采招電子文件可信歸檔實(shí)踐探索與策略研究

摘要：在數(shù)字中國(guó)建設(shè)和檔案信息化加快轉(zhuǎn)型的大背景下，隨著采招全流程無(wú)紙化、電子化、數(shù)字化管理的逐步開(kāi)展，采招電子文件單套歸檔已成為現(xiàn)實(shí)迫切所需。論文分析了現(xiàn)階段采招電子文件的特點(diǎn)、歸檔存在的問(wèn)題，并立足業(yè)務(wù)實(shí)踐，基于前端控制、全程管控和可信歸檔的視角，闡釋了西安交通大學(xué)采招電子文件在線可信單套歸檔的實(shí)踐案例，同時(shí)從組織保障、制度建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、一體化平臺(tái)構(gòu)建、技術(shù)支持五個(gè)方面提出了關(guān)鍵性實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：全程管控 采招電子文件 可信單套歸檔

隨著信息化的迅猛發(fā)展及無(wú)紙化辦公的全面推進(jìn)，政府采購(gòu)數(shù)字化生態(tài)日益呈現(xiàn)出規(guī)范化、高效化和智慧化的特點(diǎn)，大量招投標(biāo)活動(dòng)逐步轉(zhuǎn)向線上，電子流程審批、電子招投標(biāo)及電子合同簽署成為主流方式，業(yè)檔一體化深度融合、協(xié)同管理、資源共享的迫切性和現(xiàn)實(shí)性更為凸顯。面對(duì)這一變革及現(xiàn)實(shí)需求，采招電子文件可信單套歸檔已成為學(xué)界和業(yè)界共同關(guān)注的焦點(diǎn)。

目前企業(yè)和公共資源交易中心招投標(biāo)電子文件歸檔成效顯著，而大部分高校還處于初步探索階段。本文以西安交通大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱“西交”）一線業(yè)務(wù)實(shí)踐為基礎(chǔ)，基于前端控制、全程管控和可信歸檔的視角，緊密結(jié)合采招業(yè)務(wù)流本質(zhì)特性，分析采招電子文件的特點(diǎn)及歸檔存在的問(wèn)題，探索采招電子文件可信歸檔的實(shí)施路徑及關(guān)鍵性策略。

一、采招電子文件的特點(diǎn)及歸檔存在的問(wèn)題

（一）采招電子文件的特點(diǎn)

采招活動(dòng)是一項(xiàng)高度系統(tǒng)化的活動(dòng)，參與主體廣泛，采購(gòu)對(duì)象多樣，采購(gòu)方式多元，且采購(gòu)全生命周期涵蓋多個(gè)環(huán)節(jié)。這些業(yè)務(wù)特性使得采招電子文件的來(lái)源復(fù)雜、種類繁多、格式多樣，歸檔周期長(zhǎng)且可控性差。多元的參與主體和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)導(dǎo)致文件來(lái)源廣泛，每個(gè)主體和業(yè)務(wù)階段都會(huì)產(chǎn)生不同類型的文件，而不同的業(yè)務(wù)流又常常分散在各個(gè)系統(tǒng)中。一些采招項(xiàng)目全生命周期較長(zhǎng)，如工程項(xiàng)目從申請(qǐng)招標(biāo)到竣工驗(yàn)收可能需要2～3年。由于業(yè)務(wù)流繁多，電子文件和元數(shù)據(jù)的采集變得復(fù)雜，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)規(guī)范。此外，隨著數(shù)字化浪潮的推進(jìn)，新型采購(gòu)方式如網(wǎng)上商城、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)和采購(gòu)卡等的應(yīng)用，使得采招電子文件全流程的連續(xù)性更加復(fù)雜。[1]

（二）采招電子文件歸檔存在的問(wèn)題

筆者結(jié)合自身工作實(shí)際及調(diào)研梳理采招電子文件歸檔實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)存在如下五個(gè)典型問(wèn)題。第一，電子文件歸檔意識(shí)淡薄，仍以紙質(zhì)文件歸檔為主，歸檔量大[2]，檔案員整理壓力繁重，庫(kù)房物理存儲(chǔ)空間緊張[3]。第二，存在歸檔認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為將電子文件存儲(chǔ)在采招業(yè)務(wù)系統(tǒng)即完成了歸檔工作。第三，前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能不健全，一是采招系統(tǒng)存儲(chǔ)量有限，[4]電子招投標(biāo)和遠(yuǎn)程招投標(biāo)產(chǎn)生的監(jiān)控錄像等多數(shù)未被妥善歸檔。二是自動(dòng)化、檔案化處理程度不高，元數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不夠，[5]缺乏“四性”檢測(cè)，不符合電子文件歸檔規(guī)范要求。第四，系統(tǒng)集成技術(shù)異構(gòu)、互操性弱、管理環(huán)境有待優(yōu)化，不具備打通采招系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全可信的管理環(huán)境。第五，未實(shí)現(xiàn)采招業(yè)務(wù)全流程原生電子化，電子簽章未被普遍使用，業(yè)務(wù)流中所形成的電子文件缺乏憑證價(jià)值和法律效力。

二、西交采招電子文件在線可信歸檔實(shí)踐探索

（一）前端控制：檔案館主動(dòng)介入，做好多方協(xié)同聯(lián)動(dòng)

2019年西交已基本實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)全流程數(shù)字化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)移動(dòng)化、監(jiān)管智能化的全面轉(zhuǎn)型。為深度了解采招電子文件的生成流轉(zhuǎn)、內(nèi)容構(gòu)成、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境等，檔案館主動(dòng)從前端介入，與采購(gòu)業(yè)務(wù)和技術(shù)人員多次溝通，及時(shí)撰寫(xiě)《采招電子文件在線歸檔調(diào)研報(bào)告》，為對(duì)接方案的有效確定和對(duì)接工作的順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

為使采招部門清晰了解歸檔功能模塊建設(shè)的技術(shù)要求，檔案館、采購(gòu)辦和雙方負(fù)責(zé)系統(tǒng)改造維護(hù)的技術(shù)公司多次協(xié)同開(kāi)展相關(guān)法規(guī)學(xué)習(xí)并召開(kāi)系統(tǒng)對(duì)接研討會(huì)，組建微信工作群，持續(xù)就對(duì)接范圍、接口規(guī)范、元數(shù)據(jù)采集、信息包封裝、進(jìn)度要求及目標(biāo)責(zé)任等不斷探討細(xì)化?；谇捌诠ぷ鳎少?gòu)辦著手進(jìn)行采招系統(tǒng)歸檔模塊開(kāi)發(fā)，形成了交流與開(kāi)發(fā)、探討與完善的良性工作循環(huán)。

（二）協(xié)同優(yōu)化：明確對(duì)接方案與歸檔要求

對(duì)接實(shí)施方案是系統(tǒng)落地的重要保障。西交采招電子文件封裝以項(xiàng)目為單位，項(xiàng)目數(shù)據(jù)分為案卷、文件和附件三級(jí)。從數(shù)據(jù)展示層清晰度、直觀度及查閱便利性多維綜合考量，按照采購(gòu)流程將文件級(jí)統(tǒng)一設(shè)置為采購(gòu)前期、采購(gòu)過(guò)程、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收四部分，電子文件以附件形式掛接展示。

依據(jù)規(guī)范并結(jié)合實(shí)際，案卷級(jí)主要采集采購(gòu)編號(hào)、采招類型、申請(qǐng)單位、案卷題名、責(zé)任者、歸檔單位、歸檔人、歸檔時(shí)間、總件數(shù)等元數(shù)據(jù)。文件級(jí)采集采購(gòu)招標(biāo)號(hào)、招標(biāo)方式、中標(biāo)單位及中標(biāo)金額、開(kāi)標(biāo)時(shí)間、投標(biāo)單位、驗(yàn)收時(shí)間、件號(hào)、文件題名、件數(shù)等元數(shù)據(jù)。需要注意的是，有些項(xiàng)目會(huì)存在多標(biāo)段，故在文件題名上要按標(biāo)段分開(kāi)，確保附件和標(biāo)段相對(duì)應(yīng)，并確保采購(gòu)招標(biāo)號(hào)與文件題名相對(duì)應(yīng)。另外，對(duì)采招文件的附件規(guī)范命名和有序排列至關(guān)重要，以確保后期查閱便捷。關(guān)于題名元數(shù)據(jù)，西交將采招項(xiàng)目名稱貫穿于案卷和文件所有條目，以區(qū)分不同的采招項(xiàng)目。對(duì)于文件級(jí)每個(gè)附件的命名力求準(zhǔn)確、規(guī)范，附件也按照業(yè)務(wù)流形成先后依次排序。通過(guò)OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)附件題名的全文檢索，無(wú)論從案卷級(jí)還是文件級(jí)進(jìn)行檢索，所查找到的附件都會(huì)自動(dòng)標(biāo)亮，此時(shí)用戶點(diǎn)擊即可直接在線瀏覽，這極大地提高了查閱檢索的效率和準(zhǔn)確性。

（三）可信推送：保障電子文件全流程可控

整個(gè)歸檔流程涵蓋前端提交—中端封裝（ZIP/ XML）—后端解析全域鏈。首先，在采招業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)歸檔模塊。在每一個(gè)階段的業(yè)務(wù)流結(jié)束后，業(yè)務(wù)人員可選擇實(shí)時(shí)或階段性批量歸檔，點(diǎn)擊“提交”將電子文件推至采招歸檔子系統(tǒng)，待整個(gè)采招項(xiàng)目電子文件齊全后，將待歸檔的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)封裝在XML文件中，并與項(xiàng)目相關(guān)電子文件一同被壓縮成ZIP文件。其次，由采招檔案員審核信息包完整性后在線可信推送，檔案管理系統(tǒng)在收到API接口通知后獲取ZIP文件，并將其解析至檔案系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，向反饋接口發(fā)送歸檔是否成功的通知。再次，檔案館業(yè)務(wù)人員從檔號(hào)的編制與排序、元數(shù)據(jù)采集的全面性與精確性，到文件附件的精準(zhǔn)匹配等多個(gè)維度進(jìn)行系統(tǒng)性審核。審核無(wú)誤后，雙方線上共同確認(rèn)“電子文件歸檔登記表”，加蓋各自的電子簽章，這標(biāo)志著在線可信歸檔圓滿結(jié)束。最后，這些業(yè)務(wù)電子檔案同步進(jìn)入長(zhǎng)期保存系統(tǒng)進(jìn)行安全保存和全量備份，以確保采招檔案的安全性和長(zhǎng)期穩(wěn)定性。

前后端系統(tǒng)間采用Web Service接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，通過(guò)授權(quán)密鑰進(jìn)行接口認(rèn)證，并傳遞數(shù)字摘要來(lái)驗(yàn)證歸檔信息包的完整性。全流程技術(shù)管控貫穿于電子文件歸檔管理全過(guò)程，各環(huán)節(jié)技術(shù)充分協(xié)同，以確保全流程電子文件得到高效、準(zhǔn)確和安全的處理。

（四）多維技術(shù)：確保電子文件安全、可信、可靠

來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案具有憑證作用，西交全流程多維技術(shù)保障了采招電子文件歸檔的安全、可信、可靠。（1）四性檢測(cè)技術(shù)。西交在采招電子文件的形成、元數(shù)據(jù)收集、歸檔、長(zhǎng)期保存過(guò)程中，均進(jìn)行了四性檢測(cè)以確保電子檔案的質(zhì)量和安全。（2）數(shù)字簽名技術(shù)。該技術(shù)被應(yīng)用于電子文件的簽署、歸檔、驗(yàn)證等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)后端使用私鑰對(duì)基本元數(shù)據(jù)XML文件進(jìn)行數(shù)字簽名，生成包含文件摘要和簽名結(jié)果的電子簽名XML文件，檔案系統(tǒng)在接收歸檔數(shù)據(jù)包后自動(dòng)進(jìn)行簽名驗(yàn)證。（3）密鑰管理技術(shù)。西交采用HSM安全模塊來(lái)存儲(chǔ)和管理私鑰，選擇高效、安全的RSA算法和SM3算法進(jìn)行數(shù)字簽名，并在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置簽名驗(yàn)證模塊，可實(shí)時(shí)對(duì)電子文件和XML進(jìn)行驗(yàn)證，確保歸檔文件的真實(shí)性和完整性。

基于西交創(chuàng)新實(shí)踐，結(jié)合最新施行的招投標(biāo)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本文探索性提出采招電子文件歸檔五大關(guān)鍵性實(shí)施策略，以求更好地破解采招數(shù)據(jù)信息壁壘。

三、采招電子文件在線可信歸檔關(guān)鍵性策略

（一）建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化組織保障

數(shù)智時(shí)代，在推進(jìn)“增量電子化”進(jìn)程中，強(qiáng)化前端介入、全過(guò)程管理和主動(dòng)治理思維尤為重要。在日常工作中，檔案業(yè)務(wù)人員要主動(dòng)加強(qiáng)與采招檔案員的溝通，及時(shí)掌握采招業(yè)務(wù)信息化運(yùn)行動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)流及電子文件產(chǎn)生情況，做到常關(guān)注、常跟蹤、知根底，確保心中有數(shù)。待時(shí)機(jī)成熟，檔案業(yè)務(wù)人員要主動(dòng)開(kāi)展深度調(diào)研，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，系統(tǒng)梳理采招電子文件歸檔現(xiàn)狀及問(wèn)題清單，[6]并建立檔案館、采招辦、網(wǎng)信辦等部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制，明確各方工作職責(zé)，將責(zé)任細(xì)化到人，嚴(yán)格落實(shí)實(shí)施進(jìn)度。這種強(qiáng)有力的組織保障將為整個(gè)歸檔工作的高效實(shí)施護(hù)航。

在推進(jìn)過(guò)程中，檔案館需加強(qiáng)對(duì)《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律規(guī)范的宣貫解讀。這樣做，一方面可以使采招部門充分了解電子文件歸檔的相關(guān)政策和法規(guī)要求，營(yíng)造濃厚的電子文件歸檔氛圍；另一方面可以使其充分感知到電子文件歸檔所帶來(lái)的切實(shí)便利，積極配合電子文件歸檔，為后期的協(xié)同推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)檔案與業(yè)務(wù)的雙向賦能創(chuàng)造良好的外部條件。

（二）構(gòu)建多維制度，提升治理效能

采招電子文件歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)性、全局性、整體性的工作，需要全員參與和多方聯(lián)動(dòng)。[7]嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的管理制度和完善可行的技術(shù)規(guī)范是保障電子文件歸檔科學(xué)推進(jìn)和規(guī)范治理的關(guān)鍵。

2025年2月1日起實(shí)施的《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》，為采招電子文件單套歸檔提供了遵循。首先，檔案館應(yīng)結(jié)合新標(biāo)準(zhǔn)明確采招電子文件在線歸檔范圍?；诓烧胁块T的內(nèi)外環(huán)境及職能定位，緊密結(jié)合采招業(yè)務(wù)文件的特點(diǎn)和形成規(guī)律，檔案館和采招部門共同商定“三合一”歸檔范圍，重點(diǎn)考慮非中標(biāo)文件、獨(dú)立評(píng)標(biāo)監(jiān)控錄像系統(tǒng)、相關(guān)離線光盤聲像材料及一些附屬材料的歸檔，明晰歸檔范圍。其次，檔案館與采購(gòu)部門應(yīng)編制詳盡的《采招電子文件在線歸檔實(shí)施方案》，主要包括卷（件）和文件業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)、檔案管理元數(shù)據(jù)、信息包封裝結(jié)構(gòu)、檔案分類、保管期限、數(shù)據(jù)的組織排序、檔號(hào)編制規(guī)則、歸檔數(shù)據(jù)格式等核心要素，以增強(qiáng)歸檔的可操作性。最后，二者應(yīng)制定合理的采招電子文件在線歸檔流程，涵蓋自動(dòng)采集、歸檔整理、信息包封裝、信息包移交、接收檢測(cè)、登記編目等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，用流程控制保障每個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的規(guī)范性。對(duì)于線下形成的采招文件，可通過(guò)掃描著錄元數(shù)據(jù)、上傳掛接等完成全域收集。[8]

在技術(shù)制度方面，應(yīng)基于全程管控視角，著眼于數(shù)據(jù)規(guī)范、接口規(guī)范、存儲(chǔ)備份、安全保障、數(shù)據(jù)包查重和分庫(kù)管理等進(jìn)行細(xì)化。電子文件格式應(yīng)具備元數(shù)據(jù)、文本、圖像三層，以實(shí)現(xiàn)全文檢索、目錄索引和文件信息的語(yǔ)義關(guān)聯(lián)。[9]在安全保障方面，要制定安全有效、統(tǒng)一細(xì)致的權(quán)限管理、身份認(rèn)證及審核機(jī)制，做好日志記錄、審計(jì)和權(quán)限的分級(jí)控制。[10]此外，根據(jù)電子文件的不同形態(tài)和管理需求，還應(yīng)科學(xué)設(shè)置分級(jí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的精細(xì)化管理與高效利用。[11]

（三）升級(jí)系統(tǒng)功能，確保可信歸檔

檔案館可協(xié)同多方優(yōu)化前端和后端系統(tǒng)，打通歸檔鏈路。一般原生電子文件歸檔會(huì)涉及前端系統(tǒng)的改造，采招部門可參照《電子檔案單套管理一般要求》先行自評(píng)，以評(píng)估促進(jìn)電子文件歸檔環(huán)境的改善。檔案館可參照《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》《電子檔案單套管理一般要求》，制定《業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔要求》，并在網(wǎng)信辦備案。當(dāng)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)改造時(shí)，檔案館便可及時(shí)獲取信息，從而主動(dòng)介入建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，這種聯(lián)動(dòng)機(jī)制可改變檔案館被動(dòng)接收檔案的局面。

要實(shí)現(xiàn)歸檔鏈路的無(wú)縫對(duì)接，前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)捕獲、元數(shù)據(jù)采集、電子文件整理、歸檔信息包生成、歸檔接口對(duì)接等功能；后端檔案系統(tǒng)則需具備接收接口、元數(shù)據(jù)管理與維護(hù)、四性檢測(cè)、憑證性驗(yàn)簽、分庫(kù)精細(xì)化管理、安全管理等功能。在可信保障方面，技術(shù)團(tuán)隊(duì)可依托既定的對(duì)接方案和WebService接口、電子簽名等技術(shù)協(xié)同實(shí)現(xiàn)。這些改造可確保采招電子文件在流轉(zhuǎn)辦結(jié)后，能夠相對(duì)智能地在線進(jìn)入檔案系統(tǒng)，從而確保電子文件全生命周期的安全可信管理。

（四）推進(jìn)一體化采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)，保障文件的連續(xù)性

據(jù)調(diào)研，采招業(yè)務(wù)文件連續(xù)性弱在高校乃至全國(guó)采招系統(tǒng)比較普遍，跨系統(tǒng)電子文件收集復(fù)雜、耗時(shí)，增加了統(tǒng)籌難度，不利于一鍵歸檔，直接降低了歸檔效率和質(zhì)量。為此，相關(guān)部門應(yīng)牽頭構(gòu)建全國(guó)政采系統(tǒng)大平臺(tái)或省公共資源交易平臺(tái)，以便在集成平臺(tái)內(nèi)完成采購(gòu)業(yè)務(wù)的全生命周期管理。就權(quán)限管理的個(gè)性化使用需求而言，可對(duì)不同業(yè)務(wù)階段、不同業(yè)務(wù)人員動(dòng)態(tài)精準(zhǔn)授權(quán)，以便實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、技術(shù)流、信息流之間的一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化融合管理。

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》中多次提到數(shù)據(jù)匯集、共享等概念，這凸顯了數(shù)據(jù)思維和加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)治理在未來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展中的核心地位。采招電子文件涉及主體非常廣泛，投標(biāo)人可能分布于全國(guó)各區(qū)域，若建立企業(yè)資信數(shù)據(jù)接口規(guī)范，實(shí)現(xiàn)全國(guó)投標(biāo)人誠(chéng)信企業(yè)平臺(tái)與全國(guó)采招系統(tǒng)大平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，就可促進(jìn)企業(yè)資信數(shù)據(jù)共享與協(xié)同共治，無(wú)須供應(yīng)商下載征信記錄再上傳至采招系統(tǒng)平臺(tái)。[12]此舉將有利于擴(kuò)大原生采招電子文件歸檔的范圍，也將更符合大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)共享共治的趨勢(shì)和理念。

（五）增強(qiáng)可信技術(shù)支持，確保檔案安全可信可用

《中華人民共和國(guó)檔案法》已確認(rèn)了電子文件的法律效力，然而在實(shí)踐中，能夠保障證據(jù)效力的CA證書(shū)、電子簽章、身份識(shí)別等可信技術(shù)應(yīng)用并不廣泛，加之采招業(yè)務(wù)涉及主體多元，很難實(shí)現(xiàn)全流程覆蓋。為此，要提升采招電子文件的證據(jù)力，檔案部門需協(xié)同采購(gòu)部門在采招、檔案系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一設(shè)置CA證書(shū)、電子簽章、時(shí)間戳等可信技術(shù)，保障參與招投標(biāo)的項(xiàng)目單位、投標(biāo)單位、評(píng)審專家等都有專屬的電子印章及個(gè)人證書(shū)，使得采招業(yè)務(wù)流中每份電子文件所涉及的簽名和簽章均可在系統(tǒng)中完成，保障電子文件和元數(shù)據(jù)XML前后的一致性和完整性，從而最大化實(shí)現(xiàn)全流程線上可信化。如中石化使用聯(lián)盟鏈，探索采招電子檔案在不同企業(yè)間可信認(rèn)證的新模式。[13]

關(guān)于四性檢測(cè)，應(yīng)貫穿于電子文件全生命周期的安全管理中，并細(xì)化每個(gè)階段的檢測(cè)指標(biāo)，以方便操作。同時(shí)可將自動(dòng)和人工檢測(cè)緊密結(jié)合，以防止數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)化造成內(nèi)容丟失、電子文件在長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)故障等。

關(guān)于海量采招電子檔案的長(zhǎng)期保存，應(yīng)貫徹國(guó)家數(shù)字資源多套異質(zhì)異地備份策略，可利用云存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行分塊存儲(chǔ)，亦可利用藍(lán)光存儲(chǔ)對(duì)信息包定期進(jìn)行備份，以確保電子檔案數(shù)據(jù)絕對(duì)安全，如此才能真正意義上實(shí)現(xiàn)采招電子文件的單套歸檔，從而更好地發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。[14]

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略大背景下，采招電子文件單套可信歸檔是順應(yīng)數(shù)智時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是貫徹《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)的創(chuàng)新實(shí)踐。在實(shí)施過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)要注重頂層設(shè)計(jì)，建立協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制，整體推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型；要主動(dòng)進(jìn)行前端控制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)；亦要站位高遠(yuǎn)，基于系統(tǒng)視角，健全完善采招電子文件歸檔管理和技術(shù)規(guī)范，以指導(dǎo)前后端業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫銜接。此外，還要從源頭強(qiáng)化一體化平臺(tái)的集成構(gòu)建，努力營(yíng)造安全可信的數(shù)字技術(shù)環(huán)境，全方位、深層次地為采招電子文件在線可信歸檔保駕護(hù)航，從而最大化發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。

*本文為國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“人工智能大模型應(yīng)用在檔案信息開(kāi)發(fā)利用中的研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2024-X-008）、陜西省檔案局項(xiàng)目“基于全程管控的采招電子文件可信歸檔實(shí)踐探索與策略研究”（項(xiàng)目編號(hào)：SX-2023-X-06）研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.西安交通大學(xué)檔案館2.西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館3.南京特恩馳科技有限公司