn)高校檔案制度創(chuàng)新，有助于提高高校檔案資源管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量。例如，云南師范大學(xué)新制定的《云南師范大學(xué)學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《云南師范大學(xué)學(xué)籍檔案管理實(shí)施細(xì)則》，為學(xué)校檔案工作信息化建設(shè)提供了制度保障。

3信息化時(shí)代高校檔案資源管理模式創(chuàng)新的保障措施

在信息化時(shí)代背景下，高校檔案資源管理模式的創(chuàng)新必須得到充分的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。同時(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為高校檔案信息資源管理模式創(chuàng)新奠定人才基礎(chǔ)。

3.1增加資金投入

在推動(dòng)高校檔案資源管理模式創(chuàng)新的過(guò)程中，必須確保信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括高性能服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這些都需要大量的資金投人。只有在硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)方面滿足高校檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸和數(shù)據(jù)處理的需求，才能確保高校檔案資源管理模式創(chuàng)新工作的順利進(jìn)行。例如，洛陽(yáng)學(xué)院在檔案數(shù)字化建設(shè)方面不斷加大資金投入，為檔案管理部門配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，并購(gòu)置了專用的防磁檔案柜，確保了檔案工作的硬件需求。在技術(shù)層面，引進(jìn)了新技術(shù)和新軟件，搭建了檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)技術(shù)投人和資金支持，為高校檔案資源管理模式創(chuàng)新奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)

加強(qiáng)人才培養(yǎng)是推動(dòng)高校檔案資源管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵保障。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員不僅需要對(duì)高校檔案管理的相關(guān)工作有所了解，具備專業(yè)的檔案知識(shí)，還需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)。因此，有必要開(kāi)展系統(tǒng)性的檔案培訓(xùn)，提升現(xiàn)有檔案管理人員的信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。例如，在培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)設(shè)置檔案信息化培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)與當(dāng)前高校檔案管理相關(guān)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、安全管理知識(shí)等，并可以舉辦學(xué)術(shù)交流研討會(huì)等多種形式，為檔案管理人員了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)提供支持5。將檔案管理人員培養(yǎng)成適應(yīng)信息化時(shí)代的復(fù)合型人才。檔案管理人員也應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，通過(guò)自學(xué)方式掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，并能夠熟練地將這些技術(shù)運(yùn)用到檔案管理系統(tǒng)之中。此外，檔案管理人員還應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與其他部門人員共同完成檔案資源管理工作。

總之，在信息化時(shí)代背景下，高校檔案資源管理面臨著新的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致檔案資源的數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，類型日益多元化，傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。同時(shí)，高校對(duì)檔案資源的需求也越來(lái)越多樣化，不僅需要滿足日常查詢的需求，還希望檔案能在教研創(chuàng)新、教學(xué)改革、文化傳承等方面發(fā)揮作用。當(dāng)前，創(chuàng)新高校檔案資源管理模式已成為必然趨勢(shì)。高校應(yīng)積極適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，在檔案管理理念、手段、方式上進(jìn)行大膽創(chuàng)新，以更好地服務(wù)于高校各項(xiàng)工作的需求。

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作者簡(jiǎn)介：陳語(yǔ)（1972—），大學(xué)學(xué)歷，貴州大學(xué)檔案館館員，研究方向：高校檔案管理。