大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校檔案管理模式創(chuàng)新研究

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，為職業(yè)院校檔案管理轉(zhuǎn)型帶來新的機(jī)遇。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校檔案管理模式創(chuàng)新的價(jià)值表現(xiàn)為邏輯起點(diǎn)，認(rèn)為管理模式創(chuàng)新面臨著觀念、管理體制、開發(fā)利用、人才建設(shè)等多重困境。為推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，職業(yè)院校要從體制創(chuàng)新、數(shù)據(jù)化管理、開發(fā)利用與培養(yǎng)人才等方面靶向施策，激發(fā)檔案潛能，發(fā)揮好檔案的時(shí)代價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；職業(yè)院校；檔案管理；創(chuàng)新

《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案。檔案是職業(yè)院校辦學(xué)活動(dòng)和發(fā)展歷程的重要記錄，是學(xué)校資源的重要組成部分，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有支撐基礎(chǔ)作用。為發(fā)揮檔案工作在積淀歷史、傳承精神、服務(wù)師生、支撐發(fā)展中的作用，職業(yè)院校要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，積極主動(dòng)地創(chuàng)新管理模式，充分發(fā)揮檔案存史、資政、育人的作用，不斷開創(chuàng)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校檔案管理模式創(chuàng)新的價(jià)值表現(xiàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案載體由紙質(zhì)形式向數(shù)據(jù)質(zhì)態(tài)轉(zhuǎn)變，作為重要的學(xué)校治理資源，職業(yè)院校需要主動(dòng)融入信息化大潮，應(yīng)對(duì)好管理理念和模式帶來的挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效。

1.1 檔案智慧化管理的必然趨勢(shì)

檔案資源作為推動(dòng)職業(yè)院校高質(zhì)量發(fā)展的重要資源，在發(fā)揮立德樹人方面具有重要作用。數(shù)智技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)檔案資源管理的革命性變革，檔案資源具備了知識(shí)挖掘、流程再造和共享建設(shè)的基礎(chǔ)。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案數(shù)據(jù)資源在知識(shí)圖譜、語義分析、數(shù)據(jù)清洗和人工智能等技術(shù)的加持下，管理利用的效率和質(zhì)量大幅度提升。人工智能對(duì)多元異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化和分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)了檔案資源之間的信息關(guān)聯(lián)和知識(shí)闡釋，檔案管理呈現(xiàn)明顯的智慧化、智能化趨向。但是，職業(yè)院校檔案管理與現(xiàn)代化要求還存在明顯差距，檔案資源集約化程度較低、數(shù)據(jù)孤島普遍存在，檔案價(jià)值挖掘不充分，無法滿足師生的利用需求，化解檔案風(fēng)險(xiǎn)能力偏弱[1]。因此，加強(qiáng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)成為實(shí)現(xiàn)智慧化管理的必由之路。

1.2 檔案賦能教育事業(yè)高質(zhì)量的迫切要求

檔案價(jià)值逐步引起師生和公眾的重視，檔案利用呈現(xiàn)多樣化、多元化的趨勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式下，檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)不完善、共享梗阻較多，難以高效滿足精細(xì)化的檔案需求。同時(shí)，管理部門不能精準(zhǔn)把握檔案利用的趨勢(shì)，缺乏個(gè)性化服務(wù)手段，檔案服務(wù)效能較低。新的檔案管理模式在資源聚合和大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案檢索速度大幅度提升，內(nèi)容更加豐富，能夠自動(dòng)分析用戶需求，準(zhǔn)確高效地對(duì)利用訴求做出回應(yīng)。隨著數(shù)據(jù)采集、智能整合、關(guān)聯(lián)分析等現(xiàn)代手段的應(yīng)用，檔案資源之間蘊(yùn)含的深層次邏輯關(guān)系被發(fā)現(xiàn)，從而幫助學(xué)校決策者規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、精準(zhǔn)決策，為提供知識(shí)性、智庫型的高層次服務(wù)奠定基礎(chǔ)[2]。在育人方面，可視化、沉浸式技術(shù)的應(yīng)用，為檔案場域育人提供了條件，有利于全面提升學(xué)生的體驗(yàn)感，彰顯檔案引領(lǐng)正能量的優(yōu)勢(shì)。

1.3 檔案資源開發(fā)的時(shí)代要求

檔案資源承載著職業(yè)學(xué)院發(fā)展最原始、最真實(shí)的成長軌跡和發(fā)展歷程，是寶貴的精神財(cái)富，也是職業(yè)教育改革發(fā)展的智慧寶庫?！耙獔?jiān)持把立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學(xué)全過程，實(shí)現(xiàn)全程育人、全方位育人?！睓n案在職業(yè)院校思想政治教育方面具有顯著的資源優(yōu)勢(shì)。對(duì)學(xué)校的紅色檔案資源進(jìn)行充分挖掘，將其融入思想課和教育活動(dòng)，既可以提高學(xué)生的積極性，也能提升課程的豐富性和精彩性。因此，職業(yè)院校要加強(qiáng)檔案資源開發(fā)，將檔案故事講好、講透、講出理論高度和實(shí)踐向度，引導(dǎo)廣大學(xué)生永遠(yuǎn)聽黨話，在檔案中汲取奮進(jìn)力量，勇做堪當(dāng)民族復(fù)興大業(yè)的時(shí)代新人。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校檔案管理模式創(chuàng)新的困境

2.1 管理理念亟待提升

職業(yè)院校檔案工作觀念的轉(zhuǎn)型對(duì)于檔案治理效能至關(guān)重要。重視不夠的問題由來已久，檔案資源是職業(yè)院校的重要資產(chǎn)，但是傳統(tǒng)認(rèn)知上認(rèn)為檔案資源就是資料文件，技術(shù)含量較低，職位門檻不高。出現(xiàn)認(rèn)知偏差的原因在于：一是檔案資源長期束之高閣，開發(fā)利用不足，脫離教學(xué)與學(xué)生的需求，進(jìn)而產(chǎn)生檔案與學(xué)校管理無關(guān)的認(rèn)識(shí)。二是檔案工作被邊緣化、弱化，管理工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案工作可有可無。這些理念上的固化，嚴(yán)重影響了檔案管理提質(zhì)增效，阻礙了檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.2 檔案管理行政化趨向明顯

職業(yè)院校檔案管理實(shí)行自上而下的層次制模式，管理主體較為單一，職能部門自主權(quán)不高、工作積極性不高，在資源共享、協(xié)作開發(fā)方面瓶頸性問題突出。資源共享主動(dòng)性不夠，教學(xué)檔案、學(xué)生活動(dòng)檔案等特色資源共享意愿不強(qiáng)，需要通過行政命令的方式才能開展。檔案收集制度執(zhí)行不夠有力，檔案重復(fù)、資源歸集單一的問題突出。解決好這些問題，需要建立更為高效的管理體系，優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)，提高制度執(zhí)行力。

2.3 檔案利用效能不高

受“重典輕用”傳統(tǒng)思想的影響，職業(yè)院校檔案價(jià)值發(fā)揮不充分。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案開放與利用、封閉與服務(wù)始終處于對(duì)立狀態(tài)，二者未能達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一。檔案開放程度不夠，分級(jí)管理執(zhí)行不到位，檔案開發(fā)利用資源面狹窄。檔案查詢利用手續(xù)煩瑣，工作效率較低，不利于科研和教學(xué)水平的提高。電子檔案收集結(jié)構(gòu)單一，視頻、照片等類型收集不齊全，檔案服務(wù)范圍有限。加之檔案管理系統(tǒng)與教學(xué)系統(tǒng)、OA、人事、學(xué)籍等其他信息管理系統(tǒng)接口不良、數(shù)據(jù)不能兼容共享等技術(shù)原因，致使檔案信息化程度不高。這些問題造成檔案社會(huì)價(jià)值和教育價(jià)值無法展現(xiàn)，檔案利用效果難以滿足利用者。

2.4 檔案數(shù)據(jù)賦能效能較低

通過引入更先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、人工智能等分析技術(shù)，能夠更加高效地挖掘和整合檔案數(shù)據(jù)，從而為決策層提供更準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)洞察。但是，檔案數(shù)據(jù)服務(wù)與新時(shí)代職業(yè)院校轉(zhuǎn)型還有一定差距，主要表現(xiàn)在：一是檔案數(shù)據(jù)分析能力還有提升空間，對(duì)招生與就業(yè)檔案數(shù)據(jù)、教學(xué)評(píng)價(jià)檔案數(shù)據(jù)等處理方式無法滿足快速響應(yīng)的需求，且難以有效進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，無法為學(xué)校發(fā)展建言獻(xiàn)策。二是檔案服務(wù)精度不足。人工智能能夠通過分析利用者的歷史數(shù)據(jù)、行為和偏好，提供個(gè)性化服務(wù)和檔案資源推薦，但是職業(yè)院校大多未將人工智能與檔案利用結(jié)合起來，利用者體驗(yàn)感不足。三是檔案數(shù)據(jù)未充分融入教學(xué)。校史檔案是最直接、形象的思政課教材，也是校園文化建設(shè)的有力載體，但是多數(shù)學(xué)校對(duì)校史等特色檔案資源開發(fā)不到位，檔案育人效能亟需展現(xiàn)。

2.5 檔案人員素質(zhì)有待提高

一是檔案安全意識(shí)需要轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)觀念中檔案安全高于利用服務(wù)，致使管檔人員在思想上影響了服務(wù)意識(shí)的樹立。信息化時(shí)代，管檔人員需要樹立防范化解風(fēng)險(xiǎn)的能力，著重加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)領(lǐng)域安全技能的提高。二是檔案數(shù)據(jù)管理能力不足。對(duì)信息化管理系統(tǒng)操作應(yīng)用不熟練，數(shù)據(jù)分析水平不高。三是檔案資政能力較弱。對(duì)職業(yè)院校改革發(fā)展的前沿問題關(guān)注不夠，無法編纂高質(zhì)量的資政參考為中心大局服務(wù)，檔案管理功能被弱化。四是繼續(xù)教育機(jī)會(huì)較少。職業(yè)院校對(duì)管檔人員綜合素養(yǎng)提升重視不夠，常態(tài)化地開展專業(yè)培訓(xùn)次數(shù)少，管檔人員無法接受專業(yè)化培訓(xùn)，造成專業(yè)技能不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

3.1 從層次管理向綜合治理創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

職業(yè)院校要從傳統(tǒng)模式中走出來，必須梳理現(xiàn)代化檔案治理理念。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理工作機(jī)械、老化、柔韌性不足，檔案工作處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，既嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)發(fā)展，也不利于檔案工作價(jià)值的體現(xiàn)。職業(yè)院校管理者要轉(zhuǎn)變思維認(rèn)識(shí)，建立縱向到邊、橫向到底的治理體系，樹立多元治理理念，將檔案室、各院系、教師都融入檔案管理的網(wǎng)絡(luò)中來，明確職責(zé)定位。學(xué)校主管部門向“掌舵者”轉(zhuǎn)變，側(cè)重于政策制定、組織協(xié)調(diào)，將更多監(jiān)督、治理權(quán)限下放，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序協(xié)調(diào)流動(dòng)。檔案管理參與者要樹立共享理念，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的虛擬性、非線性特征，主動(dòng)參與到檔案數(shù)據(jù)的利用與治理中，促使檔案管理匯聚各方智慧。比如，教師利用共享網(wǎng)絡(luò)將校史檔案資源融入思政課教學(xué)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。

3.2 從資源存儲(chǔ)向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變

在以紙質(zhì)檔案為主體的檔案管理模式中，檔案管理向度是單一的，采用人工模式完成學(xué)校檔案的收集、管理與利用。隨著人工智能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用，以模態(tài)化存在的檔案數(shù)據(jù)大范圍代替紙質(zhì)檔案，學(xué)校對(duì)檔案資源的價(jià)值追求與衡量標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案管理的重心隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移。因此，職業(yè)院校要著力推動(dòng)檔案資源的數(shù)據(jù)化管理。一是摸清家底，推進(jìn)電子檔案資源集約化。全面梳理職業(yè)學(xué)院各類檔案數(shù)據(jù)，建立一套涵蓋文書、人事、教學(xué)、會(huì)計(jì)和學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)資源目錄。按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過格式轉(zhuǎn)換、語音識(shí)別等技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建成邊界吻合、上下貫通的檔案資源“一張網(wǎng)”數(shù)據(jù)庫，初步形成可持續(xù)更新的檔案資源“一張圖”的大數(shù)據(jù)管理體系。二是強(qiáng)化能力統(tǒng)籌，打造檔案資源分析應(yīng)用平臺(tái)。檔案信息共享平臺(tái)是數(shù)據(jù)庫的最重要載體，是檔案資源數(shù)據(jù)應(yīng)用的中樞平臺(tái)，職業(yè)院校檔案共享平臺(tái)要具備信息查詢、綜合統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等功能配置，利用者可通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全周期的業(yè)務(wù)利用和辦理，檔案服務(wù)工作更加精準(zhǔn)、高效。三是建成一體化、規(guī)范化的檔案信息綜合管理系統(tǒng)[3]。建立OA政務(wù)辦公系統(tǒng)、數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)、綜合事務(wù)管理系統(tǒng)相貫通的全流程檔案管理體系。通過持續(xù)對(duì)新增業(yè)務(wù)檔案電子化掃描處理，存入統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化查詢管理。

3.3 從資源單一利用向檔案文化闡釋轉(zhuǎn)變

職業(yè)院校檔案是學(xué)校歷史和文化底蘊(yùn)的有力見證，也是思政育人的重要素材，在落實(shí)立德樹人目標(biāo)上具有推動(dòng)作用。職業(yè)院校把檔案價(jià)值闡釋作為開發(fā)利用的主攻方向，用好新傳媒技術(shù)，將檔案資源融入思政課建設(shè)，以檔案文化推動(dòng)核心價(jià)值觀落實(shí)落地。一是豐富利用形式。將檔案資源融入學(xué)校主題展覽、校史館、文化長廊等建設(shè)，堅(jiān)持線上線下活動(dòng)同步。在主題展覽、專題片刊播等線下活動(dòng)時(shí)，利用某信、某博、某音等新媒體手段，進(jìn)行線上線下同步宣傳，突破傳統(tǒng)模式的地域空間限制，擴(kuò)大檔案價(jià)值的影響力和覆蓋面。要積極開展多樣的文化活動(dòng)。比如，檔案誦讀、名人故事等，增強(qiáng)檔案的吸引力。二是創(chuàng)新檔案體驗(yàn)方式。學(xué)校檔案文化活動(dòng)依托小程序等新技術(shù)，增加體驗(yàn)活動(dòng)的互動(dòng)性和趣味性。制作“檔案中的學(xué)校故事”“訴說校史”等微視頻，學(xué)生可在圖書館、文化長廊等校園文化場域通過掃描二維碼觀看，形成沉浸式的檔案文化體驗(yàn)，激發(fā)學(xué)生對(duì)檔案的興趣。三是將檔案資源融入文明校園建設(shè)。要把校園檔案文化傳播與學(xué)生的關(guān)注點(diǎn)、興趣點(diǎn)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)樣式和載體的新穎性和創(chuàng)新性。比如，在思政課堂，教師運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體載體、數(shù)字創(chuàng)新等科技手段，將檔案中的優(yōu)秀人物“活化”，通過檔案信息與藝術(shù)再現(xiàn)的完美融合，增強(qiáng)檔案文化的吸引力、感染力和震撼力，引領(lǐng)學(xué)生樹立正確的人生觀。

3.4 從檔案管理員向?qū)＜倚腿瞬呸D(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)管檔人員綜合素養(yǎng)提出了更高要求，職業(yè)院校要把人才強(qiáng)檔作為戰(zhàn)略任務(wù)，以人才綜合技能的提升增強(qiáng)事業(yè)發(fā)展的“厚度”。一是提升信息化操作技能。管檔人員要深入學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等前沿技術(shù)，多學(xué)習(xí)、多互動(dòng)，成為懂專業(yè)又懂?dāng)?shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才。比如，分析學(xué)校在檔案采集與利用過程中面臨的技術(shù)難題，將新技術(shù)有效融入檔案管理策略，促進(jìn)檔案資源的合理利用和價(jià)值最大化。二是要?jiǎng)?chuàng)新機(jī)制，打造平臺(tái)，為管檔人員施展才華營造條件。長期以來，職業(yè)院校管檔人員的職業(yè)榮譽(yù)感和獲得感低、職級(jí)職位晉升困難，積極性和主動(dòng)性不足。職業(yè)院校要暢通管檔人員的上升渠道，在職位晉升、職稱評(píng)聘、生活待遇方面給予充分保障，解決后顧之憂。善于創(chuàng)造條件和平臺(tái)，通過外出培訓(xùn)、跟班學(xué)習(xí)、專題研討等形式，破解管檔人員知識(shí)獲取渠道單一的問題。三是要堅(jiān)持走出去與引進(jìn)來相結(jié)合，加強(qiáng)信息技術(shù)、人工智能人才專項(xiàng)引進(jìn)力度，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)層次，提高管檔人員的整體素養(yǎng)。

結(jié)語

檔案工作功在當(dāng)代、利在千秋，是職業(yè)院校治理的“最后一公里”?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施條例》為學(xué)校的檔案工作法治化、信息化提出了新的要求，學(xué)校要提高政治站位，增強(qiáng)檔案意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)中心工作和現(xiàn)代化治理體系建設(shè)。檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力，以高度的責(zé)任心“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”。工作中要注重創(chuàng)新，以“數(shù)智化、綠色化、融合化”為導(dǎo)向，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和流程優(yōu)化，推動(dòng)職業(yè)院校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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