醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化研究

摘 要：在醫(yī)院發(fā)展規(guī)模不斷擴大與醫(yī)療技術(shù)水平不斷提高的背景下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日漸凸顯，為做好醫(yī)院檔案管理工作，必須結(jié)合當前社會發(fā)展特征與醫(yī)療行業(yè)發(fā)展需要進行管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化，為醫(yī)院評審及更好地發(fā)展提供助益。在醫(yī)院實行醫(yī)療信息化的過程中，檔案管理模式的改革尤其重要，為做好檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化工作，需要從收集、存儲、利用和管理等要點進行，為檔案管理工作更好地落實提供助益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；模式創(chuàng)新；優(yōu)化策略

醫(yī)院檔案包含諸多信息數(shù)據(jù)，如日常運營記錄、醫(yī)學(xué)研究資料以及臨床數(shù)據(jù)等，對實現(xiàn)醫(yī)院持續(xù)高效發(fā)展有著積極的促進作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式主要以人工為主，進行檔案的收集、整理、借閱、存儲和保管等，管理模式難以保障管理質(zhì)量，且效率低下。在新一代信息化技術(shù)持續(xù)深入發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理模式也在不斷創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型。因此，檔案管理模式改革已經(jīng)成為當下醫(yī)療信息化發(fā)展重點關(guān)注的內(nèi)容。

1 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的實施背景

隨著醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展及醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理提出更高的要求及挑戰(zhàn)。以前傳統(tǒng)檔案管理主要以人工為主，進行檔案的收集、整理、借閱、存儲和保管等，存在數(shù)量龐大且部分檔案出現(xiàn)損毀流失、病案記錄滯后不完整不準確而影響病案質(zhì)量、業(yè)務(wù)量擴大增加檔案存儲壓力、利用者實地查看影響檔案利用效率、檔案管理人員需具備醫(yī)學(xué)知識、信息技術(shù)、編碼技術(shù)及法律知識等，以上問題極大地影響了檔案管理質(zhì)量，影響了醫(yī)院快速發(fā)展。

為促進醫(yī)院改革發(fā)展、提高檔案管理質(zhì)量，依據(jù)《檔案法》《二級公立中醫(yī)醫(yī)院等級評審標準實施細則》《國家中醫(yī)藥管理局中醫(yī)醫(yī)院信息與數(shù)字化建設(shè)規(guī)范（2024版）》《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》《山東省中醫(yī)病歷書寫與管理基本規(guī)范（2021版）》等法律法規(guī)和規(guī)范，膠州市中醫(yī)醫(yī)院以高質(zhì)量發(fā)展為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心，以數(shù)據(jù)資源為關(guān)鍵要素，充分運用新一代信息技術(shù)，重塑檔案管理與服務(wù)模式，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)與信息技術(shù)深度融合，構(gòu)建中醫(yī)藥特色鮮明、檔案管理規(guī)范、系統(tǒng)安全高效、信息互通共享的智慧中醫(yī)醫(yī)院。在探索“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，創(chuàng)新與優(yōu)化醫(yī)院檔案收集、整理、借閱、存儲和保管等，以促進醫(yī)院高效持續(xù)發(fā)展。因此，在實際檔案管理中應(yīng)注重困境與分析解決，保障檔案管理工作更好地落實。

2 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化策略

2.1 注重檔案管理工作落實深入

為避免因檔案管理重視度不高而導(dǎo)致檔案管理實效問題，醫(yī)院注重深入落實，建立和使用電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和準確性，便于檔案查找、存儲和共享。膠州市中醫(yī)醫(yī)院整理歸檔各類檔案2170余卷、電子文件6100余份，病歷（住院、健康體檢等）50余萬份，并對保存年久的老病歷進行掃描11萬余份總計200余萬張，涉及文書、會計、病歷、聲像、基建、實物等12個門類，全部達到規(guī)范化標準，在全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)年度檔案檢查中達到優(yōu)秀標準。

膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立專職檔案管理團隊，開展檔案教育培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究宣傳工作。舉辦院內(nèi)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、病歷檔案管理健康培訓(xùn)班、檔案新入職人員上崗培訓(xùn)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織檔案人員參加國家、省、市檔案主管部門開展的檔案法律法規(guī)等培訓(xùn)。重視檔案信息資源開發(fā)利用工作。制定檔案歸檔、借閱、保管、銷毀、利用等制度及操作規(guī)程，建立檔案管理評估、檢查和監(jiān)督機制，建立良好協(xié)作機制，確保信息共享和檔案管理的一致性，在提高檔案管理效率和質(zhì)量的同時為醫(yī)院發(fā)展提供強有力的支持。認真編寫組織機構(gòu)沿革、檔案利用典型事例匯編、典型病案匯編等參考資料10余種近30萬字，為《膠州市衛(wèi)生志》《膠州衛(wèi)生年鑒》等供稿5萬余字，接待查檔復(fù)印人員3.5萬余人次，提供利用檔案復(fù)印病案3萬余卷次。尤其是在二級甲等中醫(yī)醫(yī)院等級評審、大型醫(yī)院巡查、年度財務(wù)審計、國家醫(yī)保檢查、基建項目改建等工作中，電子檔案資源為相關(guān)工作順利開展發(fā)揮了重要作用。

2.2 重視數(shù)字化檔案管理推進

隨著信息化的迅猛發(fā)展，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的推進尤為重要，極大提高了檔案管理質(zhì)量，促進醫(yī)療服務(wù)與管理決策。膠州市中醫(yī)醫(yī)院全力落實數(shù)字化檔案管理工作，一是加強數(shù)字化檔案硬件建設(shè)，達到較高水平。檔案室包括庫房、查閱室、辦公室三室分開的400多平方米綜合檔案室，做好全部密集架、空調(diào)、掃描儀等設(shè)備的維護，硬件建設(shè)達到了全市同級醫(yī)院領(lǐng)先水平。二是應(yīng)用臨床HIS信息管理系統(tǒng)、電子病歷EMR系統(tǒng)、健康體檢管理系統(tǒng)等，綜合利用患者的病歷信息，建立運用電子文檔管理系統(tǒng)。加強檔案歸檔工作，把住材料收集關(guān)、守住案卷質(zhì)量關(guān)、嚴控整理規(guī)范關(guān)，確保各類檔案歸檔率、完整率達到100%。三是挖掘利用數(shù)字化檔案資源，做好中醫(yī)藥檔案數(shù)據(jù)及知識儲存。對古籍文獻、現(xiàn)代文獻、診療活動、名中醫(yī)醫(yī)案等信息1100余份整理錄入系統(tǒng)，為中醫(yī)藥知識與資源共享傳承提供數(shù)字化支持。在此基礎(chǔ)上積累名老中醫(yī)翹楚經(jīng)驗，建立名醫(yī)流派傳承譜系，采集名醫(yī)文獻驗案，挖掘與應(yīng)用名醫(yī)經(jīng)驗，為中醫(yī)藥傳承發(fā)展提供支持。中醫(yī)藥檔案資料信息中蘊含著從古至今豐富的治療案例與臨床數(shù)據(jù)，為中醫(yī)藥的研究創(chuàng)新提供了珍貴素材，通過對檔案資源的整合與利用，挖掘中醫(yī)藥的現(xiàn)代價值，為中醫(yī)藥的深入研究奠定基礎(chǔ)。

2.3 完善信息化檔案管理程序體系

在醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化中需完善信息化檔案管理程序體系，規(guī)范檔案管理，提高管理的有效性。膠州市中醫(yī)醫(yī)院優(yōu)化檔案管理程序體系，從人力、物力、財力等多個方面為檔案資源建設(shè)提供重要支持。針對檔案收集整理歸檔的多個環(huán)節(jié)，制定明確的管理規(guī)范，利用制度加速檔案資源尤其是中醫(yī)藥檔案資源的建設(shè)，保障檔案信息多元化、歸檔規(guī)范化、保管安全化。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展特色，對檔案包括病案50余萬份進行電子化及紙質(zhì)版收集歸檔，并掃描保存年久的老病歷11萬余份總計200余萬張。除提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)外，優(yōu)化考核制度，建立詳細的崗位責任制，明確工作職責，將檔案工作成效納入年度考核中，提高檔案管理質(zhì)量。此外，建立檔案管理監(jiān)督與評估機制，定期檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時改進。通過以上策略的實施完善醫(yī)院檔案管理的信息化程序體系，提高檔案管理效率、精確性和安全性，對醫(yī)院高效發(fā)展有著積極的促進作用。

2.4 建立科學(xué)完善的檔案管理制度

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院的健康發(fā)展具有重要的支持作用，其中建立科學(xué)完善的檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化的關(guān)鍵所在。膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立健全“醫(yī)院檔案管理辦法、立卷歸檔制度、檔案歸檔范圍、保管期限表、檔案保管和借閱制度、病案管理制度”等規(guī)章制度并印發(fā)執(zhí)行；成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作列入長期發(fā)展規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核目標，完善了檔案綜合管理工作三級網(wǎng)絡(luò)管理。建立檔案分類體系，便于檔案的檢索、利用和管理工作，明確各類檔案的歸檔時間、歸檔要求及歸檔程序，確保檔案歸檔的及時性和規(guī)范性。在檔案形成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)設(shè)立審查與審批程序，制定檔案利用、保密、安全防護制度、備份制度等，積極推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。注重持續(xù)改進與監(jiān)督，定期對檔案管理制度進行審查和修訂。通過以上措施的實施，醫(yī)院建立科學(xué)完善的檔案管理制度，為醫(yī)院檔案管理提供有力支持，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化的意義

3.1 助力于提高檔案管理的有效性

醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化可建立更加高效、自動化的檔案收集流程，確保檔案及時、準確和完整。引入先進的管理系統(tǒng)提升檔案整理效率，實現(xiàn)檔案快速檢索和利用。膠州市中醫(yī)醫(yī)院在2024年度二級甲等中醫(yī)醫(yī)院評審中，充分提高檔案管理的有效性，利用和挖掘檔案資源，共制定規(guī)章制度如醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療管理、門診、輸血、醫(yī)技、護理、疾控、藥事、院感、綜合管理、財務(wù)管理、教科管理、信息保障、醫(yī)學(xué)設(shè)備保障管理、后勤物資保障管理和醫(yī)保等18大類467項。制定崗位職責如醫(yī)療崗位、護理崗位（急診、血液凈化、手術(shù)室、發(fā)熱門診、感染科等）、影像、檢驗、藥劑、院感、醫(yī)學(xué)倫理等崗位職責150余項。制定工作流程圖如急診患者就診及手術(shù)、危重病人搶救、急性腦卒中搶救、傳染病等突發(fā)公共衛(wèi)生事件上報、職業(yè)病暴露處置、壓力性損傷風(fēng)險評估報告和處置流程、醫(yī)保門診慢特病患者就醫(yī)、入出院辦理等120余項。制定應(yīng)急預(yù)案如突發(fā)公共衛(wèi)生事件、醫(yī)療救援、突發(fā)群體外傷事件、血源性病原體職業(yè)暴露、食品安全突發(fā)事件、化學(xué)中毒危害事故、藥物不良反應(yīng)事件、藥害事件、醫(yī)療設(shè)備應(yīng)急預(yù)案等方面的應(yīng)急預(yù)案110余項，各項業(yè)務(wù)工作形成檔案加以規(guī)范落實，并順利通過了山東省衛(wèi)生健康委員會的二級甲等中醫(yī)醫(yī)院評審，凸顯了檔案管理的有效性及共享、整合與利用效果。

在檔案安全管理中推出數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、人臉識別醫(yī)保管理及病歷書寫、訪問控制等舉措，確保保密性和完整性。檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化助力于提高檔案管理的有效性，主要體現(xiàn)在優(yōu)化檔案收集流程、提升檔案整理效率、增強檔案安全性、提高檔案利用效率等方面，提高了醫(yī)院等級，提升了綜合服務(wù)能力。

3.2 助力于凸顯檔案管理的實時性

傳統(tǒng)手工檔案管理模式存在著信息獲取、整理和更新等困難，易導(dǎo)致信息滯后、數(shù)據(jù)不準確，而創(chuàng)新和優(yōu)化的檔案管理模式通過引入現(xiàn)代化的信息手段，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入、查詢和更新，有助于提高工作效率。同時在醫(yī)院的日常運營中，實時的檔案管理信息對于醫(yī)生的診療決策、護士的護理工作以及管理員的統(tǒng)籌規(guī)劃都具有重要作用，通過創(chuàng)新和優(yōu)化的檔案管理模式可以實時獲取和傳遞檔案信息，為醫(yī)療人員提供及時的信息支持，能夠提高醫(yī)療服務(wù)的效果和質(zhì)量[1]。膠州市中醫(yī)醫(yī)院通過運用實時臨床HIS信息管理系統(tǒng)、電子病歷EMR系統(tǒng)、健康體檢管理系統(tǒng)、病案管理系統(tǒng)及各類醫(yī)學(xué)專業(yè)軟件等對病歷檔案50余萬份進行數(shù)據(jù)化、信息化管理，并對保存年久的老病歷進行掃描11萬余份總計200余萬張，加之遠程醫(yī)療、遠程教學(xué)等數(shù)字化管理，為科研教學(xué)、健康大數(shù)據(jù)分析等提供精準服務(wù)，對提高群眾全生命周期的健康水平、促進管理人員決策、臨床診治等都起到了至關(guān)重要的依據(jù)作用?？傊霕藴驶臋n案管理流程和規(guī)范化的數(shù)據(jù)存儲格式，大大增強了醫(yī)院管理科學(xué)化和規(guī)范性。

3.3 助力于凸顯數(shù)據(jù)共享和交互性優(yōu)勢

創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式助力于實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)內(nèi)部與外部機構(gòu)之間的互聯(lián)互通、信息共享，為醫(yī)院與國家、省、青島市級協(xié)作提供支持，通過信息加密、權(quán)限控制、審計等形式確保數(shù)據(jù)在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。目前，膠州市中醫(yī)醫(yī)院已整體納入膠州全市區(qū)域一體化信息建設(shè)，推進數(shù)字健康變革創(chuàng)新各項工作，實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。

創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式有助于提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，通過提供豐富、及時、準確的檔案信息能夠為臨床診療、科研教學(xué)、患者服務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供有力支持，可提高醫(yī)院的整體服務(wù)水平。而且創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式有助于為醫(yī)院決策提供有力支持，通過對檔案數(shù)據(jù)的挖掘和分析，醫(yī)院可以獲取有關(guān)業(yè)務(wù)運行、患者滿意度、資源配置等方面的數(shù)據(jù)，為管理層提供有益的決策依據(jù)[2]。此外，膠州市中醫(yī)醫(yī)院通過整合各類醫(yī)療資源，如臨床HIS信息管理系統(tǒng)、電子病歷EMR系統(tǒng)、實驗室LIS系統(tǒng)、PACS檢查系統(tǒng)、DUCG智能輔助診斷系統(tǒng)、影像遠程會診系統(tǒng)、健康體檢管理系統(tǒng)及各類醫(yī)學(xué)專業(yè)軟件等，為教科人員提供全面、準確的檔案數(shù)據(jù)，為醫(yī)療服務(wù)創(chuàng)新提供支持，膠州市中醫(yī)醫(yī)院在青島市醫(yī)療護理創(chuàng)新案例中屢次獲獎?？傊?，醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化有助于凸顯數(shù)據(jù)共享和交互性優(yōu)勢，膠州市中醫(yī)醫(yī)院結(jié)合實際積極探索適合自身發(fā)展的檔案創(chuàng)新管理模式，在全市檔案管理工作中成績突出。

結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化直接關(guān)系到醫(yī)院的高效持續(xù)發(fā)展。因此，在實際檔案管理中應(yīng)注重困境與分析解決，以保障檔案管理工作更好地落實。本文從四個方面進行了分析，論述了醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的背景、困境，并提出了具體的解決對策、實施意義，希望能夠為醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化提供助益，為醫(yī)院更好地發(fā)展進步提供有力支持。

參考文獻

[1]馬茂盛.數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新實踐研究[J].山西檔案， 2022（4）：184-187.

[2]許杰.健康中國建設(shè)背景下醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀與策略探討[J].檔案管理， 2023（4）：16-18.

[3]贠疆鵬，張旭.虛擬現(xiàn)實技術(shù)在我國檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀與優(yōu)化分析[J].北京檔案， 2022（12）：15-19.

[4]蘆利萍.基于新基建的檔案管理模式優(yōu)化探討[J].檔案管理， 2022（2）：80-81.