醫(yī)院人事檔案管理安全保障體系構(gòu)建

醫(yī)院人事檔案涉及員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格、培訓(xùn)記錄等關(guān)鍵信息，這些檔案不僅關(guān)乎醫(yī)院的日常運(yùn)營，還與國家的法律法規(guī)息息相關(guān)。因此，對(duì)其安全性要求極為嚴(yán)格。但當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理方面存在諸多問題，為了保障醫(yī)院人事檔案的安全性，構(gòu)建一套完善的安全保障體系變得尤為迫切。

1醫(yī)院人事檔案管理安全保障體系構(gòu)建的意義

1.1提高醫(yī)院人事檔案的管理效率

在醫(yī)院人事檔案管理中，構(gòu)建安全保障體系不僅能夠?yàn)獒t(yī)院提供一個(gè)更加穩(wěn)定的檔案管理平臺(tái)，還能提高整體效率。首先，安全保障體系的構(gòu)建能夠明確規(guī)定對(duì)檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、更新等環(huán)節(jié)工作，在這一過程中，檔案的錄人、存儲(chǔ)、歸檔、查詢均可以通過系統(tǒng)自動(dòng)化處理，大大降低人工操作的復(fù)雜度，進(jìn)而提高醫(yī)院整體人事管理的效率。其次，在傳統(tǒng)管理模式下，檔案的管理往往存在記錄不全等問題，而構(gòu)建安全保障體系后，醫(yī)院人事檔案可以通過信息化管理平臺(tái)進(jìn)行全程追蹤，從檔案的創(chuàng)建、存儲(chǔ)到修改、刪除，都會(huì)留下操作記錄，便于日后管理。最后，無論是對(duì)于人事檔案的維護(hù)，還是信息安全性的保障，均能夠通過系統(tǒng)化手段來提高工作效率，不僅減少了管理中出現(xiàn)突發(fā)問題的風(fēng)險(xiǎn)，還能為醫(yī)院在面對(duì)審計(jì)、法律糾紛等方面提供強(qiáng)有力的支持。

1.2保障醫(yī)院人事檔案信息的安全性

構(gòu)建一套完善的安全保障體系，能夠有效避免檔案信息被泄露、篡改或丟失，保證信息的安全性。首先，在數(shù)字化管理的過程中，醫(yī)院可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，保證信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。其次，通過構(gòu)建一個(gè)高效的備份機(jī)制，可以在出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)迅速恢復(fù)檔案信息，這樣醫(yī)院可以保證檔案信息的完整性，最大限度地減少因檔案信息丟失造成的損失]。最后，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理面臨的安全威脅越來越復(fù)雜，而通過完善安全保障體系，能夠始終保持信息安全的高水平，防止?jié)撛诘陌踩{對(duì)醫(yī)院人事檔案管理造成的影響，從而保證醫(yī)院在法律和社會(huì)的監(jiān)督下穩(wěn)步運(yùn)營。

1.3增強(qiáng)醫(yī)院的合規(guī)性

構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的安全保障體系，能幫助醫(yī)院保證人事檔案管理的合規(guī)性，避免因違規(guī)操作帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。首先，醫(yī)療行業(yè)涉及大量的個(gè)人敏感信息，這些信息的保護(hù)受到《個(gè)人信息保護(hù)法》《醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)法》等法律法規(guī)的嚴(yán)格約束，而構(gòu)建安全保障體系不僅能夠幫助醫(yī)院合規(guī)地存儲(chǔ)、處理、傳輸人事檔案，還能通過合法合規(guī)的方式進(jìn)行檔案信息的管理，保證醫(yī)院的運(yùn)營符合國家及地方政府的規(guī)定，避免因違規(guī)操作而遭遇法律制裁。其次，在人事檔案管理過程中，信息的不當(dāng)處理、泄密、篡改等問題可能導(dǎo)致醫(yī)院面臨民事、行政、刑事責(zé)任，而通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，醫(yī)院可以保證所有檔案管理活動(dòng)都有明確的法律依據(jù)，從而減少違規(guī)操作的發(fā)生。最后，隨著社會(huì)對(duì)醫(yī)療行業(yè)透明度和監(jiān)管要求的提高，醫(yī)院在日常管理中不僅需要遵循法律法規(guī)，還需要接受外部的檢查，而通過構(gòu)建完善的安全保障體系，醫(yī)院能夠保證人事檔案管理的各環(huán)節(jié)有章可循、可追溯、可審計(jì)。

2醫(yī)院人事檔案管理安全保障體系構(gòu)建的問題

2.1檔案管理人員的專業(yè)性不足

第一，一些醫(yī)院人事檔案管理崗位沒有設(shè)置檔案管理專業(yè)的要求，導(dǎo)致部分人員缺少系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能，直接影響檔案管理工作的規(guī)范性與高效性，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院日益復(fù)雜的檔案管理需求。第二，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力缺少持續(xù)提升機(jī)制。當(dāng)前，醫(yī)院在人事檔案管理方面較少提供定期培訓(xùn)和專業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)，許多管理人員在職務(wù)上沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致其檔案管理能力長期得不到有效提升，影響了檔案管理工作的準(zhǔn)確性與時(shí)效性2。第三，醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員的崗位職責(zé)界定模糊。在一些醫(yī)院，檔案管理工作由多名員工承擔(dān)，但各自的職責(zé)并不明確，導(dǎo)致人員在檔案管理過程中出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象，影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。第四，檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度不足。隨著信息化的推進(jìn)，醫(yī)院人事檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化平臺(tái)，但部分檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的理解和應(yīng)用能力較為薄弱，不能熟練操作相關(guān)管理系統(tǒng)，不僅影響了檔案管理工作的信息處理效率，還使得檔案安全管理面臨較大的挑戰(zhàn)。第五，檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足。在一些醫(yī)院，檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少，且缺少對(duì)復(fù)雜檔案管理任務(wù)的應(yīng)對(duì)能力，使得檔案管理工作難以達(dá)到最佳的運(yùn)作效果，影響了醫(yī)院人事檔案管理體系的整體運(yùn)行效率。

2.2信息系統(tǒng)的安全性薄弱

第一，信息技術(shù)飛速進(jìn)步，許多醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)仍然使用過時(shí)的硬件設(shè)備，無法有效應(yīng)對(duì)大規(guī)模信息數(shù)據(jù)的管理需求，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性無法得到保障。第二，醫(yī)院信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施不完善。許多醫(yī)院未能配置足夠強(qiáng)大的防火墻、人侵檢測系統(tǒng)、病毒掃描軟件，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力不足3。第三，信息系統(tǒng)中的訪問權(quán)限控制不到位。在一些醫(yī)院，人事檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限設(shè)置不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致一些不具備訪問權(quán)限的人員能夠隨意進(jìn)入系統(tǒng)查看、修改、刪除檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步加劇了信息被泄露的隱患。第四，醫(yī)院信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份機(jī)制不健全。醫(yī)院通常采用單一的備份方式，沒有考慮到多重備份方案的實(shí)施，這使得檔案管理數(shù)據(jù)一旦遭遇系統(tǒng)故障或者突發(fā)事件，很難快速恢復(fù)。第五，許多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)缺少及時(shí)的更新和漏洞修補(bǔ)機(jī)制，系統(tǒng)存在的一些已知漏洞長期沒有得到修復(fù)，導(dǎo)致醫(yī)院信息系統(tǒng)易受到各種網(wǎng)絡(luò)攻擊，進(jìn)一步加劇了系統(tǒng)的安全隱患。

2.3管理流程不規(guī)范

第一，檔案管理流程缺少標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程。在許多醫(yī)院，檔案管理流程并未得到統(tǒng)一規(guī)范，缺少詳細(xì)明確的操作流程和制度規(guī)定，導(dǎo)致在檔案管理過程中，管理人員根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和理解操作，無法保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行都符合要求。第二，在醫(yī)院的檔案管理中，檔案的歸檔和更新常常沒有固定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致一些檔案未能按時(shí)歸檔或更新。第三，檔案存取流程不清晰。在醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)中，不同崗位的員工對(duì)于檔案的存取權(quán)限和操作流程認(rèn)識(shí)不一致，存取檔案時(shí)的操作不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下。第四，檔案管理責(zé)任劃分不明確。在醫(yī)院的人事檔案管理中，責(zé)任劃分常常不夠明確，缺少對(duì)不同崗位人員的職責(zé)界定。在這種情況下，管理人員容易推諉責(zé)任，導(dǎo)致檔案管理工作的失誤和疏漏。第五，在一些醫(yī)院，檔案管理的監(jiān)督檢查機(jī)制較為薄弱，缺少定期的檔案檢查和審計(jì)流程，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理中無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和不足，影響了管理工作的規(guī)范性。第六，檔案銷毀流程不規(guī)范。醫(yī)院在檔案的銷毀過程中，一些檔案在達(dá)到規(guī)定的保存年限后并未按照規(guī)定銷毀，或者銷毀過程中的操作不符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的安全性無法得到有效保障。

3醫(yī)院人事檔案管理安全保障體系構(gòu)建的策略

3.1提高檔案管理人員的專業(yè)化

隨著醫(yī)療行業(yè)對(duì)管理效率以及信息安全的要求不斷提高，培養(yǎng)具有較高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員已成為優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系的當(dāng)務(wù)之急。第一，醫(yī)院應(yīng)制定嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理崗位的學(xué)歷和專業(yè)要求，優(yōu)先錄用具備檔案管理、信息管理、相關(guān)專業(yè)背景的人員。此外，為了保證檔案管理人員的知識(shí)更新和技術(shù)提升，醫(yī)院應(yīng)定期為現(xiàn)有的檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)課程，涵蓋檔案管理的最新規(guī)范、信息技術(shù)應(yīng)用以及法律法規(guī)等內(nèi)容。第二，醫(yī)院可以組織與檔案管理相關(guān)的職業(yè)資格考試和認(rèn)證，幫助管理人員獲得更高層次的資格認(rèn)證，還要通過設(shè)立進(jìn)階課程或與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，保證管理人員不斷積累專業(yè)知識(shí)。第三，為解決檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力缺少持續(xù)提升機(jī)制的問題，除了定期的內(nèi)部培訓(xùn)外，醫(yī)院還可以通過外部培訓(xùn)、行業(yè)交流、參加行業(yè)會(huì)議等途徑，為管理人員提供更多接觸前沿信息的機(jī)會(huì)。第四，為了保證每位檔案管理人員都能夠勝任自己的崗位工作，醫(yī)院須制定詳細(xì)的崗位說明書，明確每個(gè)崗位的具體職責(zé)，并依據(jù)職責(zé)分工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)定期評(píng)估崗位職責(zé)的適應(yīng)性，保證其隨著管理需求和崗位職責(zé)的變化而及時(shí)調(diào)整。第五，為了提高檔案管理人員在數(shù)字化管理平臺(tái)的操作能力，醫(yī)院應(yīng)定期舉辦信息技術(shù)培訓(xùn)，幫助管理人員掌握使用電子檔案管理系統(tǒng)的技能。第六，醫(yī)院應(yīng)推動(dòng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，不僅限于專業(yè)技能，還應(yīng)關(guān)注其溝通、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和解決問題的能力。

3.2建立完善的信息安全管理制度

隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院人事檔案管理逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這一轉(zhuǎn)型要求醫(yī)院在信息安全方面采取更為嚴(yán)密的管理措施，才能應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的安全挑戰(zhàn)。第一，醫(yī)院可以根據(jù)技術(shù)發(fā)展和需求變化，逐步替換過時(shí)的硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性，還應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施的日常維護(hù)，保證設(shè)備能夠在最佳狀態(tài)下運(yùn)行，以便降低故障發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。第二，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，特別是在防火墻、人侵檢測系統(tǒng)、病毒防護(hù)方面，保證醫(yī)院信息系統(tǒng)不受外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的影響。第三，醫(yī)院應(yīng)定期審核系統(tǒng)中人員的權(quán)限，保證權(quán)限的分配合理，并及時(shí)調(diào)整和撤銷不再適用的權(quán)限，還應(yīng)為系統(tǒng)設(shè)置訪問日志功能，記錄每次訪問的人員、時(shí)間、操作內(nèi)容，以便保證系統(tǒng)使用的可追溯性4。第四，醫(yī)院應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份機(jī)制，數(shù)據(jù)備份不僅應(yīng)涵蓋所有檔案信息，還應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證和恢復(fù)演練，保證備份數(shù)據(jù)的有效性。第五，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院的信息系統(tǒng)也面臨著不斷變化的安全威脅，必須建立常態(tài)化的漏洞掃描機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的漏洞，可以立即修補(bǔ)，從而防止?jié)撛诘陌踩{變?yōu)閷?shí)際的安全事故。第六，醫(yī)院應(yīng)提供定期的技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠及時(shí)掌握最新的信息安全知識(shí)，這些培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括信息安全基本知識(shí)、系統(tǒng)操作技巧、故障排除方法等，以便提高操作人員的專業(yè)能力。

3.3優(yōu)化檔案管理流程

為適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，醫(yī)院必須通過優(yōu)化管理流程，保證檔案的高效存取，因?yàn)閮?yōu)化檔案管理流程是提升醫(yī)院整體運(yùn)營效率的重要環(huán)節(jié)。第一，醫(yī)院應(yīng)制定并實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理操作規(guī)范，這些規(guī)范應(yīng)涵蓋檔案的創(chuàng)建、歸檔、查詢、更新、存取、審查和銷毀等全過程，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都具有明確的操作標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠有效減少流程中可能出現(xiàn)的混亂，避免因流程不清導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)疏漏。第二，醫(yī)院可以通過信息化手段歸檔更新，設(shè)定自動(dòng)提醒功能，在檔案的關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)自動(dòng)提醒管理人員更新。此外，對(duì)于檔案更新的過程，應(yīng)規(guī)定每次更新時(shí)需要核對(duì)的事項(xiàng)和方法，保證每次更新都經(jīng)過必要的審查，以便避免因人員疏忽導(dǎo)致更新遺漏。第三，在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)對(duì)不同檔案分類，并規(guī)定每種類型檔案的存取規(guī)則以及操作流程。同時(shí)，對(duì)于檔案存取的每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)設(shè)定記錄追蹤機(jī)制，保證每次存取都留下清晰的日志，從而保證檔案的安全。第四，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理責(zé)任的劃分，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人，為此需要將檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)分配到具體的責(zé)任人，并要求責(zé)任人定期檢查和匯報(bào)工作進(jìn)度[5。第五，醫(yī)院應(yīng)定期開展內(nèi)部審計(jì)，其中審計(jì)內(nèi)容可以涵蓋檔案的完整性、保密性、更新及時(shí)性等方面，同時(shí)還應(yīng)審查檔案管理人員的工作記錄，以便保證檔案管理的全過程符合規(guī)范要求。第六，醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化檔案銷毀的流程，其中銷毀流程應(yīng)制定詳細(xì)的操作規(guī)定，明確銷毀責(zé)任人、銷毀方式及銷毀標(biāo)準(zhǔn)，避免因檔案處理不當(dāng)而帶來的安全隱患。

結(jié)束語

本文從檔案管理人員的專業(yè)化、信息安全管理制度的完善以及檔案管理流程的優(yōu)化等方面提出了一系列針對(duì)性的策略，旨在為醫(yī)院提供理論支持。這些策略的實(shí)施能夠?yàn)獒t(yī)院提供一個(gè)更加系統(tǒng)和安全的管理框架，提高人事檔案管理的透明度和效率，減少管理過程中可能出現(xiàn)的漏洞，保證檔案信息的完整性。同時(shí)，隨著法律法規(guī)的不斷完善，醫(yī)院人事檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能保證合規(guī)性不斷提升。

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作者簡介：林晨（1987.02—），碩士研究生學(xué)歷，河南省中醫(yī)院（河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院）館員，研究方向：檔案管理。