大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的研究

當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息技術(shù)已然在眾多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，高校檔案管理工作亦深受大數(shù)據(jù)技術(shù)的深刻影響。高校檔案作為對(duì)學(xué)校歷史、教學(xué)、科研以及管理等活動(dòng)的真實(shí)記載，對(duì)于高校制定戰(zhàn)略決策、開展科研項(xiàng)目以及建設(shè)師資隊(duì)伍等方面，均有著不容忽視的現(xiàn)實(shí)意義。然而，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下已難以契合對(duì)高校檔案進(jìn)行高質(zhì)量管理的需求[1]。在此情形下，如何充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案管理工作賦予能量，進(jìn)一步全方位地提升高校檔案管理的整體質(zhì)量，成為當(dāng)前高校檔案管理部門亟待深入思考并加以解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理的重要意義

大數(shù)據(jù)作為科技創(chuàng)新的代表，對(duì)高校檔案管理工作具有重大意義。一方面，在大數(shù)據(jù)的加持下，可以進(jìn)一步提升檔案管理效率；另一方面，通過(guò)大數(shù)據(jù)挖掘分析等技術(shù)的運(yùn)用，有助于增強(qiáng)檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。此外，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以打造高校檔案管理平臺(tái)，為高校廣大師生提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

1.1 提升高校檔案管理效率

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作面臨著新情況、新環(huán)境和新機(jī)遇。在具體實(shí)施過(guò)程中，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升高校檔案管理效率。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)的快速處理。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在短時(shí)間內(nèi)對(duì)海量的高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，無(wú)論是高校檔案數(shù)據(jù)的收集、整理還是存儲(chǔ)，都可以通過(guò)自動(dòng)化形式來(lái)完成，極大地提升了檔案的管理效率和準(zhǔn)確性。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于提升檔案檢索效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過(guò)智能檢索算法，根據(jù)用戶輸入的關(guān)鍵詞、檔案類型、時(shí)間范圍進(jìn)行精準(zhǔn)定位。例如，借助語(yǔ)義分析技術(shù)，系統(tǒng)可以更加深刻地理解用戶的查詢意圖，即使關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確，也能給予積極回應(yīng)，反饋相關(guān)檢索結(jié)果。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以優(yōu)化檔案存儲(chǔ)管理。當(dāng)前高校檔案規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)存儲(chǔ)容量和管理?xiàng)l件提出了更高要求。高?？梢越柚植际酱鎯?chǔ)和云計(jì)算方式提升存儲(chǔ)效率。一方面，借助分布式存儲(chǔ)可以將檔案數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在多個(gè)節(jié)點(diǎn)，保證存儲(chǔ)的安全性和可靠性；另一方面，云計(jì)算可以根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要對(duì)存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，在降低存儲(chǔ)成本的同時(shí)也提升了存儲(chǔ)信息的響應(yīng)效率。同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行智能管理，對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行自動(dòng)清理，對(duì)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

1.2 增強(qiáng)高校檔案資源利用的價(jià)值

大數(shù)據(jù)為高校檔案資源的利用開發(fā)帶來(lái)了“質(zhì)”的變化。大數(shù)據(jù)既可以將分散的高校檔案資源進(jìn)行整合，又可以結(jié)合教學(xué)、科研和其他用戶需求對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用。首先，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對(duì)高校檔案資源的潛在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘。借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以對(duì)海量高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，找到其中的關(guān)聯(lián)和趨勢(shì)變化。例如，通過(guò)對(duì)科研檔案的分析，可以更好地總結(jié)當(dāng)前科研熱點(diǎn)和趨勢(shì)，為高校科研工作提供檔案參考。其次，大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，高校檔案分散在不同部門，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以破除部門之間的信息壁壘，通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)分散檔案信息資源的統(tǒng)一整合，同時(shí)也方便不同部門用戶進(jìn)行檔案信息查詢。此外，有條件的高校還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的跨校、跨區(qū)域共享。最后，大數(shù)據(jù)可以為高校決策提供檔案信息支持[2]。高校領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)大數(shù)據(jù)分析為學(xué)校戰(zhàn)略規(guī)劃制定和教學(xué)科研工作開展提供精準(zhǔn)的檔案信息。聊城大學(xué)建立了“高校檔案查詢利用平臺(tái)”，使高校學(xué)子跨高校、跨區(qū)域、跨層級(jí)“一網(wǎng)查”高校檔案成為現(xiàn)實(shí)，推動(dòng)檔案管理服務(wù)提質(zhì)升級(jí)。

1.3 提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)在優(yōu)化高校檔案服務(wù)質(zhì)量方面具有重要作用。首先，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)為不同用戶提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。無(wú)論是高校師生還是社會(huì)用戶，對(duì)于高校檔案信息的需求千差萬(wàn)別，傳統(tǒng)檔案服務(wù)難以滿足個(gè)性化需求。但借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)用戶需求信息進(jìn)行分析，了解用戶的歷史記錄、下載記錄與興趣愛(ài)好，進(jìn)而為用戶提供個(gè)性化的檔案信息。其次，大數(shù)據(jù)可以為用戶提供在線檔案服務(wù)。當(dāng)前用戶對(duì)于檔案信息服務(wù)的時(shí)效性要求越來(lái)越高，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，用戶可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行查詢，既打破了時(shí)空限制，也降低了用戶檔案信息查詢的時(shí)間成本。最后，大數(shù)據(jù)有助于提升檔案服務(wù)的精準(zhǔn)度。傳統(tǒng)檔案服務(wù)更多依靠經(jīng)驗(yàn)和人工判斷，在服務(wù)過(guò)程中難免出現(xiàn)偏差。大數(shù)據(jù)可以對(duì)檔案服務(wù)訴求進(jìn)行精準(zhǔn)分析，把握用戶的核心要點(diǎn)，了解用戶需求的重點(diǎn)，進(jìn)而為用戶提供更為精準(zhǔn)的檔案服務(wù)內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)反饋信息還有助于改善檔案服務(wù)質(zhì)量，提升用戶的滿意度。臨沂職業(yè)學(xué)院打造“e秒查”掌上檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，無(wú)縫銜接學(xué)生檔案信息，進(jìn)一步保障在校學(xué)生全生命周期檔案的完整性。

2 大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

2.1 高校檔案管理理念落后

新時(shí)代呼喚新理念，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作也應(yīng)在理念層面與時(shí)俱進(jìn)。然而，目前部分高校在檔案管理過(guò)程中仍受傳統(tǒng)管理理念束縛，難以適應(yīng)新的發(fā)展需求。管理理念滯后問(wèn)題成為大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的一大掣肘，制約了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用。一方面，部分高校檔案管理部門仍然堅(jiān)持以“保管”為主要任務(wù)的工作思路，忽略高校檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘和利用。這種錯(cuò)誤觀念認(rèn)為高校檔案管理就是要將檔案保存好，不損壞、不丟失，導(dǎo)致高校檔案數(shù)據(jù)潛在價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮，浪費(fèi)了寶貴的檔案資源；另一方面，部分高校檔案管理部門缺乏服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，更習(xí)慣于用傳統(tǒng)辦法管理檔案，不愿意嘗試新技術(shù)、新理念和新方法。在服務(wù)方面往往過(guò)于被動(dòng)，缺少主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，與用戶缺乏溝通互動(dòng)，導(dǎo)致服務(wù)內(nèi)容與用戶需求出現(xiàn)脫節(jié)。

2.2 高校檔案管理存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理面臨著數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)。在高校檔案收集、傳輸、共享過(guò)程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，面臨著數(shù)據(jù)丟失、損毀、泄露、篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)。一方面，容易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，黑客可以利用高校檔案管理系統(tǒng)漏洞或弱點(diǎn)進(jìn)行攻擊，進(jìn)而獲得高校檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)，在檔案管理中也容易遭受惡意軟件或病毒感染，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被破壞或丟失，甚至?xí)箼n案管理系統(tǒng)癱瘓，無(wú)法對(duì)外服務(wù)[3]。另一方面，存在數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，高校檔案包含大量重要和敏感信息，如學(xué)生的個(gè)人基本信息、教師的科研成果等。如果這些信息被泄露，會(huì)給學(xué)校、教師和學(xué)生帶來(lái)嚴(yán)重后果。

2.3 高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理需要專業(yè)的人才隊(duì)伍儲(chǔ)備，但目前高校檔案管理部門對(duì)于技術(shù)人才培養(yǎng)重視程度不足。一方面，高校檔案管理人員多為科班出身，檔案學(xué)專業(yè)人數(shù)占絕大部分，他們對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)了解不深不透。在檔案管理中雖然積累傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析方法等信息技術(shù)掌握不夠全面，無(wú)法將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。即使利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在實(shí)踐過(guò)程中也往往力不從心；另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展日新月異，需要檔案管理人員不斷更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。但目前高校檔案管理人員在自主學(xué)習(xí)方面缺少主動(dòng)性，培訓(xùn)體系不夠完善，這也導(dǎo)致檔案管理人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)能力方面難以跟上技術(shù)變遷，無(wú)法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值和作用。

3 大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)施策略

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持高質(zhì)量發(fā)展思路。要樹立大數(shù)據(jù)管理思維，加大對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)力度，建立完善的制度體系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享與合作，提升高校檔案管理的整體質(zhì)量。

3.1 樹立大數(shù)據(jù)管理思維

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作若要適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，就必須樹立大數(shù)據(jù)管理思維，從傳統(tǒng)檔案保管觀念中擺脫出來(lái)，向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策和服務(wù)的理念轉(zhuǎn)變。首先，高校管理層要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的價(jià)值。檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)這些檔案信息資源進(jìn)行整合，圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等工作開展相關(guān)研究，提煉出有價(jià)值的檔案信息，為相關(guān)工作的開展提供支持。其次，高校管理層要重視大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用，圍繞高校檔案高質(zhì)量發(fā)展這一核心目標(biāo)，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，為大數(shù)據(jù)應(yīng)用提供必要的資金支持、硬件支持和技術(shù)支持。同時(shí)，要制定相關(guān)政策和規(guī)劃，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理工作的融合[4]。最后，要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理的各環(huán)節(jié)，從檔案收集開始到檔案銷毀結(jié)束，將大數(shù)據(jù)融入檔案管理的全生命周期。例如，上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院在2023年11月23日召開檔案工作培訓(xùn)會(huì)，邀請(qǐng)專家作專題講座，要求樹立“大檔案觀”“大數(shù)據(jù)觀”，構(gòu)建“大檔案”資源體系。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)高校檔案管理人才提出了更高要求，他們不僅要有科班出身的專業(yè)知識(shí)，還要具備技術(shù)型人才的信息素養(yǎng)。一方面，高校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，制訂科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容，包含大數(shù)據(jù)技術(shù)知識(shí)、數(shù)據(jù)可視化技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等方面的內(nèi)容。邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家學(xué)者通過(guò)講座形式，進(jìn)一步提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)。同時(shí)，要鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)學(xué)術(shù)交流，不斷拓寬視野，參加專業(yè)認(rèn)證考試，進(jìn)一步提升專業(yè)能力；另一方面，高校要注重專業(yè)大數(shù)據(jù)人才的引進(jìn)，與高校建立緊密聯(lián)系，主動(dòng)引進(jìn)與計(jì)算機(jī)科學(xué)相關(guān)專業(yè)的人才，通過(guò)大數(shù)據(jù)專業(yè)人才引進(jìn)為大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用提供人才支持，為高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展帶來(lái)新思路與新方法。

3.3 建立完善的制度體系

為更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的作用，依據(jù)《網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，完善相應(yīng)的制度機(jī)制。首先，要制定檔案數(shù)據(jù)管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性。例如，在檔案數(shù)據(jù)采集階段，要明確數(shù)據(jù)來(lái)源、數(shù)據(jù)主體、采集方法、質(zhì)量要求，保障數(shù)據(jù)采集工作的順利開展。其次，要建立檔案數(shù)據(jù)的安全制度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題越來(lái)越多元化，高校應(yīng)制定更為嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)安全制度，包含數(shù)據(jù)加密制度、訪問(wèn)控制制度、備份恢復(fù)制度等。通過(guò)相關(guān)制度的落實(shí)，有效應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，要建立檔案數(shù)據(jù)共享制度[5]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案信息資源的價(jià)值在于共享。高校在檔案數(shù)據(jù)共享過(guò)程中，應(yīng)通過(guò)完善相應(yīng)制度，明確數(shù)據(jù)共享范圍、主體、方式、渠道、權(quán)限等，通過(guò)高校檔案數(shù)據(jù)信息共享，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為學(xué)校教學(xué)科研工作提供支持。此外，還要建立檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)制度。通過(guò)制定與高校檔案管理崗位相契合的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)，對(duì)高校檔案管理部門和檔案管理人員進(jìn)行評(píng)估考核，包含崗位工作完成情況、大數(shù)據(jù)利用效果、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、服務(wù)滿意度等方面。通過(guò)績(jī)效評(píng)估，更好地了解檔案管理人員的工作成績(jī)，也有利于激勵(lì)檔案人員提升服務(wù)質(zhì)量。

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思路和模式，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值。在具體實(shí)施過(guò)程中，要樹立大數(shù)據(jù)思維，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入高校檔案管理的全流程，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，要求檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和服務(wù)效果，使高校檔案管理工作發(fā)揮更大效能。此外，還要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)培育高校檔案的新質(zhì)生產(chǎn)力，為高校高質(zhì)量發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：孫薇（1980—），大學(xué)學(xué)歷，山東建筑大學(xué)館員，研究方向：檔案管理。