數(shù)字化時代檔案資源開發(fā)與利用的創(chuàng)新模式

摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案資源的開發(fā)與利用迎來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。文章通過系統(tǒng)梳理并分析當(dāng)前檔案資源管理的現(xiàn)狀，揭示存在問題與不足，深入探究數(shù)字化時代背景下檔案資源開發(fā)與利用的創(chuàng)新路徑與模式；并在此基礎(chǔ)上，借鑒先進(jìn)的信息化技術(shù)手段與理念，積極構(gòu)想并提出一系列富有前瞻性與可行性的創(chuàng)新舉措與建議，進(jìn)而充分挖掘并彰顯其潛在的文化價值與社會效益，最大化實現(xiàn)檔案資源的內(nèi)在價值與社會貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案資源；開發(fā)與利用；創(chuàng)新模式

中圖分類號：G2735文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0引言

檔案資源開發(fā)是指在保證檔案信息資源保密安全的前提下，檔案資源開發(fā)部門針對本單位或社會需求，通過各種方式、方法挖掘潛在的檔案信息，以滿足利用者需求［1］。檔案資源作為國家歷史記憶與文化傳承的重要載體，承載著一個民族的精神脈絡(luò)與文化精髓。檔案工作與人類社會發(fā)展相依相伴，特別是進(jìn)入近現(xiàn)代以來，檔案工作更是廣泛分布于各個領(lǐng)域，能為各項事業(yè)的開展提供重要憑證，具有較高的參考價值［2］。

然而，在數(shù)字化全面推廣的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，其傳統(tǒng)的存儲方式也受限于物理空間與介質(zhì)壽命，難以承載海量且快速增長的檔案數(shù)據(jù)；檢索過程煩瑣低效，難以迅速響應(yīng)用戶的多樣化需求；利用方式單一，難以充分發(fā)揮檔案資源的潛在價值。這些問題嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，難以滿足數(shù)字化時代對檔案信息資源高效、便捷、廣泛利用的需求。因此，探索并構(gòu)建適應(yīng)數(shù)字化時代的檔案資源開發(fā)與利用創(chuàng)新模式，已成為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的迫切任務(wù)。

1當(dāng)前檔案資源管理現(xiàn)狀分析

11傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性

長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理模式一直以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)。盡管這種傳統(tǒng)的管理模式在一定程度上滿足了檔案存儲、保管和利用的基本需求，然而，伴隨著檔案資源數(shù)量的迅速增長，傳統(tǒng)檔案管理模式正面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

首先，在社會各個領(lǐng)域快速發(fā)展的大背景下，檔案數(shù)量也隨著社會的發(fā)展而急速增長，紙質(zhì)檔案對存儲空間的需求隨之提高。因此，檔案管理部門需要投入更多的物理空間用于存儲紙質(zhì)檔案，檔案管理的成本和難度亦隨之增加。

其次，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，當(dāng)用戶對檔案資源有利用需求時，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，且檢索方式較為單一，檔案檢索效率相對較低，特別是在需要查找某一范圍的檔案時，檔案工作人員需要花費大量時間在紙質(zhì)檔案中逐一檢索，這不僅耗費了大量的人力物力，還嚴(yán)重影響了工作效率。

再次，由于紙質(zhì)材料易受潮、易受損，紙質(zhì)檔案隨著保管時間的增加，其保管難度也會逐步攀升。特別是在檢索過程中，對紙質(zhì)檔案反復(fù)翻閱，對紙質(zhì)檔案的損害也會隨著翻閱次數(shù)增加，增大紙質(zhì)檔案受損的概率。因此，檔案管理部門便需要采取一系列嚴(yán)格的保管措施，以確保檔案的安全和完整。但即便如此，紙質(zhì)檔案仍然面臨著易丟失、易損壞的風(fēng)險。

最后，在傳統(tǒng)檔案的管理模式下，紙質(zhì)檔案在信息共享和利用方面存在著明顯的壁壘。不同部門、不同單位之間的紙質(zhì)檔案往往難以實現(xiàn)有效共享，極大地限制了檔案資源的利用與檔案價值的發(fā)揮，阻礙了檔案資源潛在價值的發(fā)掘。

12電子檔案面臨的挑戰(zhàn)

在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，電子檔案逐漸成為檔案的重要組成部分。電子檔案作為一種新型檔案形態(tài)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對存儲空間要求較小，檔案資源能夠在有限的物理空間內(nèi)得到高效存儲；再加上電子檔案與信息檢索技術(shù)的結(jié)合，使得電子檔案的檢索效率得到了質(zhì)的飛躍，極大地提升了檔案工作人員的工作效率。與此同時，在信息化技術(shù)的支持下，電子檔案可以輕松地實現(xiàn)跨地域、跨機(jī)構(gòu)的共享與傳輸，為檔案的利用、交流與合作提供最大程度的便利。

然而，電子檔案推廣與應(yīng)用還面臨著諸多挑戰(zhàn)與困難。例如，由于缺乏足夠的技術(shù)支撐，使得電子檔案在收集、整理、保護(hù)、利用等諸多環(huán)節(jié)在檔案安全方面都存在著隱患；在人才培養(yǎng)方面，同時具備信息技術(shù)與檔案學(xué)專業(yè)背景的復(fù)合型人才短缺，導(dǎo)致在對電子檔案管理方面缺乏一定的專業(yè)性和規(guī)范性；此外，由于在電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)過程中缺乏足夠的資金投入，導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)的整體性能及用戶體驗無法與當(dāng)前先進(jìn)系統(tǒng)相媲美。

鑒于此這種情況，探索如何突破這些制約因素，加快促進(jìn)電子檔案等新型檔案形式的發(fā)展，打造開發(fā)與利用的新模式，已成為當(dāng)前檔案管理界亟待解決的緊迫課題和重大挑戰(zhàn)。

13檔案資源整合難度提升

在信息化技術(shù)的推動下，檔案資源管理進(jìn)入了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的階段，這種并存的現(xiàn)象使得檔案資源整合變得更加復(fù)雜和困難。

在檔案存儲和管理方面，紙質(zhì)檔案主要依賴物理空間存儲，電子檔案依賴數(shù)字空間存儲。這種差異導(dǎo)致了檔案資源整合在存儲技術(shù)上的復(fù)雜性增加，尤其是在電子檔案離線存儲方面，除參照紙質(zhì)檔案的保管外，還要作防寫處理，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，不同存儲介質(zhì)選用保管環(huán)境的溫度應(yīng)在其合理范圍內(nèi)。

在檔案檢索和利用方面，紙質(zhì)檔案和電子檔案也存在一定難度。紙質(zhì)檔案主要依靠人工檢索，電子檔案可依靠計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速檢索。然而，當(dāng)涉及所利用的檔案內(nèi)容范圍廣、跨度大，特別是所利用的檔案內(nèi)容對尚未數(shù)字化的紙質(zhì)檔案與電子檔案均有涉及時，人工檢索與計算機(jī)檢索的工作量就會加大，檢索效率大幅下降，因此這種差異使得檔案資源整合在檔案利用方面變得更加復(fù)雜。

在檔案安全和保密方面，紙質(zhì)檔案通常依賴于一系列物理防護(hù)措施，例如密碼柜、防盜門和監(jiān)控攝像頭等，以確保檔案實體的安全。而電子檔案則需要通過一系列復(fù)雜的加密技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全措施來保障其安全性和保密性。例如，電子檔案需要使用強(qiáng)密碼、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。

2檔案資源開發(fā)的創(chuàng)新模式

21加快電子檔案建設(shè)進(jìn)程

211紙質(zhì)檔案數(shù)字化

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，首先需要檔案部門引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備，例如光學(xué)字符識別（OCR）、自動化掃描和傳感技術(shù)、智能掃描儀和高清數(shù)碼相機(jī)等專用的數(shù)字化設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案在數(shù)字化的過程中，能夠精準(zhǔn)地捕捉紙質(zhì)檔案上的文字、圖像乃至手寫筆記等每一個細(xì)節(jié)。

在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過程中，為了確保電子檔案的兼容性和可共享性，檔案部門還需要根據(jù)國家檔案局出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件，統(tǒng)一電子檔案格式的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定電子檔案命名規(guī)則、電子檔案的存儲格式以及明確的元數(shù)據(jù)要求等多個方面，以確保不同來源、不同類型的電子檔案能實現(xiàn)無縫對接，以便實現(xiàn)快速有效的利用與共享。

212建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫

電子檔案數(shù)據(jù)庫的主要功能是存儲和管理電子檔案。

一方面，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫的存儲功能，首先需要檔案機(jī)構(gòu)購置用于存儲檔案資源的服務(wù)器，并將檔案管理平臺與電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從而實現(xiàn)對電子檔案資源的分類，提供多種方式檢索的功能。這些功能將為檔案資源的開發(fā)與利用奠定基礎(chǔ)。

另一方面，在檔案管理的過程中，各種隱私數(shù)據(jù)的保護(hù)是保證檔案數(shù)據(jù)得以合理利用的重要基礎(chǔ)［3］。因此，在對電子檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和管理上，檔案部門需要將電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性放在首位。檔案部門不僅要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全方位的數(shù)據(jù)加密，還要做好檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作。同時，檔案管理部門還應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全性監(jiān)督和定期升級維護(hù)，以確保電子檔案數(shù)據(jù)庫能夠持續(xù)穩(wěn)定的運行。

22優(yōu)化檔案資源的開發(fā)環(huán)境

221完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了實現(xiàn)對檔案資源的深入開發(fā)與高效利用，首要任務(wù)就是加強(qiáng)檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這一過程涉及多個方面，需要全面而細(xì)致的規(guī)劃和執(zhí)行。

在硬件升級方面，檔案部門首先需要對現(xiàn)有的服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容和性能優(yōu)化。第一，要在網(wǎng)絡(luò)和通信基礎(chǔ)設(shè)施上，提供高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)和通信設(shè)施，以支持檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)傳輸和交流［4］。第二，檔案部門要增加服務(wù)器的存儲容量，升級存儲設(shè)備，以減少數(shù)據(jù)讀寫時間，提升其處理數(shù)據(jù)的速度以及整體的存儲性能，確保能夠應(yīng)對日益增長的檔案數(shù)據(jù)量。第三，檔案部門需要定期更新網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，部署先進(jìn)的防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS），確保檔案資源的安全性和穩(wěn)定性。

在檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用方面，檔案部門應(yīng)緊隨時代發(fā)展脈絡(luò)，積極推動檔案管理軟件的現(xiàn)代化和智能化，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理軟件的功能，提高檔案信息自動化采集、整理、分類和檢索效率和準(zhǔn)確性，并在檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用上引入先進(jìn)的設(shè)計理念和技術(shù)手段，使其更加符合檔案管理人員的實際需求，提升檔案管理軟件的用戶體驗，進(jìn)而更好地適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化的發(fā)展趨勢。

222加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

在人才培養(yǎng)方面，既需要有關(guān)部門在高校中培養(yǎng)符合時代的檔案人才，又需要檔案機(jī)構(gòu)對現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行持續(xù)的教育和提升，以確保檔案人才能掌握最新的檔案管理知識和技能。

在人才引進(jìn)方面，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極拓寬人才引進(jìn)渠道，采取多元化的策略來吸引和選拔優(yōu)秀人才。在檔案人才引進(jìn)的過程中，不執(zhí)著于必須擁有檔案專業(yè)相關(guān)學(xué)習(xí)背景，在數(shù)字化時代的大背景下，擁有信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等專業(yè)背景的人才同樣可以吸納到檔案工作中來，并積極推動檔案專業(yè)與其他新興產(chǎn)業(yè)的交流互動。只有這樣才能讓檔案部門及時了解和掌握最新的學(xué)術(shù)成果和技術(shù)動態(tài)，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮血液。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案工作人員在檔案學(xué)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)的深造學(xué)習(xí)，為檔案事業(yè)上培養(yǎng)更多復(fù)合型人才。

223強(qiáng)化檔案資源的安全保障措施

為了保證檔案資源的完整性與安全性，一方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資源保密制度以及檔案資源備份制度，這樣既能確保檔案內(nèi)容不被非法泄露，又能防止檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。另一方面，檔案部門還應(yīng)當(dāng)建立健全檔案應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，出臺防火、防水、防盜以及環(huán)境監(jiān)測等安全措施，并建立緊急響應(yīng)團(tuán)隊，進(jìn)行定期的模擬演練，確保檔案管理系統(tǒng)能夠快速備份、修復(fù)和恢復(fù)［5］，以應(yīng)對地震、洪水等自然災(zāi)害或盜搶、火災(zāi)等突發(fā)事件可能帶來的影響，進(jìn)而使檔案資源得到充分的保護(hù)，使其能夠在安全、適宜、穩(wěn)定的環(huán)境中得以長期保存，保持其原有的價值和完整性。

3檔案資源利用的創(chuàng)新模式

31運用信息化技術(shù)增強(qiáng)檔案活力

311關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)旨在將來自不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)和領(lǐng)域的檔案資源有效地組織成一個計算機(jī)可直接理解和操作的語義數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)不僅能突破傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)孤島，還能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)間的無縫關(guān)聯(lián)與深度整合。通過將各個檔案數(shù)據(jù)孤島設(shè)計關(guān)聯(lián)路徑和語義分析，揭示檔案數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而挖掘出潛藏于數(shù)據(jù)深處的巨大價值。檔案資源的進(jìn)一步深度開發(fā)和高效利用，可以實現(xiàn)檔案資源價值的最大化。

312檔案資源發(fā)掘與可視化

為了深入探索檔案資源之間的內(nèi)在規(guī)律和潛在趨勢，可在電子檔案數(shù)據(jù)庫中引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)。可視化方法是從海量檔案數(shù)據(jù)中提取關(guān)鍵信息要素與關(guān)聯(lián)規(guī)則，通過圖表、地圖、網(wǎng)絡(luò)、時間軸等直觀生動的形式揭示隱藏的歷史發(fā)展脈絡(luò)、空間分布規(guī)律［6］。借此技術(shù)，深入檔案數(shù)據(jù)的核心，挖掘檔案信息蘊藏的潛在價值，進(jìn)而將挖掘結(jié)果轉(zhuǎn)化為圖表、圖形等視覺元素，以直觀、易懂的方式將這些復(fù)雜的數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果呈現(xiàn)出來，提高檔案資源的可讀性和易理解性，即使非專業(yè)人士也能夠輕松掌握數(shù)據(jù)的核心信息。

313生成式人工智能

隨著人工智能的快速崛起，用戶同樣可以借助生成式人工智能處理檔案數(shù)據(jù)。在電子檔案數(shù)據(jù)庫中，嵌入生成式人工智能技術(shù)，憑借人工智能的自然語言處理、圖像識別等先進(jìn)技術(shù)手段，利用其深度學(xué)習(xí)優(yōu)勢，通過建立有效的模型和系統(tǒng)，實現(xiàn)在各個語言單位的自動語義分析，促使自然語言處理能力的提高，在輸入自然語言時，能夠檢索出與其相關(guān)的更多詞匯，避免機(jī)械匹配的不足，提升模糊查詢的準(zhǔn)確率［7］?；诖耍娮訖n案數(shù)據(jù)庫既可以通過智能語義檢索，快速定位用戶所需的檔案信息，又能在繁雜的檔案數(shù)據(jù)中，為用戶答疑解惑。在電子檔案數(shù)據(jù)庫中引入生成式人工智能，不僅可以極大地提高檔案數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性，還能為檔案工作者提供更為便捷、高效的工作方法。

32創(chuàng)新檔案服務(wù)模式與手段

321創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

隨著社會公眾對檔案資源需求的不斷增長，檔案部門必須緊隨時代發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式以滿足用戶對檔案資源的需求。

首先，各綜合性檔案館、專業(yè)檔案館等檔案部門將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源后，在保證檔案信息安全的前提下，可對社會公眾開放檔案數(shù)字平臺的部分權(quán)限，為社會公眾能夠隨時隨地利用檔案資源提供便利，提高檔案資源的利用率；其次，為了讓檔案資源得到傳承與發(fā)展，各綜合性檔案館、專業(yè)檔案館等檔案部門需加強(qiáng)對檔案資源的挖掘和整理工作，并通過舉辦展覽、出版書籍、開展教育活動等方式，將檔案資源轉(zhuǎn)化為社會公眾易于接受和理解的文化產(chǎn)品，增強(qiáng)公眾對檔案文化的認(rèn)識和了解，進(jìn)而推動檔案文化的傳承與發(fā)展，為社會的文化繁榮和發(fā)展做出貢獻(xiàn)；最后，各綜合性檔案館、專業(yè)檔案館等檔案部門還可以設(shè)計互動式檔案游戲，通過游戲化的方式，吸引公眾參與檔案資源的探索和學(xué)習(xí)，提高檔案資源的吸引力和影響力。

這些創(chuàng)新的服務(wù)模式將有助于推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為社會公眾提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務(wù)。

322推動檔案資源共享

在保證檔案資源安全保密的前提下，推動檔案資源共享可以充分挖掘檔案資源的利用價值。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，實現(xiàn)電子檔案資源跨地區(qū)、跨機(jī)構(gòu)、跨領(lǐng)域的共享利用，既可以促進(jìn)檔案資源的充分利用與潛在價值的挖掘，又可以為政府決策、學(xué)術(shù)研究和社會服務(wù)等諸多領(lǐng)域提供高效便捷的支持。

在推動檔案資源共享方面，不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域之間，可以組織建立檔案信息共享平臺，為用戶提供統(tǒng)一的訪問接口和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，同時要有健全的身份確認(rèn)和授權(quán)機(jī)制，落實數(shù)據(jù)留痕安全規(guī)定，合理限制用戶訪問。一方面加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限管理，另一方面加強(qiáng)檔案利用者權(quán)限管理，并有機(jī)結(jié)合，保障檔案數(shù)據(jù)在共享工作中的檔案安全［8］。同時，該檔案信息共享平臺還可以提供數(shù)據(jù)分析和挖掘等功能，幫助用戶更好地理解和利用檔案資源中的信息和知識。

4結(jié)語

在數(shù)字化時代，檔案部門在對檔案資源的開發(fā)與利用迎來了前所未有的黃金機(jī)遇。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)與利用，檔案工作人員不僅要更新檔案管理理念，還要積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案資源的收集、整理、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面優(yōu)化升級，推進(jìn)數(shù)字化檔案的建立健全，進(jìn)而實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化共享；開發(fā)智能化檢索系統(tǒng)，提高檔案信息的檢索效率與準(zhǔn)確性；創(chuàng)新檔案資源的利用方式，不斷拓展開發(fā)檔案資源的潛在價值與社會文化的服務(wù)功能。所有檔案工作人員應(yīng)以數(shù)字化為引領(lǐng)，以創(chuàng)新驅(qū)動為動力，不斷探索和實踐符合時代要求的檔案資源開發(fā)與利用新路徑。

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（編輯李春燕）

作者簡介：陰明超（1996—），男，助理館員，學(xué)士；研究方向：檔案管理與檔案信息化。

Abstract： "With the rapid development of information technology， the development and utilization of archival resources have faced unprecedented opportunities and challenges. By systematically reviewing and analyzing the current situation of archival resources management， revealing the existing problems and deficiencies， and deeply exploring the innovative paths and modes of archival resources development and utilization in the context of the digital era. On this basis， drawing on advanced information technology means and concepts， actively conceiving and proposing a series of forward-looking and feasible innovative measures and suggestions， thereby fully exploiting and highlighting its potential cultural value and social benefits， and maximizing the intrinsic value and social contribution of archival resources.