事業(yè)單位內(nèi)控管理的現(xiàn)狀與探索

內(nèi)控管理在事業(yè)單位中扮演著至關(guān)重要的角色。它不僅關(guān)乎事業(yè)單位的內(nèi)部治理和風(fēng)險防控，而且對提高事業(yè)單位的管理水平有重要的意義。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的內(nèi)控管理面臨著巨大壓力。本文從事業(yè)單位內(nèi)控管理的意義和作用出發(fā)，研究當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)控管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對性地提出解決對策，以期提高事業(yè)單位內(nèi)控管理的水平，推動事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

建立和完善內(nèi)部控制管理制度，有助于管理層更精準(zhǔn)地了解單位的經(jīng)營信息，從而更好地做出具有重大意義的戰(zhàn)略性決策。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，事業(yè)單位的市場競爭狀態(tài)越來越激烈，市場風(fēng)險也日趨嚴(yán)峻。面對如此緊張的外部環(huán)境，事業(yè)單位不得不為其日后的發(fā)展尋找對策，及時防范行業(yè)內(nèi)的潛在業(yè)務(wù)風(fēng)險。內(nèi)控管理作為現(xiàn)代單位管理的重要制度，已經(jīng)成為事業(yè)單位良性發(fā)展的基石。本文將分析事業(yè)單位內(nèi)控管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期為我國事業(yè)單位完善內(nèi)控管理提供參考。

一、單位內(nèi)控管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）現(xiàn)有的內(nèi)控制度流程與實際業(yè)務(wù)有所脫節(jié)

在日常業(yè)務(wù)活動中，事業(yè)單位的內(nèi)控管理通常參照上級文件或通知執(zhí)行，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)本單位的實際情況細(xì)化。然而，部分單位內(nèi)控制度較為陳舊，更新迭代頻率較低。單位領(lǐng)導(dǎo)層因事務(wù)繁忙，往往僅在處理業(yè)務(wù)時根據(jù)上級文件執(zhí)行，忽略了內(nèi)控制度的更新，導(dǎo)致制度落后于實際業(yè)務(wù)操作。制度與操作的不一致使得相關(guān)人員在處理業(yè)務(wù)時感到迷茫，難以找到相應(yīng)的細(xì)化措施，增加了管理風(fēng)險。

（二）合同管理有待加強(qiáng)

一方面，部分單位對合同管理不夠重視，合同管理不完善。部分單位缺乏規(guī)范的合同模板和專門管理合同的人員，不同業(yè)務(wù)甚至同類型業(yè)務(wù)的合同模板各異，給內(nèi)控管理和財務(wù)管理帶來不便。由于缺少專門的合同管理人員，合同由各部門自行管理，導(dǎo)致管理分散零散，不利于合同的查找和歸檔。另一方面，在合同簽訂制度上，部分單位不重視簽訂日期和單位負(fù)責(zé)人等重要信息。事業(yè)單位實行法人負(fù)責(zé)制，合同理應(yīng)由法人代表簽訂，但由于對合同的理解不深，有些合同由部門負(fù)責(zé)人簽訂，影響了法律效力。更為嚴(yán)重的是，一些部門為了方便，往往先口頭約定項目實施日期，再補(bǔ)簽合同，導(dǎo)致合同簽訂日期晚于項目開始日期。這種不規(guī)范的操作容易導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險。

（三）內(nèi)控管理制度無法實現(xiàn)全流程監(jiān)督管控

事業(yè)單位在內(nèi)控管理中應(yīng)重視辦公用品和固定資產(chǎn)的管理。特別是固定資產(chǎn)管理，對單位的日常辦公具有顯著影響。目前，部分單位在耗材及用具的收發(fā)庫存管理方面仍存在不足。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是耗材及用具的庫存管理不完善。單位購入耗材及用具后，僅憑送貨單簽收并填寫領(lǐng)用單用于報銷，未實行入庫登記。在單位員工領(lǐng)用耗材和用具時，通過紙質(zhì)的簽收登記表登記，這種方式容易出現(xiàn)錯誤和遺漏，且無法及時了解庫存結(jié)余情況，不利于后續(xù)的采購決策。同時，單位的耗材及用具庫存管理缺乏系統(tǒng)化手段，盤點(diǎn)后的庫存結(jié)余無法準(zhǔn)確核對，管理難度增大。另外，賬務(wù)賬目未按庫存商品登記，而是全部按照費(fèi)用攤銷處理，實物管理比較容易出現(xiàn)失控狀態(tài)。二是固定資產(chǎn)管理混亂。盡管上級要求定期盤點(diǎn)固定資產(chǎn)，但由于部分單位缺乏固定資產(chǎn)管理的專職崗位及相關(guān)職責(zé)，同時缺少完善的固定資產(chǎn)卡片，實務(wù)中盤點(diǎn)工作難以進(jìn)行。

（四）信息化系統(tǒng)建設(shè)有待優(yōu)化

部分事業(yè)單位對信息化系統(tǒng)的建設(shè)重視不夠、意識不強(qiáng)、觀念陳舊、信息化管理進(jìn)展比較緩慢，未充分發(fā)揮信息化在增強(qiáng)內(nèi)控管理中的重要作用。主要存在以下問題：一是信息化建設(shè)滯后。日常工作中耗紙量較大，信息化建設(shè)不完善，許多單據(jù)需紙質(zhì)打印后送各級領(lǐng)導(dǎo)審批，缺乏線上審批環(huán)節(jié)，效率低下且未設(shè)立預(yù)警機(jī)制。例如，單位員工出差需打印出差審批表，并依次找部門領(lǐng)導(dǎo)和法人簽字方可外出。由于領(lǐng)導(dǎo)和法人并不常在辦公室辦公，審批流程長且繁瑣，導(dǎo)致效率低下。員工為了簽字來回奔波，情緒不滿，工作積極性受到影響。二是信息化程度低。在一些突發(fā)事項的匯報環(huán)節(jié)上，因缺乏信息化系統(tǒng)無法及時處理；未能實現(xiàn)信息共享和透明，內(nèi)控管理的執(zhí)行力度較為薄弱。更重要的是，單位缺少一個全面的線上系統(tǒng)，無法實現(xiàn)對所有流程的全程監(jiān)控，容易導(dǎo)致不合規(guī)事件的發(fā)生。三是整體信息化水平不理想。事業(yè)單位整體信息化建設(shè)滯后，未能利用信息化手段提高管理水平和核心競爭力，導(dǎo)致無法應(yīng)對現(xiàn)代信息化發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)。

（五）缺少有效的持續(xù)監(jiān)督和反饋預(yù)警機(jī)制

在事業(yè)單位的內(nèi)控管理中，監(jiān)督和反饋環(huán)節(jié)存在明顯不足，監(jiān)督責(zé)任未能有效落實，監(jiān)督體制的信息化程度較低，導(dǎo)致管理效果不佳。具體而言存在以下問題：一是在應(yīng)收應(yīng)付款管理上，目前多數(shù)事業(yè)單位主要依靠紙質(zhì)合同記錄，缺乏專職管理人員。在繁忙的工作中，工作人員容易忽略查看應(yīng)收應(yīng)付款項的狀態(tài)，導(dǎo)致應(yīng)收款未能及時回收，應(yīng)付款未能按時支付。這種情況在一些工程項目的應(yīng)付款管理上影響更為明顯，若工程項目的尾款未能及時支付，將進(jìn)一步加劇管理混亂的風(fēng)險。二是缺乏線上賬期預(yù)警機(jī)制。由于未采取信息化手段，應(yīng)收應(yīng)付款的管理仍然依賴于手工操作，無法及時獲取或監(jiān)控賬期信息，導(dǎo)致應(yīng)收款和應(yīng)付款的處理存在延遲性。應(yīng)收款的回收不及時不僅增加了壞賬風(fēng)險，還直接影響單位的正常資金運(yùn)轉(zhuǎn)，造成財務(wù)管理混亂。應(yīng)付款項延遲支付則可能引發(fā)違約風(fēng)險，需要支付延遲違約金，這將嚴(yán)重影響單位的信譽(yù)和形象。三是監(jiān)督體制的信息化建設(shè)滯后。監(jiān)督體制信息化程度低，使得許多監(jiān)督和反饋環(huán)節(jié)仍依賴傳統(tǒng)的手工操作，效率低下，及時性和準(zhǔn)確性無法保障。監(jiān)督職責(zé)未能具體落實，導(dǎo)致內(nèi)部控制效果大打折扣。缺乏系統(tǒng)化和信息化的監(jiān)督機(jī)制，很多問題難以被及時發(fā)現(xiàn)并解決，進(jìn)一步增加了管理風(fēng)險。四是內(nèi)部監(jiān)督責(zé)任界定不清。監(jiān)督責(zé)任人和職責(zé)不明確，使得監(jiān)督工作流于形式，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。尤其是在財務(wù)管理過程中，由于監(jiān)督不到位，應(yīng)收應(yīng)付款的進(jìn)度和處理結(jié)果缺乏有效監(jiān)督，導(dǎo)致資金流動性下降，增加了財務(wù)風(fēng)險。

二、單位內(nèi)控管理問題的解決對策

（一）定期迭代內(nèi)控管理制度

合同管理和固定資產(chǎn)管理在事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)發(fā)展中尤為重要。因此，需對這類疏于管理的業(yè)務(wù)設(shè)立專門的崗位并明確崗位職責(zé)。在合同管理方面，應(yīng)建立完善的合同管理制度，明確合同的審核、簽訂、履行、保管等方面的內(nèi)容。具體措施包括：一是設(shè)置合同管理專員崗位，負(fù)責(zé)收集和保管單位內(nèi)部的合同，登記合同臺賬，同時保存電子檔和紙質(zhì)版，以防丟失。二是針對不同業(yè)務(wù)設(shè)定、應(yīng)用不同的合同模板。同類型業(yè)務(wù)應(yīng)使用統(tǒng)一的合同模板，并將這些模板推廣至各部門。同時，還要進(jìn)行培訓(xùn)，講解使用合同模板的注意事項，以加強(qiáng)合同的規(guī)范性。三是明確法定代表人的合同審批和簽約權(quán)限。對重大合同，法定代表人應(yīng)根據(jù)審核小組的意見審批。未經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，任何處室和個人均不得以單位名義對外簽訂合同。所有合同應(yīng)由法定代表人親自簽署或出具書面《授權(quán)委托書》，委托項目負(fù)責(zé)人簽署并加蓋單位公章，受委托人不得超越委托權(quán)限簽訂合同。

在固定資產(chǎn)管理方面，建議采取以下步驟：一是增設(shè)固定資產(chǎn)管理崗位，加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的管理。全面盤點(diǎn)現(xiàn)有固定資產(chǎn)，針對固定資產(chǎn)卡片不足的情況，及時補(bǔ)打相關(guān)卡片并粘貼到對應(yīng)的資產(chǎn)上。二是處理已申請報廢但未處置的固定資產(chǎn)。要通過三家比價后變賣，并及時將收入上繳上級單位。三是完善固定資產(chǎn)管理制度，按制度定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)和報廢，防止國有資產(chǎn)流失。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督管控力度，實現(xiàn)全流程監(jiān)督管控

事業(yè)單位在實施內(nèi)控管理時要加強(qiáng)事中和事后的監(jiān)督管控力度。在事中控制方面，實時監(jiān)控業(yè)務(wù)流程，確保按照既定流程執(zhí)行；在關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，進(jìn)行必要的檢查和驗證；建立有效的信息反饋機(jī)制，通過順暢的信息反饋渠道，迅速響應(yīng)和糾正異常情況；加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)調(diào)，確保信息的及時傳遞和共享，減少溝通障礙；引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，以提高實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)處理的效率，減少人為錯誤和延誤。在事后管控方面，應(yīng)對業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行績效評價，并與預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行對比分析，找出差異和改進(jìn)方向；定期進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況和有效性，評估風(fēng)險管理效果；對審計和評價中發(fā)現(xiàn)的問題，制定切實可行的整改措施，并跟蹤落實情況，確保問題及時得到解決；通過梳理內(nèi)控管理過程中遇到的問題和解決辦法，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化內(nèi)控流程和制度；根據(jù)績效評價和審計結(jié)果，持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)內(nèi)控管理，提高管理水平和風(fēng)控能力；確保所有業(yè)務(wù)活動都有完整的記錄和文檔，為事后分析和審計提供可靠的依據(jù)和參考。

（三）完善信息化系統(tǒng)建設(shè)，提高信息共享透明度

完善信息化系統(tǒng)模塊，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，提高協(xié)同效率。事業(yè)單位需要明確自身的管理需要和目標(biāo)，在現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立財務(wù)審批系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)，提高業(yè)務(wù)處理速度。根據(jù)需求分析結(jié)果，結(jié)合本單位財務(wù)審批和合同管理流程，選擇適合單位的信息化管理系統(tǒng)和工具。在系統(tǒng)中設(shè)置線上審批模板，建立整體框架，工作人員通過線上填寫資料并提交后，即可發(fā)往對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批。同時，設(shè)置退回修改流程，若審批過程中發(fā)現(xiàn)有誤或不合理的地方，可及時退回修改，減少線下找領(lǐng)導(dǎo)簽字的時間，降低工作人員的工作量，提高工作效率，增強(qiáng)單位工作人員的滿意度。

在實施過程中，需進(jìn)行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試，并開展培訓(xùn)工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)作和數(shù)據(jù)安全。隨著事業(yè)單位的發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，信息化系統(tǒng)也需要不斷優(yōu)化和升級，以適應(yīng)新的需求和挑戰(zhàn)。通過這些措施，事業(yè)單位能夠顯著提升內(nèi)部管理水平，使業(yè)務(wù)運(yùn)營更高效，管理更加科學(xué)，從而實現(xiàn)整體效益的提升。

（四）完善監(jiān)督反饋預(yù)警機(jī)制

在固定資產(chǎn)和應(yīng)收應(yīng)付款管理方面，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和反饋機(jī)制。具體方法如下：一方面，設(shè)立應(yīng)收、應(yīng)付款項的賬期預(yù)警提醒。通過設(shè)置賬期提示幫助事業(yè)單位及時跟蹤和管理往來款項，避免逾期和壞賬的發(fā)生。更為具體地來說，事業(yè)單位應(yīng)依賴現(xiàn)代化的財務(wù)管理系統(tǒng)和相關(guān)工具，以自動化和智能化的方式對即將到期或已逾期的應(yīng)收、應(yīng)付款項進(jìn)行提醒，確保及時處理相關(guān)款項，保障資金流動順暢。同時，需構(gòu)建往來款項智慧管理體系，設(shè)置應(yīng)收應(yīng)付款項的到期時間，并利用企業(yè)資源管理系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)警通知。在到期前以及到期當(dāng)日，提醒專管員處理相應(yīng)的應(yīng)收、應(yīng)付款項，旨在加快資金流動，提高賬款回收率。另一方面，應(yīng)在業(yè)務(wù)層面引入指標(biāo)預(yù)警機(jī)制，以提升管理效率和資產(chǎn)利用率。例如，可以設(shè)置固定資產(chǎn)損毀率等業(yè)務(wù)指標(biāo)的預(yù)警提醒，通過這些措施提醒專管員及時處理閑置、已到期報廢和已盤虧的固定資產(chǎn)。此類措施有助于加快固定資產(chǎn)的處置，減少固定資產(chǎn)的閑置，確保固定資產(chǎn)得到合理有效的利用。這不僅能夠提高事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的科學(xué)性和合理性，也有助于提升整體管理水平。

（五）建立常態(tài)化有效的培訓(xùn)機(jī)制

在信息化日益完善的時代，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立常態(tài)化的培訓(xùn)合作機(jī)制。通過組織高質(zhì)量的培訓(xùn)活動增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)緊迫感，使其緊扣單位最新制度，并將學(xué)習(xí)成果有效轉(zhuǎn)化為工作工具。通過培訓(xùn)，員工得以持續(xù)關(guān)注并學(xué)習(xí)單位的內(nèi)控管理，掌握新技能，激發(fā)參與單位管理的熱情和積極性，從而更加主動地投入工作。建立常態(tài)化且有效的培訓(xùn)機(jī)制并非易事，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)上級的指示和本單位的實際情況制定詳細(xì)的培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)目標(biāo)明確且效果顯著。具體措施包括：制定多樣化的培訓(xùn)形式，如內(nèi)部培訓(xùn)、外出培訓(xùn)和在線培訓(xùn)等，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求，激發(fā)學(xué)習(xí)積極性。事業(yè)單位應(yīng)鼓勵員工參與培訓(xùn)，并配套提供相應(yīng)的激勵和支持措施。此外，建立培訓(xùn)效果評估機(jī)制至關(guān)重要。通過對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估和反饋，了解員工的學(xué)習(xí)情況和培訓(xùn)成效，并根據(jù)實際情況及時調(diào)整培訓(xùn)計劃，提高培訓(xùn)的廣度和深度。這不僅能確保培訓(xùn)的有效性，還能通過不斷優(yōu)化來提高單位整體的管理水平。

結(jié)語：

完善內(nèi)控管理對事業(yè)單位的長期發(fā)展至關(guān)重要。當(dāng)前內(nèi)控管理中存在制度與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)、合同管理薄弱、全流程監(jiān)督機(jī)制不健全、信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后、監(jiān)督與反饋機(jī)制缺乏等問題，亟待解決。為提升內(nèi)控管理水平，事業(yè)單位應(yīng)定期迭代更新制度，明確崗位職責(zé)，確保內(nèi)控制度與實際業(yè)務(wù)同步發(fā)展；加強(qiáng)監(jiān)督管控力度，實現(xiàn)從事中到事后的全流程控制，提升管理效果；完善信息化系統(tǒng)建設(shè)，確保數(shù)據(jù)共享，提高協(xié)同工作效率；建立賬期預(yù)警和業(yè)務(wù)指標(biāo)預(yù)警機(jī)制，保證資金流動性和資產(chǎn)利用效率。同時，推動常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制的建立，提升員工技能和管理積極性。通過這些措施，事業(yè)單位不僅能夠顯著提高管理的科學(xué)性和有效性，還能增強(qiáng)整體運(yùn)營效率和競爭力，為其持續(xù)健康發(fā)展提供堅實保障。