新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的實踐與探索

《干部人事檔案工作條例》中明確指出，要“著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化”。干部人事檔案推進數(shù)字化管理進程是實現(xiàn)這一目標的必要途徑，對于提升干部人事檔案管理效能與安全性，構(gòu)建準確、高效的干部信息系統(tǒng)具有重要價值。干部人事檔案是組織人事工作的重要基礎(chǔ)，是有效反映干部的思想品質(zhì)、道德品行與工作實績等方面的重要依據(jù)，在干部人才選拔、培養(yǎng)與管理等活動中具有重要作用，干部人事檔案數(shù)字化管理成為新時代組織工作轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路1]。

1干部人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

新《檔案法》的頒布實施，專門設(shè)立了“檔案信息化建設(shè)”一章，注重現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化進程中的應(yīng)用?！度珖鴻n案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》也把檔案數(shù)字化管理作為一項重要的目標任務(wù)，推動落實。但從當前干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來看，主要還存在以下問題：

1.1檔案資源整合度不足與信息孤島問題仍然存在

受技術(shù)、平臺與人員等方面限制，當前干部人事檔案管理中仍存在著檔案資源整合度不足、存在信息孤島等問題，極大地阻礙了干部人事檔案的數(shù)字化管理進程，在檔案管理資源、內(nèi)容與管理模式等方面數(shù)字化成效不理想。在干部人事檔案管理中，由于各部門、各單位在檔案管理上存在著一定的差異性和獨立性，難以實現(xiàn)對檔案資源的有效整合和共享，造成數(shù)據(jù)資源上的浪費，降低了檔案信息的利用效率與價值。干部人事檔案在其數(shù)字化進程中存在標準不統(tǒng)一、格式不兼容等問題，進一步加劇了檔案資源整合難度，致使干部人事檔案數(shù)字化管理中的檔案管理整合度不足。另外，干部人事檔案數(shù)字化管理的信息孤島，使各部門、各系統(tǒng)之間的信息無法實現(xiàn)順暢關(guān)聯(lián)互助、共享互換。由于組織內(nèi)部各部門、各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)標準、結(jié)構(gòu)、接口等方面存在明顯差異，干部人事檔案信息難以實現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨部門的共享和互通，極大地影響著新時代檔案信息的全面性和準確性，制約了干部人事檔案數(shù)字化管理在更大范圍內(nèi)的應(yīng)用與推廣。

1.2檔案數(shù)據(jù)安全與隱私保護面臨嚴峻挑戰(zhàn)

數(shù)字時代帶來信息技術(shù)進步，也帶來了更多來自互聯(lián)網(wǎng)的安全風(fēng)險，再加上傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損害風(fēng)險、檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險等，使當前干部人事檔案管理面臨著來自數(shù)據(jù)安全與隱私保護方面的巨大挑戰(zhàn)。干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源，包含著干部的工作實績、家庭情況與學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等信息，具有隱私性和敏感性，在當前干部人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)存儲、傳輸和共享等環(huán)節(jié)均不同程度地存在諸多潛在風(fēng)險，數(shù)據(jù)安全與隱私保護面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。干部人事檔案中包含的大量信息，與干部普升、工資福利、社會保障等切身利益密切相關(guān)，在數(shù)字化管理中要確保這些信息的準確性與完整性，防止被惡意篡改、濫用等，面臨著極大的風(fēng)險考驗。檔案數(shù)字化管理存儲空間小、便于攜帶和傳播的優(yōu)勢，也增加了其數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險，特別是在數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸時一旦遭受不法分子的惡意攻擊，便極有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改，進而給干部個人隱私與國家安全帶來嚴重威脅2。

1.3數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式融合困難

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案為主，更注重檔案的物理保存與手工檢索，而數(shù)字化管理則強調(diào)檔案信息的電子存儲、快速檢索與資源共享，這兩種模式在檔案存儲、檢索和利用等方面存在著顯著差異，進一步加大二者融合的困難程度。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式在干部人事檔案管理中“根深蒂固”，檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的依賴性強、對數(shù)字化管理的接受度不高等問題目前仍普遍存在。傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案分類、編號、裝訂等方面有著嚴格的規(guī)范和標準，在其數(shù)字化轉(zhuǎn)型中則需要重新建立適應(yīng)電子存儲和檢索的規(guī)范和標準，這也在一定程度上加劇了二者融合的難度；另一方面，干部人事檔案數(shù)字化管理需要諸如掃描儀、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等一系列先進技術(shù)支持和設(shè)備投入，當前部分檔案管理部門在技術(shù)和設(shè)備方面也存在著短板，缺乏資金支持、設(shè)備與技術(shù)落后等問題難以滿足數(shù)字化管理的需求，數(shù)字化管理還需要檔案管理人員具備較高的信息素養(yǎng)與計算機操作能力，這也正是當前檔案管理人員所缺失的3。新時代干部人事檔案管理的轉(zhuǎn)型升級中，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合面臨著諸多挑戰(zhàn)與困難，不僅需要在檔案管理技術(shù)上的革新，還需要對干部人事檔案管理理念、方法與流程等方面進行全面調(diào)整。

2新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1促進檔案信息高效共享，提升檔案管理的整體效能

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式由于存在來自檔案存儲、檢索方式等方面的限制，信息共享效率極其低下。新時代干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，借助電子存儲和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和遠程訪問，極大地提高了信息共享的速度和范圍，在方便組織檔案管理部門內(nèi)部信息交流的同時，也促進與其他部門、機構(gòu)間的信息共享，為干部選拔、任用、考核等工作提供更便捷、準確的信息支持。另外，干部人事檔案的數(shù)字化管理顯著提升了檔案管理的整體效能，數(shù)字化管理所應(yīng)用的自動化、智能化手段極大地減輕檔案管理人員的工作負擔，提升檔案管理的整體工作效率。干部人事檔案的數(shù)字化管理也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)、信息的長期保存與備份，防止檔案丟失或損害，有效確保檔案信息的完整性與安全性，加之科學(xué)、規(guī)范的管理手段也使干部人事檔案管理的專業(yè)化、標準化水平得到了顯著提高。

2.2強化數(shù)據(jù)安全保護，保障檔案的真實性與完整性

新時代干部人事檔案數(shù)字化管理包含了庫房安全、電子檔案安全等內(nèi)容，其中強化數(shù)據(jù)安全保護、保障檔案的真實性與完整性是其關(guān)鍵性要素，干部人事檔案記錄著干部個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實績等重要信息，其真實性與完整性對于干部選拔任用、考核評價等工作具有重要參考價值。面對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在數(shù)據(jù)安全保護方面面臨著的易受自然災(zāi)害、人為破壞等不足，數(shù)字化管理則能借助電子存儲和備份技術(shù)有效避免這一系列問題，確保了干部人事檔案信息的長期保存和安全性。同時，干部人事檔案數(shù)字化管理，能夠借助現(xiàn)代先進的加密技術(shù)與權(quán)限控制機制，實現(xiàn)對檔案信息的嚴密保護。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能夠訪問、修改檔案信息并留下痕跡，能夠有效防止信息被泄露、篡改，確保干部人事檔案的真實性與完整性。干部人事檔案的數(shù)字化管理還能實現(xiàn)對檔案的遠程備份與異地存儲，即當某一地點的檔案數(shù)據(jù)遭受破壞后技術(shù)人員也能從其他地點快速恢復(fù)，在有效提高檔案數(shù)據(jù)安全性的同時，也確保了檔案信息的完整性與聯(lián)系性

3新時代干部人事檔案數(shù)字化管理對策

新時代，隨著干部人事工作的持續(xù)推進，《檔案法》的頒布實施以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，做好干部人事檔案工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)并存。依據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870—2017），持續(xù)推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提升干部人事檔案工作整體現(xiàn)代化水平，為干部人事工作提供有力支持。

3.1構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)，形成長期高效運作的管理模式

構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是新時代完善干部人事檔案數(shù)字化管理的必然趨勢，借助更智能化、自動化的管理方式，能夠在組織工作中形成長期、高效運作的管理模式，為干部人事工作提供更可靠、準確的信息支持。新時代干部人事檔案的智能化管理系統(tǒng)，將從“統(tǒng)、建、收、管、用”五個方面著力實現(xiàn)干部人事檔案的聯(lián)網(wǎng)辦理、查詢與審核等業(yè)務(wù)，并能基于該管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源，深入開發(fā)大數(shù)據(jù)審核技術(shù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)抓取、甄別篩選等功能的有效升級，著力完善組織干部數(shù)據(jù)庫。在智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方面，應(yīng)著力構(gòu)建檔案歷史追溯機制以便利對電子檔案的實時監(jiān)控，采用防緩存技術(shù)使系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的無痕瀏覽以確保檔案應(yīng)用的安全，同時提供自動化管理與“建管分離、分級負責”的多級管理體系，實現(xiàn)跨單位、跨地域、跨部分的業(yè)務(wù)互通。而在智能檔案管理系統(tǒng)的智能化建設(shè)方面，應(yīng)積極引入“大數(shù)據(jù) + 人工智能”技術(shù)，以形成檔案標簽與畫像，并利用圖像識別、語義分析以組建干部人事檔案的智能審核功能，同時利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)著力實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案、電子檔案與只會庫房的綜合性、一體化管控。在安全保障方面，智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)更注重國產(chǎn)化適配以實現(xiàn)不同廠家、不同規(guī)格設(shè)備間的快速切換，在保障應(yīng)用安全的同時借助各種加密算法實現(xiàn)數(shù)據(jù)加密存儲，并配備離線備份與遠程備份功能。構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)，形成長期高效運作的管理模式，將能通過應(yīng)用方面、智能化方面以及安全保障方面的一系列措施實現(xiàn)精準用檔和智慧閱檔的新目標，具體如圖1所示。

3.2實施數(shù)據(jù)標準化與互操作策略，促進信息共享

實施數(shù)據(jù)標準化與互操作策略是新時代完善干部人事檔案數(shù)字化管理的重要實踐嘗試，通過標準化和互操作的方式將能實現(xiàn)干部人事檔案信息的高效共享和流通，進而為干部人事工作提供更加全面、準確的信息支持。實施數(shù)據(jù)標準化是確保檔案信息在不同系統(tǒng)、不同部門之間順暢流通和共享的基礎(chǔ)，而統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標準和規(guī)范則能在有效確保檔案信息的準確性和一致性的同時，降低信息共享的門檻和成本。數(shù)據(jù)標準化策略的實施，需構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)標準，以確保檔案數(shù)據(jù)在采集、存儲、交換和共享過程中的一致性和可理解

性，同時制定檔案數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則和交換格式，以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的無縫對接和高效傳輸。而互操作策略的實施，則是增強不同系統(tǒng)間相互理解、通信與操作能力的重要舉措，目前主要通過制定互操作規(guī)范和協(xié)議來確保不同系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)能夠順暢流通和共享。此外，在實施數(shù)據(jù)標準化與互操作策略的過程中，還應(yīng)注重強化跨部門、跨系統(tǒng)的協(xié)作與溝通，構(gòu)建起信息共享機制和數(shù)據(jù)交換平臺以促進各部門、各系統(tǒng)之間的信息共享和協(xié)同工作，進一步提高檔案信息的利用效率和價值。

3.3強化安全審計與隱私保護機制，嚴守檔案安全底線

干部人事檔案涉及個人隱私與單位敏感信息，保障其安全性是新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的重難點工作，數(shù)字經(jīng)濟時代的檔案信息存儲、傳輸和處理等方面都面臨著前所未有的安全挑戰(zhàn)，建立健全安全審計與隱私保護機制，以有效確保檔案信息在數(shù)字化管理過程中不被泄露、篡改或濫用具有重要的現(xiàn)實價值與急迫性。強化安全審計機制需實現(xiàn)對檔案信息的訪問、修改和刪除等操作的全程記錄和監(jiān)控，并在組織內(nèi)部定期實施安全審計以及時發(fā)現(xiàn)、糾正潛在的安全風(fēng)險問題。而加強隱私保護機制則需采用先進的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)和數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)等實現(xiàn)對檔案信息的嚴格保護，同時還應(yīng)建立健全的隱私保護政策和流程來明確組織內(nèi)部的信息使用權(quán)限和責任，防止信息被泄露和濫用。

結(jié)語

綜上所述，新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的實踐與探索面臨著來自資源整合、數(shù)據(jù)安全與技術(shù)融合等方面的挑戰(zhàn)。要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理必須在持續(xù)不斷的探索與創(chuàng)新中完善數(shù)字化管理體系、提高數(shù)字化管理水平，從而有效推動組織人事工作的現(xiàn)代化、智能化建設(shè)進程。干部人事檔案數(shù)字化管理在新時代仍有著廣闊的發(fā)展前景，隨著大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)的不斷發(fā)展，干部人事檔案管理也將朝著更智能化、自動化的方向發(fā)展，以更好地服務(wù)于現(xiàn)代組織人事工作，為人才選拔、任用與培養(yǎng)提供更加精準、高效的支持。

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作者簡介：李琳（1981.10—），大學(xué)學(xué)歷，泰安市園林綠化管理服務(wù)中心副研究館員，主要從事人事檔案管理研究。