大數(shù)據(jù)背景下的文書檔案利用模式創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)技術的持續(xù)發(fā)展，文書檔案管理迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。在新時期的文書檔案管理中，應將開發(fā)利用置于首要位置。借助大數(shù)據(jù)的助力，能拓展文書檔案的利用廣度，提升其利用深度，使文書檔案管理工作邁上新臺階。因此，國有企業(yè)檔案管理部門須緊跟大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐，勇于創(chuàng)新文書檔案的利用模式，有效解決文書檔案在利用過程中面臨的理念落后、服務范圍有限、查詢方式簡單以及價值挖掘不足等現(xiàn)實問題。以煙草企業(yè)舉例來說，通過搭建文書檔案服務平臺、對文書檔案數(shù)據(jù)進行挖掘以及拓展文書檔案服務渠道等方式，為不同用戶提供多元化的文書檔案信息服務，能夠有效提高文書檔案的利用價值。

大數(shù)據(jù)為文書檔案利用帶來的新機遇

海量數(shù)據(jù)資源拓展利用廣度。大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)資源為文書檔案利用創(chuàng)造了有利條件。對于煙草企業(yè)而言，一方面，文書檔案的來源愈發(fā)多樣。除了傳統(tǒng)的紙質檔案外，電子檔案、數(shù)據(jù)庫記錄以及社交媒體信息等都成為重要的收集對象。例如，煙草企業(yè)可以從社交媒體上收集消費者對煙草產(chǎn)品的反饋信息，與企業(yè)內部的銷售數(shù)據(jù)、客戶檔案等相結合，為市場調研和產(chǎn)品改進提供更全面的依據(jù)。同時，也為煙草企業(yè)的檔案開發(fā)利用奠定了堅實基礎。另一方面，大數(shù)據(jù)技術能夠實現(xiàn)煙草企業(yè)文書檔案的跨部門、跨領域整合。煙草企業(yè)的檔案分布在不同部門和業(yè)務領域，如生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等，這些檔案各自具有獨特價值。借助大數(shù)據(jù)技術，可以將分散的檔案進行有效整合，為煙草企業(yè)的檔案利用開發(fā)提供現(xiàn)實基礎。

數(shù)據(jù)分析技術提升利用深度。大數(shù)據(jù)分析技術的持續(xù)發(fā)展，為文書檔案的深度開發(fā)利用提供了有力的工具支持。首先，數(shù)據(jù)挖掘技術可以從海量的文書檔案中發(fā)現(xiàn)潛在的模式、趨勢和關聯(lián)。以煙草企業(yè)文書檔案為例，通過對煙草企業(yè)財務報表、銷售數(shù)據(jù)等檔案數(shù)據(jù)的挖掘，能夠了解煙草企業(yè)當前的經(jīng)營狀況、管理能力、市場競爭力以及潛在問題，為煙草企業(yè)管理層決策提供數(shù)據(jù)支撐。其次，數(shù)據(jù)分析技術可以對文書檔案進行可視化分析。借助分析技術，可以將研究過程簡化，把復雜的數(shù)據(jù)以更直觀易懂的圖表形式呈現(xiàn)出來，幫助研究對象更好地理解數(shù)據(jù)背后的意義和趨勢，為解決具體問題提供更加高效便捷的檔案信息支持。

智能化手段提高利用效率。隨著人工智能技術的不斷發(fā)展，智能化手段在文書檔案開發(fā)利用中的應用越來越廣泛。首先，智能化手段能夠實現(xiàn)文書檔案的智能化推薦。借助智能化推薦系統(tǒng)，可以對用戶的興趣偏好、信息查詢記錄、訪問地址、瀏覽內容進行記錄分析，采用協(xié)同過濾、內容推薦等技術，精準定位用戶的模式和興趣點，進而對文書檔案信息資源進行整合，為用戶提供個性化的檔案信息內容。其次，智能化手段可以實現(xiàn)文書檔案的自動化處理。在文書檔案利用過程中，需要對文書檔案進行分類，精準定位文書檔案的內容和特征，以便進行后續(xù)的開發(fā)和利用。例如，對于煙草企業(yè)的研發(fā)檔案，可以自動添加“新產(chǎn)品研發(fā)”等關鍵詞，方便研發(fā)人員快速檢索。通過自動化歸檔，減少人工干預，能夠提升檔案歸檔的規(guī)范性和精準性，為煙草企業(yè)文書檔案利用開發(fā)提供規(guī)范的檔案信息資源。

大數(shù)據(jù)背景下文書檔案利用模式創(chuàng)新的現(xiàn)狀

查詢方式單一。當前，部分文書檔案管理部門在檔案信息查詢方面依賴傳統(tǒng)關鍵詞檢索，存在局限性。一方面，關鍵詞選擇具有主觀性，不同用戶理解差異大，導致查詢結果差異大，難以滿足查詢需求。另一方面，對于復雜查詢需求，單一關鍵詞檢索難以精準定位所需文書檔案信息，易遺漏重要內容，無法滿足用戶對文書檔案高效利用的需求。

服務范圍有限。文書檔案服務范圍應視情況向社會公眾拓展，但實際操作中受技術和制度因素限制，服務范圍有限。一方面，服務對象主要集中在特定機構和部門，社會公眾獲取文書檔案資源受限，一定程度上限制了檔案價值發(fā)揮。另一方面，服務內容單一，主要圍繞查詢、復制等基本服務，缺乏深度加工和增值服務，且服務方式不夠靈活，以線下服務為主，線上服務技術支持不到位，影響服務效率。

價值挖掘不足。文書檔案蘊含巨大價值，但受理念、技術和方法限制，價值挖掘不深。從技術層面看，檔案管理部門資金有限，難以引進先進數(shù)據(jù)分析和挖掘技術，傳統(tǒng)技術難以處理龐大的文書檔案信息，僅局限于整理和統(tǒng)計層面，無法深入挖掘檔案價值。從思想觀念看，部分檔案管理人員對文書檔案價值認識不足，僅將其視為歷史記錄，未認識到在知識創(chuàng)新方面的價值，挖掘動力不足，影響了文書檔案在知識創(chuàng)新方面的作用發(fā)揮。

大數(shù)據(jù)背景下文書檔案利用模式創(chuàng)新的路徑

構建智能服務新平臺，實現(xiàn)檢索手段創(chuàng)新。隨著數(shù)字技術與文書檔案管理利用環(huán)節(jié)的深度融合，構建智能服務新平臺成為必然需求。首先，提升智能服務新平臺的數(shù)據(jù)整合能力。將分散在不同系統(tǒng)、不同機構、不同主體的煙草企業(yè)文書檔案信息進行集中收集、整理和存儲，構建龐大的煙草企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫。運用數(shù)據(jù)清洗、標準化處理等手段，剔除無效數(shù)據(jù)，確保煙草企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。例如，將煙草企業(yè)各個部門的生產(chǎn)記錄、銷售報表、市場調研檔案等進行整合，為企業(yè)決策提供全面的數(shù)據(jù)支持。其次，引入智能化檢索算法。采用自然語言處理、語義分析等技術，更精準地理解用戶的查詢指向，通過精準檢索為用戶提供高質量的檢索結果。在煙草企業(yè)中，員工可能需要查詢特定時期的市場銷售情況、某一產(chǎn)品的研發(fā)歷程等信息，智能化檢索算法能夠快速準確地定位所需檔案，提高工作效率。

開展數(shù)據(jù)挖掘與分析，實現(xiàn)價值挖掘創(chuàng)新。借助數(shù)據(jù)挖掘與分析技術，可以從海量的文書檔案信息中發(fā)現(xiàn)隱藏的模式、趨勢和關聯(lián)，為不同用戶提供更有價值的文書檔案信息服務。首先，運用數(shù)據(jù)挖掘技術發(fā)現(xiàn)煙草企業(yè)文書檔案的潛在價值。比如，通過對煙草企業(yè)歷年的銷售數(shù)據(jù)進行挖掘，可以發(fā)現(xiàn)不同地區(qū)、不同季節(jié)的銷售趨勢和消費者偏好，為企業(yè)制定營銷策略提供依據(jù)。其次，借助數(shù)據(jù)分析方法對煙草企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行深入解讀。通過統(tǒng)計分析可以對不同地區(qū)、不同時期煙草企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的類型和規(guī)模分布情況進行統(tǒng)計，形成的基礎文書檔案數(shù)據(jù)可以為相關研究提供支持，使研究者發(fā)現(xiàn)日常統(tǒng)計中難以看到的數(shù)據(jù)關聯(lián)性，實現(xiàn)對煙草企業(yè)文書檔案信息的深度挖掘。比如，對煙草企業(yè)的質量檢測報告進行文本分析，找出產(chǎn)品質量問題的潛在原因，為企業(yè)改進生產(chǎn)工藝提供參考。

拓展服務渠道與對象，實現(xiàn)服務模式創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代背景下，用戶的文書檔案需求日益多元化、多樣化，檔案管理部門需適時調整服務策略，實現(xiàn)服務模式創(chuàng)新，不斷拓展服務渠道和服務對象。首先，拓展服務渠道。除傳統(tǒng)線下服務外，應主動借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術開展線上服務。通過建立檔案信息服務平臺、移動應用程序等方式，為用戶提供高質量的文書檔案信息服務，滿足用戶隨時隨地查詢利用的需求。其次，拓展服務對象。除政府機構和專業(yè)研究人員外，還應不斷拓展服務對象，為企業(yè)、社會組織和普通民眾提供文書檔案信息服務。最后，創(chuàng)新服務模式。采用定制化服務、合作式服務等方式，創(chuàng)新服務手段，滿足不同用戶的個性化需求。定制化服務可根據(jù)用戶需求，為其提供個性化的檔案信息內容；合作式服務則是與其他機構和企業(yè)開展文書檔案信息服務，既實現(xiàn)了文書檔案服務模式創(chuàng)新，又提升了文書檔案服務范圍，實現(xiàn)了文書檔案價值的最大化利用。

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門要充分認識到文書檔案利用模式創(chuàng)新的現(xiàn)實意義，充分尊重文書檔案利用的內在規(guī)律，通過大數(shù)據(jù)技術與文書檔案利用流程進行融合，實現(xiàn)對傳統(tǒng)文書檔案利用模式的創(chuàng)新，進一步提升文書檔案利用的質量和效率。

（作者單位系南寧市煙草專賣局）

（責任編輯：季榕）