信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創(chuàng)新

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，退役軍人檔案管理面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，需要堅(jiān)持以數(shù)據(jù)安全為核心、以資源共享為導(dǎo)向、以智能技術(shù)為驅(qū)動的原則。但是，退役軍人檔案資源整合與保管模式創(chuàng)新會遇到一些問題，主要包括數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重、檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平不足、保管與利用需求矛盾突出等。對此，建議建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)整合平臺、制定全面的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、優(yōu)化保管與利用平衡機(jī)制，以便構(gòu)建科學(xué)的退役軍人服務(wù)保障體系。

關(guān)鍵詞：信息時代；退役軍人；檔案資源整合；保管；創(chuàng)新

退役軍人事務(wù)部、國家檔案局、中央軍委政治工作部等七部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》，旨在提高退役軍人人事檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和信息化水平，以更好地維護(hù)退役軍人的合法權(quán)益，服務(wù)國防和軍隊(duì)建設(shè)，突進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。在信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出的局限性已經(jīng)嚴(yán)重制約退役軍人檔案管理能力的提高。因此，對退役軍人檔案資源進(jìn)行全面整合并創(chuàng)新保管模式，不僅是提升檔案管理質(zhì)量的必然要求，還是實(shí)現(xiàn)檔案資源高效服務(wù)于退役軍人群體的重要舉措。

1 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創(chuàng)新的原則

1.1 以數(shù)據(jù)安全為核心

數(shù)據(jù)安全是信息時代檔案管理工作的基石，尤其是退役軍人檔案中包含大量敏感的個人信息和歷史資料，其安全性直接影響退役軍人權(quán)益的保護(hù)。第一，退役軍人檔案涉及個人身份信息、服役經(jīng)歷、榮譽(yù)記錄等高度敏感數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)信息被泄露或被篡改的情況，不僅會對退役軍人個人造成嚴(yán)重影響，還可能引發(fā)社會信任危機(jī)，乃至嚴(yán)重的法律和政治問題。因此，在檔案整合與保管過程中，必須優(yōu)先保障數(shù)據(jù)的安全性，將其作為一切工作的前提。第二，隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案資源的電子化和網(wǎng)絡(luò)化大幅提升了檔案的流通效率，但也帶來新的安全風(fēng)險。這些風(fēng)險的復(fù)雜性和隱蔽性要求在檔案資源整合中必須建立健全的數(shù)據(jù)安全保障體系，以便保證檔案在存儲、傳輸和利用全過程的安全可控。第三，信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性依賴于數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，而任何篡改、丟失、偽造行為都可能導(dǎo)致檔案管理體系的崩潰。因此，在資源整合過程中，堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)安全的原則既是對退役軍人檔案資源的保護(hù)，也是對檔案管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作能力的保障。第四，以《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》和《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》為代表的相關(guān)法律，對數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性、保密性和安全性做出了系統(tǒng)規(guī)定。因此，在檔案管理實(shí)踐中，堅(jiān)持以數(shù)據(jù)安全為核心，既是對法律法規(guī)的遵循，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理合法性的重要基礎(chǔ)。

1.2 以資源共享為導(dǎo)向

在退役軍人檔案管理領(lǐng)域，堅(jiān)持以資源共享為導(dǎo)向是提升檔案服務(wù)價值的核心目標(biāo)。第一，檔案資源往往存儲在不同地區(qū)、部門或單位，形成“數(shù)據(jù)孤島”。這種分散化的管理現(xiàn)象不僅導(dǎo)致檔案利用效率低下，還容易引發(fā)信息重復(fù)錄入等問題。而通過資源共享，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中化管理，打破部門和地域間的壁壘，使檔案資源在更大范圍內(nèi)流動，從而最大化檔案資源價值[1]。第二，信息技術(shù)的快速發(fā)展為資源共享提供技術(shù)支撐，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時同步，不僅可以提升檔案的可用性，還能夠大幅降低管理成本，從而更好地服務(wù)退役軍人。第三，堅(jiān)持資源共享原則有助于提升檔案管理的公共服務(wù)能力。退役軍人檔案的服務(wù)對象不僅包括退役軍人，還涉及各級政府部門、科研機(jī)構(gòu)及社會組織，而通過資源共享，能夠更好地滿足各類主體對檔案的多樣化需求，為社會提供更高質(zhì)量的公共服務(wù)。

1.3 以智能技術(shù)為驅(qū)動

智能技術(shù)是信息時代推動檔案管理創(chuàng)新的重要力量，而堅(jiān)持以智能技術(shù)為驅(qū)動是實(shí)現(xiàn)退役軍人檔案資源整合與保管模式現(xiàn)代化的關(guān)鍵原則。一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于人工操作，存在效率低的問題，而通過人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動化采集、分類和分析，從而大幅提升管理效率。另一方面，以智能技術(shù)為驅(qū)動能夠增強(qiáng)檔案管理的安全性。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險日益復(fù)雜，檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化也面臨更高的安全要求，而智能技術(shù)可以通過數(shù)據(jù)加密、風(fēng)險監(jiān)測、權(quán)限管理等手段，構(gòu)建多層次的安全防護(hù)體系，保障檔案在存儲、傳輸、使用過程中的安全性。此外，智能技術(shù)能夠推動檔案資源的深度開發(fā)。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以挖掘檔案中的潛在信息價值，為政府決策、學(xué)術(shù)研究和歷史研究等提供數(shù)據(jù)支持。另外在檔案整合與保管過程中，通過智能化系統(tǒng)的引入，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理從被動操作向主動管理轉(zhuǎn)變。例如，智能監(jiān)控系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)測檔案存儲環(huán)境的溫濕度變化，并根據(jù)預(yù)設(shè)條件自動調(diào)節(jié)，從而延長檔案的物理保存壽命。

2 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創(chuàng)新的問題

2.1 數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

第一，不同部門之間缺少有效的數(shù)據(jù)聯(lián)通機(jī)制，檔案數(shù)據(jù)長期以來被分散保存在多個獨(dú)立的管理系統(tǒng)中，各部門在管理目標(biāo)、工作流程、技術(shù)架構(gòu)上存在較大差異，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)跨部門的協(xié)同管理。第二，不同地區(qū)之間的檔案管理方式缺少統(tǒng)一性，各地區(qū)在信息化水平和管理能力上差異明顯，形成了區(qū)域性的數(shù)據(jù)壁壘，導(dǎo)致檔案信息無法在地區(qū)間順暢流通和有效整合，進(jìn)一步加劇了檔案資源利用效率的降低[2]。第三，在實(shí)際管理中，檔案數(shù)據(jù)在存儲格式和技術(shù)要求上不統(tǒng)一，導(dǎo)致不同類型的檔案資源在整合過程中面臨技術(shù)壁壘，增加了數(shù)據(jù)資源共享的難度。第四，退役軍人檔案需要與人力資源、社會保障、醫(yī)療等多個系統(tǒng)聯(lián)動，但目前不同系統(tǒng)之間由于數(shù)據(jù)接口不兼容等問題，導(dǎo)致檔案信息難以實(shí)現(xiàn)互通，不僅阻礙了數(shù)據(jù)整合，也使檔案管理的功能受到局限。第五，部分檔案管理機(jī)構(gòu)在數(shù)據(jù)更新方面缺少規(guī)范化的流程和責(zé)任機(jī)制，缺少動態(tài)更新，導(dǎo)致新的信息和數(shù)據(jù)未能及時補(bǔ)充到系統(tǒng)中，進(jìn)一步加劇了數(shù)據(jù)的分散化和孤立性。

2.2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一

第一，各部門在檔案分類上缺少統(tǒng)一的規(guī)范，檔案內(nèi)容的定義、分類和標(biāo)注方式因機(jī)構(gòu)而異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在跨部門管理和應(yīng)用時存在較大差異，從而使數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)間難以實(shí)現(xiàn)無障礙對接。第二，部分單位在檔案數(shù)字化過程中未按照統(tǒng)一要求掃描、錄入和存儲，數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，導(dǎo)致在整合過程中需要大量的格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)清理工作[3]。第三，檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范化不足。在退役軍人檔案中，元數(shù)據(jù)用于描述檔案內(nèi)容的基本屬性，但在實(shí)際管理中，各單位對元數(shù)據(jù)字段的設(shè)置不一致，字段內(nèi)容的填寫標(biāo)準(zhǔn)也未明確統(tǒng)一，進(jìn)一步阻礙了檔案的整合與應(yīng)用。第四，在退役軍人檔案的收集、整理、歸檔、數(shù)字化和存儲過程中，不同單位依據(jù)自身情況制定管理流程，缺少與其他單位的協(xié)同性，導(dǎo)致檔案在流轉(zhuǎn)過程中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、重復(fù)和不一致的現(xiàn)象，影響了檔案管理的整體效率。第五，退役軍人檔案的物理存儲環(huán)境和數(shù)字化存儲設(shè)備之間存在較大差異，各單位對檔案存儲環(huán)境的溫濕度控制、光線條件、存儲介質(zhì)的選擇未有明確的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案資源的長期保存和共享受到限制。

2.3 保管與利用需求矛盾突出

第一，檔案保管單位通常采用嚴(yán)格的權(quán)限管理和訪問控制，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，同時也增加了檔案利用的復(fù)雜性，使得檔案利用流程冗長且操作困難。第二，檔案保管強(qiáng)調(diào)信息的長期存儲和完整性，采用封閉式的存儲系統(tǒng)和多重備份方式，偏向保管功能，在檔案利用時往往出現(xiàn)檢索速度慢等問題，影響了檔案利用的效率。第三，在實(shí)際管理中，大量紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化，雖然能夠提高利用效率，但在實(shí)際保管過程中卻存在數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)易損壞等問題。這種實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案之間的管理沖突，加劇了保管與利用需求的不協(xié)調(diào)。第四，檔案保管單位需要投入大量資源用于檔案存儲環(huán)境的維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、管理系統(tǒng)的更新，但部分檔案的利用頻率較低，導(dǎo)致管理單位在資源分配上面臨困境，使得保管與利用需求難以平衡。第五，退役軍人檔案利用通常采用統(tǒng)一的存儲和訪問模式，導(dǎo)致難以同時滿足多種類型用戶對檔案利用的差異化需求。

3 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創(chuàng)新的策略

3.1 建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)整合平臺

第一，要開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口協(xié)議，為各部門提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換通道，并通過平臺的權(quán)限分級功能明確數(shù)據(jù)共享范圍，以便逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時共享，破除各部門間長期存在的分割狀態(tài)。第二，針對地區(qū)間檔案管理方式差異較大的問題，統(tǒng)一平臺的建立需要兼顧各地區(qū)的實(shí)際情況，推動數(shù)據(jù)整合的全面覆蓋。為此，平臺在開發(fā)過程中應(yīng)提供多種接入方式，支持既有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入和已有電子檔案的批量遷移，從而縮小地區(qū)間的技術(shù)差距，逐步推動檔案管理模式的標(biāo)準(zhǔn)化。第三，面對檔案數(shù)據(jù)存儲形式多樣化的問題，應(yīng)通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對多種檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一處理，溶蝕在整合過程中，平臺應(yīng)內(nèi)置自動化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，將各類檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)化格式，以便保證存儲和檢索時的兼容性。第四，為了克服檔案管理系統(tǒng)與其他社會服務(wù)系統(tǒng)缺少對接的問題，平臺的建設(shè)需要重點(diǎn)加強(qiáng)跨系統(tǒng)聯(lián)動功能，為此要明確跨部門數(shù)據(jù)共享的范圍和用途，并設(shè)立安全保障機(jī)制，保證共享過程中數(shù)據(jù)的隱私性，以便為相關(guān)社會服務(wù)的高效開展提供基礎(chǔ)支持。第五，解決檔案數(shù)據(jù)更新和維護(hù)機(jī)制不足的問題，統(tǒng)一平臺需要建立自動化的數(shù)據(jù)更新體系，為此要通過內(nèi)置的任務(wù)分配和提醒系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)更新的具體責(zé)任分配至相關(guān)部門，以便保證數(shù)據(jù)在保管和使用過程中始終保持最新狀態(tài)。

3.2 制定全面的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系

在退役軍人檔案管理中，要突破標(biāo)準(zhǔn)化水平不足這一限制，必須制定系統(tǒng)、科學(xué)、全面的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，以此指導(dǎo)檔案管理工作的全流程。第一，為解決檔案分類缺少統(tǒng)一規(guī)范的問題，需要制定覆蓋所有檔案類型的統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的類別劃分、層級結(jié)構(gòu)及分類細(xì)則，以便通過細(xì)化的指標(biāo)體系實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容定義的一致性。第二，針對檔案數(shù)字化過程中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確的問題，應(yīng)制定清晰的數(shù)字化規(guī)范，其中規(guī)范內(nèi)容要涵蓋數(shù)字化設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、掃描分辨率、文件格式、后期處理要求等具體內(nèi)容，以便避免因技術(shù)細(xì)節(jié)差異導(dǎo)致的整合障礙[4]。第三，在解決元數(shù)據(jù)規(guī)范化不足的問題時，應(yīng)構(gòu)建覆蓋全面的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，為此，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案名稱、檔案類型、創(chuàng)建時間、存儲位置等基本字段，同時針對退役軍人檔案的特殊性增設(shè)個性化字段。第四，為應(yīng)對操作流程和規(guī)范不統(tǒng)一的問題，應(yīng)制定涵蓋檔案管理全過程的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，操作規(guī)程應(yīng)覆蓋檔案的收集、整理、歸檔、數(shù)字化、存儲和利用等環(huán)節(jié)，并要明確每一階段的具體步驟。第五，針對檔案保管條件和技術(shù)要求未形成標(biāo)準(zhǔn)化體系的問題，需要建立科學(xué)的檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案存儲環(huán)境的基本要求。同時為了保證標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施效果，應(yīng)定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查和評估，通過智能監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對存儲環(huán)境的實(shí)時管理，保證物理和數(shù)字檔案均處于最佳保存狀態(tài)。

3.3 優(yōu)化保管與利用平衡的機(jī)制

通過多維度的創(chuàng)新手段，使檔案在實(shí)現(xiàn)安全保管的同時滿足多樣化的利用需求，進(jìn)而推動整體管理模式向高效與協(xié)調(diào)方向發(fā)展。第一，針對保管以安全性為主而影響利用便捷性的問題，在檔案管理系統(tǒng)中，要設(shè)置基于用戶身份和需求的分級權(quán)限管理模式。同時，通過開發(fā)智能化身份認(rèn)證工具，如人臉識別或多因素驗(yàn)證，簡化用戶的訪問流程，使其在保障安全的基礎(chǔ)上提升使用的便捷性。第二，為應(yīng)對保管與利用技術(shù)需求不一致的問題，應(yīng)通過分區(qū)域分類存儲的方式，優(yōu)化存儲環(huán)境的管理效率。此外，通過高效的數(shù)據(jù)緩存機(jī)制，提高系統(tǒng)響應(yīng)速度，保證檔案管理系統(tǒng)既能滿足長期存儲需求，又能支持實(shí)時訪問和高頻利用[5]。第三，為解決實(shí)體檔案保管與數(shù)字化利用之間的矛盾，應(yīng)加快推進(jìn)檔案全面數(shù)字化進(jìn)程，為此，要通過分批分類的方式進(jìn)行高精度數(shù)字化處理，同時對重要的多媒體檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，以便保證數(shù)據(jù)的完整性。第四，針對保管成本與利用頻率之間反差明顯的問題，應(yīng)通過精細(xì)化的管理降低資源浪費(fèi)，提高資源利用效率。第五，為應(yīng)對用戶需求的多樣性與保管模式單一性之間的矛盾，檔案管理平臺應(yīng)根據(jù)不同用戶群體的需求，提供定制化的檔案服務(wù)。此外，平臺要設(shè)計(jì)基于用戶畫像分析，為不同類型用戶預(yù)設(shè)服務(wù)模板，以便在提升服務(wù)精準(zhǔn)性的同時保證檔案利用過程的高效性。

結(jié)束語

綜上所述，信息時代的快速發(fā)展為退役軍人檔案資源整合與保管模式的創(chuàng)新提供了機(jī)遇，同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)，但通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)整合平臺、制定全面的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、優(yōu)化保管與利用平衡機(jī)制，可以有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)。

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