信息化背景下國企辦公室管理模式的革新策略

盧晟祺(中交水利水電建設(shè)有限公司，浙江 寧波 315000)

0 引言

一個(gè)企業(yè)的辦公室往往是企業(yè)綜合生命力的縮影。作為國企性質(zhì)企業(yè)的綜合性服務(wù)部門—辦公室的職能是上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)外兼顧，綜合性和服務(wù)性都能有所體現(xiàn)。但是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，國企辦公室的模式卻并未第一時(shí)間跟上時(shí)代步伐，反而呈現(xiàn)出水土不服的癥狀，各種問題日益凸顯。這就要求相關(guān)管理者能夠與時(shí)俱進(jìn)，深刻認(rèn)識(shí)管理模式革新的意義，探索出國企辦公室管理模式的革新之路[1]。

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異和社會(huì)主義市場化程度日益深入推進(jìn)的今天，國有企業(yè)在管理制度層面的創(chuàng)新層出不窮，取得了豐碩的成果，為現(xiàn)代企業(yè)改革的完善與發(fā)展貢獻(xiàn)了不少力量。細(xì)節(jié)決定成敗，這句話用于當(dāng)今的國有企業(yè)辦公室管理模式革新再合適不過。無論何時(shí)何地，國有企業(yè)辦公室管理模式革新程度對(duì)成就企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新具有舉足輕重的作用。一旦辦公室的管理模式革新出現(xiàn)問題，國有企業(yè)的經(jīng)營行為與經(jīng)濟(jì)效益將會(huì)受到影響。由此可見，辦公室管理模式的革新不僅是國有企業(yè)的命脈，還是企業(yè)文化的重要內(nèi)核[2]。從本質(zhì)上說，國有企業(yè)辦公室管理模式革新作為現(xiàn)代管理學(xué)的重要內(nèi)容之一，是社會(huì)分工與社會(huì)服務(wù)詳細(xì)化的鮮明體現(xiàn)，且十分強(qiáng)調(diào)科學(xué)化、精細(xì)化與規(guī)范化。也就是說，辦公室管理模式革新在國有企業(yè)辦公室中的應(yīng)用以節(jié)省管理成本、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)為主要表現(xiàn)形式。當(dāng)企業(yè)每一項(xiàng)責(zé)任都能落實(shí)到具體的人身上時(shí)，執(zhí)行者才能在科學(xué)明確的要求中將工作做到最好，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。本文以下針對(duì)國企辦公室管理現(xiàn)狀，探討了國企辦公室管理模式革新的意義和完善措施。

1 國企辦公室管理現(xiàn)狀

關(guān)于國有企業(yè)內(nèi)部管理制度的討論是個(gè)熱門話題，對(duì)于現(xiàn)有管理制度的評(píng)價(jià)大多毀譽(yù)參半。對(duì)于任何一家企業(yè)來說，企業(yè)文化與理念最終體現(xiàn)在具體的制度上，同時(shí)制度也是企業(yè)正常運(yùn)營的重要基礎(chǔ)。基于國有企業(yè)根據(jù)自身的制度建立管理標(biāo)準(zhǔn)的這一事實(shí)，國企辦公室可以充分利用管理資源和優(yōu)勢，既是生產(chǎn)產(chǎn)品的補(bǔ)充性說明，又是業(yè)務(wù)水平的具體體現(xiàn)。但不可置否的是，國有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理在批量化生產(chǎn)中逐漸被邊緣化，尤其是在企業(yè)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)上出現(xiàn)了嚴(yán)重的管理脫節(jié)，形成大量的管理盲區(qū)。此外，辦公室內(nèi)部的職位設(shè)置過于傳統(tǒng)僵化，職位數(shù)量沒有同生產(chǎn)需求與職責(zé)規(guī)定結(jié)合起來，造成管理工作的重復(fù)交叉和大面積留白共存的嚴(yán)重后果。如此一來，辦公室職員沒有樹立起必要的工作責(zé)任意識(shí)，管理工作不了了之和工作完成度低下的情況屢見不鮮[3]。

由于國有企業(yè)涵蓋眾多部門，涉及業(yè)務(wù)十分廣泛，這給辦公室管理工作帶來了困難。再加上復(fù)雜的管理內(nèi)容并無完善的管理制度相配，導(dǎo)致經(jīng)常出了事沒法找人，很多日常性的工作拖泥帶水，不能及時(shí)安排，更不能及時(shí)處理。工作沒條理，工作質(zhì)量堪憂。這不僅極大拉低了國企的整體工作效率，企業(yè)的正常發(fā)展運(yùn)行也因此變得遲緩。另一方面，限于辦公室的職能，很多辦公室的人員都不能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，而只是隨波逐流，單純按照管理人員指示去做事。員工作為企業(yè)主人翁的意識(shí)不足，在具體工作中就難免缺少創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，對(duì)于工作也過于敷衍。事實(shí)上，員工不僅要將決策上傳下達(dá)，還要盡最大努力落實(shí)決策。但是限于實(shí)際情況及員工意識(shí)不足，無形中阻礙了國企辦公室管理模式的革新，不利于國企整體的發(fā)展。

2 國企辦公室管理模式革新的重大意義

信息化時(shí)代給生活和工作帶來的突出優(yōu)點(diǎn)是信息傳輸?shù)亩嗲?、即時(shí)交互和便捷性。國企辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)跟進(jìn)，這不僅能夠大幅度提升辦公室工作人員的辦事效率，而且對(duì)擴(kuò)大辦公室管理范圍也大有裨益，從而全方位帶動(dòng)管理水平與時(shí)俱進(jìn)。另外，信息化的信息共享性和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)性能夠讓優(yōu)秀的管理模式保存下來，為未來國企辦公室的革新之路提供經(jīng)驗(yàn)上的支持，這就為日后的決策平添了許多把握。經(jīng)過專人的整理和留存，可以在具體工作上提供有利多樣的參考依據(jù)，降低決策的失誤率，從而將企業(yè)管理成本降低，減少不必要的損失。另外，信息的實(shí)時(shí)流通能夠讓國企各個(gè)部門實(shí)時(shí)溝通協(xié)調(diào)，讓溝通渠道更加簡化，溝通也能由簡單的上傳下達(dá)，變成雙向交互，這都會(huì)對(duì)工作效率產(chǎn)生利好影響。凡此種種，國企辦公室管理革新，就成了刻不容緩的探討議題。做好國企辦公室管理模式革新主要有以下意義[4]。

2.1 可以優(yōu)化國企辦公室管理工作流程

相較于民營企業(yè)，國有企業(yè)規(guī)模大、員工人數(shù)多，這意味著辦公室管理工作涉及內(nèi)容更廣，要同時(shí)抓好人力資源、薪酬管理、宣傳與培訓(xùn)等與員工工作密切相關(guān)的環(huán)節(jié)，才能真正管理好規(guī)模和人員數(shù)量龐大的企業(yè)。同時(shí)，這也意味著辦公室每天需要處理多樣且繁瑣的工作，需要辦公室管理模式革新來重新梳理和制定工作流程。首先，辦公室管理模式革新可以在劃分日常工作性質(zhì)的前提下，對(duì)不同工作的完成比例與時(shí)限做出準(zhǔn)確的規(guī)定。其次，也可以重新分配不同崗位的工作職責(zé)和工作人數(shù)，確保每一位辦公室員工都能發(fā)揮盡可能多的價(jià)值，在實(shí)現(xiàn)自身業(yè)績的同時(shí)維護(hù)集體利益，協(xié)助完成集體生產(chǎn)任務(wù)。由此可見，精細(xì)化管理的深度應(yīng)用對(duì)管理人員與行政人員而言都是極大的福利，有助于提升辦公室的工作效率，優(yōu)化工作質(zhì)量，提升工作熱情。

2.2 提升國企辦公室管理工作的決策質(zhì)量

辦公室管理模式革新對(duì)于國有企業(yè)辦公室而言的另一個(gè)重要作用，在于能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)大量工作的化整為零，執(zhí)行人員能迅速熟悉自身工作的性質(zhì)與要求，崗位職責(zé)更為清晰明了，大大提升管理者與執(zhí)行人員之間的溝通效率，在無縫銜接中更好地實(shí)現(xiàn)命令的上傳下達(dá)。國有企業(yè)辦公室每天需要面對(duì)的工作五花八門，每一項(xiàng)任務(wù)都對(duì)應(yīng)不同的處理方式。這樣一來，管理模式革新為管理者準(zhǔn)確了解行政項(xiàng)目、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營等方面提供了科學(xué)的信息平臺(tái)，夯實(shí)了企業(yè)運(yùn)營的信息基礎(chǔ)。此外，辦公室管理模式革新的貫徹落實(shí)也是尋找解決問題突破口的重要途徑，既可以根據(jù)大量的行政實(shí)踐總結(jié)出切合企業(yè)自身的管理經(jīng)驗(yàn)，又可以針對(duì)不同的行政項(xiàng)目歸納解決問題的結(jié)論，站在更為客觀中立的角度看待和解決問題，優(yōu)化決策部署，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

3 國企辦公室管理模式革新策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，完善企業(yè)管理制度

國企辦公室管理實(shí)現(xiàn)管理模式革新并非是簡單的技術(shù)更新，而是需要在理念和意識(shí)上轉(zhuǎn)變。長期以來的陳舊觀念，只有通過轉(zhuǎn)變思想觀念，完善管理制度，才能實(shí)現(xiàn)根本性的突破和超越。尤其是領(lǐng)導(dǎo)和決策層要充分認(rèn)識(shí)到辦公室管理的決定性和重要性，給予辦公室人員與其他專業(yè)崗位同等重視，要在崗位晉升、績效薪酬等各方面一視同仁。同時(shí)，要通過管理模式革新供給推動(dòng)管理工作實(shí)踐的精細(xì)、精準(zhǔn)和精確。首先要將不屬于辦公室管理范圍的專業(yè)工作交由對(duì)應(yīng)部門與人員。諸如財(cái)務(wù)、人力資源、社保、績效、庫管等專業(yè)工作需要由專業(yè)職能部門與人員專門管理[5]。而辦公室人員只要專注于本職工作即可。另外，要在傳統(tǒng)管理規(guī)則基礎(chǔ)上充分細(xì)化企業(yè)管理制度，也就是讓相對(duì)粗放、只有戰(zhàn)略指導(dǎo)意義的辦公室管理規(guī)則真正落到實(shí)處，具有一定可操作性和可執(zhí)行性。這也是推動(dòng)國企辦公室管理模式革新最直接、最主要的措施。

3.2 加快構(gòu)建信息化管理模式

在信息時(shí)代背景下，信息化是解決各種管理粗放問題的根本措施。加快構(gòu)建國企辦公室信息化管理模式，其本身就要求提高管理的標(biāo)準(zhǔn)性和精細(xì)化程度。因此，國企辦公室管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化也需要加快構(gòu)建信息化管理模式。即，要改變完全人工操作的管理狀態(tài)；充分利用各種終端實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作線上處置、交流與回復(fù)。諸如平板電腦、移動(dòng)通訊終端等都可以成為信息化管理的輔助設(shè)備。而國企線上辦公平臺(tái)還有助于徹底改變機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事的痼疾?；趪筠k公室點(diǎn)對(duì)點(diǎn)辦事的信息化操作，辦公室管理能夠最大程度削減不必要的中間環(huán)節(jié)，以更加扁平的管理模式實(shí)現(xiàn)最直接的信息傳輸和交流互動(dòng)。

3.3 搭建國企辦公室知識(shí)管理平臺(tái)

從企業(yè)文化出發(fā)，國企也需要進(jìn)行企業(yè)文化知識(shí)的管理及培訓(xùn)，因此國企擁有自身知識(shí)管理平臺(tái)也是十分必要的。國企辦公室無論是文化知識(shí)，還是管理平臺(tái)，都需要優(yōu)先革新[6]。如今信息化也是全球化互通，國企辦公室絕不可以固步自封，而是應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代，與社會(huì)進(jìn)行聯(lián)通，進(jìn)行資源和信息的對(duì)接，最大化為辦公室管理服務(wù)，推進(jìn)整個(gè)管理模式的革新。同時(shí)也需要重視知識(shí)管理模式的革新，在實(shí)際建設(shè)中，需要特別注意以下方面：第一，搭建辦公室知識(shí)更新和有效存儲(chǔ)的管理平臺(tái)，這樣可以第一時(shí)間對(duì)本地和外部的文化知識(shí)進(jìn)行更新；第二，在現(xiàn)實(shí)管理?xiàng)l件允許的狀況下，網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)充分互通；第三，更新辦公室管理所需各種軟件，防止落后于時(shí)代，同時(shí)更新辦公室的數(shù)據(jù)庫。

3.4 強(qiáng)化教育培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)化復(fù)合型人才隊(duì)伍

無論是管理模式革新還是信息化操作，人才都是提高國企辦公室管理水平的決定性因素。因此，國企辦公室管理模式革新還需要強(qiáng)化教育培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)化、復(fù)合型人才隊(duì)伍。一方面，國有企業(yè)可以直接面向市場招聘高素質(zhì)的復(fù)合型人才，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作整體水平提升；另一方面，國有企業(yè)也可以從現(xiàn)有辦公室人員中挑選資質(zhì)優(yōu)良、德才兼?zhèn)涞馁咧ε囵B(yǎng)，使其成為能夠帶動(dòng)全體人員共同進(jìn)步的星星之火。

3.5 整合優(yōu)化國有企業(yè)資源

國有企業(yè)資源是涵蓋諸多方面的，進(jìn)入信息化時(shí)代，國企在辦公室管理模式革新上，需要整合各種可能接觸到的優(yōu)質(zhì)資源，無論是新技術(shù)、新知識(shí)，還是新人才、新的管理軟件和經(jīng)驗(yàn)，都應(yīng)該囊括其中，共同為管理模式的革新助力。

3.6 做好長遠(yuǎn)規(guī)劃

國企辦公室管理模式革新不是一蹴而就的，在做具體工作之前，應(yīng)當(dāng)制定出長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)應(yīng)當(dāng)符合新時(shí)代要求。好的辦公室管理模式可以促進(jìn)國企健康發(fā)展，在市場競爭中拔得頭籌。要明確一點(diǎn)，如同傳統(tǒng)管理模式已不適合現(xiàn)代時(shí)代背景，而一切所謂先進(jìn)的企業(yè)管理制度都有其生命周期，對(duì)于國企辦公室的管理也一樣，如沒有長期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，則企業(yè)無法實(shí)現(xiàn)長期高效管理，最終事倍功半。

3.7 加快國企辦公室業(yè)務(wù)流程重組

國企辦公室的業(yè)務(wù)量多如牛毛，業(yè)務(wù)流程的重組也是基于國企內(nèi)部的信息化的管理方法，適應(yīng)企業(yè)管理理念。這對(duì)于整合國有企業(yè)內(nèi)部資源，重新組成適合當(dāng)下的業(yè)務(wù)流程是十分有益的。這不僅體現(xiàn)在管理方面，還體現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)營方面。傳統(tǒng)國企在經(jīng)營方面經(jīng)常過分關(guān)注單純的業(yè)務(wù)流程，常常忽略知識(shí)流程的存在和潛在價(jià)值。重組業(yè)務(wù)流程最大的目的也正在于此，讓企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)價(jià)值盡可能體現(xiàn)出來，這樣知識(shí)流程就能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)流程的運(yùn)行注入新的能量。企業(yè)信息化的好處不一而足，以企業(yè)知識(shí)資源管理為出發(fā)點(diǎn)，制定相關(guān)戰(zhàn)略，沖破傳統(tǒng)職能部門的楚河漢界，讓組織溝通及信息技術(shù)的運(yùn)用更上一層樓，讓國企能夠保持自身優(yōu)勢的同時(shí)，在激烈的競爭中實(shí)現(xiàn)有效管理。

3.8 提升管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

無論是國企辦公室業(yè)務(wù)的管理工作，還是國企辦公室管理模式的革新，都離不開組織和人的支持。所以，無論是國企的領(lǐng)導(dǎo)階層，還是基層的辦公室人員，都需要從自身提升管理意識(shí)，更新管理觀念，打破傳統(tǒng)的思想壁壘，更多在工作中采取換位思考的策略，這樣才可以全方位助力國企工作效率和管理效果的提升。這就需要一方面為辦公室添置必要的先進(jìn)硬件，在物資方面給予辦公室必要的支持，同時(shí)要加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，讓工作人員管理水平和技術(shù)水平兼?zhèn)?，提升?duì)伍整體素質(zhì)。

4 結(jié)語

綜上所述，基于辦公室在我國國有企業(yè)中的獨(dú)特地位，在新時(shí)代背景下，對(duì)國有企業(yè)辦公室管理模式的改革是國企改革的重要組成，對(duì)國有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度、增強(qiáng)國有企業(yè)活力、提高國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有不可忽視的作用。因此，相關(guān)管理者要高度重視國有企業(yè)辦公室管理模式改革，根據(jù)新時(shí)代時(shí)期的需求，做好規(guī)劃、整合資源、用好信息化手段，有的放矢加以改革，為提升國有企業(yè)的競爭力作貢獻(xiàn)。