鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的分類標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化研究

摘 要：文章探討了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的分類標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化措施，通過分析當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)，提出了一系列切實(shí)可行的策略與建議。概述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的重要性，詳細(xì)闡述了檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)與方法，包括一級(jí)類目與二級(jí)類目的設(shè)置、檔號(hào)編制規(guī)則等，從強(qiáng)化檔案管理建設(shè)、提升檔案工作人員技能、健全檔案管理制度、強(qiáng)化檔案安全保管等方面，全面論述了實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的具體路徑，總結(jié)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化的重要意義，并對(duì)未來發(fā)展方向進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理；分類標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范化；檔號(hào)編制

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理作為基層治理的重要組成部分，對(duì)于記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)以及指導(dǎo)實(shí)踐具有重要意義。然而，長期以來，由于重視程度不足、管理機(jī)制不健全以及人員素質(zhì)參差不齊等原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理普遍存在分類不明確、管理不規(guī)范及檔案利用率低等問題。因此，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)，對(duì)于提高檔案管理水平、促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理現(xiàn)代化具有迫切的現(xiàn)實(shí)意義。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的重要性

1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案承載著豐富的歷史文化價(jià)值

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文獻(xiàn)資料全面描繪了該地區(qū)自創(chuàng)立至今的歷史演變，涵蓋了行政邊界的調(diào)整、重要事件的記錄和社會(huì)風(fēng)氣的逐步變遷。這些文件猶如翔實(shí)的歷史教育資料，為后世提供了明確認(rèn)識(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展軌跡和文化延續(xù)的途徑。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)別的檔案實(shí)施有效管理，涉及對(duì)歷史資料實(shí)行保護(hù)和系統(tǒng)整理，此舉有助于避免歷史文化遺產(chǎn)被遺忘。深入探究鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，有助于繼承和發(fā)揚(yáng)地方文化特色，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民的文化認(rèn)同和歸屬感。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理為科學(xué)決策提供有力支撐

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)的政策制定、項(xiàng)目執(zhí)行以及民眾生活品質(zhì)的提升，這些領(lǐng)域的進(jìn)展與變遷均詳盡記錄在案。這些文件不僅反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史上的成就與經(jīng)驗(yàn)，還為該地區(qū)的未來戰(zhàn)略規(guī)劃提供了珍貴的資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理的決策者在制定科學(xué)、合理的政策措施前，可通過查看歷史背景和實(shí)際情況豐富的檔案資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理工作的規(guī)范化和有效性，可通過政策效果評(píng)估和項(xiàng)目監(jiān)督，并以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案作為重要參考依據(jù)。

3.規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，提高檔案利用效率

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與廣大居民的日常生產(chǎn)與生活緊密相連，其內(nèi)容涵蓋了土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、戶籍控制系統(tǒng)以及社會(huì)保障等關(guān)鍵領(lǐng)域。檔案的規(guī)范化管理確保了分類清晰、檢索便捷和利用高效，從而極大地滿足了公眾查詢和利用檔案的要求。群眾在辦理土地權(quán)屬確認(rèn)和社會(huì)保障信息查詢等事務(wù)時(shí)，依賴于有序的檔案資料管理，幫助其在短時(shí)間內(nèi)檢索到所需的文件資料，從而提高行政辦事的效率。檔案的高效應(yīng)用，作為政府服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)，能夠提升公眾對(duì)政府的信賴度與滿意度。

二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)與方法

1.檔案一級(jí)類目的設(shè)置

在檔案管理中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的一級(jí)類目構(gòu)成其根本要素，該類目廣泛覆蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各個(gè)領(lǐng)域，并詳盡地展現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的職能成效。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理體系中，初步分類的頂層目錄一般涵蓋數(shù)個(gè)主要類別：

（1）文書類：在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資源中，普遍存在的文檔源自各機(jī)關(guān)單位在日常工作中產(chǎn)生的原始資料。該資料詳盡地涵蓋了鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常運(yùn)作的各個(gè)層面，包括會(huì)議記錄、報(bào)告、咨詢及回復(fù)，成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史發(fā)展的重要見證。

（2）會(huì)計(jì)類：在鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)行政單位中，會(huì)計(jì)檔案承載著財(cái)務(wù)管理的基石作用，涵蓋了會(huì)計(jì)憑證、賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)告等多種會(huì)計(jì)資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)行為的文檔資料，是評(píng)價(jià)其經(jīng)濟(jì)成長及制定相應(yīng)經(jīng)濟(jì)策略的關(guān)鍵依據(jù)。

（3）專業(yè)類：涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件資料，如林權(quán)、農(nóng)村土地承包及科技等類別的檔案。特定領(lǐng)域的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作成果與經(jīng)驗(yàn)的記錄對(duì)促進(jìn)其專業(yè)化發(fā)展及提高工作效率至關(guān)重要。

（4）照片類：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的諸多重要活動(dòng)和成就，如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、文化活動(dòng)以及民生改善，均通過照片檔案得以形象化地保存和記錄。這些圖像材料構(gòu)成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史的關(guān)鍵部分，同時(shí)也作為呈現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)外觀的關(guān)鍵途徑。

（5）錄音錄像類：涉及政府機(jī)構(gòu)或其外部關(guān)聯(lián)實(shí)體的音頻以及視頻記錄載體的文件，如會(huì)議的音頻記錄、活動(dòng)的視頻資料等均被包含在內(nèi)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作檔案記錄方式更為生動(dòng)且真實(shí)，能助力歷史場(chǎng)景的復(fù)原及工作實(shí)況的再現(xiàn)。

（6）實(shí)物類：特定物品，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌和錦旗等，構(gòu)成鄉(xiāng)鎮(zhèn)在各類活動(dòng)中取得的有形證明。這些具體物品承載著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的榮譽(yù)與成就，是對(duì)其工作人員持續(xù)努力的一種激勵(lì)。

（7）人事檔案類：鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的個(gè)人資料、職業(yè)軌跡以及職責(zé)調(diào)整等相關(guān)記錄，構(gòu)成了對(duì)其人力資源實(shí)行有效管理的關(guān)鍵資料。

2. 檔案二級(jí)類目的設(shè)置

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)層級(jí)的檔案管理工作中，對(duì)一級(jí)類目實(shí)行細(xì)分，形成二級(jí)類目，這種分類方式旨在提升檔案檢索的精確性，提高操作的效率。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)層面，二級(jí)類目的構(gòu)建需與當(dāng)?shù)鼐唧w工作緊密相連，針對(duì)“文書類”檔案，可將其具體劃分為“辦公室文件”“黨建工作文件”及“社會(huì)事務(wù)文件”等二級(jí)類目，分別對(duì)應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室、黨建工作辦公室和社會(huì)事務(wù)辦公室產(chǎn)生的文件材料。

針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)特有的業(yè)務(wù)范疇，可以對(duì)專業(yè)檔案資料實(shí)行細(xì)分，創(chuàng)建相應(yīng)的二級(jí)分類系統(tǒng)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)，根據(jù)林權(quán)管理、農(nóng)村土地承包及科技推廣等不同職能領(lǐng)域，分別構(gòu)建以“林權(quán)類文件”“農(nóng)村土地承包類文件”及“科技類文件”的二級(jí)檔案分類體系。特定的配置方式能夠有效地映射出鄉(xiāng)鎮(zhèn)在指定事務(wù)上的努力與成就，從而為執(zhí)行相應(yīng)業(yè)務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的檔案資料保障。在構(gòu)建二級(jí)分類體系過程中，需認(rèn)真考慮文件保存的時(shí)間長度及信息利用的重要性。針對(duì)那些保存時(shí)間較長且較重要的文件資料，應(yīng)當(dāng)增設(shè)獨(dú)立的二級(jí)分類來實(shí)行專門管理，以此保障這些文件資料能夠被適當(dāng)?shù)乇４媾c充分利用。

3.檔號(hào)編制規(guī)則

檔號(hào)作為檔案存取的標(biāo)識(shí)，承擔(dān)著統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督的任務(wù)，在檔案管理體系中占據(jù)著不可或缺的地位。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)別的檔案保管工作中，檔號(hào)的編制必須依照一致的標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，保障每份檔案的唯一性標(biāo)識(shí)。檔案管理人員通過此方法，不僅能迅速且精確地找到目標(biāo)檔案，還能有效提高檔案檢索和使用的效率。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)這一概念涉及諸多構(gòu)成要素，如全宗號(hào)、檔案門類代碼、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)（問題）代碼以及件號(hào)等。全宗號(hào)用以唯一標(biāo)識(shí)檔案所屬的鄉(xiāng)鎮(zhèn)。用于標(biāo)識(shí)各類檔案的代碼系統(tǒng)，對(duì)于區(qū)分和管理文件資料至關(guān)重要。每年形成的文件集合，標(biāo)識(shí)了具體的年代；檔案保管時(shí)間長度標(biāo)識(shí)符，用以確定文件存儲(chǔ)的必要時(shí)長。特定的問題編碼，用以標(biāo)識(shí)檔案隸屬于哪一個(gè)機(jī)構(gòu)或者關(guān)聯(lián)哪些具體問題。在同一部門或問題范疇內(nèi)，每一份檔案均被賦予一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)序列，該序列即所謂的件號(hào)。在創(chuàng)建文件編號(hào)時(shí)，必須遵守一系列既定的規(guī)范與準(zhǔn)則。每份檔案均應(yīng)配備一個(gè)獨(dú)一無二的識(shí)別碼，以確保其身份的專有性。在檔案管理中，檔號(hào)一旦確立，即代表其具有持續(xù)不變的屬性，編制此號(hào)的過程應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，以確保其一致性和可靠性。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的路徑

1.加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理建設(shè)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層須對(duì)檔案事務(wù)給予充分關(guān)注，并確保其作為關(guān)鍵行政任務(wù)之一得到相應(yīng)安排，定期召集鎮(zhèn)及村干部集會(huì)，針對(duì)在檔案管理過程中遭遇的難題展開討論。領(lǐng)導(dǎo)層的積極參與和不懈推進(jìn)，為檔案管理的規(guī)范化提供了堅(jiān)實(shí)的支撐和確保。領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注不僅為檔案管理工作賦予必需的資源與支持，還提高了全體干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知與重視水平。建立專門的管理機(jī)構(gòu)，制定明確的分類準(zhǔn)則，確立文件存放的具體位置，并配置所需的設(shè)備設(shè)施，如鐵制的文件柜和標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒子。明確分類規(guī)則與指定存儲(chǔ)位置，能夠顯著提高檔案管理工作的效率及其準(zhǔn)確性，確保檔案資料可以根據(jù)既定準(zhǔn)則予以分類、存儲(chǔ)，從而極大地方便今后的檢索與應(yīng)用過程。此外，必要的硬件配備是保障檔案存儲(chǔ)安全與持久性的關(guān)鍵。

為了打造一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)，必須在資金上給予支持，同時(shí)完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作提供一個(gè)有利的開展環(huán)境。規(guī)范化檔案管理得益于政府提供的資金支持，這一舉措是推動(dòng)整個(gè)過程的關(guān)鍵因素。政府通過劃撥資金，能夠助力鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門優(yōu)化其基礎(chǔ)設(shè)施，購買先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)備設(shè)施，能夠極大地提高檔案處理的速度與精確度，構(gòu)建符合規(guī)范的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，用以保障檔案材料的安全與長期存放。詳情如圖1所示。

2.提升檔案工作人員技能

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)配置專門負(fù)責(zé)管理的工作人員。專職人員需精通檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，以便能夠有效地執(zhí)行檔案的搜集、分類、存儲(chǔ)及應(yīng)用等任務(wù)。針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)別的單位，應(yīng)當(dāng)對(duì)從事專業(yè)工作的人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)，確保其能夠精通業(yè)務(wù)技能，順利開展檔案創(chuàng)建與管理活動(dòng)。理論教學(xué)與實(shí)務(wù)操作并重，對(duì)檔案管理工作涉及的理論知識(shí)與法律法規(guī)開展系統(tǒng)培訓(xùn)，旨在提升參訓(xùn)者的專業(yè)技能。檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力可以通過培訓(xùn)得到提升，進(jìn)而更有效地執(zhí)行檔案管理職責(zé)。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作正朝向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。檔案管理人員須持續(xù)更新其管理技能與方法，以跟上時(shí)代的進(jìn)步。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)域，上級(jí)檔案工作人員對(duì)下屬機(jī)構(gòu)定期開展輔導(dǎo)與教學(xué)是整體提升檔案管理質(zhì)量的重要手段。上級(jí)專業(yè)指導(dǎo)與培訓(xùn)能夠助力下級(jí)檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化開展檔案管理工作，確立檔案管理規(guī)范與要求，進(jìn)而實(shí)質(zhì)性地提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的管理效能，不僅有利于其更好地施展職能，還保障了檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，從而強(qiáng)有力地支持鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的開展。如表1所示。

3.建立健全檔案管理制度

為了規(guī)范化開展檔案管理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位需根據(jù)自身具體條件，制定并不斷完善包括《檔案收集歸檔制度》《檔案整理制度》《檔案查（借）閱制度》在內(nèi)的一系列檔案管理規(guī)定。制度應(yīng)明確界定檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程，以保證從檔案的收集整理、歸檔入庫到借閱利用等環(huán)節(jié)均能按章操作，依規(guī)執(zhí)行。

制度是對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行科學(xué)化和規(guī)范化管理的關(guān)鍵手段，可以有效提升檔案管理的水準(zhǔn)?！稒n案收集歸檔制度》規(guī)定了關(guān)于檔案整理的詳細(xì)準(zhǔn)則，涵蓋了檔案資料收集范圍、規(guī)定的存檔期限以及必須滿足的歸檔條件《檔案整理制度》的制定旨在明確對(duì)檔案材料實(shí)行系統(tǒng)性分門別類、詳盡目錄編制以及精美裝訂的具體規(guī)范與操作流程?！稒n案查（借）閱制度》明確檔案查閱及借閱的相關(guān)流程、權(quán)限與保密規(guī)定等方面。通過構(gòu)建并落實(shí)一系列制度，能夠?qū)n案保管活動(dòng)實(shí)行有效規(guī)范，進(jìn)而提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率及精確度。

4.加強(qiáng)檔案安全保管

確保檔案安全工作至關(guān)重要，應(yīng)遵循“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的原則，并嚴(yán)格執(zhí)行防盜、防火以及防潮等“十防”工作要求，完善檔案安全管理機(jī)制。為了加強(qiáng)檔案室的安全性能，對(duì)其實(shí)行必要的防護(hù)措施改進(jìn)和系統(tǒng)提升是至關(guān)重要的。對(duì)檔案庫房實(shí)行安全加固，通過安裝防盜門窗、避光窗簾及滅火器具等設(shè)備設(shè)施，能夠有效避免檔案被盜竊、損毀。

同時(shí)，對(duì)檔案管理安全領(lǐng)域展開持續(xù)的教育和嚴(yán)格的檢查是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有助于提升全體干部對(duì)檔案安全重要性的認(rèn)知。應(yīng)定期實(shí)施檔案的安全性評(píng)估，能夠有效地識(shí)別并解決可能出現(xiàn)的安全漏洞，保障檔案資料的完整與安全，并完善涉及檔案安全方面的應(yīng)急預(yù)案及相應(yīng)的處理流程。

四、結(jié)論

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)是提高檔案管理水平、促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理現(xiàn)代化的重要途徑，通過加強(qiáng)檔案管理建設(shè)、提升檔案工作人員技能、建立健全檔案管理制度以及加強(qiáng)檔案安全保管等措施，可以有效解決當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問題，推動(dòng)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理還應(yīng)積極探索數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等新型管理方式，進(jìn)一步提高檔案管理效率和利用價(jià)值，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加有力的支持。

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作者單位：黑龍江省牡丹江市陽明區(qū)鐵嶺鎮(zhèn)綜合文化站