探討醫(yī)院圖書館如何做好電子檔案管理工作

摘"要：伴隨著信息技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域的深入應(yīng)用，醫(yī)院圖書館電子檔案管理工作變得日益重要并且不可或缺。其不僅關(guān)乎信息的存儲(chǔ)與有效傳遞，更是推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵助力。本文圍繞著電子檔案管理中的收集、整理、保管以及利用等關(guān)鍵工作內(nèi)容展開詳細(xì)論述，深入剖析了當(dāng)前醫(yī)院圖書館電子檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了針對(duì)性的優(yōu)化策略。這些策略旨在提升醫(yī)院圖書館電子檔案管理的整體水平，增強(qiáng)信息資源的整合與共享，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)及科研活動(dòng)，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院圖書館；電子檔案管理；信息服務(wù)

一、概述

數(shù)字化時(shí)代中，醫(yī)院圖書館的電子檔案資源豐富多樣且內(nèi)容廣泛，不僅包括各類繁多、種類齊全的電子圖書，還有著大量更新及時(shí)、信息全面的電子期刊，以及覆蓋面廣泛、多層次詳細(xì)的醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)庫，更包含了許多由醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的重要學(xué)術(shù)成果文獻(xiàn)等。在當(dāng)前階段，醫(yī)院圖書館所收藏的大量龐大的電子檔案數(shù)量正以日益迅猛的發(fā)展態(tài)勢(shì)持續(xù)快速增長。因此，如何能夠有效且有序地對(duì)這些海量而龐雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的管理，并確保每一位使用者可以迅速準(zhǔn)確無誤地找到他們所需要的重要信息，這已經(jīng)成為一個(gè)亟待解決并具有較大挑戰(zhàn)性的問題。

二、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）收集方面

醫(yī)院圖書館中的電子檔案來源主要呈現(xiàn)出多元化與復(fù)雜化的特征，不僅具有從商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的豐富電子資源，還有醫(yī)院內(nèi)部研發(fā)的學(xué)術(shù)論文與研究成果，以及網(wǎng)絡(luò)上獲取的各類免費(fèi)醫(yī)學(xué)信息。然而，這些不同來源的檔案在格式、規(guī)范及管理方式上存在著顯著的差異性，這無疑為檔案的整合與利用增添了諸多挑戰(zhàn)。同時(shí)，部分電子資源的更新速度嚴(yán)重滯后，尤其是那些需要訂閱的在線數(shù)據(jù)庫和電子期刊。更新不及時(shí)的原因可能涉及網(wǎng)絡(luò)故障、供應(yīng)商與圖書館之間的溝通障礙，或是數(shù)據(jù)庫技術(shù)支持的不足［1］。對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，數(shù)據(jù)資料缺乏時(shí)效性會(huì)導(dǎo)致醫(yī)護(hù)人員與科研人員無法及時(shí)獲取最新的醫(yī)學(xué)研究成果與治療方法，會(huì)直接影響到醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量與科研項(xiàng)目的進(jìn)度。

（二）整理方面

醫(yī)院圖書館中的電子檔案包括文本、圖片、音頻、視頻等多種形式，對(duì)其進(jìn)行合理分類成為一大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的分類方法主要聚焦于文本資料，而對(duì)于圖片、音頻和視頻等非文本資源，則顯得力不從心，難以有效歸類，進(jìn)而影響了查找效率?；A(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生學(xué)、藥學(xué)及護(hù)理學(xué)等學(xué)科間的交叉融合，使得電子檔案分類工作變得尤為復(fù)雜。

此外，索引系統(tǒng)的不完善也是一大問題。現(xiàn)有的索引系統(tǒng)在檢索信息時(shí)，往往無法全面覆蓋用戶需求。例如，對(duì)于“心臟病”和“冠心病”等同義詞，索引系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致相關(guān)文獻(xiàn)被遺漏。隨著醫(yī)學(xué)研究的不斷進(jìn)步，新術(shù)語、新概念層出不窮，而索引系統(tǒng)的更新速度卻難以跟上這一步伐，導(dǎo)致檢索結(jié)果不完整，影響了臨床實(shí)踐和科研工作的進(jìn)展。這不僅降低了檢索效率，也影響了用戶對(duì)信息的信任度和滿意度。

（三）保管方面

網(wǎng)絡(luò)安全方面，醫(yī)院圖書館電子檔案中蘊(yùn)含著大量敏感的醫(yī)療數(shù)據(jù)與患者的隱私信息，一旦出現(xiàn)問題，其后果將不堪設(shè)想。網(wǎng)絡(luò)安全問題可能對(duì)系統(tǒng)造成致命的打擊，網(wǎng)絡(luò)病毒潛入系統(tǒng)，也會(huì)導(dǎo)致檔案的損壞、丟失等。

硬件方面，存儲(chǔ)設(shè)備隨時(shí)可能因老化、磨損等原因而出現(xiàn)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的永久丟失。許多醫(yī)院圖書館在這方面的投入明顯不足，安全措施未能得到有效落實(shí)。數(shù)據(jù)備份不及時(shí)、存放位置不當(dāng)?shù)葐栴}頻出，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，將難以迅速恢復(fù)。隨著電子檔案的日益增多，存儲(chǔ)設(shè)備的壓力與日俱增，老舊設(shè)備的性能下降、故障率上升，已經(jīng)無法滿足日益增長的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求。

（四）利用方面

醫(yī)院圖書館的電子檔案在檢索利用時(shí)，部分醫(yī)院的系統(tǒng)用戶在輸入檢索詞后，往往需要經(jīng)歷漫長的等待才能獲得反饋。而即便是出現(xiàn)檢索結(jié)果，也往往伴隨著大量不精確的信息，迫使用戶耗費(fèi)額外的時(shí)間進(jìn)行篩選與甄別。這一現(xiàn)狀不僅加劇了工作負(fù)擔(dān)，還顯著降低了工作效率。部分醫(yī)院檢索界面的設(shè)計(jì)對(duì)計(jì)算機(jī)操作不夠熟練的醫(yī)護(hù)人員而言，難以快速上手［2］。在知識(shí)共享方面，許多醫(yī)護(hù)人員并不知曉圖書館中竟有如此豐富的資源，導(dǎo)致這些資源被白白浪費(fèi)。例如，醫(yī)生可能更關(guān)注最新的診療方案與臨床案例，而科研人員則更注重學(xué)術(shù)前沿與實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。若能根據(jù)用戶的實(shí)際需求進(jìn)行智能推薦，將極大提升資源的利用率與用戶滿意度。

三、醫(yī)院圖書館電子檔案收集工作的優(yōu)化策略

（一）規(guī)范收集流程

醫(yī)院圖書館的電子檔案收集工作需要既全面又精確，同時(shí)還便于將來的使用，為了達(dá)到這一目的，需要制定一套統(tǒng)一的系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)與流程，以此促進(jìn)管理效率的大幅提升，確保資源長期有效地被利用。這套標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋多個(gè)方面，包括數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)規(guī)范及文獻(xiàn)引用方式等。例如，在選擇電子圖書時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮PDF或EPUB等通用格式，以保證閱讀便捷性和設(shè)備兼容性。同時(shí)，供應(yīng)商在提供數(shù)據(jù)的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照預(yù)定格式提交完整的元數(shù)據(jù)，這些元數(shù)據(jù)信息包括書名、作者、出版社以及出版年份等重要信息，以方便用戶快速檢索并進(jìn)行資源分類。對(duì)于內(nèi)部產(chǎn)生的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，比如研究報(bào)告以及醫(yī)學(xué)論文，同樣需要遵循統(tǒng)一且詳細(xì)明確的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理歸納。這意味著文獻(xiàn)不僅在格式上需要一致，還需要遵從引用規(guī)范，并附帶詳盡具體、細(xì)致入微的數(shù)據(jù)說明。這樣一來，電子檔案在收集過程中就能夠呈現(xiàn)出條理清晰、一目了然且易于閱讀和檢索查詢，同時(shí)也能降低管理難度。

（二）拓展收集渠道并確保時(shí)效性

由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院圖書館的電子檔案收集工作緊隨時(shí)代快速前進(jìn)，在傳統(tǒng)的方式下廣泛拓展新渠道，以豐富和充實(shí)電子資源庫。其首要任務(wù)就是拓寬收集渠道，可以與權(quán)威性醫(yī)學(xué)網(wǎng)站、學(xué)術(shù)論壇等建立穩(wěn)固且長期持續(xù)不斷的合作關(guān)系。學(xué)術(shù)論壇與在線研討會(huì)也同樣值得關(guān)注，這些平臺(tái)常常發(fā)布最新的研究成果、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)以及寶貴的臨床治療經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)院來說具有極高參考價(jià)值。

四、醫(yī)院圖書館電子檔案整理工作的優(yōu)化策略

（一）完善分類體系

醫(yī)院圖書館需要采取多維度、多層次的分類方法來對(duì)這些電子檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整理。具體而言，這種分類方法包括按學(xué)科，如臨床醫(yī)學(xué)、護(hù)理學(xué)和藥學(xué)等領(lǐng)域：按使用對(duì)象，如研究人員、臨床醫(yī)生、護(hù)士和藥師等，為不同群體創(chuàng)建獨(dú)立的分類目錄；按應(yīng)用場景，如疾病防控、臨床治療和科研創(chuàng)新等，提供更加具有針對(duì)性的資源支持，進(jìn)行詳盡而精確的分類。同時(shí)，由于醫(yī)學(xué)與生命科學(xué)領(lǐng)域中的各個(gè)不同學(xué)科交叉與融合越來越頻繁，醫(yī)院圖書館還需要制定非常清晰明確的交叉學(xué)科分類規(guī)則，根據(jù)主要研究內(nèi)容或應(yīng)用范圍，對(duì)跨領(lǐng)域研究材料進(jìn)行仔細(xì)劃分，并在分類目錄中設(shè)置快捷索引鏈接，從而避免因混淆造成的問題，使得用戶能夠便捷快速地查找到相關(guān)的跨領(lǐng)域資料。此外，隨著各個(gè)新興交叉領(lǐng)域持續(xù)不斷發(fā)展和涌現(xiàn)，醫(yī)院圖書館應(yīng)定期評(píng)估并及時(shí)更新現(xiàn)行的分類規(guī)則，以適應(yīng)新的發(fā)展需求變化。

在智能化時(shí)代背景下，醫(yī)院圖書館還可以借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，例如自然語言處理技術(shù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，對(duì)整個(gè)分類系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，通過自動(dòng)生成精確有效的標(biāo)簽來減少人力操作誤差。同時(shí)，還可基于用戶歷史查詢記錄及興趣愛好推送相關(guān)資源，從而進(jìn)一步提升搜索利用率，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案高效、有序管理，全方位服務(wù)于醫(yī)護(hù)團(tuán)隊(duì)及其科研任務(wù)。

（二）優(yōu)化索引系統(tǒng)

隨著醫(yī)學(xué)領(lǐng)域飛速發(fā)展，新術(shù)語層出不窮，這要求詞匯管理系統(tǒng)不僅要完備且靈活，還需具備持續(xù)更新迭代能力，以確保信息全面性與時(shí)效性。例如，“心肌梗死”與“心梗”雖用語不同，但實(shí)為同一概念，系統(tǒng)必須全面關(guān)聯(lián)此類同義或近義術(shù)語，以避免遺漏。同時(shí)，及時(shí)納入新術(shù)語是確保詞匯庫精準(zhǔn)完善的關(guān)鍵。在這一基礎(chǔ)上，引入智能索引技術(shù)更是錦上添花。大數(shù)據(jù)與人工智能蓬勃發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)人力操作難以應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)處理需求，而機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語言處理（NLP）的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了流程自動(dòng)化，大幅提升速度和精度。機(jī)器學(xué)習(xí)能夠自動(dòng)提取關(guān)鍵信息、構(gòu)建精確索引，并根據(jù)學(xué)科發(fā)展趨勢(shì)靈活調(diào)整；NLP技術(shù)則通過深層次分析文本語義結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)確提取關(guān)鍵詞及關(guān)鍵信息，如摘要分析、關(guān)系抽取和命名實(shí)體識(shí)別等，為用戶提供更加精準(zhǔn)、全面的信息服務(wù)。智能索引技術(shù)運(yùn)用，不僅提升檢索準(zhǔn)確性和效率，還具有自我更新能力，總能保持最新狀態(tài)，并支持跨學(xué)科檢索，為醫(yī)務(wù)人員及臨床醫(yī)生提供便捷、高效的信息獲取途徑，為醫(yī)學(xué)信息化的發(fā)展注入強(qiáng)勁動(dòng)力。

五、醫(yī)院圖書館電子檔案保管工作的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)存儲(chǔ)安全保障

加強(qiáng)存儲(chǔ)安全保障，構(gòu)建一個(gè)堅(jiān)固可靠的電子檔案系統(tǒng)防線，并確保它始終具備最高程度的安全性與可靠性，必須采取一系列前沿先進(jìn)技術(shù)手段，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升他們對(duì)安全問題的警覺意識(shí)。

在網(wǎng)絡(luò)安全方面，借助各種先進(jìn)精良的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件工具，比如功能強(qiáng)大的防火墻、高效能入侵檢測(cè)與防御系統(tǒng)，以及最新版本更新實(shí)時(shí)反應(yīng)迅速、防護(hù)全面的防病毒軟件，為整個(gè)電子檔案系統(tǒng)穿上“盔甲”，從而有效地抵御病毒滲透及內(nèi)部機(jī)密信息泄露。此外，還會(huì)持續(xù)不斷地實(shí)施監(jiān)控和定期細(xì)致維護(hù)升級(jí)，確保系統(tǒng)時(shí)刻處于一種高戒備狀態(tài)。在系統(tǒng)建設(shè)的過程中應(yīng)同步重視員工培訓(xùn)工作，提高全體員工的認(rèn)知水平，從而降低因人為疏忽所帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

在數(shù)據(jù)加密方面，對(duì)于類似病患資料這類高度敏感的數(shù)據(jù)，則采用目前市場上最為強(qiáng)力且嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密算法進(jìn)行存儲(chǔ)加密，以確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)傳輸過程中的絕對(duì)安全。

訪問控制方面，根據(jù)用戶角色職責(zé)合理劃分訪問權(quán)限，并使用多重認(rèn)證機(jī)制，同時(shí)詳細(xì)記錄并保存每一次操作日志，以保證每個(gè)用戶只能接觸其職務(wù)需求范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)資源。在跨域整合或連接外部第三方服務(wù)平臺(tái)時(shí)，將使用如VPN這樣的虛擬隧道技術(shù)來進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)傳輸過程中的絕對(duì)保密性［3］。

（二）優(yōu)化存儲(chǔ)設(shè)備管理

隨著醫(yī)院、圖書館等諸如這些機(jī)構(gòu)電子檔案數(shù)量急劇增加，存儲(chǔ)設(shè)備性能與容量需求不斷提升，我們不僅要確保海量數(shù)據(jù)能夠得到良好存儲(chǔ)，還需要追求高效快速的數(shù)據(jù)存取速度。因此，為了應(yīng)對(duì)這一復(fù)雜挑戰(zhàn)，應(yīng)定期進(jìn)行存儲(chǔ)設(shè)備的升級(jí)與擴(kuò)容，包括利用監(jiān)控工具全面詳盡地評(píng)估設(shè)備性能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決任何可能出現(xiàn)的性能下滑或容量不足問題；采用分布式存儲(chǔ)技術(shù)，將大量數(shù)據(jù)分散地保存于多個(gè)不同節(jié)點(diǎn)，從而提高整個(gè)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和強(qiáng)大的容錯(cuò)性；借助云端存儲(chǔ)解決方案，以此降低本地硬件維護(hù)成本，同時(shí)享受云端所帶來的高效能和強(qiáng)安全性；以及使用智能化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化調(diào)度與優(yōu)化，提高整體效率并降低成本開銷。

六、醫(yī)院圖書館電子檔案利用工作的優(yōu)化策略

（一）提升檢索系統(tǒng)便捷性

對(duì)于檢索系統(tǒng)的升級(jí)改造，可以將引入前沿、先進(jìn)的分布式檢索技術(shù)以及高效且節(jié)省時(shí)間成本的索引壓縮技術(shù)，以期大幅、大規(guī)模地縮減資料查找與數(shù)據(jù)檢索所花費(fèi)的大量寶貴時(shí)間。同時(shí)，對(duì)核心關(guān)鍵部分的重要算法進(jìn)行深度優(yōu)化，以確保用戶需求與搜索結(jié)果之間達(dá)到最佳匹配，從而使用戶能夠快速獲取到最相關(guān)的信息內(nèi)容。例如，將運(yùn)用倒排索引這一先進(jìn)方法，對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致且詳盡的編制，并通過計(jì)算機(jī)精確地計(jì)算出各個(gè)詞匯權(quán)重，再結(jié)合匹配分析，實(shí)現(xiàn)信息定位的迅捷和準(zhǔn)確。

此外，還要著力于進(jìn)一步優(yōu)化用戶界面，使其變得更加友好、更為直觀且更易操作。在搜索框下方區(qū)域，將提供一系列非常實(shí)用、有幫助性的檢索技巧及示例說明，以指導(dǎo)并幫助用戶進(jìn)行高效查詢；對(duì)于復(fù)雜、多樣化高級(jí)搜索功能，將通過逐步引導(dǎo)的方式，助力用戶輕松掌握，從而提高他們整體使用體驗(yàn)［4］。

（二）強(qiáng)化知識(shí)分享與個(gè)性化推送

為了更精準(zhǔn)、更有效地滿足廣大用戶多樣化需求，將充分利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析技術(shù)優(yōu)勢(shì)，深入挖掘不同類型用戶群體的信息偏好及日常使用習(xí)慣。在此基礎(chǔ)上，為每位獨(dú)特用戶提供定制化、個(gè)性化知識(shí)推送服務(wù)［5］。例如，對(duì)于臨床醫(yī)生群體，將重點(diǎn)推送其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)最新病例研究報(bào)告及治療指南更新等重要信息；對(duì)于科研工作者，則專注提供緊密關(guān)聯(lián)其研究方向的新學(xué)術(shù)論文以及科研項(xiàng)目招標(biāo)資訊等。定期組織以電子檔案為主題的一系列學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，例如文獻(xiàn)閱讀分享會(huì)、生動(dòng)活潑醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)課程等，以促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員及科研工作者間寶貴經(jīng)驗(yàn)交流和廣泛知識(shí)共享。

結(jié)語

醫(yī)院圖書館的電子檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性且極其復(fù)雜的工程項(xiàng)目，它涉及收集、整理、保管和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。通過規(guī)范化地進(jìn)行收集流程，完善分類體系，加強(qiáng)存儲(chǔ)安全，提高檢索效率并促進(jìn)知識(shí)共享等優(yōu)化策略，可以有效解決當(dāng)前存在于醫(yī)院圖書館電子檔案管理中的問題，從而提升整體的電子檔案管理水平。這將為醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)以及科研等各方面提供強(qiáng)有力的信息支持，推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)不斷的發(fā)展，使醫(yī)院在激烈競爭的醫(yī)療市場中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。

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［2］夏昊.論醫(yī)院圖書館做好電子檔案管理工作的措施［J］.辦公自動(dòng)化，2023，28（12）：3739.

［3］修小新.高質(zhì)量發(fā)展背景下醫(yī)院圖書館智慧服務(wù)研究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（20）：6769.

［4］高志紅.多源數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下的醫(yī)院圖書館學(xué)科服務(wù)模型構(gòu)建［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2024（18）：181183.

［5］修小新.高質(zhì)量發(fā)展背景下醫(yī)院圖書館智慧服務(wù)研究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（20）：6769.

作者簡介：王曉真（1986—"），女，漢族，河北石家莊人，本科，助理館員，研究方向：圖書管理、文件檢索；徐曉靜（1981—"），女，漢族，河北石家莊人，本科，副研究館員，研究方向：圖書管理、文件檢索；邢濤（1984—"），男，漢族，河北石家莊人，本科，初級(jí)檔案管理員，研究方向：檔案管理。

*通信作者：曲藝（1979—"），女，漢族，河北石家莊人，碩士研究生，研究館員，研究方向：圖書情報(bào)學(xué)。