關于有序推進檔案進館工作的思考

檔案接收進館是檔案館的核心工作之一。作為集中永久保存全院各類重要檔案的關鍵基地，在中科院檔案事業(yè)發(fā)展進程中占據(jù)著重要地位。其承擔著中科院各院屬科研單位的檔案接收、進館、管理等重要職責。當前，院屬研究單位正積極推進1981至1990年間檔案（涵蓋文書檔案、科研檔案、名人檔案以及照片聲像檔案）的移交進館工作。為確保檔案進館工作有條不紊地推進，需詳細且精準地明確進館步驟，深入剖析進館過程中可能出現(xiàn)的問題，并有針對性地制定預防策略，切實保障進館檔案的安全與完整，為中科院檔案資源的科學管理與有效利用奠定堅實基礎。

1檔案進館工作的主要內(nèi)容

1.1前期準備

檔案移交單位在前期準備階段猶如探險家繪制未知地圖，需全面而細致地梳理檔案資源。依據(jù)一套完善且針對性強的相關標準規(guī)定展開收集工作。要求工作人員具備敏銳的檔案洞察力，如同尋寶者不放過任何蛛絲馬跡，確保各類檔案無論是常規(guī)的文書檔案、科研檔案，還是承載特殊記憶的名人檔案以及生動直觀的照片聲像檔案等，都能被完整納入收集范圍。同時，對檔案載體形式也需嚴格把關，紙質(zhì)檔案的紙張質(zhì)地、字跡清晰度等都在考量之列，以保證檔案的豐富性和完整性。

在檔案收集完成后，嚴格遵循《歸檔文件整理規(guī)則》進行規(guī)范化整理，這是構建有序檔案體系的關鍵步驟。工作人員需深人研究規(guī)則，將檔案按照類別、時間、重要性等因素細致分類、排序和編號。例如，對于文書檔案，可根據(jù)發(fā)文單位、文件主題等分類，再按照時間順序排列，確保每份檔案在整個體系中有清晰的定位2。這一過程如同搭建積木大廈，每個檔案都是不可或缺的一塊，只有精心布局，才能為后續(xù)工作筑牢根基。

1.2檔案鑒定

檔案價值鑒定宛如一場嚴謹?shù)膶W術評審，需綜合考量多方面因素來判定其檔案價值。歷史意義是重要衡量標準之一，如記錄重大歷史事件、社會變革或文化傳承的檔案，往往具有不可估量的價值。在鑒定過程中，工作人員需深入剖析每份檔案，從內(nèi)容細節(jié)到形成背景，如同考古學家解讀文物般細致。現(xiàn)實價值、學術研究價值、憑證佐證價值等都在考量范圍之內(nèi)，通過全面的分析，將檔案精準分類為永久保存、定期保存等類別，對無繼續(xù)保存價值的檔案，按照嚴格程序銷毀，確保檔案資源的優(yōu)化配置。

1.3檔案整理

根據(jù)《機關檔案管理規(guī)定》的相應要求，檔案整理應當遵循“文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。因此，從檔案內(nèi)容入手梳理檔案整理流程，將其歸納總結為五個步驟。第一步，組卷。根據(jù)檔案的基本整理單位，形成組卷或者組件，明確檔案的構成以及不同組件的排序情況。照片、文書及科研檔案均有不同的組件方式。第二步，分類。將完成組卷和組件的檔案進行分門別類，讓檔案最終形成一套有秩序的整體。本次檔案按照1981-1990的整體時間線進行分類，按照年度一問題一保管期限三級進行分類。由于本單位之前的分類方式為年度一機構一保管期限，且十年間單位的機構沿革有部分的調(diào)整和變更，故由機構轉(zhuǎn)向問題的分類則需花費大量的時間精力進行重新編類的工作。重新劃分編類可按：綜合管理、黨群工作、科研管理、外事工作、人事工作、教育工作、財務與資產(chǎn)管理、基建后勤工作及所屬企業(yè)進行問題的重新分類。第三步，排列。對分類檔案進行先后次序劃分。以件為單位的文書檔案按時間事由結合的方式排序。第四步，編號。按照順序?qū)n案進行檔號編制，賦予檔案基本身份，反映檔案的具體屬性。以件整理的檔案，按照年度一問題一保管期限的順序進行編號，具體結構為：全宗號一檔案門類代碼、年度一問題一保管期限—件號。以卷為單位的檔案，檔號具體結構為：全宗號一目錄號（類別號、項目號）一案卷號—件號—頁（張）號。如A001-WS-00001-001-001。第五步，編目。歸檔文件目錄為以件為單位的檔案所屬，而以卷為單位的目錄應持有編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄兩個。需保證每一件檔案和每一卷檔案都有具體所屬條目。

1.4清密定密

明確檔案中涉密檔案范圍，包括單位設立變更撤銷相關文件、機構設置、年度計劃總結及重要會議紀要等。檔案人員整理涉密文件清單交保密部門審核，保密部門提出降密解密初步意見后經(jīng)單位保密委員會審批，檔案管理人員根據(jù)審批結果進行密級處理和標注解密章，確保檔案保密工作的規(guī)范性和準確性。

1.5檔案的實體預驗收

完成檔案基礎管理工作，包括檔案整理、編號、編目等是否符合要求。對項目檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性進行測評，確保檔案所屬材料及移交手續(xù)文件齊全，為正式驗收做好準備。

1.6檔案數(shù)字化并移交

如果需要轉(zhuǎn)移的檔案體量較大，那么相對的數(shù)字化加工的工作量會比較大。文檔數(shù)字化的對應流程如下：（1）案卷整理。根據(jù)已經(jīng)整理成型的紙質(zhì)文件檔案進行具體流程轉(zhuǎn)化。（2）批量掃描。按照原有的檔案順序批量掃描，保證掃描影像的完整和正反順序的正確。（3）建立索引。按照順序和相關要求在系統(tǒng)中錄人檔案的相關索引信息。（4）圖像補掃。提前建立補掃記錄單，之后按照單號一一對應完成補掃。（5）數(shù)據(jù)校對。對已經(jīng)完成的索引信息進行校對，糾正錯誤，保證格式正確。（6）數(shù)據(jù)備份。將數(shù)據(jù)以光盤刻錄的形式備份，刻錄光盤本體也需備份5。（7）成品驗收。光盤以及檔案原件經(jīng)過檢查通過之后遞交檔案館收錄5。

2檔案進館工作中存在的問題

2.1檔案實體質(zhì)量把控問題

檔案移交單位的體系化和完整化程度猶如大廈的基石，直接決定了檔案館接收檔案內(nèi)容覆蓋面的廣度與深度。然而在實際操作中，這一關鍵環(huán)節(jié)卻面臨諸多挑戰(zhàn)。部分移交單位對檔案管理工作重視程度不足，檔案收集制度不完善，導致在檔案形成過程中一些重要門類或類型的檔案未能及時、全面地被納入管理范疇。例如，在科研單位，一些小型科研項目或臨時合作項目的檔案可能因缺乏明確的收集流程而遺漏，這些檔案可能包含獨特的科研思路、實驗數(shù)據(jù)或技術創(chuàng)新成果，其缺失會造成檔案資源的不完整。年代久遠的檔案猶如歲月塵封的寶藏，但其在整理重組過程中卻困難重重。例如，一些單位早期的文書檔案僅簡單按照年份或部門大致分類，缺乏更細致的問題導向分類，導致在重新整理時難以快速準確地將文件歸入合適的類別，影響檔案的系統(tǒng)性和可用性。

2.2檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控問題

實體檔案是數(shù)字化檔案的源頭，其質(zhì)量的高低如同水源的清濁，直接決定了數(shù)字化檔案的品質(zhì)。在檔案整理過程中，實體檔案的內(nèi)容準確性至關重要。如果實體檔案存在信息錯誤、數(shù)據(jù)缺失或記錄模糊等問題，在數(shù)字化過程中，這些問題將被原封不動地復制到數(shù)字版本中。實體檔案的分類方式也會對數(shù)字化檔案產(chǎn)生深遠影響。不科學、不合理的分類在數(shù)字化后會導致數(shù)據(jù)檢索困難和利用效率低下。比如，若實體檔案分類混亂，數(shù)字化系統(tǒng)中的檔案索引也會隨之雜亂無章，用戶在查詢檔案時難以快速定位所需信息，降低了數(shù)字化檔案的使用價值。數(shù)字化檔案系統(tǒng)的兼容性問題也不容忽視。不同單位或不同時期采用的檔案系統(tǒng)可能來自不同供應商，其數(shù)據(jù)格式、接口標準等存在差異。當進行檔案數(shù)據(jù)交互或整合時，兼容性問題可能導致數(shù)據(jù)傳輸錯誤、部分信息丟失或無法正常顯示。

2.3檔案移交形式單一的問題

單一的檔案移交形式如同一條狹窄的通道，嚴重限制了檔案資源的開發(fā)與利用。目前，許多檔案移交主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或簡單的電子文檔拷貝形式為主，這種單一形式難以充分展現(xiàn)檔案的多元價值。檔案的憑證價值在于其能夠為各類事務提供確鑿的依據(jù)，但單一移交形式使得檔案在證明過程中缺乏靈活性和多樣性。例如，在法律訴訟、歷史研究等場景中，僅靠紙質(zhì)檔案可能無法及時、全面地提供所需證據(jù)，且難以與現(xiàn)代信息技術手段相結合進行深度分析和驗證。在檔案收集移交過程中，過度關注檔案整體性而忽視價值保持的問題較為突出，這主要體現(xiàn)在檔案整理缺乏針對性上。一些單位在整理檔案時，往往采用統(tǒng)一的標準和模式，未充分考慮不同檔案的特點和價值差異。例如，對于大型項目檔案，可能包含大量技術文檔、會議記錄、實驗數(shù)據(jù)等，若不根據(jù)其內(nèi)容的重要性和使用頻率進行有針對性的整理，會導致關鍵信息被淹沒在海量資料中，用戶在查找和利用時困難重重。

3有序推進檔案進館工作的辦法與措施

3.1嚴守進館要求，把握檔案質(zhì)量

根據(jù)《中國人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》的相關規(guī)定，檔案文件進館要根據(jù)相關法律法規(guī)的規(guī)定，明確檔案進館的相應標準和執(zhí)行需求，主動配合進行檔案移交工作，并提高與檔案館之間的配合，盡量避免出現(xiàn)實體檔案質(zhì)量問題，完整、徹底、積極地將檔案完成遞交。熟悉和把握《歸檔文件整理規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，同時對應完善紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案內(nèi)容，按照目錄數(shù)據(jù)格式的相應要求，配合收集完整、規(guī)范的檔案內(nèi)容，進一步提高進館檔案的整體質(zhì)量。在移交過程中，檔案館的合理指導介入和全面接洽也尤為重要，協(xié)助進館單位做好文件檔案的收集工作。一方面是幫助樹立框架，指導進館單位做好檔案整理工作分配；另一方面，通過調(diào)配時間，做好接洽，定期完成檔案整理現(xiàn)狀調(diào)查，能進一步科學、全面地了解進館單位在檔案整理方面的進度，好完成檔案館方面的準備工作。

3.2完善進館流程，科學全面規(guī)劃

進館流程的安排和檔案整理及調(diào)配等工作息息相關，面對移交體量很大的檔案群，一味強調(diào)進館時間不可取，還是需要從檔案本身入手，在保障檔案完整、安全的情況下，整體規(guī)劃檔案進館事宜，完善進館流程。首先，在檔案確定進館事宜的時候，要提前與進館單位協(xié)調(diào)有關進館時間和流程，需要對人力、財力、物力等方面內(nèi)容進行詳盡調(diào)查，明確自己在檔案移交工作中可提供的保障內(nèi)容，并與進館單位深人溝通，提前擬定進館時間，給進館單位留有充分的整理和協(xié)調(diào)時間，以便充分、全面地參與到檔案進館的工作當中。其次，在檔案整理過程中，根據(jù)檔案整理的效率和及時情況梳理流程，初步制定檔案移交工作方案。此時檔案整體數(shù)量已經(jīng)明晰，根據(jù)檔案整理工作的進展來安排人員和其他必要的系統(tǒng)介人，全面執(zhí)行實體檔案檢查、數(shù)據(jù)類檔案檢查工作，與進館單位雙向配合，完成好檔案系統(tǒng)的集中構建，保證進館檔案的質(zhì)量，在檔案館設立卡口，保證檔案符合進館要求。最后，主動完善檔案交接等工作手續(xù)，保證流程合法化、體系完整化。

3.3提高技術應用水平，保障數(shù)字化進館安全

自檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展，“無紙化辦公”“單套制管理”就成為檔案管理的熱門發(fā)展話題。從當前發(fā)展實況來看，實體檔案資源保留有完整的檔案價值。因此，單套制管理并不完全適用于目前環(huán)境，檔案館還是要從自身實際入手，合理使用數(shù)字化技術，在保證檔案資源價值的同時，也善用數(shù)字化檔案優(yōu)勢，幫助提高檔案系統(tǒng)的智能化水平。在檔案數(shù)字化收錄過程中，要強調(diào)實體檔案的完整性和準確性，保證檔案數(shù)據(jù)的刻錄能夠按照實體檔案的形式呈現(xiàn)，保證線上與線下檔案資源的一致性。

檔案進館工作是一項復雜而重要的任務，需要進館單位和檔案館密切配合。面對當前存在的問題，我們應通過嚴格遵守進館要求、完善進館流程、提高技術應用水平等措施加以解決。在推進檔案進館工作的過程中，還應注重與其他相關部門和機構的協(xié)作與交流，共同探討解決問題的新思路與新方法，形成檔案管理工作的合力。通過建立良好的合作機制，促進檔案資源的共享與整合，提高檔案管理工作的整體水平，才能提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。

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作者簡介：周鳳羽（1983—），博士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所，檔案主管，研究方向：檔案管理與檔案信息化。汪歡（1984—），碩士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所，綜合科研處處長，研究方向：科研管理與檔案信息化。蘇宇（1982—），碩士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所，綜合檔案室主任，研究方向：檔案管理與檔案信息化。祝曉芳（1969—），大學學歷，中國科學院西安光學精密機械研究所，檔案主管，研究方向：檔案管理。