試論信息化與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的重塑

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化與大數(shù)據(jù)時代已然來臨，對各行業(yè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，檔案管理領(lǐng)域也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足日益增長的信息需求和數(shù)據(jù)處理要求，檔案管理的重塑成為必然趨勢。

1信息化與大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響

1.1積極影響

在信息化與大數(shù)據(jù)的有力支撐下，檔案管理工作迎來全新的變革契機(jī)。以信息化技術(shù)為依托，如先進(jìn)的光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)可快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文本，方便后續(xù)處理。智能分類軟件能夠依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動對檔案進(jìn)行歸類整理，減少人工逐一甄別和分類的煩瑣過程。而大數(shù)據(jù)分析則能進(jìn)一步優(yōu)化存儲與檢索環(huán)節(jié)，通過建立數(shù)據(jù)索引和關(guān)聯(lián)模型，系統(tǒng)能夠在海量檔案數(shù)據(jù)中迅速定位目標(biāo)信息，極大地縮短檢索時間。以往人工在堆積如山的紙質(zhì)檔案中查找一份特定文件可能需要數(shù)小時甚至數(shù)天，如今借助信息化系統(tǒng)，可能僅需幾分鐘就能精準(zhǔn)獲取。這種自動化和智能化的工作模式，不僅顯著降低人工操作的時間成本，還能有效減少因人為疏忽而造成的錯誤，使得檔案管理效率得到質(zhì)的飛躍。此外，大數(shù)據(jù)的強(qiáng)大整合能力打破傳統(tǒng)檔案管理中資源分散的局限。它能夠跨越地域、部門等界限，將原本孤立存儲于各個角落的檔案資源匯聚到統(tǒng)一的平臺，實(shí)現(xiàn)集中化管理。在此基礎(chǔ)上，通過合理的權(quán)限設(shè)置和共享機(jī)制，不同地區(qū)、不同部門的用戶可以根據(jù)自身需求便捷地獲取和利用這些檔案資源，避免各單位因重復(fù)收集、整理相同類型的檔案而造成資源浪費(fèi)，使有限的檔案資源得到更為高效的配置和充分利用。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘與分析，檔案管理部門能夠精準(zhǔn)洞察用戶的潛在需求。通過對用戶歷史查詢記錄、瀏覽偏好等數(shù)據(jù)的分析，構(gòu)建用戶畫像，從而有針對性地為用戶提供個性化、精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)。無論是科研人員查詢專業(yè)領(lǐng)域的研究資料，還是普通民眾追溯家族歷史信息，檔案管理部門都能夠根據(jù)其特定需求，快速篩選并推送相關(guān)的檔案內(nèi)容，滿足不同用戶群體在不同場景下的多樣化需求，大大提升了檔案服務(wù)的質(zhì)量和用戶滿意度。

1.2消極影響

隨著檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加速，檔案信息所面臨的安全環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜。網(wǎng)絡(luò)空間的開放性使得檔案信息系統(tǒng)暴露在各種潛在的威脅之下，網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，黑客可能通過惡意軟件、系統(tǒng)漏洞等方式人侵檔案信息系統(tǒng)。一旦成功入侵，他們便可肆意竊取檔案數(shù)據(jù)，或?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行惡意篡改，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性和完整性遭到嚴(yán)重破壞。一些涉及企業(yè)核心技術(shù)研發(fā)的檔案資料若被競爭對手竊取并篡改，可能會使企業(yè)在市場競爭中陷入極為被動的局面，甚至遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。而政府部門的機(jī)密檔案信息被泄露，則可能對國家安全和社會穩(wěn)定造成不可估量的負(fù)面影響，引發(fā)一系列嚴(yán)重的社會問題。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展呈現(xiàn)出日新月異的態(tài)勢，新的軟件、硬件技術(shù)不斷涌現(xiàn)并迅速迭代更新。檔案管理系統(tǒng)為了保持其有效性和先進(jìn)性，必須緊跟技術(shù)發(fā)展潮流，持續(xù)進(jìn)行升級和優(yōu)化。然而，對于許多檔案管理部門而言，這無疑是一項艱巨的挑戰(zhàn)。一方面，資金預(yù)算的限制使得他們難以購置最新的設(shè)備和軟件許可證，無法及時更新硬件基礎(chǔ)設(shè)施以滿足新技術(shù)的運(yùn)行要求；另一方面，專業(yè)技術(shù)人才的短缺導(dǎo)致部門內(nèi)部缺乏足夠的技術(shù)力量來進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級工作。這就使得檔案管理系統(tǒng)往往滯后于技術(shù)發(fā)展的步伐，出現(xiàn)諸如系統(tǒng)運(yùn)行緩慢、無法兼容新的數(shù)據(jù)格式和應(yīng)用程序、一些先進(jìn)的功能模塊無法正常啟用等技術(shù)問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的高效開展和服務(wù)質(zhì)量的提升。

2信息化與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

2.1信息化管理水平不夠

在當(dāng)前的檔案管理格局中，部分檔案管理部門未能充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對于檔案管理工作變革的深遠(yuǎn)意義。傳統(tǒng)觀念的束縛使得他們在資源分配時對信息化建設(shè)的傾斜力度嚴(yán)重不足。資金投入的匱乏直接導(dǎo)致了檔案管理信息化設(shè)備的更新滯后，許多部門仍在使用多年前購置的陳舊計算機(jī)、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，這些老化的設(shè)備在處理海量檔案數(shù)據(jù)時，往往運(yùn)行緩慢甚至頻繁出現(xiàn)故障，嚴(yán)重影響工作效率。而軟件系統(tǒng)方面，由于缺乏持續(xù)的資金投入進(jìn)行升級和優(yōu)化，其功能難以滿足大數(shù)據(jù)時代對于檔案信息快速收集、高效分類、精準(zhǔn)檢索以及深度分析的要求，更無法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化處理和多維度關(guān)聯(lián)分析，導(dǎo)致大量有價值的檔案信息被閑置，無法在實(shí)際工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

同時，檔案管理人員隊伍在信息化素養(yǎng)和技能水平上呈現(xiàn)出明顯的參差不齊狀態(tài)。部分管理人員長期習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，對新興的信息化技術(shù)存在畏難情緒和抵觸心理，缺乏主動學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性。即便有一些管理人員參加了相關(guān)的信息化培訓(xùn)，但由于培訓(xùn)內(nèi)容的局限性或自身學(xué)習(xí)能力的差異，他們對諸如大數(shù)據(jù)分析工具、人工智能輔助檔案管理系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能力極為有限。在實(shí)際工作中，往往只能進(jìn)行一些基礎(chǔ)操作，無法充分挖掘信息化技術(shù)在檔案管理中的潛力，從而極大地制約了檔案管理信息化的全面推進(jìn)與深入發(fā)展。

2.2安全保障存在風(fēng)險

檔案信息安全始終是檔案管理領(lǐng)域的重中之重，尤其是在信息化與大數(shù)據(jù)浪潮涵涌來襲的當(dāng)下，其面臨的挑戰(zhàn)愈發(fā)嚴(yán)峻。從外部環(huán)境來看，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性和復(fù)雜性猶如一把雙刃劍，在為檔案信息的傳播與共享提供便利的同時，也使其成了不法分子凱觸的目標(biāo)。黑客憑借著高超的技術(shù)手段，能夠輕易突破網(wǎng)絡(luò)防線，對檔案信息系統(tǒng)發(fā)動攻擊，竊取其中的敏感信息，如涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密或國家機(jī)密的檔案資料。這些信息一旦被泄露，可能會引發(fā)嚴(yán)重的社會、經(jīng)濟(jì)和政治后果。例如，企業(yè)的商業(yè)機(jī)密檔案被競爭對手竊取，可能會導(dǎo)致企業(yè)在市場競爭中處于劣勢，甚至面臨破產(chǎn)倒閉的風(fēng)險；而政府部門的機(jī)密檔案被泄露，則可能危及國家安全和社會穩(wěn)定。

在檔案管理部門內(nèi)部，安全管理制度的不完善以及安全意識的淡薄同樣是檔案信息安全的重大隱患。一些部門缺乏健全的數(shù)據(jù)備份制度，未能定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、有效的備份，一旦遭遇硬件故障、病毒攻擊或人為誤操作等意外情況，檔案數(shù)據(jù)極易丟失且難以恢復(fù)，造成不可挽回的損失。此外，訪問權(quán)限管理的不嚴(yán)格也是普遍存在的問題。部分檔案管理系統(tǒng)對用戶的訪問權(quán)限設(shè)置過于寬泛或缺乏有效的動態(tài)管理機(jī)制，使得一些未經(jīng)授權(quán)人員獲取超出其權(quán)限范圍的檔案信息，為信息被篡改、濫用和泄露埋下伏筆。這種內(nèi)部管理的漏洞與外部安全威脅相互交織，極大地增加了檔案信息的安全風(fēng)險，使檔案管理工作如履薄冰。

2.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在信息化與大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問題日益凸顯，成為制約檔案管理整體效能提升的關(guān)鍵因素之一。由于缺乏全國性或行業(yè)性的統(tǒng)一檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同地區(qū)、不同部門在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時各自為政，往往根據(jù)自身的理解和需求選擇不同的技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式和接口標(biāo)準(zhǔn)。例如，有些地區(qū)采用的檔案數(shù)據(jù)存儲格式為特定的自定義格式，而其他地區(qū)則可能使用通用的文件格式。一些部門的檔案管理系統(tǒng)基于某種特定的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺開發(fā)，與其他部門的系統(tǒng)難以兼容。這種差異導(dǎo)致不同檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和共享變得異常困難，形成信息孤島。

信息孤島現(xiàn)象不僅嚴(yán)重影響檔案資源在更大范圍內(nèi)的整合與利用效率，使得大量珍貴的檔案信息被局限在局部范圍內(nèi)，無法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值最大化，而且給檔案管理的協(xié)同工作帶來了重重困難。在跨地區(qū)、跨部門的檔案合作項目中，由于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，各方往往需要花費(fèi)大量的時間和精力進(jìn)行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)接口對接等煩瑣工作，甚至在某些情況下，由于技術(shù)差異過大而無法實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)同合作。這不僅降低了檔案管理工作的整體效率，也阻礙了檔案管理事業(yè)的協(xié)同創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展。

2.4復(fù)合型人才短缺

隨著信息化與大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深度滲透，對既懂檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才的需求日益迫切。然而，當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的人才現(xiàn)狀卻難以滿足這一需求，復(fù)合型人才相對匱乏的問題十分突出。傳統(tǒng)的檔案管理教育體系主要側(cè)重于檔案學(xué)理論知識和傳統(tǒng)檔案管理技能的傳授，對信息技術(shù)相關(guān)課程的設(shè)置相對薄弱。這導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)較為單一，大多數(shù)管理人員僅具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，但在信息技術(shù)方面的知識儲備和技能水平卻較為有限。例如，他們可能熟悉檔案的分類、編目、保管等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，但對于大數(shù)據(jù)存儲與管理技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘算法、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用等前沿信息技術(shù)知之甚少。在實(shí)際工作中，當(dāng)面對需要運(yùn)用信息技術(shù)解決的復(fù)雜檔案管理問題時，往往顯得力不從心。這種復(fù)合型人才的短缺狀況嚴(yán)重制約檔案管理工作在信息化與大數(shù)據(jù)時代的創(chuàng)新與發(fā)展。由于缺乏具備信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)的人才引領(lǐng)，檔案管理部門難以有效地開展檔案信息化建設(shè)項目，無法充分利用大數(shù)據(jù)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)與高效利用，進(jìn)而影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量和水平的提升，使檔案管理工作難以適應(yīng)時代發(fā)展的快速節(jié)奏和多元化需求。

3信息化與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的重塑策略

3.1加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)

建立健全檔案信息安全管理制度，明確各部門和人員的安全職責(zé)，規(guī)范檔案信息的收集、存儲、傳輸、使用和銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程，加強(qiáng)對檔案信息安全的監(jiān)督和檢查。采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)被篡改和泄露，同時加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件的防范，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案信息的完整性和可用性。

3.2提高檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)的水平

利用大數(shù)據(jù)處理框架，如Hadoop、Spark以及數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，對海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理和分析，提取有價值的信息，為檔案管理決策提供支持開發(fā)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲、處理、檢索和分析功能的檔案管理信息系統(tǒng)，支持多種數(shù)據(jù)格式的導(dǎo)入導(dǎo)出，實(shí)現(xiàn)檔案生命周期的全過程管理。同時，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和兼容性，便于與其他信息系統(tǒng)對接和集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同工作。加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，從數(shù)據(jù)的采集、錄入、整理到存儲和使用等環(huán)節(jié)，建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和審核機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可用性。

3.3推動檔案管理模式的轉(zhuǎn)型

整合分散的檔案資源，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理。同時，利用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、智能檢索、風(fēng)險預(yù)警等功能，提高檔案管理的智能化水平，提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量。改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，通過對檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析，開發(fā)具有更高價值的檔案信息產(chǎn)品，如專題數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)分析報告等，為政府決策、企業(yè)管理、學(xué)術(shù)研究等提供有力支持，充分發(fā)揮檔案的社會價值和經(jīng)濟(jì)效益。還有，將檔案管理工作融人單位的各項業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)工作的同步開展和協(xié)同發(fā)展。

3.4完善法律法規(guī)與制度建設(shè)

加快制定和完善相關(guān)法律法規(guī)，明確電子檔案的法律效力、證據(jù)規(guī)則和認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，消除電子檔案在法律應(yīng)用中的不確定性，為電子檔案的廣泛應(yīng)用提供法律保障。還有針對大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特點(diǎn)和需求，制定專門的檔案管理法規(guī)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、使用、共享等行為，明確檔案管理部門、數(shù)據(jù)所有者、數(shù)據(jù)使用者等方面的權(quán)利和義務(wù)，保障檔案信息的安全和合法權(quán)益。最后，建立健全檔案管理的監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理部門和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，規(guī)范檔案管理的市場秩序，嚴(yán)厲打擊檔案信息違法犯罪行為，確保檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行。

在信息化與大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。通過加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)、提高數(shù)據(jù)處理技術(shù)水平、推動管理模式轉(zhuǎn)型以及完善法律法規(guī)與制度建設(shè)等策略，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的重塑，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和文化傳承做出更大的貢獻(xiàn)。

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作者簡介：曹磊（1989—），大學(xué)學(xué)歷，冶金檔案館檔案管理科館員，研究方向：檔案管理。