檔案管理思維變革及其應用探索

在數(shù)字化時代，檔案管理作為信息存儲、檢索和利用的重要環(huán)節(jié)，其重要性日益凸顯。然而傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著諸多不足，如存儲成本高、檢索效率低、信息安全性差等問題，嚴重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，實施檔案管理思維變革，引入大數(shù)據、云計算、人工智能等現(xiàn)代信息技術，成為推動檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的關鍵。在實施過程中，檔案管理部門應從技術、思維、人才等方面努力，切實提升檔案管理效率和安全性，為科學決策提供有力支持，大力推動檔案管理的持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。

1檔案管理思維變革的重要性

1.1有利于提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式依賴于紙質文件和人工操作，不僅耗時費力，還容易出錯。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案管理思維亟需變革，以適應數(shù)字化、信息化的新要求。通過引入先進的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字化存儲技術，可以極大地提高檔案信息的檢索速度和準確性，使檔案管理人員能夠更快捷地找到所需資料，顯著提升工作效率。同時，檔案管理思維的變革還意味著管理理念的更新，從被動管理向主動服務轉變，檔案管理人員在做好檔案保管本職工作的基礎上，還要積極挖掘檔案信息的價值，為使用者提供更優(yōu)質、便捷的服務，由此提升檔案管理效率，增強管理工作的社會價值和影響力。

1.2有利于促進信息共享

傳統(tǒng)的檔案管理模式局限于特定機構或部門內部，使得檔案信息難以被更廣泛地利用和共享。而檔案管理思維的變革，可推動檔案信息的數(shù)字化、網絡化和智能化管理，使信息得以跨越時空限制，實現(xiàn)跨機構、跨領域的共享。這種共享可極大地提升檔案信息的利用率，還可為城市管理、政策制定、文化傳承等方面提供豐富的素材和依據。例如，某城市管理綜合執(zhí)法機構實施檔案數(shù)字化工程，將各部門的紙質檔案轉化為電子檔案，并建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，各部門之間能夠輕松訪問和共享其他部門的檔案信息，大大促進了城市管理機構間的協(xié)作，提升城市管理的整體效能[1。

1.3有助于支持決策分析

以往城市管理執(zhí)法部門的檔案室主要依賴紙質檔案管理模式，不但效率低下，而且難以實現(xiàn)對信息的全面整合和快速檢索。然而，隨著檔案管理思維的變革，逐漸引入先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子形式，實現(xiàn)信息的數(shù)字化存儲，還依靠數(shù)據分析和挖掘功能，為支隊提供更為精準、全面的信息支持。在決策過程中，執(zhí)法支隊可以充分利用檔案管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據和案例，經過類比分析和趨勢預測，更準確地把握城市管理的現(xiàn)狀和問題，有助于支持決策分析，從而制定出更加科學、合理的城市規(guī)劃和管理政策。

2檔案管理創(chuàng)新面臨的實踐困境

2.1檔案管理思維落后

在檔案管理創(chuàng)新的實踐中，許多檔案管理部門或機構仍然堅守著傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于新思維、新技術的接受和應用顯得較為遲鈍。這種落后的思維主要體現(xiàn)在對檔案信息的封閉性管理、對新技術的不信任、對創(chuàng)新理念的抵觸等方面，普遍認為檔案應該被嚴格保密，只供特定人員查閱，而忽視了檔案信息的共享和利用價值。同時，面對數(shù)字化、網絡化等新技術的發(fā)展，許多管理者持觀望態(tài)度，缺乏主動探索和應用的積極性，影響檔案信息的充分利用，造成資源浪費。

2.2創(chuàng)新力度不足

當前盡管有些檔案管理機構已經意識到傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，但在實際操作中所采取的創(chuàng)新舉措仍然力度不夠，難以取得顯著成效。一方面，這些機構可能缺乏足夠的創(chuàng)新資源和支持，如資金、技術和人才等，導致在創(chuàng)新過程中感到力不從心，難以實施大規(guī)

|蘭臺縱橫|

模、深層次的改革。另一方面，部分檔案管理機構在創(chuàng)新時可能過于保守，缺乏足夠的勇氣和決心，擔心創(chuàng)新會帶來不穩(wěn)定因素或風險。因此，選擇維持現(xiàn)狀，不愿與相關機構或部門建立合作關系，做出大膽嘗試。長此以往，檔案管理機構難以適應現(xiàn)代社會對信息的快速變化的需求，自身發(fā)展受到重重阻礙2]。

2.3數(shù)據安全防護缺失

隨著檔案信息的數(shù)字化進程的加速，大量的敏感數(shù)據和關鍵信息被存儲于電子系統(tǒng)中，使數(shù)據安全成為不可忽視的問題。一些檔案管理機構在追求數(shù)字化、便捷化的同時，輕視數(shù)據安全防護的重要性，主要表現(xiàn)為缺乏先進的數(shù)據加密技術、防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，導致檔案信息面臨被非法訪問、篡改或泄露的風險。這一問題不但會損害機構的聲譽和利益，還可能對個人隱私和國家安全造成嚴重影響。

3檔案管理思維變革的實施策略

3.1推動數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是檔案管理創(chuàng)新的基礎，引入大數(shù)據和信息技術，可以構建高效、智能的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據的自動化收集、整理、存儲和檢索。檔案室接收到不同數(shù)據源產生的數(shù)據后，需要整合大量檔案數(shù)據。先利用大數(shù)據技術，由數(shù)據交換平臺將數(shù)據從源端高效傳輸?shù)侥繕硕?，根據標準清洗，保證目標端數(shù)據的完整性、實時性和精確性。在實際應用中，數(shù)據質量監(jiān)管平臺能夠自動感知、檢測大數(shù)據平臺中的數(shù)據質量，追溯質量問題根源，從而有效地輔助數(shù)據管理部門的工作。在數(shù)據深加工階段，首先對檔案資源數(shù)據展開深度挖掘，展現(xiàn)數(shù)據價值，創(chuàng)造出新價值；其次對用戶信息和用戶檢索、瀏覽記錄數(shù)據進行挖掘，做到精確洞察，精準服務，提升檔案用戶的認同感，實現(xiàn)檔案服務價值；最后對挖掘得到的孤立的數(shù)據點進行深人分析與整合，獲得完整的檔案網絡，使檔案發(fā)展、社會服務等趨勢的預測分析成為可能。

基于檔案大數(shù)據管理平臺，可對大數(shù)據可視化統(tǒng)計分析，提供檔案館領導及各科室管理人員“一站式”決策支持的管理中心。以豐富的儀表板、圖標、數(shù)據地圖等形象，直觀展示各項檔案業(yè)務、數(shù)據指標，便于直觀監(jiān)測檔案館運行情況，并對異常關鍵指標預警。在系統(tǒng)建設過程中，需具備紙質檔案數(shù)字化處理的功能，以掃描、拍照等方式轉化為數(shù)字形式，并采用圖像處理與文字識別技術，提高檔案的數(shù)字化質量。在存儲與管理方面，依靠分布式存儲、云服務等，確保檔案信息的安全性，利用元數(shù)據管理與版本控制等技術手段做到有效管理。更重要的是，系統(tǒng)還應提供全文檢索、模糊檢索和組合檢索等多種查詢方式，以滿足用戶快速獲取所需信息的需求，由此促進檔案資源的充分利用，發(fā)揮出更高的應用價值。

3.2與多機構建立合作關系

在檔案管理創(chuàng)新的道路上，與多機構建立緊密的合作關系是加快數(shù)字檔案管理技術研發(fā)與應用的關鍵。對此，檔案管理部門應積極與科研機構、高校和企業(yè)之間展開協(xié)作與交流，共同探索新技術和新方法，由此提高檔案管理的智能化與自動化水平，為用戶提供更加高效、便捷的服務?？蒲袡C構、高校和企業(yè)各自擁有獨特的專業(yè)背景和技術優(yōu)勢，以合作的形式，將優(yōu)勢資源整合在一起，形成合力，共同攻克數(shù)字檔案管理中的技術難題。例如，科研機構可以負責基礎理論研究和算法優(yōu)化，高?？梢蕴峁┤瞬排囵B(yǎng)和學術研究支持，而企業(yè)則可以負責技術應用和市場推廣，形成產學研用一體化的合作模式。同時，合作還可促進先進技術成果的快速轉化和實際應用。待合作研發(fā)出新技術和新方法后，及時將其應用到檔案管理實踐中，使檔案管理效率和準確性得到全面提升。還可根據用戶需求定制開發(fā)，提供更加個性化、精準的服務。在檔案資源共享平臺建設方面，檔案管理部門需注重跨組織的數(shù)據共享和協(xié)同，設置統(tǒng)一的數(shù)據接口和標準，實現(xiàn)不同機構間的數(shù)據互通和共享，打破信息孤島，提升資源利用效率，并根據用戶需求提供個性化的推薦和服務，提升用戶滿意度和忠誠度。

為了拓寬檔案資源的使用場景和受眾，還可以結合社交媒體和移動應用等渠道，將數(shù)字化檔案與社會化應用相結合，依托社交媒體平臺，廣泛傳播檔案資源，吸引更多用戶關注和參與，而移動應用則可以讓用戶隨時隨地訪問和使用檔案資源，提升用戶體驗和便捷性。以某城市管理綜合執(zhí)法機構為例，該機構積極響應數(shù)字政府建設的號召，與當?shù)卣辗掌脚_深度合作，共同開發(fā)“城市管理在線服務平臺”。該平臺整合了城市管理綜合執(zhí)法的相關歷史案件檔案，包括執(zhí)法記錄、行政處罰決定書、整改通知書等，真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和在線查詢。市民和企業(yè)用戶可以按需查詢相關檔案，了解自已的案件處理情況，或作為法律憑證使用。這種合作模式不但顯著提高了案件處理的透明度和效率，還極大地提升了檔案資源的利用率和公眾滿意度。借助這一平臺，城市管理綜合執(zhí)法部門可實現(xiàn)與市民及企業(yè)用戶的無縫對接，還可與其他政府部門的信息共享和協(xié)同辦公。例如，與環(huán)保、工商、住建等部門的數(shù)據互通，有助于更全面地了解城市管理問題的背景和根源，從而制定更為精準有效的執(zhí)法策略，為提升城市管理效能和公眾滿意度做出積極貢獻4

3.3加強檔案信息安全防護

在網絡時代背景下，數(shù)字化檔案管理雖然能夠提高管理效率，但也帶來了數(shù)據安全風險。對于檔案管理部門而言，加強檔案信息安全防護至關重要。對此，可從物理安全防護層面入手，建設符合安全標準的檔案庫房，配備門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭和報警裝置，確保檔案實體在存儲和查閱過程中不受非法侵入和破壞。同時，對進出庫房人員實施嚴格的身份認證和登記管理，確保只有授權人員才能接觸到檔案，還應定期對檔案庫房展開安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。隨著數(shù)字化檔案的普及，網絡安全防護成為檔案信息安全的關鍵。檔案管理機構應建立完善的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、安全審計系統(tǒng)等，確保檔案信息系統(tǒng)免受黑客攻擊、病毒侵害等網絡安全威脅，并定期掃描檔案信息系統(tǒng)的安全漏洞，做出全方位的風險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全漏洞。此外，數(shù)據備份與恢復是保障檔案信息安全的重要手段。檔案管理部門應制定完善的數(shù)據備份策略，定期對檔案數(shù)據備份處理，并將備份數(shù)據存儲在安全可靠的地方，還應建立數(shù)據恢復機制，確保在發(fā)生數(shù)據丟失或損壞時能夠及時恢復數(shù)據，由專業(yè)技術人員展開備份數(shù)據驗證和測試，保障備份數(shù)據的完整性和可用性，由此構建全方位、多層次的檔案信息安全防護體系，為檔案信息安全保駕護航。

3.4重視人才隊伍建設

在信息化、數(shù)字化快速發(fā)展的今天，高素質、專業(yè)化的檔案管理團隊是提高檔案管理水平、保障檔案信息安全的關鍵。因此，檔案管理機構的人才隊伍建設顯得尤為重要。對此，檔案管理部門應定期組織專業(yè)培訓，內容涵蓋檔案管理法律法規(guī)、數(shù)字化檔案管理技術、信息安全防護知識等方面，確保員工能夠跟上時代的發(fā)展步伐，掌握最新的檔案管理知識和技能，還要鼓勵員工參加行業(yè)的研討會、交流會等，拓寬視野，提升專業(yè)素養(yǎng)。為了吸引和留住優(yōu)秀的檔案管理人才，該部門應建立完善的人才引進和培養(yǎng)機制，依靠校園招聘、社會招聘等多種渠道，吸引具有檔案管理、信息技術等相關專業(yè)背景的人才加入，并注重內部人才的培養(yǎng)和選拔，為優(yōu)秀員工提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力。此外，高效的檔案管理團隊離不開良好的團隊協(xié)作和管理機制支持。檔案管理機構應當深刻認識到這一點，并據此建立一套完善的管理體系，根據工作性質和員工專長，合理分配工作任務，確保每個員工都能在自己的崗位上發(fā)揮最大效能。制定清晰的工作流程，規(guī)范檔案從接收、整理、存儲到查詢、利用等環(huán)節(jié)的操作步驟，使團隊成員能夠按照既定的流程協(xié)同工作，減少重復勞動和溝通成本。在此基礎上，檔案管理機構還應注重團隊氛圍的營造。例如，組織定期的團隊建設活動，增進員工之間的了解和信任，提高團隊的整體凝聚力。建立有效的溝通機制，鼓勵員工分享工作經驗和心得，共同解決工作中遇到的問題，由此推動團隊整體水平提高[5]

綜上所述，在事業(yè)單位信息化建設中，檔案管理思維變革和創(chuàng)新應用屬于重要組成部分，對管理效率提升和信息共享具有重要意義。在實施過程中，通過引入大數(shù)據、云計算等現(xiàn)代信息技術，可加速檔案管理的智能化和共享化進程。同時，檔案管理思維變革并非一蹴而就，需要政府、企業(yè)和社會各界的共同努力和持續(xù)探索，還要注重數(shù)據信息安全防護和人才培養(yǎng)。在未來的發(fā)展中，將會有更多的新技術、新方法和新型人才投入檔案管理事業(yè)中，為社會發(fā)展提供更加有力的信息支持和服務保障。

參考文獻

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[3]趙放.數(shù)字化背景下水利事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務，2024（6）：57-59.

[4]蘇淑娥.信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新分析[J].中國管理信息化，2023（24）：45-47.

[5]于穎穎.基于物聯(lián)網和大數(shù)據的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式研究[J].區(qū)域治理，2024（15）：0062-0064.

作者簡介：張曉燕（1975—），大學學歷，榆林市城市管理執(zhí)法支隊館員，研究方向檔案管理。