扣需求脈搏?強檔案效能

本文以提升檔案利用水平為目的，推進檔案管理回歸檔案使用價值屬性、服務(wù)屬性，提高檔案利用率和檔案使用體驗，最大力度激發(fā)檔案價值，從而服務(wù)企業(yè)和促進社會發(fā)展。以檔案利用需求為導(dǎo)向，緊緊圍繞“企業(yè)需要、職工需要、社會需要”，成立檔案利用管理提升組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，組織開展企業(yè)、專業(yè)及職工三個層面的檔案利用需求調(diào)研。對利用需求進行歸納與分析，明確需求領(lǐng)域和強弱程度。針對中等需求和強需求制定并落實需求響應(yīng)措施，通過一系列有的放矢的舉措使檔案利用水平不斷提升。

以需求價值為導(dǎo)向的檔案利用管理背景

一是國家檔案管理“四個體系”建設(shè)要求提升檔案利用水平。“十四五”期間，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”。其中，“檔案利用體系”是四個體系建設(shè)中的重要一環(huán)。積極挖掘檔案價值，以需求為核心完善檔案利用管理，對當(dāng)前國家聚焦轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展，服務(wù)大局、服務(wù)人民群眾方面具有重要意義。積極探索檔案利用的新方式和新方法，創(chuàng)新檔案利用管理思路和模式，符合國家檔案管理“四個體系”的建設(shè)要求。

二是提升檔案服務(wù)能力和檔案利用水平的有效途徑。在慶祝中國共產(chǎn)黨成立100周年的重大歷史時刻，習(xí)近平總書記指出，“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”。存史資政育人是檔案的重要價值，檔案管理及檔案服務(wù)能力的提升要緊緊圍繞這一價值。加強以檔資政，深挖檔案潛在價值，要堅持價值導(dǎo)向，提升檔案對決策和業(yè)務(wù)工作的服務(wù)能力。要堅持需求導(dǎo)向，摸清業(yè)務(wù)需求。當(dāng)檔案的價值與業(yè)務(wù)需求深入對接時，才是檔案管理水平的真正提升。

三是檔案管理工作及檔案利用存在的問題亟須解決。當(dāng)前，檔案管理工作存在“重收存、輕管用”的現(xiàn)象，檔案管理與業(yè)務(wù)對檔案服務(wù)的需求存在一定程度脫節(jié)，檔案利用體系不完善不健全，檔案利用的渠道及展示的平臺較少。在檔案使用價值發(fā)揮方面還存在工作思路陳舊、機制不健全、方法欠缺靈活便利等問題，致使檔案利用率較低，檔案對專業(yè)管理及職工的服務(wù)作用發(fā)揮不夠充分。

以需求價值為導(dǎo)向的檔案利用管理實施路徑

以提升檔案服務(wù)能力為目的，堅持價值導(dǎo)向，從檔案利用需求入手，優(yōu)化提升檔案利用管理體系，通過實施檔案服務(wù)需求調(diào)研、需求歸納與分析、需求響應(yīng)、反饋改進和完善獎懲考核等措施，將檔案價值通過檔案服務(wù)工作與檔案利用需求充分對接融合，以達到提升檔案利用率、檔案工作參與度以及檔案服務(wù)水平的目的。

成立檔案利用管理提升組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)

一是領(lǐng)導(dǎo)小組及職責(zé)。由企業(yè)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)以及各單位主要負(fù)責(zé)人任領(lǐng)導(dǎo)小組成員，負(fù)責(zé)總體推進檔案利用管理提升工作，策劃并部署檔案利用管理提升的主要措施，協(xié)調(diào)解決檔案利用管理提升推進過程中的問題，督導(dǎo)檔案利用管理提升措施落地實施。

二是工作小組及職責(zé)。由企業(yè)檔案管理部門及各單位兼職檔案員成立工作小組，負(fù)責(zé)具體落實領(lǐng)導(dǎo)小組確定的檔案管理提升工作安排。統(tǒng)籌企業(yè)內(nèi)部人力資源，確保各單位兼職檔案員全程參與檔案利用管理提升，以兼職檔案員為主體成立檔案需求調(diào)研小組、需求匯總分析小組、需求響應(yīng)小組、督導(dǎo)反饋小組，各小組各司其職、全程參與，協(xié)同推進檔案利用管理提升工作。

檔案利用需求調(diào)研

檔案服務(wù)需求調(diào)研是檔案利用管理提升工程的基礎(chǔ)性工作，決定著檔案利用管理提升措施是否切實契合實際需求。需求調(diào)研小組從調(diào)研層級、調(diào)研內(nèi)容、調(diào)研方式等方面開展調(diào)研設(shè)計并組織開展調(diào)研工作。

一是劃分調(diào)研層級。按照企業(yè)管理體制、檔案工作管理實際以及檔案服務(wù)對象，將需求調(diào)研層級劃分為企業(yè)發(fā)展層面、專業(yè)管理層面以及職工個人層面三級，分別調(diào)研三個層級對檔案利用方面的需求，以及對檔案利用管理方面的意見和建議，實現(xiàn)了對企業(yè)不同專業(yè)及不同群體的覆蓋，根據(jù)不同層級有針對性地設(shè)計調(diào)研內(nèi)容和方式，確保調(diào)研能夠真實反映檔案利用需求。

二是確定調(diào)研內(nèi)容。為了確保需求調(diào)研工作有的放矢，有針對性地了解并掌握不同層級對檔案服務(wù)及利用的需求，根據(jù)各個層級在企業(yè)管理運行中的不同功能，分別確定不同的調(diào)研內(nèi)容。企業(yè)層面，側(cè)重從檔案服務(wù)于企業(yè)重大決策、發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略運營等方面對檔案利用的需求展開調(diào)研。專業(yè)管理層面，圍繞檔案管理如何為專業(yè)管理服務(wù)，側(cè)重從檔案利用的內(nèi)容、目的、形式、流程及檔案知識需求等方面展開需求調(diào)研。職工個人方面，側(cè)重對與職工個人或者團隊相關(guān)的檔案利用需求及利用方式方法展開調(diào)研。

三是明確調(diào)研方式并組織調(diào)研。針對企業(yè)發(fā)展層面的檔案利用需求調(diào)研，由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)，采用一對一的方式向企業(yè)決策者匯報、聽取意見或建議，征集企業(yè)管理層對檔案在服務(wù)企業(yè)經(jīng)營決策、服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃、服務(wù)分管工作等方面的利用需求。針對專業(yè)管理層面，由調(diào)研小組設(shè)計檔案利用需求調(diào)研表，組織各部門兼職檔案員在本單位范圍內(nèi)采用填寫調(diào)研表的方式展開調(diào)研，在開展調(diào)研的同時，一并下發(fā)企業(yè)檔案總體情況介紹以及近年企業(yè)檔案的工作總結(jié)，增強各部門、各專業(yè)人員對檔案工作的認(rèn)知水平，從而提升調(diào)研的準(zhǔn)確度。針對職工個人層面，工作小組組織各部門部分職工代表召開座談會，對如何將企業(yè)檔案與個人成長經(jīng)歷、工作價值相融合，如何提高職工檔案工作參與度和積極性，征求其意見，以此掌握職工自身對檔案利用的需求。

需求歸納與分析

1.需求歸納

匯總檔案利用需求，經(jīng)過第一階段對三個層級關(guān)于檔案利用需求的調(diào)研，對征集的檔案利用需求進行歸納合并，按照需求針對的領(lǐng)域?qū)n案利用需求歸為學(xué)習(xí)培訓(xùn)類、工作公開類、檔案查詢類、工作創(chuàng)新類等，以便于下一步針對不同領(lǐng)域的需求開展有針對性的改進提升工作。

2.需求分析

檔案需求分析小組主要從檔案利用需求強弱程度、可實現(xiàn)度以及需求響應(yīng)策略方向等方面展開分析歸納。需求強弱度分為弱需求（短期內(nèi)不滿足也可）、中等需求（期待滿足，需求并不非常強烈）和強需求（需求迫切或不滿足影響工作效率），需求強度的定位由檔案利用需求提出者根據(jù)自身實際情況，在需求調(diào)研工作階段確定。針對檔案利用中等需求和強需求意見，企業(yè)檔案利用管理提升工作小組結(jié)合現(xiàn)有檔案管理工作實際，協(xié)調(diào)相關(guān)部門經(jīng)過充分討論后擬定改進提升措施，匯報給檔案利用管理提升領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意。

制定并落實需求響應(yīng)措施

針對三個層級提出的檔案利用需求，在經(jīng)過分析歸納、劃分需求強度以及明確需求響應(yīng)策略方向后，檔案利用需求響應(yīng)小組深入分析需求背后的管理短板，為了最大限度地滿足檔案利用需求，需求響應(yīng)小組需從完善檔案利用機制、優(yōu)化檔案服務(wù)管理流程、搭建檔案信息服務(wù)平臺、提升檔案利用硬件水平和營造檔案利用文化氛圍等方面提出應(yīng)對策略。針對應(yīng)對策略，工作小組需進一步細(xì)化，針對每項應(yīng)對策略制定詳細(xì)的措施。

1.完善檔案利用機制

一是完善檔案常態(tài)化鑒定機制，明確檔案性質(zhì)，在確保安全保密的前提下，加大檔案開放力度，最大限度滿足各層級的檔案利用需求。編制《企業(yè)檔案開放鑒定實施方案》，明確檔案鑒定任務(wù)職責(zé)、開放鑒定范圍、時間進度安排及相關(guān)要求，組織各單位兼職檔案員集中學(xué)習(xí)檔案開放鑒定政策的相關(guān)法規(guī)及理論知識，掌握檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、要求和程序。鑒定工作緊緊圍繞檔案密級、檔案價值和檔案存儲年限展開，完善檔案開放鑒定流程，建立“初審、復(fù)審、定審”三個核心環(huán)節(jié)，初審由檔案形成和移交部門逐卷、逐件完成，企業(yè)檔案管理部門對初審結(jié)果進行復(fù)審，復(fù)審不通過的退回初審部門再次審核，最終由檔案利用工作領(lǐng)導(dǎo)小組進行審定。

二是根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，結(jié)合企業(yè)實際情況，編制企業(yè)檔案開放清單和負(fù)面清單，下發(fā)《關(guān)于企業(yè)檔案開放清單和負(fù)面清單的通知》，明確檔案開放名錄、開放時間和開放批次，推進檔案依法規(guī)范開放，為檔案開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

三是建立檔案利用統(tǒng)籌調(diào)度機制，針對跨專業(yè)交叉利用存在的查詢難、利用不熟和一項工作需要多個專業(yè)檔案支撐時存在協(xié)調(diào)難的問題，建立檔案利用統(tǒng)籌調(diào)度機制，統(tǒng)籌利用不同專業(yè)、不同部門、不同類型、不同載體的企業(yè)檔案資源，確保盡快知曉相關(guān)檔案“在哪里”“有什么內(nèi)容”，確保相關(guān)檔案及時“調(diào)得出”“用得上”，進而提高檔案利用效率。

2.優(yōu)化檔案服務(wù)管理流程

針對當(dāng)前檔案利用服務(wù)流程單一、審批手續(xù)煩瑣的問題和提高檔案利用效率的需求，進一步優(yōu)化檔案服務(wù)管理流程。

一是強化檔案前端建設(shè)，提高歸檔效率，確保在發(fā)生檔案利用需求時能夠及時從檔案室調(diào)取。前端是檔案管理流程的起點，當(dāng)前，檔案工作內(nèi)容主要集中在檔案移交、歸檔和保管環(huán)節(jié)，對前端產(chǎn)生部門的檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致部門對檔案歸檔文件的要求不甚了解，檔案移交不合格、不規(guī)范的問題頻繁發(fā)生。為此，企業(yè)檔案利用工作小組辦公室專題研究各個專業(yè)檔案管理要求，并對各專業(yè)檔案產(chǎn)生人員和兼職檔案員進行培訓(xùn)，提高檔案文件規(guī)范水平和整檔能力。編制企業(yè)各專業(yè)檔案資料的歸檔要點，明確歸檔規(guī)則和檔案整理要求，將不同部門產(chǎn)生的檔案文件、檔案歸檔范圍、檔案保管期限、檔案產(chǎn)生來源、檔案歸檔形式等進行明確，再有針對性地開展前端控制和現(xiàn)場指導(dǎo)，做到有的放矢。

二是改變原來集中統(tǒng)一歸檔的工作方式，建立常態(tài)化歸檔機制，將檔案歸檔要求嵌入業(yè)務(wù)工作流程，相關(guān)專業(yè)在制定工作計劃時，把業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程。針對業(yè)擴檔案、工程檔案、文書檔案、科技檔案等重要類型檔案的不同特點，制定不同的歸檔流程和時間節(jié)點，改變之前集中歸檔工作量大、效率低的現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案歸檔高效靈活、規(guī)范有序。

三是根據(jù)檔案鑒定工作成果，優(yōu)化完善當(dāng)前檔案借閱流程，提高借閱效率。針對屬于完全開放清單目錄的檔案，可隨時查閱，實施檔案借閱“零審批”制度，只做好借閱登記即可；針對屬于限定性開放清單目錄的檔案，實施“授權(quán)制”，由檔案形成或移交部門分管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)即可，不再履行逐級申請審批制度。

3.搭建檔案利用服務(wù)平臺

一是為了加強檔案工作公開和滿足專業(yè)部門對檔案工作的了解，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)信息技術(shù)部門在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站專門開辟檔案管理模塊，及時發(fā)布檔案管理工作相關(guān)信息、上級檔案管理相關(guān)文件、國家和社會檔案管理工作動態(tài)以及檔案利用典型案例等。

二是為了滿足企業(yè)決策層面對檔案管理工作的深度了解需求，檔案管理部門應(yīng)每月度編制檔案管理月報，每季度編制檔案管理?？瑢w檔、檔案利用查詢、檔案審核鑒定等檔案管理核心工作進行報告，確保企業(yè)管理層及時了解掌握企業(yè)檔案管理工作進展。

三是將檔案專題納入企業(yè)教育培訓(xùn)體系，每年至少兩次組織企業(yè)管理層學(xué)習(xí)檔案工作要求、國家檔案管理法律法規(guī)，提高企業(yè)決策層對檔案管理工作的重視程度。每年組織開展兩次兼職檔案員專題培訓(xùn)，邀請相關(guān)檔案管理資深人士或?qū)＜覟槠涫谡n，講解檔案管理專業(yè)知識，介紹先進檔案管理經(jīng)驗。

四是設(shè)立檔案室開放日，每年設(shè)立兩個檔案室開放日，每半年一次，組織企業(yè)新員工、離退休職工、兼職檔案員等參觀企業(yè)檔案室，對檔案室總體情況以及檔案管理情況進行解說，促進企業(yè)職工了解檔案工作，加強職工對檔案工作的支持，提高職工參與檔案管理的積極性。

4.加強檔案數(shù)字化管理

開展檔案數(shù)字化加工，推進紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案同步歸檔，將數(shù)字化檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案線上歸檔和借閱，方便職工利用檔案，縮短檔案的查詢時間，提高檔案利用效率。

5.營造檔案利用文化氛圍

一是組織開展檔案利用優(yōu)秀案例評選活動，緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及綜合管理業(yè)務(wù)，深入挖掘檔案利用優(yōu)秀案例，展示檔案在支撐企業(yè)重大決策、促進專業(yè)管理、化解矛盾糾紛、解決職工困難等方面的重要作用。組織開展優(yōu)秀案例發(fā)布，通過案例形成者對檔案利用過程、效果及影響的詳細(xì)介紹，使企業(yè)更多的部門和職工發(fā)現(xiàn)檔案工作的價值，學(xué)習(xí)檔案利用的方法和手段，從而營造良好的檔案利用氛圍。

二是組織開展“檔案故事會”活動，針對重要且具有紀(jì)念價值的實物檔案、影像檔案、榮譽檔案等，挖掘檔案背后的工作歷程或勵志故事，尋找檔案形成的主要參與者，采用走訪、會談等方式形成具有教育價值的檔案故事，由檔案記錄者講述檔案形成過程中的感人故事、親身經(jīng)歷，弘揚社會主義核心價值觀，弘揚企業(yè)拼搏奉獻精神和“工匠”精神，同時對其他員工起到良好的教育引導(dǎo)作用。

三是組織開展“企業(yè)檔案圖鑒展覽”，每年的“6.9國際檔案日”，在公眾場所對企業(yè)發(fā)展過程中的重要時刻、重要事件進行展覽，展示企業(yè)為服務(wù)居民生活及經(jīng)濟發(fā)展做出的貢獻，彰顯企業(yè)的社會責(zé)任，并為企業(yè)下一步更好更快發(fā)展贏得群眾和政府的支持。

檔案的價值在于得到利用，如果檔案長期得不到利用，保存它的價值和它自身存在的價值怎么體現(xiàn)？企業(yè)保存和維護檔案需要付出人力、物力等成本，如果檔案得不到較好地利用，只是束之高閣，只是發(fā)揮記載記錄的基本屬性作用，那的確謂之可惜。企業(yè)檔案的價值是在利用中體現(xiàn)的，這種價值可以是對企業(yè)或者職工成長的記錄，可以是服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，也可以是彰顯企業(yè)對社會的作用，檔案只有被有效地開發(fā)利用，它的價值才能得以發(fā)揮。探索以需求價值為導(dǎo)向的檔案利用管理就是激發(fā)檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，建立健全的檔案利用管理體系，精準(zhǔn)定位檔案利用需求，簡化檔案利用流程和審批手續(xù)，搭建檔案利用平臺，大幅縮短檔案的利用時間，降低檔案利用和管理成本，促進檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，進而助力企業(yè)和職工共同發(fā)展。

（作者單位：國網(wǎng)山東省電力公司蒙陰縣供電公司）