縣醫(yī)療保障局檔案利用效率提升策略研究

摘 要：隨著醫(yī)療保險在我國的廣泛推廣和普及，醫(yī)保檔案的利用需求不斷增加，醫(yī)保檔案的信息共享在患者二次就診中發(fā)揮了重要作用。醫(yī)保檔案記錄了參保人的投保情況，是開展醫(yī)保業(yè)務的重要依據(jù)，加強醫(yī)保檔案管理是促進醫(yī)療體系完善的重要任務。本研究旨在分析縣醫(yī)療保障局檔案管理的現(xiàn)狀，探討新時代背景下的實踐要求，并提出提高檔案利用效率的策略。研究發(fā)現(xiàn)，檔案分類不清晰、信息化程度低以及利用方式單一等問題依然存在。為此，提出拓寬檔案數(shù)字化建設及利用的廣度、提升檔案數(shù)字化建設與利用的層次、創(chuàng)新醫(yī)保檔案利用形式以及完善檔案管理體系的策略，以期提高檔案利用效率，保障醫(yī)保工作順利開展。

關鍵詞：醫(yī)療保障局；檔案管理；利用效率

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫(yī)療保險是我國社會保障體系的重要組成部分，隨著醫(yī)療保險的推廣普及，醫(yī)保檔案利用需求不斷增加。醫(yī)保檔案信息共享可以充分滿足患者二次就診提供醫(yī)療信息的需求，是開展醫(yī)保業(yè)務的重要依據(jù)，加強醫(yī)保檔案管理是促進醫(yī)療體系完善的重要任務。國務院關于深化醫(yī)療體制改革的意見提出建立覆蓋全民的醫(yī)保體系，將企業(yè)職工、在校大學生等納入醫(yī)保范圍，是政府關注民生的實際舉措。全民醫(yī)保政策實施使參保人數(shù)迅速增加，客觀要求加強醫(yī)保檔案規(guī)范管理。研究醫(yī)保檔案管理對探索適合國情的管理道路具有重要意義，完善醫(yī)保檔案管理對政府轉(zhuǎn)變職能具有實踐意義，對檔案事業(yè)的深化發(fā)展具有現(xiàn)實意義。近年來，各級醫(yī)保經(jīng)辦機構在工作中形成了大量的圖文和音像形式的檔案，這些檔案具有真實性、私密性等特點，記錄了醫(yī)保工作的全過程，具備憑證參考與保障民生的作用。因此，如何提高縣醫(yī)療保障局檔案利用效率，充分發(fā)揮其在醫(yī)保工作中的價值，是當前亟待解決的問題。

一、縣醫(yī)療保障局檔案管理現(xiàn)狀分析

縣醫(yī)療保障局在檔案管理方面已建立起較為系統(tǒng)的管理體系，涵蓋了檔案的收集、整理、保管和利用各個環(huán)節(jié)。首先，醫(yī)保檔案的收集工作應嚴格按照國家和地方政府的規(guī)定執(zhí)行，涵蓋了參保人員的基本信息、繳費記錄、醫(yī)療費用報銷憑證及相關政策文件等。潞州區(qū)醫(yī)保局每年收集數(shù)千份檔案資料，確保信息的全面性和完整性；其次，在檔案整理方面采用了現(xiàn)代化的技術手段，對檔案實行分類、編號和系統(tǒng)化管理。檔案按其重要程度和內(nèi)容類型實行細化分類，包括醫(yī)保管理中心負責的主檔案、定點醫(yī)療機構保管的醫(yī)保診療憑據(jù)、社區(qū)保存的居民參保資料和參保人員的就診記錄等，同時還包括政策法規(guī)檔案、業(yè)務管理檔案、醫(yī)療設備檔案和會計檔案等，確保檔案的有序性和可利用性。此外，縣醫(yī)保局重視檔案的安全和長期保存，配備了防火、防潮以及防蟲等設施，并對重要檔案實行數(shù)字化備份。檔案利用方面，縣醫(yī)保局為參保人員和相關單位提供檔案查詢和借閱服務，并通過信息化平臺實現(xiàn)了檔案的在線查詢和遠程利用。

二、新時代縣醫(yī)療保障局檔案管理的實踐要求

1.檔案信息系統(tǒng)和衛(wèi)生信息化的結合

新時代，縣醫(yī)療保障局的檔案管理必須與衛(wèi)生信息化緊密結合，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案信息系統(tǒng)作為衛(wèi)生信息化的重要組成部分，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)保檔案的全面數(shù)字化和信息化管理。通過建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，可以將所有醫(yī)保檔案實行數(shù)字化存儲和管理，方便檔案的查詢、更新和利用。信息化平臺可以實現(xiàn)醫(yī)保檔案與其他醫(yī)療信息系統(tǒng)的無縫對接，形成完整的醫(yī)療信息鏈條，便于醫(yī)療機構、醫(yī)保局和參保人員共享信息，提高醫(yī)療服務的效率和質(zhì)量。此外，利用大數(shù)據(jù)分析和云計算技術，可以對大量醫(yī)保檔案開展深度挖掘和分析，提供精準的醫(yī)療數(shù)據(jù)支持，有助于醫(yī)保政策的制定和調(diào)整。同時，信息系統(tǒng)的安全性也必須得到充分保障，采用先進的加密和防護技術，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和隱私不被泄露。

2.檔案管理工作從業(yè)務管理向利用服務轉(zhuǎn)變

隨著醫(yī)保檔案數(shù)量和種類的增加，檔案管理工作的重心逐漸從傳統(tǒng)的業(yè)務管理向利用服務轉(zhuǎn)變。這一轉(zhuǎn)變意味著檔案管理不僅要做好檔案的收集、整理和保管，還要更加注重檔案的開發(fā)和利用，為參保人員和相關機構提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。檔案管理人員需要熟悉檔案內(nèi)容和檢索工具，準確把握檔案利用需求的發(fā)展趨勢，為用戶提供所需的檔案材料。要積極開展檔案的數(shù)字化和信息化建設，建立便捷的檔案查詢系統(tǒng)，方便參保人員和醫(yī)療機構在線查詢和使用檔案信息，提高檔案利用的效率和便捷性。檔案管理部門應加強與其他業(yè)務部門的協(xié)作，結合醫(yī)保業(yè)務的實際需求，提供有針對性的檔案服務，如醫(yī)療費用報銷憑證查詢、參保信息核對等。同時，要不斷創(chuàng)新檔案利用方式，探索多元化的檔案利用途徑，如線上咨詢和遠程服務等，為用戶提供更加全面和便捷的檔案服務。

三、提高縣醫(yī)療保障局檔案利用效率的策略

1.拓寬檔案數(shù)字化建設及利用的廣度

（1）完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化是提高檔案管理效率的基礎。縣醫(yī)療保障局應制訂詳細的數(shù)字化轉(zhuǎn)化計劃，明確轉(zhuǎn)化的目標、步驟和時間節(jié)點。該計劃應包括檔案的整理、掃描和數(shù)字化存儲等具體內(nèi)容，以確保數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的順利開展。在實際操作中，檔案管理部門需要配備高效的掃描設備，如高分辨率掃描儀和高速掃描儀，確保檔案圖像的清晰度和完整性。同時，應采用先進的圖像處理軟件，對掃描后的檔案實行優(yōu)化處理，去除污點和噪聲，保證檔案圖像的質(zhì)量。對于文字識別，使用光學字符識別（OCR）技術，可以將紙質(zhì)檔案中的文本信息轉(zhuǎn)化為可編輯和搜索的電子文本，提升檔案的可利用性。此外，檔案管理人員應接受專業(yè)的數(shù)字化操作培訓，熟悉數(shù)字化設備和軟件的使用，提高工作效率和質(zhì)量。對于重要的紙質(zhì)檔案，應優(yōu)先實行數(shù)字化處理，并做好數(shù)字化后的備份工作，以防數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字化轉(zhuǎn)化不僅能夠有效保護紙質(zhì)檔案，延長檔案的保存期限，還能大幅提高檔案的檢索和利用效率。

（2）統(tǒng)一上傳至醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)。完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，下一步是將這些數(shù)字化檔案統(tǒng)一上傳至醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)作為檔案管理的核心平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理和共享利用?？h醫(yī)療保障局應建設功能完善、操作簡便的檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。系統(tǒng)應具備強大的存儲和處理能力，能夠容納大量的數(shù)字化檔案，并支持多種格式的檔案文件。系統(tǒng)還應具有高級檢索功能，支持多種檢索方式，如關鍵詞檢索、全文檢索和分類檢索等，以便用戶能夠快速、準確地找到所需檔案。檔案上傳工作需要嚴格遵循統(tǒng)一的標準和流程。檔案管理部門應制定詳細的檔案上傳規(guī)范，明確檔案文件的命名規(guī)則、格式要求以及上傳步驟等。對于上傳的檔案，應進行嚴格的質(zhì)量檢查，確保檔案內(nèi)容的完整性和準確性。在檔案上傳過程中，還應做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，建立多重備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對系統(tǒng)開展安全檢查和維護，防范數(shù)據(jù)被泄露和系統(tǒng)故障。

2.提升檔案數(shù)字化建設與利用的層次

（1）構建專題數(shù)據(jù)庫。為了更好地利用和管理檔案信息，縣醫(yī)療保障局應構建多個專題數(shù)據(jù)庫。這些專題數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和用途進行分類，使檔案管理更加精細化和專業(yè)化?？梢愿鶕?jù)參保人員的信息建立個人參保數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫包含每個參保人員的基本信息、參保記錄、繳費情況以及醫(yī)療費用報銷情況等。通過該數(shù)據(jù)庫，可以快速查詢和調(diào)取參保人員的詳細信息，為醫(yī)保服務提供便利。建立醫(yī)保政策和法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫收錄了所有與醫(yī)保相關的政策、法律法規(guī)以及文件等資料，并根據(jù)不同的主題和時間進行分類和整理。通過這個數(shù)據(jù)庫，可以方便地查詢和了解醫(yī)保政策的最新動態(tài)和歷史沿革，為政策制定和執(zhí)行提供參考。還可以建立醫(yī)療服務數(shù)據(jù)庫和結算報銷數(shù)據(jù)庫。醫(yī)療服務數(shù)據(jù)庫記錄了所有定點醫(yī)療機構的服務信息、服務質(zhì)量評價等，為參保人員提供參考。結算報銷數(shù)據(jù)庫包含所有的醫(yī)療費用報銷記錄，為醫(yī)?；鸬墓芾砗捅O(jiān)督提供數(shù)據(jù)支持。

（2）創(chuàng)建數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的創(chuàng)建是檔案數(shù)字化建設的重要內(nèi)容。數(shù)字檔案館集內(nèi)容整合、集成管理和數(shù)字信息長期保存于一體，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的全生命周期管理。縣醫(yī)療保障局應建設功能齊全的數(shù)字檔案館平臺。平臺應具備檔案的接收、整理、存儲、檢索和利用等多種功能，能夠?qū)Ω鞣N類型的檔案實行統(tǒng)一管理。平臺還應支持多種接入方式，方便用戶通過電腦、手機等設備訪問和利用檔案。數(shù)字檔案館應重視檔案的長期保存。利用先進的存儲技術和設備，如磁盤陣列、光盤存儲等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，建立完善的備份和恢復機制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。在檔案利用方面，數(shù)字檔案館應提供便捷的查詢和檢索功能。通過關鍵詞檢索、全文檢索和分類檢索等多種方式，用戶可以快速找到所需的檔案信息。此外，平臺還應提供在線瀏覽、下載和打印等功能，方便用戶利用檔案。

3.創(chuàng)新醫(yī)保檔案利用形式

（1）劃定信息數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用邊界。首先，創(chuàng)新醫(yī)保檔案利用形式應劃定信息數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用邊界。明確哪些信息可以公開共享，哪些信息需要嚴格保密，是提高檔案利用效率和保障數(shù)據(jù)安全的基礎；其次，縣醫(yī)療保障局應根據(jù)國家和地方政府的相關法律法規(guī)，制定詳細的信息數(shù)據(jù)資源利用政策和規(guī)定。明確檔案信息的分類標準，將檔案信息分為公開信息和涉密信息。對于公開信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)等渠道向社會公開，方便公眾查詢和利用。對于涉密信息，則需要采取嚴格的保密措施，確保信息不被泄露；最后，建立信息數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用審核機制。對于需要開發(fā)和利用的檔案信息，應實行嚴格的審核和審批，確保信息的合法性和安全性。同時，制定檔案信息利用的權限管理制度，明確不同用戶的權限范圍，防止信息被濫用和泄露。在實際操作中，可以采用信息脫敏技術，對涉密信息展開處理，去除敏感內(nèi)容，確保信息的安全性。例如，對于參保人員的個人信息，可以去除姓名、身份證號等敏感信息，只保留必要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析結果。

（2）深度挖掘醫(yī)保數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)價值。深度挖掘醫(yī)保數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)價值，是提高檔案利用效率的重要途徑。通過對大量醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，可以發(fā)現(xiàn)和總結醫(yī)保工作的規(guī)律和特點，為提升醫(yī)保服務質(zhì)量和管理水平提供數(shù)據(jù)支持?？h醫(yī)療保障局利用先進的數(shù)據(jù)分析和挖掘技術，對醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)展開深度分析。通過數(shù)據(jù)的關聯(lián)分析、聚類分析和趨勢分析等方法，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性和規(guī)律性。例如，可以通過分析參保人員的就診記錄和醫(yī)療費用，發(fā)現(xiàn)不同疾病的高發(fā)人群和高發(fā)區(qū)域，為疾病預防和控制提供參考。建立數(shù)據(jù)分析和挖掘平臺，方便對醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)實行統(tǒng)一管理和分析。平臺應具備強大的數(shù)據(jù)處理能力，能夠?qū)Υ罅繑?shù)據(jù)進行快速分析和處理。同時，平臺還應具備數(shù)據(jù)可視化功能，通過圖表等多種形式展示數(shù)據(jù)分析結果，提升數(shù)據(jù)的可讀性和利用價值。在實際操作中可以通過大數(shù)據(jù)分析技術，對醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)展開全面分析和挖掘。例如，可以分析不同年齡段參保人員的醫(yī)療費用結構，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療費用的主要構成和變化趨勢，為醫(yī)保基金的管理和控制提供數(shù)據(jù)支持。

4.完善醫(yī)保檔案管理體系

（1）數(shù)據(jù)源的規(guī)范化管理。完善醫(yī)保檔案管理體系的關鍵在于數(shù)據(jù)源的規(guī)范化管理。規(guī)范化管理不僅能夠提高檔案管理的效率，還能確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性?？h醫(yī)療保障局應制定詳細的數(shù)據(jù)源管理規(guī)范，明確數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲和更新等各個環(huán)節(jié)的操作流程和標準。規(guī)范數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容和命名規(guī)則，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。例如，對于參保人員的基本信息，應包括姓名、身份證號、性別及出生日期等必要內(nèi)容，并按照統(tǒng)一的格式記錄在內(nèi)。加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制和檢查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。在數(shù)據(jù)采集過程中，應嚴格核對和驗證，防止數(shù)據(jù)的錯誤和遺漏。在數(shù)據(jù)存儲和更新過程中，應定期實行數(shù)據(jù)的檢查和清理，及時糾正錯誤數(shù)據(jù)和刪除重復數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)管理過程中，還應重視數(shù)據(jù)的備份和安全管理。建立多重備份機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，采取先進的加密和防護技術，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。

（2）安全治理技術的應用。安全治理技術的應用是保障醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)安全的關鍵。隨著信息化建設的推進，檔案數(shù)據(jù)的安全性問題日益突出，縣醫(yī)療保障局應采取多種安全治理技術，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和隱私。采用先進的加密技術，對檔案數(shù)據(jù)實行加密處理。通過數(shù)據(jù)加密，可以防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被泄露和篡改。例如，可以采用對稱加密和非對稱加密相結合的方式，對重要的檔案數(shù)據(jù)實行加密保護。利用區(qū)塊鏈技術，確保檔案數(shù)據(jù)的不可篡改性。區(qū)塊鏈技術具有分布式存儲和不可篡改的特點，可以確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。通過將檔案數(shù)據(jù)記錄在區(qū)塊鏈上，可以防止篡改或偽造數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)的安全性。此外，還可以采用數(shù)字水印技術，對檔案數(shù)據(jù)進行標識和保護。通過在數(shù)據(jù)中嵌入數(shù)字水印，可以追蹤數(shù)據(jù)的使用和傳播情況，防止數(shù)據(jù)的非法復制和傳播。例如，可以在檔案數(shù)據(jù)中嵌入唯一的標識符，通過水印技術對數(shù)據(jù)的使用情況展開監(jiān)控和追蹤。在實際操作中還應建立完善的數(shù)據(jù)安全管理體系，制定詳細的數(shù)據(jù)安全管理制度和操作規(guī)范。加強對檔案管理人員的安全培訓，增強其操作技能和安全意識。同時，定期開展數(shù)據(jù)安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。

四、結論

本研究圍繞縣醫(yī)療保障局檔案管理的現(xiàn)狀及提高利用效率的策略展開，提出了數(shù)字化轉(zhuǎn)化、信息系統(tǒng)整合、專題數(shù)據(jù)庫構建、創(chuàng)新利用形式及完善管理體系等具體措施。通過這些策略，能夠顯著提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和利用效率，為醫(yī)保工作的順利開展提供有力保障。未來，縣醫(yī)療保障局應繼續(xù)加大技術和資金投入，推進信息化建設、加強人員培訓、完善政策法規(guī)，確保檔案管理的持續(xù)優(yōu)化和發(fā)展。同時，還應持續(xù)探索新技術的應用，如人工智能和大數(shù)據(jù)分析，不斷提高檔案管理的智能化和精準化水平，為參保人員和相關機構提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

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作者單位：山東省成武縣醫(yī)療保障局