實(shí)施開放檔案鑒定工作細(xì)節(jié)分析

摘 要：我國(guó)于2021年1月1日起實(shí)施新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，標(biāo)志依法治檔進(jìn)入新的歷史階段。權(quán)利和義務(wù)是在對(duì)立和統(tǒng)一間相互轉(zhuǎn)換的，在這一過程中，各個(gè)層級(jí)檔案館正循序漸進(jìn)地開展檔案鑒定工作。本文基于檔案開放鑒定工作中現(xiàn)存的問題提出改進(jìn)方法，并指出工作中應(yīng)注意的細(xì)節(jié)，旨在推動(dòng)我國(guó)檔案管理和開放鑒定工作的不斷提升。

關(guān)鍵詞：開放檔案；檔案鑒定；工作細(xì)節(jié)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在向依法管理、開放、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)有超過千余家檔案館引入了全國(guó)檔案查詢利用平臺(tái)，這使得人們能夠享受到跨區(qū)域、跨層級(jí)的服務(wù)。如何將檔案開放工作做好，讓人民群眾在檔案事業(yè)不斷發(fā)展過程中獲得更多的滿意度，是各級(jí)檔案部門亟待探究和解決的問題。

1 實(shí)施檔案開放鑒定工作的必要性

1.1 減少檔案占用空間，提高檔案存儲(chǔ)水平

在現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理是每個(gè)組織都必須面對(duì)的重要任務(wù)之一。有些檔案可能只是過去某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的工作記錄，已經(jīng)沒有實(shí)際意義；有些檔案可能是冗余、重復(fù)的，沒有必要長(zhǎng)期保存。鑒定檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并確定每個(gè)檔案的保管期限和級(jí)別，可以更好地分配存儲(chǔ)空間，合理安排檔案的存放位置[1]。在沒有進(jìn)行檔案鑒定的情況下，工作人員需要長(zhǎng)期維護(hù)大量的檔案，而且無(wú)法確定哪些檔案是重要且有用的，通過進(jìn)行檔案鑒定，及時(shí)剔除那些沒有價(jià)值的檔案，使工作人員能夠更好地集中精力處理重要且有利用價(jià)值的檔案，提高工作效率。

1.2 綜合評(píng)估檔案價(jià)值，更好地整理和保管檔案

在檔案管理過程中，每種檔案都應(yīng)該具有編號(hào)編碼，以便區(qū)分不同類型的檔案。通過編號(hào)編碼，追溯每個(gè)檔案的來(lái)源、所屬部門等信息，不同類型的檔案往往具有不同的價(jià)值。在普通檔案中，可能包含著重要的指示、條例等內(nèi)容；在特殊的檔案文件中，可能蘊(yùn)含著豐富的歷史文化價(jià)值。通過對(duì)檔案的鑒定和評(píng)估，了解每個(gè)檔案的具體內(nèi)容和價(jià)值，進(jìn)而根據(jù)其重要性和緊急程度來(lái)制定相應(yīng)的保管措施，有助于提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

2 實(shí)施檔案開放鑒定工作現(xiàn)存的問題

2.1 檔案開放和控制的實(shí)施細(xì)則不明確，難以準(zhǔn)確把握

檔案的開放和控制涉及實(shí)施細(xì)則的制定和執(zhí)行。但是，這些細(xì)則目前并不明確，難以準(zhǔn)確把握檔案的開放和控制。對(duì)于檔案的年齡和職能鑒定來(lái)說，主要采用的是經(jīng)驗(yàn)性或概括性的鑒定原則，而非科學(xué)的鑒定方法。這使得檔案鑒定具有一定的推測(cè)性和假設(shè)性，較為主觀[2]。鑒定結(jié)果需要長(zhǎng)時(shí)間的驗(yàn)證，并且后果嚴(yán)重的往往無(wú)法挽回。各級(jí)檔案館的檔案內(nèi)容差異很大，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行困難。

2.2 檔案開放鑒定進(jìn)入精細(xì)化階段，給檔案館帶來(lái)巨大壓力

目前，檔案開放鑒定工作已走上精細(xì)化發(fā)展道路，但是部分檔案館做得差強(qiáng)人意，導(dǎo)致信息被泄露事件頻繁發(fā)生。為了防范涉密信息被泄露，國(guó)家檔案局提出并推行以“件”為單位開放鑒定的方式，但是這種方式也存在一定不足，即增加了檔案開放鑒定的工作量，又使檔案館不得不承受巨大的壓力。

2.3 檔案開放鑒定專業(yè)力量配備不足，隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

有關(guān)人員經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一些檔案館的專業(yè)開放鑒定人員匱乏。由于沒有專門的崗位設(shè)置和職業(yè)發(fā)展通道，很少有人選擇從事檔案開放鑒定工作，造成了檔案開放鑒定專業(yè)力量配備不足[3]。即使一些檔案館內(nèi)部設(shè)立了開放鑒定崗位，現(xiàn)有的開放鑒定專業(yè)隊(duì)伍也面臨著穩(wěn)定性和素質(zhì)問題。由于檔案行業(yè)的特殊性，專業(yè)開放鑒定人員的培養(yǎng)需要長(zhǎng)期積累和經(jīng)驗(yàn)沉淀，在當(dāng)前的崗位競(jìng)爭(zhēng)激烈和福利待遇不佳的情況下，很難吸引高素質(zhì)的人才，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高成為普遍存在的問題。

2.4 檔案形成或移交單位對(duì)檔案開放鑒定工作重視不夠

縱觀目前的檔案管理層面，部分檔案形成或移交單位對(duì)檔案開放鑒定的重要性存在一定程度的忽視。這種態(tài)度表現(xiàn)為拒絕提供協(xié)助，并錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案開放鑒定與其無(wú)關(guān)。某些單位甚至認(rèn)為檔案館進(jìn)行初步審核或征求反饋只是為了規(guī)避責(zé)任，并不是提供實(shí)際支持。另外還有部分單位則以國(guó)家相關(guān)行業(yè)管理部門尚未啟動(dòng)開放評(píng)估為理由，拒絕協(xié)助[4]。另外，部分單位害怕承擔(dān)責(zé)任，不敢明確表態(tài)，只是希望通過拖延時(shí)間來(lái)應(yīng)對(duì)，對(duì)檔案開放鑒定工作的輕視嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性和公信力。

3 檔案開放鑒定工作完善建議

3.1 建立健全檔案劃控鑒定機(jī)制

依據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，確保檔案鑒定工作規(guī)范化、制度化和常態(tài)化，可以將檔案移交單位初審，對(duì)檔案進(jìn)行初步篩選和分類；鑒定委員會(huì)對(duì)初審結(jié)果復(fù)審，并進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充；最后由鑒定委員會(huì)審定，確定哪些檔案可以開放。為了使更多人參與開放鑒定工作，還需要明確不同階段的任務(wù)，包括立卷歸檔、移交進(jìn)館和到期開放等。在這個(gè)過程中，應(yīng)建立多方參與的工作模式，形成合作共贏的局面。

3.2 推進(jìn)檔案信息整合，促進(jìn)開放鑒定

為了更好地推進(jìn)開放鑒定工作，應(yīng)采用科學(xué)的方式方法對(duì)檔案信息進(jìn)行整合。詳細(xì)而言，各級(jí)綜合檔案館可圍繞各個(gè)歷史時(shí)期的檔案形成背景及其特征，針對(duì)涉及機(jī)密、政治事件、法律案件、軍事、國(guó)際關(guān)系、宗教、民族、邊界、人事、訴訟和處分等方面的問題開展專題分析，并提取相關(guān)的敏感詞匯，建立敏感詞庫(kù)，以準(zhǔn)確地鑒定檔案，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的敏感問題。同時(shí)，為了提高劃控鑒定工作的效率和質(zhì)量，可開發(fā)應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助鑒定系統(tǒng)。利用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化處理和分析，提高鑒定的準(zhǔn)確性和速度，更好地為社會(huì)公眾和學(xué)術(shù)研究服務(wù)。

3.3 培養(yǎng)檔案開放鑒定的專業(yè)人才隊(duì)伍

由于檔案開放鑒定涉及政治、法律和社會(huì)影響等多個(gè)方面，進(jìn)行檔案開放鑒定的工作人員不但要具有敏銳的政治嗅覺和強(qiáng)烈的政策觀念，而且還需掌握大量的社會(huì)知識(shí)與精湛的專業(yè)技能。此外，鑒定者需要對(duì)不同領(lǐng)域的知識(shí)都有所了解，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確，具體可與其他檔案機(jī)構(gòu)和從事相同工作的人員開展學(xué)習(xí)、交流和研討，獲得不同的經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)，提高自己的專業(yè)水平。跨地域的活動(dòng)還可以讓鑒定者了解不同地區(qū)的檔案開放鑒定情況，為工作提供更多參考。

3.4 依法履行檔案鑒定開放職責(zé)

對(duì)于檔案鑒定開放工作的實(shí)施，直屬的行政管理部門可利用法律手段要求相關(guān)部門履行參與檔案開放審核的義務(wù)，以確保相關(guān)單位不會(huì)因各種原因而拖延或疏忽對(duì)待檔案開放審核的職責(zé)。另外，不僅需要對(duì)已移交進(jìn)館的檔案實(shí)施開放審核，還應(yīng)對(duì)沒有移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行開放審核，把鑒定關(guān)口前移，以加強(qiáng)對(duì)檔案開放鑒定的監(jiān)督。

4 實(shí)施開放檔案堅(jiān)定工作細(xì)節(jié)分析

4.1 鑒定標(biāo)準(zhǔn)的制定

在制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需要嚴(yán)格遵循《檔案法》及其相關(guān)法規(guī)。這些法律法規(guī)明確規(guī)定了檔案鑒定工作的目的、程序和結(jié)果等方面的要求。某些檔案可能涉及國(guó)家安全、商業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私等重要信息，需要采取嚴(yán)格的鑒定標(biāo)準(zhǔn)以確保信息不會(huì)泄露。鑒定人員應(yīng)具備相關(guān)的保密意識(shí)和技能，在鑒定過程中嚴(yán)守秘密，并采取必要的措施來(lái)保護(hù)檔案的安全。有些檔案可能與敏感話題、爭(zhēng)議事件或社會(huì)矛盾有關(guān)，在制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需要特別關(guān)注這些敏感內(nèi)容。鑒定人員應(yīng)具備辨別敏感信息的能力，并遵循專業(yè)道德和公正原則進(jìn)行鑒定工作，確保對(duì)敏感內(nèi)容的處理得當(dāng)。個(gè)人隱私是每個(gè)公民的基本權(quán)利，在鑒定過程中必須嚴(yán)格尊重和保護(hù)公民個(gè)人隱私。鑒定人員需要遵循個(gè)人信息保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)，并在鑒定工作中采取有效措施，確保個(gè)人隱私不受侵犯。

4.2 鑒定程序的規(guī)范化

規(guī)范化的鑒定程序?qū)τ诖_保鑒定過程的公正、透明和規(guī)范化起著至關(guān)重要的作用。因此，需要制定具體的鑒定工作程序和操作規(guī)范。在鑒定申請(qǐng)受理環(huán)節(jié)，應(yīng)建立明確的規(guī)定，包括申請(qǐng)材料的要求、提交方式和截止日期等，以確保所有申請(qǐng)得到及時(shí)處理，并減少主觀因素的干擾。在鑒定材料審查階段，需要制定詳細(xì)的操作指南，明確鑒定人員對(duì)各類材料的審核標(biāo)準(zhǔn)和程序，以確保鑒定材料的真實(shí)性和完整性，避免因材料不全或不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的錯(cuò)誤判斷。在檔案的實(shí)地查閱或復(fù)制環(huán)節(jié)，也需要有相應(yīng)的規(guī)定和操作指南。鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)規(guī)定查閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并明確查閱人員的資格和權(quán)限，還需要建立檔案復(fù)制的流程和要求，以確保復(fù)制品的準(zhǔn)確性和可信度。

4.3 檔案鑒定結(jié)果的公示與申訴機(jī)制

應(yīng)對(duì)檔案鑒定結(jié)果要依法依歸進(jìn)行公示，以便相關(guān)利益方具體了解。同時(shí)，為維護(hù)相關(guān)利益方的合法權(quán)益，需要建立申訴機(jī)制。申訴渠道應(yīng)明確，并提供詳細(xì)的申訴流程和要求。申訴的受理和處理應(yīng)獨(dú)立于鑒定過程，以確保公正性。在申訴處理中，鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真審查申訴，并向申訴人提供相應(yīng)的反饋和決定。

4.4 開放檔案的管理與服務(wù)

完成鑒定工作后，需要科學(xué)地管理和服務(wù)符合開放條件的檔案，包括對(duì)檔案進(jìn)行整理和編目。具體而言，檔案整理是分類、排序和清理檔案，確保其完整性和可讀性。檔案編目是按照一定規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)描述和記錄檔案，以便用戶查詢和利用。除了傳統(tǒng)的整理和編目，還需要對(duì)開放檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子格式，以便于存儲(chǔ)、傳輸和使用。通過數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和共享。為滿足不同用戶的需求，開放檔案應(yīng)提供便捷的查詢、利用和復(fù)制服務(wù)。查詢服務(wù)包括建立檔案查詢系統(tǒng)，方便用戶根據(jù)各種檢索條件查詢檔案。利用服務(wù)包括提供閱覽室和數(shù)字資源平臺(tái)，讓用戶在有限的時(shí)間內(nèi)查閱檔案。復(fù)制服務(wù)包括提供檔案復(fù)印和掃描服務(wù)，滿足用戶對(duì)檔案副本的需求。

4.5 信息安全和隱私保護(hù)措施

在開放檔案的過程中，必須建立健全的信息安全管理制度。這包括確定責(zé)任部門和人員、制定安全政策和控制措施，并明確信息安全管理的流程和程序。具體而言，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理和邏輯安全控制，以確保檔案數(shù)據(jù)不被非法獲取或篡改。在檔案?jìng)鬏敽褪褂眠^程中，有必要采取一些加密措施與權(quán)限控制策略，使得唯有經(jīng)過授權(quán)的人才能訪問使用檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，需要特別注意保護(hù)檔案中的個(gè)人隱私。對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案要進(jìn)行脫敏處理，即模糊化個(gè)人身份信息，以保護(hù)個(gè)人隱私，還要明確規(guī)定檔案使用的范圍和目的，禁止非法獲取和濫用個(gè)人隱私信息。

5 鑒定工作需要注意的幾個(gè)問題

5.1 涉密檔案應(yīng)履行解密手續(xù)

1988年，在我國(guó)尚未正式頒布《保密法》以前，全國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位在開放檔案的管理工作中，通常會(huì)存在文件材料標(biāo)密過高、機(jī)密等級(jí)定義隨意等諸多問題。更為嚴(yán)重的是，一些區(qū)域部門的內(nèi)部文件也未依據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)審核而隨意定義為機(jī)密或者絕密文件。對(duì)此，在實(shí)施開放檔案鑒定過程中勢(shì)必會(huì)涉及一定量的機(jī)密文件。檔案館及工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵照《保密法》等法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)那些已解密的涉密檔案展開針對(duì)性的標(biāo)識(shí)處理。比如，標(biāo)注“已解密”字樣，將開放檔案鑒定的解密手續(xù)落地。

5.2 控制使用檔案“二十條”的理解與應(yīng)用

《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的第七條明確控制和使用開放檔案的管理內(nèi)容。雖然從整體視角來(lái)看其內(nèi)容較為全面，可是對(duì)于個(gè)人隱私類檔案資料的有關(guān)規(guī)定操作性較差，很難對(duì)其進(jìn)行把控。圍繞最近幾年開放檔案鑒定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本文主要對(duì)以下幾種檔案進(jìn)行控制使用：

⑴觸及對(duì)個(gè)人問題調(diào)查、處理、定性以及結(jié)論的檔案。

⑵各級(jí)機(jī)關(guān)單位和組織編制的與個(gè)人基本信息相關(guān)的文件資料和表格。

⑶因招聘及員工崗位調(diào)整而產(chǎn)生的審批文件。

⑷個(gè)人建房的申請(qǐng)表格及相關(guān)的文檔資料。

5.2.1處理好“件”與“卷”開放問題。一般區(qū)縣層級(jí)的檔案館都會(huì)依據(jù)“一卷檔案中一卷檔案不可開放，整卷檔案不可開放”的原則來(lái)實(shí)施開放檔案鑒定管理工作。本人認(rèn)為對(duì)于無(wú)需控制使用的檔案實(shí)行不開放的政策，屬于違法違規(guī)行為，并反映出一種消極不作為的態(tài)度。應(yīng)當(dāng)對(duì)每一份檔案內(nèi)容逐一實(shí)施開放性評(píng)估，而不是因?yàn)槟骋环輽n案無(wú)法公開就將整個(gè)卷宗封閉。如果通過隔離的方式來(lái)控制使用檔案，只讓那些使用者來(lái)查閱檔案內(nèi)容，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不開放檔案控制利用的目標(biāo)，這能夠有效提高檔案開發(fā)的效率。

5.2.2 增加依法申請(qǐng)開放類檔案。針對(duì)“婚姻中涉及個(gè)人隱私的檔案是否對(duì)外開放”這個(gè)公眾性問題，基于檔案管理單位的不同，處理方法也存在差異。但是只要公民持有效身份證件都能查閱和本人相關(guān)的檔案。基于此，便引發(fā)了不開放控制使用檔案與只要出示身份證明就可以查閱之間的矛盾。對(duì)此，在開放檔案鑒定中除了控制使用的檔案、開放檔案以外，可以增加依法申請(qǐng)開放類檔案，在確保不侵犯他人隱私的前提下，使用個(gè)人身份信息完成申請(qǐng)表格的填寫。經(jīng)過人工審核通過以后即可查閱和利用檔案。

總之，在實(shí)施開放檔案鑒定工作時(shí)，需關(guān)注細(xì)節(jié)，如制定明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范程序，確保有序進(jìn)行。公示鑒定結(jié)果，建立申訴機(jī)制，并加強(qiáng)管理與服務(wù)，采取信息安全和隱私保護(hù)措施，確保檔案信息安全和保密。

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