信息化時代中學(xué)數(shù)字檔案創(chuàng)新與研究

摘 要：加強數(shù)字檔案創(chuàng)新是新時代推動學(xué)校檔案工作轉(zhuǎn)型的必由之路。本文認(rèn)為，在數(shù)字檔案創(chuàng)新管理中存在著數(shù)據(jù)安全與隱私保護、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、服務(wù)理念、資金投入等方面的挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)更高質(zhì)量的數(shù)字檔案管理創(chuàng)新，中學(xué)要在優(yōu)化管理系統(tǒng)、建設(shè)檔案云平臺、拓寬數(shù)字檔案服務(wù)廣度、挖掘好數(shù)字檔案潛能和加強人才培養(yǎng)方面下功夫，構(gòu)建新的數(shù)字檔案治理體系，服務(wù)好不斷增長的師生查檔需求。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；數(shù)字檔案；創(chuàng)新

檔案是中學(xué)重要資源之一，它全方位地記錄了學(xué)校落實立德樹人根本任務(wù)的歷程，為學(xué)校治理提供了參考經(jīng)驗。經(jīng)過十多年的發(fā)展，數(shù)字檔案資源已成為學(xué)校治理的重要方面，在推動學(xué)校改革發(fā)展上發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是，數(shù)字檔案治理方式、思維和手段仍然存在不少問題，應(yīng)不斷深化改革創(chuàng)新，推動數(shù)字檔案由“量”向“質(zhì)”轉(zhuǎn)型，促進學(xué)校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

1 信息化時代中學(xué)數(shù)字檔案創(chuàng)新的必要性

1.1 有利于為檔案資源整合提供新渠道

伴隨教學(xué)任務(wù)的升級和學(xué)校管理要求的提高，中學(xué)檔案利用率顯著提高，為滿足師生檔案利用需求，需要加強檔案資源整合。但是，受技術(shù)應(yīng)用不成熟、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、機制不夠健全等問題的制約，無法快速高效地進行資源整合，檔案服務(wù)效率較低。信息技術(shù)的進步實現(xiàn)了中學(xué)檔案資源的跨區(qū)域利用，特別是檔案利用平臺的推廣與實踐，以集約化程度強的資源數(shù)據(jù)庫滿足師生個性化、多樣化的需求，為中學(xué)檔案價值釋放提供廣闊空間[1]。

1.2 有利于為數(shù)字檔案資源多元化呈現(xiàn)提供新方式

長期以來，中學(xué)檔案以紙質(zhì)形態(tài)呈現(xiàn)，不論是檔案調(diào)取還是查詢利用，都需要付出較大的人力資源，檔案服務(wù)手段落后單一。新技術(shù)憑借高效安全的治理優(yōu)勢，為中學(xué)檔案轉(zhuǎn)型帶來了新機遇，檔案以數(shù)字、聲音、圖像等動態(tài)形式表現(xiàn)出來，拓寬了檔案利用的廣度。比如，在數(shù)字資源利用方面，更多采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依托應(yīng)用程序查詢，讓“數(shù)據(jù)多跑路”成為現(xiàn)實。在檔案展覽與宣傳方面，沉浸式網(wǎng)上展廳、微視頻等方式使檔案文化得到更好地闡釋，育人功能的廣度和深度顯著提升，數(shù)字檔案價值得到教師的廣泛關(guān)注，檔案開發(fā)進入新的治理時代。

1.3 有利于為數(shù)字檔案提供安全新屏障

數(shù)據(jù)化時代，中學(xué)檔案數(shù)據(jù)安全問題凸顯，包括信息被泄露、遭黑客攻擊、物聯(lián)網(wǎng)隱患及內(nèi)部威脅，需要技術(shù)創(chuàng)新、組織管理等多方面構(gòu)建防護體系，共筑檔案數(shù)據(jù)安全防線。數(shù)字檔案創(chuàng)新治理的重點就是安全治理體系的建立，如區(qū)塊鏈技術(shù)作為數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性技術(shù)之一，正以其分布式、可擴展、強信任等先天優(yōu)勢，成為推動數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型的重要力量，在部分學(xué)校安全網(wǎng)絡(luò)維護上顯示出巨大優(yōu)勢。這些新技術(shù)的應(yīng)用，有助于改變中學(xué)檔案防護能力不足的問題，構(gòu)建更加安全、可信的治理生態(tài)。

1.4 有利于為檔案管理人員更新觀念提供新契機

檔案人員與檔案數(shù)據(jù)治理不協(xié)調(diào)的矛盾成為創(chuàng)新管理的重大阻礙。中學(xué)檔案管理人員長期接觸不到數(shù)據(jù)管理的前沿理論，造成治理水平滯后、管理效能不足。借助創(chuàng)新管理的新契機，管理人員在培訓(xùn)機會、實踐操作、理論視野等方面都將迎來新的提升。如對數(shù)字檔案的認(rèn)知水平較以前會有新的提升，數(shù)字檔案理念深入人心，習(xí)慣于以數(shù)據(jù)思維管理檔案，實現(xiàn)檔案資源更好地服務(wù)于師生與教學(xué)管理的目標(biāo)。

2 信息化時代中學(xué)數(shù)字檔案創(chuàng)新面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案作為新生事物，在落實環(huán)節(jié)存在著機制、人才、技術(shù)、安全管理等方面的挑戰(zhàn)，這也是數(shù)字檔案創(chuàng)新管理必須克服的困難。

2.1 數(shù)據(jù)安全與隱私保護的挑戰(zhàn)

隨著數(shù)字檔案的廣泛應(yīng)用，海量的檔案數(shù)據(jù)，如學(xué)生個人信息、教學(xué)成果、學(xué)籍檔案等都存儲在管理系統(tǒng)中，這些數(shù)據(jù)一旦被非法獲取或者非法利用，不僅導(dǎo)致個人隱私的泄露，還對學(xué)校的美譽度造成負(fù)面影響。中學(xué)需要把安全建設(shè)放在核心位置，加大資金投入和人員配比，用好新技術(shù)構(gòu)建牢固的安全防護體系。比如，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問與利用機制，確保敏感信息不受非法侵害。因此，數(shù)字檔案創(chuàng)新首先要扎實地做好安全體系建設(shè)，以應(yīng)對不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全態(tài)勢。

2.2 數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)

伴隨中學(xué)檔案利用率的提升，數(shù)字檔案數(shù)量與復(fù)雜性日益提高，但是中學(xué)在應(yīng)用數(shù)字管理技術(shù)方面尚不完善，無法滿足師生對數(shù)字資源的需求。比如，數(shù)字檔案分類劃控較為滯后，檔案分類與更新速度較慢[2]。圖像數(shù)字檔案識別不夠精準(zhǔn)，難以實現(xiàn)文字與語言轉(zhuǎn)換等。這就要求學(xué)校加強新技術(shù)與檔案管理的快速融合，推動建立高效的數(shù)字檔案利用體系。與此同時，中學(xué)也需要建立更為完善、通暢的數(shù)字檔案管理制度與流程，制定好數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提升檔案利用實效。

2.3 數(shù)字管理系統(tǒng)投入的挑戰(zhàn)

數(shù)字管理系統(tǒng)是檔案治理的基礎(chǔ)性工程。在技術(shù)革命浪潮下，數(shù)字管理系統(tǒng)推陳出新，不斷進步。中學(xué)需要時刻緊跟技術(shù)革新步伐，以敏銳的洞察力推動管理系統(tǒng)升級改造，滿足檔案治理體系現(xiàn)代化要求。但是，這一過程需要巨大的資金投入和學(xué)習(xí)成本，在進行數(shù)字系統(tǒng)購買和升級過程中，學(xué)校必須評估好系統(tǒng)的投入與產(chǎn)出的比例，做到既保證資金投入的有效性，又能確保系統(tǒng)使用效能。

2.4 檔案服務(wù)理念與方式的挑戰(zhàn)

信息化時代，檔案服務(wù)理念發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，學(xué)校檔案人員理念受到?jīng)_擊。數(shù)字檔案強調(diào)管理者、服務(wù)者和利用者的有機統(tǒng)一，倡樹多方協(xié)作、信息供給、高效利用的全新理念。雖然數(shù)字化管理模式正在推廣應(yīng)用，但是由于諸多原因，多數(shù)中學(xué)管理機構(gòu)服務(wù)理念較為滯后，無法滿足利用者的需求。同時，檔案服務(wù)方式更新不及時，服務(wù)平臺較為單一，尚未開發(fā)和利用好新媒體平臺。某信公眾號檔案服務(wù)功能的缺失，多數(shù)停留在留言和自動回復(fù)等功能，對查詢利用請求回復(fù)不及時，利用者只能通過新媒體了解概況，無法獲取有價值的信息。

2.5 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的挑戰(zhàn)

管理人員能力和素質(zhì)的高低對數(shù)字檔案管理質(zhì)量有顯著影響。數(shù)字檔案管理不僅需要一定的理論知識，還需要具有計算機操作基礎(chǔ)。因此，學(xué)校需要加大人才培養(yǎng)力度和層次，系統(tǒng)掌握計算機技術(shù)水平，提高數(shù)字檔案管理能力。同時，要深化意識轉(zhuǎn)型，擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，充分認(rèn)識數(shù)字檔案價值，提高檔案管理的積極性與主動性。

3 信息化時代中學(xué)數(shù)字檔案創(chuàng)新的路徑選擇

隨著數(shù)據(jù)檔案資源價值逐步被重視，學(xué)校如何打造現(xiàn)代化數(shù)字檔案治理體系顯得至關(guān)重要。從實踐來看，中學(xué)需要以數(shù)字檔案室建設(shè)為引領(lǐng)，全面推進數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強管理模式轉(zhuǎn)型，構(gòu)建新的檔案治理形態(tài)，更好地適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境下師生的利用需求，服務(wù)于學(xué)校中心工作。

3.1 優(yōu)化管理系統(tǒng)

加強管理系統(tǒng)技術(shù)突破，引入最新的管理工具與系統(tǒng)，提高檔案管理智能化、智慧化和自動化水平。管理系統(tǒng)要融入大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈等最新成果，涵蓋數(shù)字檔案的搜集、存儲、處理和保護等方面。主要目標(biāo)是確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性、完整性、一致性和可靠性，使檔案成為中學(xué)決策的有力支持和戰(zhàn)略資源。管理系統(tǒng)的核心是質(zhì)量、架構(gòu)、安全和應(yīng)用等方面。在建設(shè)過程中，應(yīng)遵循《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過流程再造，打破數(shù)據(jù)壁壘，打造數(shù)字檔案的驅(qū)動力和服務(wù)力。此外，學(xué)校要明確檔案管理職責(zé)、權(quán)限和流程，實現(xiàn)數(shù)字檔案從產(chǎn)生、存儲、利用和安全等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化。比如，對數(shù)字檔案搜集規(guī)范的要求，需要參照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，進行“四性”檢測，自動化的信息處理有利于減少人工操作的時間和出錯概率。

3.2 建設(shè)檔案云平臺

智慧云平臺是數(shù)字檔案保管的基礎(chǔ)。智慧云平臺是一種基于云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的綜合服務(wù)平臺，通過整合學(xué)校的各種資源，為數(shù)字檔案提供更可靠的安全保障。云平臺建設(shè)主要包括以下幾個方面：一是夯實硬件環(huán)境。包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、交換機、存儲和感知設(shè)備等，精準(zhǔn)支撐數(shù)據(jù)運行。二是檔案采集模塊。采集數(shù)據(jù)所需的適配器和端口，實現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的采集工作，輸入專題數(shù)據(jù)庫[3]。三是檔案安全防護。強化對數(shù)字檔案利用的安全防護，統(tǒng)一管理訪問控制、安全審計和身份認(rèn)定、數(shù)據(jù)加密、入侵檢測，監(jiān)控利用流程、質(zhì)量變化和校驗規(guī)則，確保全流程的安全性和可靠性。四是數(shù)字檔案資源可拓展性。學(xué)校職能部門賦予云平臺數(shù)據(jù)同步更新方式來滿足不同的需求，并可對云平臺數(shù)據(jù)拓展和開發(fā)運用。中學(xué)通過各類數(shù)據(jù)交互服務(wù)端口，滿足師生的檔案調(diào)取需求，強化信息資源共享。

3.3 拓寬數(shù)字檔案服務(wù)廣度

數(shù)字檔案的價值在于利用和服務(wù)。為解決數(shù)字檔案服務(wù)模式單一、質(zhì)量不高的問題，中學(xué)要把新媒體技術(shù)融入服務(wù)全過程，滿足日益增長的利用需求。一是檢索內(nèi)容豐富化。檢索平臺要實現(xiàn)圖片、音視頻、動畫和文字的多種類型呈現(xiàn)，為不同用戶的利用類型奠定基礎(chǔ)。借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)多平臺、多終端互聯(lián)，利用者可隨時隨地查詢利用，突破空間和地點的限制。中學(xué)借助PC端、移動端等新媒體建設(shè)自主查詢路徑，使管理者從繁重的勞動中解放出來。要定期維護線上資源，加強平臺管理與建設(shè)，提高網(wǎng)頁的穩(wěn)定性。積極開拓某信小程序等，設(shè)置查詢端口、在線服務(wù)與反饋，實現(xiàn)資源利用的移動化和信息化。二是加強精準(zhǔn)化服務(wù)。要推動新技術(shù)與檔案服務(wù)深度融合，大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)提升了檔案數(shù)據(jù)分析處理能力，通過利用者行為、偏好的分析，與用戶進行交互以及使用各種算法，可以推薦適合個人偏好的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。這種個性化水平的優(yōu)化，極大地提高了利用者的滿意度，推動了師生的參與能力，并提高數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化率。比如，人工智能算法能夠預(yù)測師生的查詢需求和趨勢，為資源搜集提供明確方向，能最大限度地降低管理成本。

3.4 挖掘好數(shù)字檔案的潛能

中學(xué)檔案數(shù)據(jù)具有顯著的教育價值，有助于落實立德樹人的根本任務(wù)。一是大力闡釋數(shù)字檔案的時代價值。通過檔案編研、展覽，挖掘檔案“文化育人”功能，采用檔案故事、校史圖片展開展愛國主義教育、愛校榮校教育，充分發(fā)揮檔案育人作用。將數(shù)字檔案融入校史數(shù)字展廳建設(shè)，注重搭建“檔案+思政”育人空間，建構(gòu)沉浸式檔案育人環(huán)境。結(jié)合學(xué)校中心工作，精心謀劃教學(xué)、科研、社會服務(wù)等檔案專題，將學(xué)校工作舉措以檔案形式呈現(xiàn)。比如，厘清學(xué)校發(fā)展的文化根脈和文化基因，提煉總結(jié)獨具特色的辦學(xué)理念和辦學(xué)精神，打造具有辨識度的校史館，讓學(xué)校精神以檔案的形式展現(xiàn)。二是走進課堂教學(xué)。發(fā)揮檔案在構(gòu)建“大思政課”一體化育人格局中的獨特作用，從檔案中精選部分珍貴檔案資料和歷史影像，梳理歷史脈絡(luò)，依托制作微紀(jì)錄片等形式，增強學(xué)生對內(nèi)容的理解和把握。要通過開發(fā)檔案+思政課精品教材、開展思政項目研究、開展訪學(xué)研學(xué)等具象化的教學(xué)形式，提升檔案育人的親和力和針對性，不斷增強師生愛國、愛校的文化歸屬感和思想認(rèn)同感。

3.5 加強人才培養(yǎng)

加大對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育力度，為數(shù)字檔案管理設(shè)置專題課程，涵蓋基本知識、法律法規(guī)、前沿技術(shù)與應(yīng)用操作等方面，幫助其快速掌握數(shù)字檔案管理的基本方法和操作要求。要加快思想轉(zhuǎn)型，教育引導(dǎo)管理人員認(rèn)識數(shù)字檔案管理的重要性，真正從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來。逐步豐富教育平臺，打造網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺和資源，主動為其提供學(xué)習(xí)機會，拓寬管理人員的知識面，提升專業(yè)素養(yǎng)。加強管理人員的職業(yè)榮譽感和晉升空間，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的熱情，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍和進取精神。中學(xué)要加強與大數(shù)據(jù)部門、檔案管理部門的合作，獲取最新的技術(shù)動態(tài)和管理理念，為創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。建立評估考核機制，定期對檔案管理水平和效果進行反饋和評估，了解檔案管理現(xiàn)狀和問題，有針對性地制定改進策略，為提升管理質(zhì)量奠定堅實基礎(chǔ)，也為中學(xué)數(shù)字檔案治理提供可推廣的經(jīng)驗做法。

結(jié)語

隨著數(shù)字校園建設(shè)的推進，新的檔案記錄形式和管理方式正在源源不斷地被催生，數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型升級的步伐加快。在此背景下，如何圍繞學(xué)校資政育人的需要，構(gòu)建數(shù)字檔案治理體系，加強檔案人才培養(yǎng)，提升數(shù)字檔案價值已成為新的挑戰(zhàn)[4]。學(xué)校要強化檔案數(shù)字化應(yīng)用與管理，努力讓檔案工作融入并促進學(xué)校的中心工作，同時主動順應(yīng)新技術(shù)發(fā)展浪潮，加強研究、探索和實踐，為新時代學(xué)校數(shù)字檔案工作發(fā)展提供更大空間與視野，為數(shù)字檔案工作達到“四個好”“兩個服務(wù)”目標(biāo)任務(wù)提供更大平臺、更優(yōu)載體，推動檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展邁向新臺階。

參考文獻

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