數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案公共服務(wù)研究

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要加快檔案信息化建設(shè)，推動檔案工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，這為檔案公共服務(wù)的革新提供了方向指引。隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公眾對于檔案信息的需求日益增長且呈現(xiàn)多元化趨勢，傳統(tǒng)的檔案公共服務(wù)模式在服務(wù)效率、資源共享、用戶體驗等方面已難以滿足新時代的要求。數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠打破檔案服務(wù)的時空限制，使檔案資源得到更廣泛的傳播與利用，同時大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新興技術(shù)的融人，為挖掘檔案價值、提供個性化服務(wù)創(chuàng)造了可能。在這樣的背景下，深人研究檔案公共服務(wù)如何在數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程中提高質(zhì)量與效能，不僅關(guān)乎檔案事業(yè)自身的發(fā)展，還是滿足公眾文化權(quán)益、推動社會全面進步的必然要求。

1我國檔案公共服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展歷程

進人新世紀，我國檔案部門開始探索利用信息技術(shù)提高檔案管理效率和服務(wù)水平，如江西省檔案局與江西省信息中心在2012年聯(lián)合建設(shè)的政務(wù)網(wǎng)檔案資料查閱平臺，實現(xiàn)全省區(qū)域性數(shù)字檔案資源共享，標志著我國檔案公共服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的初步嘗試。隨后，隨著國家對數(shù)字檔案館建設(shè)的重視，一系列政策文件相繼出臺，推動了數(shù)字檔案館的快速發(fā)展。2013年，全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會的召開，明確提出了實現(xiàn)“數(shù)字轉(zhuǎn)型”“數(shù)字升級”“數(shù)字換代”目標。2014年，國家檔案局數(shù)字檔案館（室）建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的成立，以及《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的發(fā)布，進一步強化了數(shù)字檔案館的科學(xué)建設(shè)和安全運行維護，使得檔案利用共享和知識管理功能得到顯著增強。

近年來，我國檔案公共服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐進一步加快，各地政府檔案部門紛紛依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，建設(shè)檔案信息現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)，打造互聯(lián)互通的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。同時堅持全棧信創(chuàng)技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)電子檔案庫房集群和電子檔案管理平臺，優(yōu)化電子檔案全生命周期管理。此外，還積極推進全域數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)，打造新一代數(shù)字檔案館（室）建設(shè)模式。在這一過程中，檔案數(shù)據(jù)的資產(chǎn)性價值日益得到重視，檔案資源的數(shù)字化建設(shè)日趨規(guī)范化和可處理，檔案管理也加速向“單套制”轉(zhuǎn)變，資產(chǎn)化的檔案數(shù)據(jù)不斷積累。同時，檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)相結(jié)合的能力不斷提高，智治技術(shù)加速嵌人檔案數(shù)據(jù)全域治理中，推動了檔案數(shù)據(jù)的精細化管理。如今，我國檔案公共服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)取得了顯著成效，檔案服務(wù)體系與政務(wù)服務(wù)體系建設(shè)相對接，形成了一批示范性的服務(wù)成果。檔案數(shù)字服務(wù)的應(yīng)用場景建設(shè)也按下“快進鍵”，檔案公共服務(wù)效能不斷提高。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，我國檔案公共服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型將繼續(xù)深化，為公眾提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。

2數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案公共服務(wù)能力提升對策

2.1加強數(shù)字資源建設(shè)，夯實檔案公共服務(wù)基礎(chǔ)

2.1.1傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)檔案包含紙質(zhì)檔案、音像檔案等多種形式，這些檔案承載著豐富的歷史信息，但在保存和利用方面存在一定局限性。為了突破這些局限，檔案部門應(yīng)借助掃描、轉(zhuǎn)錄等技術(shù)手段將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，對于紙質(zhì)檔案，可以通過高精度的掃描設(shè)備將每一頁轉(zhuǎn)化為電子圖像，再利用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)將圖像中的文字轉(zhuǎn)化為可編輯的文本，方便后續(xù)的檢索和利用。對于音像檔案，則可以采用專業(yè)的轉(zhuǎn)錄軟件，將音頻、視頻內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，在這個過程中，檔案部門要確保轉(zhuǎn)化工作的準確性和完整性，建立嚴格的質(zhì)量檢查機制，同時制定合理的數(shù)字化工作流程和規(guī)范，明確各個環(huán)節(jié)的工作標準和責任人，提高工作效率。

2.2.2新型數(shù)字檔案資源收集。在當今時代，信息技術(shù)日新月異，社交媒體數(shù)據(jù)、電子政務(wù)文件等新型數(shù)字資源蘊含著豐富的信息和獨特的價值，檔案部門要主動出擊，與社交媒體平臺、電子政務(wù)部門以及其他相關(guān)機構(gòu)和社會各界建立緊密的合作關(guān)系。在合作中，明確各方的權(quán)利與義務(wù)，共同建立一套完善的數(shù)字檔案資源收集機制，如與社交媒體平臺達成協(xié)議，按照一定的規(guī)則和程序收集具有代表性的社交互動數(shù)據(jù)。與電子政務(wù)部門合作，定期接收電子政務(wù)文件的歸檔。通過拓寬資源來源渠道，不斷充實檔案數(shù)字資源庫的內(nèi)容，檔案部門可以為公眾提供種類更加齊全、視角更加多元的檔案信息服務(wù)。

2.2優(yōu)化數(shù)字平臺建設(shè)，拓展檔案公共服務(wù)渠道

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案部門應(yīng)以用戶體驗為核心構(gòu)建檔案公共服務(wù)網(wǎng)站，網(wǎng)站界面要簡潔直觀，避免復(fù)雜的布局和過多的視覺干擾，操作流程也要簡單易懂，讓不同年齡段和計算機操作水平的公眾都能輕松上手。為了方便用戶查詢檔案，網(wǎng)站要設(shè)置清晰明確的檔案查詢?nèi)肟?，同時分類目錄應(yīng)細致且合理，高級檢索功能也要強大，這樣用戶能夠迅速而精準地找到自己所需的檔案信息。此外，網(wǎng)站要具備在線預(yù)約和在線咨詢等互動功能，在線預(yù)約功能可以讓公眾提前安排好檔案查閱時間，提高檔案利用的效率。在線咨詢功能則使得公眾在檔案利用過程中遇到問題時，能夠及時與檔案工作人員溝通交流，工作人員也能快速給予解答和指導(dǎo)。同時，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為拓展檔案公共服務(wù)提供了新的機遇，開發(fā)檔案公共服務(wù)App是一項有效的舉措，App的便捷性和即時性能夠打破時間和空間的限制，使公眾在任何時候、任何地點都能獲取檔案信息。在App功能的開發(fā)上，除了基本的檔案查詢功能之外，可以增加個性化推薦功能，通過分析用戶的歷史查詢記錄，深人了解用戶的興趣點，從而推薦與之相關(guān)的檔案資料，這就像為用戶配備了專屬的檔案管家。此外，App還應(yīng)增加檔案文化傳播功能，及時向公眾推送檔案展覽、講座等文化活動信息，增加公眾對檔案文化的了解，進一步拓寬檔案公共服務(wù)的渠道，擴大服務(wù)的覆蓋面，讓更多公眾受益于檔案公共服務(wù)[2。

2.3提高人員數(shù)字素養(yǎng)，增強檔案公共服務(wù)動力

首先，檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字圖像處理軟件以及數(shù)據(jù)庫管理工具等數(shù)字化工具和軟件，是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要支撐，工作人員必須熟練掌握它們的使用方法。為此，檔案部門應(yīng)制訂系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，包括基礎(chǔ)操作培訓(xùn)、進階功能培訓(xùn)以及實際操作演練等環(huán)節(jié)。例如，在檔案數(shù)字化處理方面，工作人員要能夠準確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，確保數(shù)字檔案的完整性和準確性。在數(shù)字資源管理上，懂得如何分類、存儲和檢索數(shù)字檔案，提高資源管理的效率。在利用服務(wù)環(huán)節(jié)，能快速響應(yīng)公眾的查詢需求，提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案利用服務(wù)[3。其次，隨著數(shù)字化進程的推進，檔案公共服務(wù)的需求和挑戰(zhàn)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的服務(wù)模式已難以滿足公眾需求。工作人員必須主動調(diào)整心態(tài)，積極適應(yīng)這種變化，要學(xué)會利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)深人挖掘公眾需求，這就要求工作人員能夠收集、整理和分析各種與檔案利用相關(guān)的數(shù)據(jù)，如用戶查詢記錄、用戶反饋等，進而為不同的用戶群體，像科研人員、歷史愛好者、普通市民等提供個性化、定制化的檔案服務(wù)方案。同時要大膽借助虛擬現(xiàn)實、增強現(xiàn)實等新興技術(shù)，突破傳統(tǒng)檔案展示和利用的局限。例如，利用虛擬現(xiàn)實技術(shù)創(chuàng)建沉浸式的歷史檔案場景，讓用戶仿佛置身于歷史事件之中。通過增強現(xiàn)實技術(shù)，為用戶提供更加直觀、生動的檔案解讀，使檔案公共服務(wù)更具活力和影響力，從而在整體上提升檔案公共服務(wù)的動力。

2.4強化數(shù)據(jù)安全保障，確保檔案公共服務(wù)的穩(wěn)定

2.4.1建立健全安全管理制度。檔案部門應(yīng)建立一套檔案數(shù)字資源的安全管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作人員的職能和層級，劃分不同的查看、修改和刪除權(quán)限，避免越權(quán)操作。同時詳細規(guī)定檔案數(shù)據(jù)的操作流程，從數(shù)據(jù)錄人、整理到查詢、利用等環(huán)節(jié)，確保每一步操作都有章可循。此外，還要確立嚴格的保密規(guī)定，對于涉及機密、隱私等敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，明確標識保密級別，規(guī)定相應(yīng)的保密措施和違反保密規(guī)定的處罰措施。這一制度的建立能夠從管理規(guī)范的角度，為檔案數(shù)據(jù)安全提供基本保障。

2.4.2運用技術(shù)手段保障數(shù)據(jù)安全。采用加密技術(shù)是保障檔案數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵手段，在存儲過程中，檔案部門可以利用加密算法對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為密文形式存儲，這樣即使存儲設(shè)備被盜取或被非法訪問，沒有解密密鑰也無法獲取真實數(shù)據(jù)。在傳輸過程中，同樣進行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取或篡改。此外，檔案部門可以根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和更新頻率，制定合理的備份周期，將檔案數(shù)據(jù)備份到安全的存儲介質(zhì)或異地存儲中心，以防止因本地硬件故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失4。同時制訂完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃，針對可能出現(xiàn)的硬件故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，預(yù)先規(guī)劃好恢復(fù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)正常運行的流程和策略。這一系列技術(shù)手段能夠為檔案數(shù)據(jù)穿上一層堅固的“防護甲”。

2.4.3加強監(jiān)控與審計工作。為了進一步確保檔案數(shù)據(jù)的安全和檔案公共服務(wù)的穩(wěn)定，檔案部門必須加強對檔案數(shù)字安全的監(jiān)控和審計。對此，檔案部門可以安裝安全監(jiān)控軟件和設(shè)備，這些工具可以實時監(jiān)測檔案數(shù)字系統(tǒng)的運行狀態(tài)，如系統(tǒng)的資源占用情況、網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)等，一旦發(fā)現(xiàn)異常，如非法人侵嘗試或者系統(tǒng)性能突然下降等安全隱患，能夠及時發(fā)出警報并進行處理。同時檔案部門應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)的訪問、操作等行為進行審計記錄，詳細記錄操作的主體、時間、操作內(nèi)容等信息，這樣在出現(xiàn)問題時可以進行追溯和審查，也能夠?qū)撛诘倪`規(guī)操作形成威慢，從而全方位地保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，為檔案公共服務(wù)營造穩(wěn)定的環(huán)境。

2.5促進檔案文化傳播，提升檔案公共服務(wù)內(nèi)涵

檔案不僅是歷史的記錄，還是文化的重要載體，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案部門可以通過多種方式促進檔案文化傳播，提升檔案公共服務(wù)的內(nèi)涵。第一，借助現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，將檔案所蘊含的豐富文化內(nèi)涵轉(zhuǎn)化為大眾喜聞樂見的形式。例如，精心制作檔案文化專題片，通過視頻的形式深入挖掘檔案背后的故事、人物以及歷史事件，以影像的動態(tài)畫面和生動的解說，讓公眾更直觀地感受檔案文化的魅力。舉辦線上檔案展覽，突破傳統(tǒng)展覽的時空限制，將珍貴的檔案資料在網(wǎng)絡(luò)平臺展示，方便公眾隨時隨地參觀瀏覽。講述數(shù)字檔案故事，以簡短有趣的故事形式解讀檔案，增加公眾對檔案文化的親近感。第二，檔案部門應(yīng)加強與文化機構(gòu)、教育部門等的合作，開展檔案文化教育活動，如積極與學(xué)校等教育機構(gòu)合作，將檔案文化納人學(xué)校教育體系，通過編寫專門的檔案文化教材，讓檔案文化走進課堂，成為學(xué)生文化素養(yǎng)教育的一部分。舉辦檔案文化講座也是重要的活動形式，邀請檔案專家或者歷史學(xué)者，以講座的方式深人解讀檔案文化的重要價值、檔案背后的歷史意義等，吸引不同年齡層次和社會群體的關(guān)注。開展檔案文化主題研學(xué)活動，組織公眾尤其是青少年到檔案部門或者相關(guān)歷史文化遺址進行實地研學(xué)，在實踐中感受檔案文化的獨特魅力，在提升公眾檔案意識和文化素養(yǎng)的同時，進一步拓展檔案公共服務(wù)在文化傳承、社會教育等領(lǐng)域的功能范圍[5

結(jié)語

在檔案公共服務(wù)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，強化數(shù)字資源建設(shè)可以構(gòu)建一個豐富且優(yōu)質(zhì)的檔案資源庫，為公眾服務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。優(yōu)化數(shù)字平臺建設(shè)能夠打破傳統(tǒng)服務(wù)的時空壁壘，讓檔案公共服務(wù)變得更加便捷與高效。提升檔案服務(wù)人員的數(shù)字素養(yǎng)有助于培育一支高素質(zhì)的服務(wù)團隊，是服務(wù)持續(xù)創(chuàng)新的活力源泉。強化數(shù)據(jù)安全保障可以確保檔案數(shù)據(jù)的完整性與安全性，讓公眾在享受檔案服務(wù)時無后顧之憂。更重要的是通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案文化得以廣泛傳播，檔案不再是束之高閣的資料，而是成為了大眾文化的一部分，不斷提升檔案公共服務(wù)的內(nèi)涵。未來，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案公共服務(wù)應(yīng)持續(xù)順應(yīng)數(shù)字化潮流，不斷探索創(chuàng)新，以滿足社會公眾日益多樣化的檔案需求，在社會發(fā)展的大潮中發(fā)揮更加積極的作用，貢獻更大的力量。

參考文獻

[1]苗光盛.基于國家文化數(shù)字化戰(zhàn)略背景下的檔案館公共文化服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑探析[J.蘭臺內(nèi)外，2024（25）：13-15.

[2]以數(shù)字化轉(zhuǎn)型促檔案公共服務(wù)能力提升[J].浙江檔案，2023（03）：20-21.

[3]閆利英.大數(shù)據(jù)時代城建檔案公共服務(wù)能力提升路徑探究[J].陜西檔案，2023（06）：32-33.

[4]陳麗萍.面向公共服務(wù)的公共圖書館檔案數(shù)智化建設(shè)[J].嘉應(yīng)文學(xué)，2024（16）：134-136.

[5]任越，袁蕾涵.國家文化數(shù)字化戰(zhàn)略背景下檔案館公共文化服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨向、困境及實踐策略[J].檔案學(xué)研究，2023（06）：10-16.

作者簡介：顧雅琪（1997.09—），碩士研究生學(xué)歷，北京市水務(wù)局政務(wù)服務(wù)中心助理館員，研究方向：水資源、政務(wù)服務(wù)、數(shù)字化檔案。