|數(shù)字檔案|信息化時代事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)與對策

在信息技術(shù)日新月異的新環(huán)境下，現(xiàn)行檔案數(shù)字化管理模式的局限性逐步暴露，已無法滿足社會對檔案信息資源高效、快速、精準(zhǔn)的新要求。事業(yè)單位需要把檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為改革方向，依據(jù)《檔案法》有關(guān)信息化建設(shè)的規(guī)定，參照《推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)實施辦法（試行）》的要求，瞄準(zhǔn)新技術(shù)、搭建新平臺，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)流通模式，向轉(zhuǎn)型要動力，推動檔案數(shù)據(jù)要素自由流動，增強(qiáng)事業(yè)單位做好“四個好”“兩服務(wù)”的自覺性和主動性，不斷為現(xiàn)代化國家建設(shè)貢獻(xiàn)檔案智慧。

1信息化時代事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求側(cè)分析

1.1管理效率提升的內(nèi)在要求

信息化時代，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長，事業(yè)單位的檔案管理方式需要不斷更新以適應(yīng)新形勢的變化。由于原有的檔案數(shù)據(jù)流動性不強(qiáng)，數(shù)據(jù)傳輸線路單一，導(dǎo)致檔案管理效能滯后。因此，必須引入數(shù)據(jù)治理思維，將自動化、智能化、信息化融入檔案管理全過程。通過建設(shè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的全過程錄人、分類、存儲與利用，減少人工操作的參與度，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

1.2檔案安全建設(shè)的必然要求

當(dāng)前，事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全為應(yīng)對諸如借助AI等手段不斷升級的網(wǎng)絡(luò)人侵，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)必須提高防護(hù)技術(shù)、加強(qiáng)身份審核力度。就單位而言，在提供數(shù)字服務(wù)時必須采取足夠的安全措施，降低檔案資源的泄露風(fēng)險，積極推進(jìn)檔案利用工作的高效開展。從個人角度來看，必須強(qiáng)化檔案信息保護(hù)意識，避免如通過出賣檔案信息換取利益，對國家和個人造成嚴(yán)重威脅等事件的發(fā)生。因此，事業(yè)單位需要在堅持自主可控、安全可信防護(hù)理念的基礎(chǔ)上，積極擁抱新技術(shù)，不斷深刻認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)安全的內(nèi)涵，緊跟國際數(shù)據(jù)安全技術(shù)發(fā)展趨勢，運(yùn)用好核心關(guān)鍵技術(shù)和產(chǎn)品，探索切實可行的安全解決方案和模式，構(gòu)建高效的檔案安全治理體系，保障檔案數(shù)據(jù)的平穩(wěn)運(yùn)行。

1.3優(yōu)化檔案服務(wù)的客觀要求

事業(yè)單位檔案的生命力在于利用。信息化時代，檔案利用呈現(xiàn)多樣化和個性化趨勢，如何滿足利用者的需求是管理部門的重要任務(wù)。人民群眾對檔案利用效能提出更高要求，個性化推薦已經(jīng)成為提升體驗、展現(xiàn)檔案時代價值的重要手段。通過深人分析利用者的個人信息、行為偏好，事業(yè)單位能夠提供更加精準(zhǔn)和個性化的產(chǎn)品或服務(wù)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式多處于被動地位，服務(wù)內(nèi)容單一、效率較低，無法滿足大數(shù)據(jù)時代日益增長的檔案服務(wù)要求。因此，必須將檔案數(shù)字化服務(wù)作為轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容，強(qiáng)化頂層設(shè)計，引入數(shù)據(jù)挖掘、自然語言處理技術(shù)等，提升檔案服務(wù)精準(zhǔn)度和滿意度，讓人民群眾從檔案中增強(qiáng)獲得感。

1.4適應(yīng)數(shù)字中國的時代要求

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是社會治理和現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)性工程，事業(yè)單位作為社會管理的重要機(jī)構(gòu)，需要緊跟數(shù)字中國的建設(shè)要求，發(fā)揮檔案在國家治理中的基礎(chǔ)性作用，推進(jìn)檔案資源體系更加完備、結(jié)構(gòu)更加合理。《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》指出，發(fā)揮信息化驅(qū)動引領(lǐng)作用、推進(jìn)中國式現(xiàn)代化。事業(yè)單位要發(fā)揮大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建智能化、智慧化的數(shù)據(jù)管理平臺，擴(kuò)大檔案工作的“朋友圈”，瞄準(zhǔn)時代需求，增強(qiáng)檔案服務(wù)的能力，努力把檔案數(shù)字化管理的“關(guān)鍵變量”轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化建設(shè)的“最大增量”[2]。

2信息化時代事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)

2.1檔案資源復(fù)雜多樣的挑戰(zhàn)

事業(yè)單位性質(zhì)決定了檔案資源體量大、類型復(fù)雜的特點。這些檔案信息資源以文本、音視頻、圖像等形式存儲，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案共存，造成檔案類型多樣化的現(xiàn)象。這些數(shù)據(jù)資源真實反映了事業(yè)單位發(fā)展歷程和國家治理的變遷，是重要的社會財富資源，特別是近年來事業(yè)單位職能的拓展，也促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的急劇增長。但是不同類別、不同介質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)資源，為檔案數(shù)字化管理帶來新的挑戰(zhàn)。比如，部分檔案數(shù)據(jù)可能不完整或存在錯誤，會直接導(dǎo)致分析結(jié)果不準(zhǔn)確，影響政策制定和執(zhí)行的效果。檔案數(shù)據(jù)缺失會導(dǎo)致樣本偏差，從而在政策實施中產(chǎn)生不利影響。

2.2檔案信息資源挖掘不夠的挑戰(zhàn)

檔案數(shù)據(jù)資源涉及治理智慧、知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私等內(nèi)容提供者的多方利益鏈，其流通過程需要多方參與，在不同環(huán)節(jié)與應(yīng)用場景下呈現(xiàn)出不同的形態(tài)與價值。當(dāng)前，事業(yè)單位面臨著檔案資源挖掘不足的問題，主要包括：一是對檔案資源價值缺乏合理性認(rèn)知，缺乏對價值挖掘的明確路徑；二是對數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新應(yīng)用缺少協(xié)同治理，檔案價值開發(fā)合作力度不足；三是缺乏數(shù)據(jù)資產(chǎn)創(chuàng)新應(yīng)用的人才支撐?？傮w來看，在檔案數(shù)據(jù)要素發(fā)展以及深度探索等方面的整體激勵仍然不足，對檔案賦能新質(zhì)生產(chǎn)力、發(fā)揮乘數(shù)效應(yīng)形成了一定的制約。

2.3檔案利用需求個性化的挑戰(zhàn)

隨著社會治理的深人與人民群眾生活的多樣化，民生檔案資源體系利用需求顯著提升，特別是涉及生活、求職、就業(yè)、升學(xué)等利用率較高的檔案資源。長期以來，事業(yè)單位檔案資源建設(shè)側(cè)重于文書檔案，對民生檔案重視程度不夠，檔案結(jié)構(gòu)較為單一，造成無法滿足人民群眾的利用需求，檔案資源供給能力不足。利用場景創(chuàng)新深度不夠，尚未完全實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑路的愿景，檔案共享力度有待加強(qiáng)，遠(yuǎn)程查檔亟需破題。

2.4信息安全要求顯著提升的挑戰(zhàn)

檔案傳統(tǒng)安全與非傳統(tǒng)安全相互交織，檔案信息安全體系建設(shè)的重要性日益凸顯，成為檔案治理體系的關(guān)鍵一環(huán)。事業(yè)單位檔案資源涉及國家發(fā)展大計和民生事業(yè)發(fā)展，其安全建設(shè)關(guān)系中心大局和人民群眾的根本利益，必須牢牢把握安全紅線。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和黑客技術(shù)的精進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)面臨著前所未有的壓力，竊取和篡改敏感信息的事件屢見不鮮，為信息安全建設(shè)帶來了嚴(yán)重威脅，事業(yè)單位需要重塑檔案安全防護(hù)體系，適應(yīng)新技術(shù)革命的沖擊。

3信息化時代事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對策

3.1整合檔案信息資源

在信息化背景下，檔案信息資源對事業(yè)單位發(fā)展起決定性作用。檔案管理在從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型過程中，檔案資源的收集與整合依然是重中之重。一是制定檔案資源數(shù)字化管理規(guī)范。針對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，事業(yè)單位要根據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》《電子檔案管理辦法》的要求，制定符合自身要求的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)、交換標(biāo)準(zhǔn)等方面。在制定統(tǒng)一數(shù)字管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需充分考慮國際和國內(nèi)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并與之保持一致，保障檔案資源能夠在不同部門、系統(tǒng)間進(jìn)行共享與交換，提高檔案資源配置效率。二是整合部門間的檔案數(shù)據(jù)。事業(yè)單位各部門專業(yè)檔案數(shù)據(jù)對開發(fā)利用具有重要價值，為更好地發(fā)揮檔案價值，要采取有效措施對檔案資源整合，實現(xiàn)在更大范圍、更深廣度上的檔案資源共享。因此，要構(gòu)建強(qiáng)有力的管理和控制體制，明確職能分工，在“三合一”制度的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案資源收集、歸檔、存儲與利用的全過程管理。構(gòu)建覆蓋全領(lǐng)域、全部門的檔案資源共享平臺，優(yōu)化檢索、利用、下載等功能，便于信息共享與交流。要加強(qiáng)對異質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，建立統(tǒng)一、規(guī)范、有序的數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)，推動檔案資源體系分類化、標(biāo)簽化。

3.2建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)是檔案治理轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)主要分為以下幾個模塊：一是資源收集單元。主要包括電子文件接收、檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息搜索，對收集的檔案信息進(jìn)行鑒別和整理，將其錄人檔案信息資源庫。系統(tǒng)還應(yīng)對檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換，包括電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和各專業(yè)檔案信息格式標(biāo)準(zhǔn)化。二是數(shù)據(jù)整理單元。該模塊的工作對象是歸檔的檔案信息，涵蓋元數(shù)據(jù)著錄、分類號、主題詞自動標(biāo)引、多媒體檔案標(biāo)引、信息鑒定、目錄管理、信息統(tǒng)計等，使數(shù)字檔案信息有序化、規(guī)范化。三是數(shù)據(jù)存儲單元。對檔案資源進(jìn)行分類存儲、安全存儲與長期存儲，進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，保障信息的安全性和可靠性。在分類存儲方面，將數(shù)字信息按不同類型存儲在各類數(shù)據(jù)庫和文件系統(tǒng)中，全文信息可采用文檔數(shù)據(jù)庫或文件系統(tǒng)存放，音頻、視頻信息可采用對象數(shù)據(jù)方式存儲。四是數(shù)據(jù)利用單元。實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效利用，提供檔案查詢、發(fā)布、共享、自動推送等功能。局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的用戶，隨時隨地都能獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。五是系統(tǒng)監(jiān)督單元。對數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)跟蹤，確保系統(tǒng)正常、安全運(yùn)行。

3.3深化檔案利用轉(zhuǎn)型

為滿足人民群眾對檔案利用的多樣化、個性化需求，要實現(xiàn)利用方式的技術(shù)性變革。一是開發(fā)好檔案查詢客戶端，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡(luò)空間高效利用?？蛻舳藨?yīng)包括查檔受理、掌上查檔、線上出證等多項功能，可查閱包括政府公開信息等檔案信息資源。使用者在智能手機(jī)或平板電腦等移動端提出查詢檔案申請，通過手機(jī)短信接收查詢結(jié)果以及檔案獲取方式，可足不出戶享受到高效便捷的遠(yuǎn)程服務(wù)。二是深化個性化服務(wù)。人工智能在個性化推薦和查詢方面具有顯著優(yōu)勢，借助用戶的歷史行為、興趣生成詳盡的用戶畫像。例如，數(shù)據(jù)管理平臺通過分析用戶使用習(xí)慣，形成個性化畫像，以實現(xiàn)精準(zhǔn)推薦。事業(yè)單位要借助人工智能等技術(shù)優(yōu)勢，在個性化服務(wù)與用戶隱私之間找到平衡，滿足人民群眾的需求。

3.4建設(shè)數(shù)據(jù)挖掘框架

檔案數(shù)據(jù)資源是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代重要的生產(chǎn)要素，是構(gòu)建新發(fā)展格局的重要支撐，數(shù)據(jù)資源要結(jié)合信息技術(shù)才能發(fā)揮要素價值。要明確資源挖掘的戰(zhàn)略和路線圖，審視考量檔案資源的現(xiàn)狀與利用需求，明確資源挖掘的目標(biāo)定位，制定詳細(xì)的實施方案。要對云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)深人了解，選擇合適的技術(shù)手段，實現(xiàn)高效、靈活和可擴(kuò)展的檔案資源大數(shù)據(jù)挖掘和管理，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。對于專業(yè)性較強(qiáng)的單位，采用智能分詞、語義理解等技術(shù)，使用者只需輸入簡單的關(guān)鍵詞或模糊描述，就能在瞬間獲得精準(zhǔn)匹配的檔案列表，極大地節(jié)省查找時間，讓檔案利用變得高效便捷。在使用過程中，要著重資源挖掘的評估和反饋，發(fā)揮好新技術(shù)的乘數(shù)效應(yīng)，避免資源泄密與成本浪費，實現(xiàn)利用的最優(yōu)解。

3.5加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)

檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力關(guān)系數(shù)字化建設(shè)的成敗。一是定期開展知識化培訓(xùn)。引導(dǎo)管理人員系統(tǒng)掌握檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和行業(yè)發(fā)展趨勢，幫助其不斷更新知識體系，理解新檔案工作理念和方法，為數(shù)字化建設(shè)提供堅實支撐。二是加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用能力提升。圍繞檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)需求，通過網(wǎng)絡(luò)研討、線下交流等形式，匯聚集體智慧解決數(shù)字化管理中的難點、堵點問題。定期召開信息化工作座談會，交流分享經(jīng)驗，碰撞共享智慧，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。三是搭建施展才干的成長平臺。立足業(yè)務(wù)場景的實際需求，進(jìn)行實戰(zhàn)演練、做到學(xué)以致用，進(jìn)一步激發(fā)活力動力，推動理論知識、培訓(xùn)技能應(yīng)用于業(yè)務(wù)實操，不斷提高檔案數(shù)字化利用的能力。

3.6夯實檔案數(shù)據(jù)安全

一是及時更新設(shè)備。全面分析工作需求，梳理網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全應(yīng)具備的功能和性能需求，定制購置方案，確保所選設(shè)備能夠完全滿足安全防護(hù)需求。二是強(qiáng)化技術(shù)賦能。重點對黑客和數(shù)據(jù)竊取等威脅，屏蔽危險端口，明確邊界，細(xì)化訪問控制策略等技術(shù)性措施加以防范。針對服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等事件開展應(yīng)急演練，分析網(wǎng)絡(luò)流量，排查安全隱患，提高應(yīng)急處置能力。三是強(qiáng)化安全教育。組織深入學(xué)習(xí)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律法規(guī)，觀看網(wǎng)絡(luò)安全與保密宣傳視頻，強(qiáng)化全體干部網(wǎng)絡(luò)安全和保密意識。切實做好數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)賬號和密碼管理，避免出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)被泄露，全方位提高檔案信息安全防范水平。

結(jié)語

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為事業(yè)單位管理模式更新提供了新的契機(jī)與空間。借助新技術(shù)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，事業(yè)單位得以建立現(xiàn)代化的檔案治理體系和治理結(jié)構(gòu)，從而推動工作走深走實。面向未來，事業(yè)單位要密切關(guān)注區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能等創(chuàng)新技術(shù)對檔案工作賦能和應(yīng)用，加強(qiáng)推進(jìn)人工智能 + 解決方案的探索和應(yīng)用落地。要緊緊抓住人才這一關(guān)鍵要素，在繼續(xù)教育、職位晉升、職稱評審方面給予充分保障，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，激發(fā)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的新動能。

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作者簡介：齊靜（1977—），大學(xué)學(xué)歷，山東省夏津縣人力資源和社會保障局館員，研究方向：檔案管理。