對(duì)智能化人事檔案室擴(kuò)展應(yīng)用探析

摘 要：陽信縣人社局就業(yè)和人才服務(wù)中心的智能檔案室包含綜合數(shù)字化、日常管理和盤點(diǎn)閱檔等系統(tǒng)。日常管理系統(tǒng)通過自動(dòng)化裝置測(cè)控溫濕度、保障安全并主動(dòng)告警，自主安全系統(tǒng)采用智能“十防”管理檔案安全。此外，建立了檔案與數(shù)據(jù)等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)分級(jí)分類管理，并據(jù)此制定檔案長(zhǎng)期保存原則，提升合規(guī)管理水平。同時(shí)，利用CiteSpace對(duì)檔案學(xué)期刊論文進(jìn)行聚類分析，探討檔案管理與應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)比當(dāng)前服務(wù)水平，分析計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用。通過案例研究，探索檔案管理與應(yīng)用的新方法，以更好地指導(dǎo)實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：檔案智能化管理；分類分級(jí)管理與應(yīng)用；信息化檔案建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和智能化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案的管理模式正經(jīng)歷著前所未有的變革。智能化人事檔案室的擴(kuò)展應(yīng)用，不僅提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還為人力資源的優(yōu)化配置和決策提供了有力支持。本文旨在探討智能化人事檔案室擴(kuò)展應(yīng)用的現(xiàn)狀、挑戰(zhàn)與機(jī)遇，通過深入分析智能化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐，為相關(guān)領(lǐng)域的研究者和實(shí)踐者提供參考和借鑒。

一、案例背景

1.背景引入

濱州市縣域的流動(dòng)人員人事檔案管理獲得社會(huì)認(rèn)可，以陽信縣為例，縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱中心）給流動(dòng)人員提供較完善的智能化檔案管理服務(wù)，檔案室以綜合數(shù)字化管理系統(tǒng)、日常管理系統(tǒng)及盤點(diǎn)閱檔系統(tǒng)等智能化系統(tǒng)組成，在檔案分類分級(jí)管理、檔案長(zhǎng)期保存以及合規(guī)管理等方面探索提高服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量和辦事效率的方法。由于查閱檔案內(nèi)容仍需現(xiàn)場(chǎng)辦理，為此，中心在人事檔案管理與應(yīng)用方面參照先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，參考最新資料，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用工程檔案領(lǐng)域BIM技術(shù)，嘗試提出BIM技術(shù)應(yīng)用于檔案可視化查閱工作，為濱州市內(nèi)各區(qū)縣遠(yuǎn)程查閱檔案工作提供支撐。

2.案例分析方法

主要的分析方法是個(gè)案研究法和文獻(xiàn)研讀法。個(gè)案研究法是對(duì)陽信縣流動(dòng)人員人事檔案管理展開分析，以智能化檔案室的綜合數(shù)字化管理系統(tǒng)、日常管理系統(tǒng)和盤點(diǎn)查閱系統(tǒng)等為基礎(chǔ)，挖掘智能、安全、方便、快捷及高效的檔案管理價(jià)值，利用好流動(dòng)人員檔案整理、歸檔、鑒定和分組分類，推廣濱州市域智能化檔案管理領(lǐng)域的長(zhǎng)期保存及合規(guī)管理等創(chuàng)新做法，做好流動(dòng)人員就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)；文獻(xiàn)研讀法是運(yùn)用CiteSpace對(duì)新近CNKI收錄的200篇期刊論文的關(guān)鍵詞及聚類展開分析，CiteSpace提供的聚類算法有潛在語義索引（Latent Semantic Indexing，LSI）、對(duì)數(shù)極大似然率（Log-likelihood Rate，LLR）、互信息（Mutual Information，MI），本文采用LLR算法對(duì)關(guān)鍵詞聚類，該算法傾向表現(xiàn)聚類網(wǎng)絡(luò)唯一性、獨(dú)特性，以了解檔案管理與應(yīng)用方面的研究方向和主題。運(yùn)用CiteSpace分析數(shù)據(jù)后得出聚類，所得聚類模塊值（Modularity）為0.5135，大于0.3，聚類結(jié)構(gòu)顯著，平均輪廓值（Silhouette）為0.8657，大于0.5，說明聚類結(jié)果可信度較高。結(jié)合案例研究分析情況，得出智能化檔案管理趨向信息化方向發(fā)展。

二、主要過程

1.案例起因

2022年4月，陽信縣委組織部、縣人社局公共就業(yè)和人才服務(wù)中心根據(jù)中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門《關(guān)于印發(fā)〈流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定〉的通知》（人社部發(fā)〔2021〕112號(hào)）、《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》 （GB/T32623-2016）、《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）、《流動(dòng)人員人事檔案安全管理規(guī)范》 （LD/T04-2020）、人力資源社會(huì)保障部辦公廳《關(guān)于加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》 （人社廳發(fā)〔2018〕102號(hào)）、山東省人力資源和社會(huì)保障廳《關(guān)于開展流動(dòng)人員人事檔案政策落實(shí)和服務(wù)提升活動(dòng)的通知》（2019年4月）、中共濱州市委組織部《印發(fā)關(guān)于干部人事檔案規(guī)范提升的通知》（濱組辦發(fā)〔2022〕9號(hào)）等文件要求，經(jīng)縣委、縣政府研究同意，以縣委組織部人事檔案室和人社局就業(yè)和人才服務(wù)中心人事檔案室為檔案整理工作場(chǎng)地，參照智能化檔案室標(biāo)準(zhǔn)，在全市率先建立智能檔案室，建立綜合數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案室日常管理、盤點(diǎn)查閱等初步實(shí)現(xiàn)信息化、功能化模塊管理，簡(jiǎn)化辦事流程，提高工作效率。

2.案例經(jīng)過

為將檔案管理、查閱和消防等功能集于同一管理系統(tǒng)，智能檔案室將綜合數(shù)字化管理系統(tǒng)、日常管理系統(tǒng)和盤點(diǎn)閱檔系統(tǒng)等智能化系統(tǒng)集成一體。綜合數(shù)字化管理系統(tǒng)，突出檔案室管理信息化和智能化，以“智能、安全、方便、快捷、高效”為特色，面板式操控，直觀簡(jiǎn)捷。人臉識(shí)別、指紋密碼和鑰匙相結(jié)合開鎖，智能化監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)整檔室、閱檔室和庫房三室實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)全方位管控，監(jiān)控錄像長(zhǎng)期保存。盤點(diǎn)閱檔管理系統(tǒng)為檔案標(biāo)記電子化標(biāo)簽，采用系統(tǒng)盤點(diǎn)并導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化快捷調(diào)閱管理，中心組織第三方機(jī)構(gòu)將現(xiàn)存的5萬余份高校畢業(yè)生檔案和其他流動(dòng)人員檔案信息全部錄入信息系統(tǒng)檔案管理模塊，實(shí)現(xiàn)檔案查詢與寄遞快捷方便。新的盤點(diǎn)閱檔系統(tǒng)投入使用后，較以往查閱方式更方便、規(guī)范。通過電子化標(biāo)簽檔案目錄，初步具備可視性，為檔案分類分級(jí)管理、長(zhǎng)期保存及合規(guī)管理等提供基礎(chǔ)支撐。

三、關(guān)鍵措施

運(yùn)用個(gè)案研究法，分析檔案管理的重要性與時(shí)代特征，對(duì)陽信縣人事檔案分類分級(jí)管理、長(zhǎng)期保存應(yīng)用方面展開分析。

1.檔案管理的重要性

第一，對(duì)中心服務(wù)流動(dòng)人員的指導(dǎo)作用。中心根據(jù)流動(dòng)人員檔案資料，了解流動(dòng)人員就業(yè)優(yōu)劣勢(shì)，為開展就業(yè)創(chuàng)業(yè)主題活動(dòng)提供信息支撐。

第二，流動(dòng)人員人事檔案為縣域職業(yè)教育發(fā)展指引方向。中心管理的流動(dòng)人員人事檔案以?？?、本科畢業(yè)生為主，根據(jù)就業(yè)情況分析各專業(yè)就業(yè)難易度，為職業(yè)教育專業(yè)設(shè)置與調(diào)整做鋪墊。

第三，法律憑證作用。檔案記載人員教育、工作和政治面貌等信息，是翔實(shí)的原始記錄憑證，有助于公正、客觀地維護(hù)權(quán)益和解決糾紛。

2.檔案管理時(shí)代特征

信息技術(shù)時(shí)代，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)及高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像文件等傳統(tǒng)載體檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的電子化檔案信息庫。AI廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類、檢索、存儲(chǔ)及自我保護(hù)等功能。檔案智能化是檔案現(xiàn)代化管理的指標(biāo)之一，是今后檔案管理的工作方向，也為檔案分類存儲(chǔ)，減少工作量，提高工作效率和工作安全性，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.分類分級(jí)管理措施

智能化檔案盤點(diǎn)查閱系統(tǒng)將檔案資料轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)管理，注重拓展數(shù)據(jù)的縱深范圍和橫向邊界，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)性、海量性，利用多重技術(shù)工具開發(fā)數(shù)據(jù)價(jià)值，將檔案分類分級(jí)組織管理與數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)處理，在挖掘智能化條件下，檔案分類分級(jí)管理創(chuàng)新做法。

4.檔案合規(guī)管理措施

合規(guī)是指業(yè)務(wù)行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定及行業(yè)準(zhǔn)則等要求。檔案合規(guī)管理除了規(guī)章制度要求外，重點(diǎn)是建立合規(guī)框架體系，建立在風(fēng)險(xiǎn)控制管理基礎(chǔ)上的檔案合規(guī)管理。風(fēng)險(xiǎn)控制管理多見于企業(yè)日常經(jīng)營管理，檔案管理機(jī)構(gòu)屬性為機(jī)關(guān)事業(yè)單位，可以借鑒風(fēng)控管理辦法應(yīng)用于檔案合規(guī)管理。

陽信縣建立檔案合規(guī)管理體系，從風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)控制和保障機(jī)制等方面開展檔案合規(guī)管理。首先，注重檔案合規(guī)文化建設(shè)。通過新媒體工具學(xué)習(xí)檔案合規(guī)管理案例，宣傳“主動(dòng)合規(guī)和合規(guī)創(chuàng)造價(jià)值”的合規(guī)理念，培育檔案管理合規(guī)文化，培養(yǎng)檔案資料隱私保護(hù)習(xí)慣并開展相應(yīng)培訓(xùn)；其次，開展檔案合規(guī)管理宣傳教育。對(duì)規(guī)章制度反復(fù)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案信息分類分級(jí)查閱，確保檔案信息準(zhǔn)確、資料齊全；最后，建立運(yùn)行保障機(jī)制?？紤]檔案資料安全性和大規(guī)模信息檢索的效率，以檔案合規(guī)管理追溯來保障日常合規(guī)管理工作的安全平穩(wěn)實(shí)行，采用“一主二從”模式構(gòu)建檔案合規(guī)管理追溯控制體系。

5.檔案管理與應(yīng)用趨勢(shì)分析

根據(jù)CiteSpace的論文關(guān)鍵詞及聚類檢索，目前，對(duì)檔案管理與應(yīng)用關(guān)注集中在信息化、AI等技術(shù)進(jìn)步引領(lǐng)下的檔案管理應(yīng)用突破。對(duì)《檔案學(xué)通訊》《檔案學(xué)研究》等期刊論文重點(diǎn)研讀，同時(shí)，學(xué)習(xí)參考美國Drexel大學(xué)陳超美教授對(duì)信息可視化、圖譜應(yīng)用等方面的前沿研究成果，預(yù)判未來檔案管理與應(yīng)用向可視化便捷應(yīng)用方向發(fā)展。

四、實(shí)施效果

1.分類分級(jí)管理效果分析

對(duì)檔案資料量化得出分值，按行政級(jí)別檔案資料庫、專業(yè)人員檔案資料庫及一般人員檔案資料庫等三類框架數(shù)據(jù)庫劃分，并將三類框架數(shù)據(jù)建立橫向聯(lián)系，建立模塊化管理，可以根據(jù)需要調(diào)整框架數(shù)據(jù)庫信息并賦值，可應(yīng)用于分析流動(dòng)人員就業(yè)創(chuàng)業(yè)的關(guān)鍵要素。

2.長(zhǎng)期保存與合規(guī)管理效果分析

中心與第三方管理機(jī)構(gòu)建立合作，建立檔案資料信息倉儲(chǔ)。將傳統(tǒng)檔案以信息數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，將分類分級(jí)檔案框架體系融入檔案信息倉儲(chǔ)中，建立長(zhǎng)期化、動(dòng)態(tài)化檔案資料應(yīng)用與管理。借鑒NARA保存策略實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃，對(duì)各類檔案資料的客體受侵害程度賦值，量化后采取優(yōu)先維護(hù)高風(fēng)險(xiǎn)檔案資料的長(zhǎng)期保存策略，同時(shí)，根據(jù)客體受侵害程度實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

為方便給群眾提供檔案咨詢與服務(wù)，中心通過查閱資料信息倉儲(chǔ)庫，以視頻語音等方式解答群眾的檔案問題，檔案服務(wù)具有真實(shí)性、可訪問性及可用性，使各項(xiàng)服務(wù)更加便民。陽信縣積極推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案長(zhǎng)期保存工作優(yōu)質(zhì)高效開展。檔案長(zhǎng)期保存工作的深入開展，促進(jìn)檔案信息化、智能化建設(shè)，以“全程網(wǎng)辦”為主要模式，流動(dòng)人員人事檔案接收、轉(zhuǎn)出、材料收集、查閱以及依據(jù)檔案信息出具相關(guān)證明等實(shí)現(xiàn)全省通辦、跨省通辦，嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行起到規(guī)避管理過程風(fēng)險(xiǎn)的作用。同時(shí)，線上線下均實(shí)現(xiàn)“一次辦好”，流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞等高頻服務(wù)事項(xiàng)（網(wǎng)上辦事） 實(shí)現(xiàn)“零跑腿”。

3.BIM技術(shù)可視化應(yīng)用價(jià)值與效果淺析

BIM軟件技術(shù)和云技術(shù)是基于BIM建筑工程檔案信息可視化的相關(guān)技術(shù)，在工程檔案領(lǐng)域的應(yīng)用效果較好，可以高度還原出效果圖，也可呈現(xiàn)實(shí)景圖，此技術(shù)可以應(yīng)用于工程檔案以外的其他檔案領(lǐng)域，提高了檔案信息化管理水平，便于管理人員對(duì)信息化檔案控制管理。為實(shí)現(xiàn)可視化，BIM模型構(gòu)件與對(duì)應(yīng)的檔案資料開展關(guān)聯(lián)處理，Autodesk BIM360 Docs云平臺(tái)提供了超鏈接方式，對(duì)電子文檔實(shí)行關(guān)聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)線上查閱、審核檔案資料。

五、社會(huì)影響與啟示

1.運(yùn)行效果評(píng)價(jià)

要素賦值方法下的分類分級(jí)檔案管理方法，將檔案賦值展開分類分級(jí)管理，運(yùn)用數(shù)字綜合管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化分類，同時(shí)，便于檔案長(zhǎng)期保存，提高檔案風(fēng)控管理標(biāo)準(zhǔn)，并以此方法為基礎(chǔ)，提出檔案長(zhǎng)期保存原則，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較高的檔案重點(diǎn)保存，對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范與合規(guī)管理具有積極作用。通過實(shí)現(xiàn)分類分級(jí)檔案信息化管理以來，陽信縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心共實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上轉(zhuǎn)出大學(xué)生檔案5800余份，網(wǎng)上轉(zhuǎn)入5500余份，網(wǎng)上查閱檔案2600余人次。以檔案電子信息化管理、網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞和查閱等檔案管理與應(yīng)用方式開展工作，顯著提高辦事效率，同時(shí)，大幅減少群眾辦事時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本。

一是在檔案分類分級(jí)管理基礎(chǔ)上，將信息化手段與檔案長(zhǎng)期保存二者融合，豐富檔案長(zhǎng)期保存措施。通過網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞、網(wǎng)上借閱和郵政EMS傳遞等線上線下結(jié)合的檔案管理措施，基本實(shí)現(xiàn)了流動(dòng)人員檔案網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)遞，這一舉措極大地提高了檔案轉(zhuǎn)遞工作效率，減少了辦事群眾來回奔波之苦。

二是檔案分級(jí)分類管理對(duì)于檔案風(fēng)控合規(guī)有積極作用。不同類別檔案設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，優(yōu)先為高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的檔案資料維護(hù)管理，提高檔案合規(guī)管理水平，規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。在區(qū)縣信息化檔案管理設(shè)備設(shè)施條件下，檔案分級(jí)分類管理以及派生的檔案合規(guī)管理，為今后檔案電子化、智能化的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為建立數(shù)字型服務(wù)政府邁出了扎實(shí)的一步，社會(huì)效應(yīng)長(zhǎng)久而深遠(yuǎn)。

三是強(qiáng)化公共信息分級(jí)管控措施。借鑒流動(dòng)人員檔案的分類分級(jí)管理方法，進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范區(qū)縣公共信息分級(jí)管控，量化信息樣本采集、存儲(chǔ)、傳輸、加工和共享等流程標(biāo)準(zhǔn)。為檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理規(guī)則制定提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，分級(jí)分類管理的實(shí)際操作環(huán)節(jié)簡(jiǎn)捷，便于數(shù)據(jù)體量大的公共信息檢索，Java Web技術(shù)的系統(tǒng)穩(wěn)定性在公共信息分級(jí)分類管理應(yīng)用中，加大了信息安全管控力度，豐富了信息安全合規(guī)措施，可實(shí)現(xiàn)區(qū)縣廣泛應(yīng)用，構(gòu)建全市的信息安全和隱私防護(hù)體系。

2.啟示

檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)吸收檔案信息技術(shù)、檔案學(xué)研究理論以及檔案管理與應(yīng)用案例等知識(shí)，信息可視化、圖譜應(yīng)用給檔案信息化保存提供了技術(shù)支持，推動(dòng)了檔案管理分類分級(jí)、長(zhǎng)期保存及合規(guī)管理等方面的進(jìn)步。美國在檔案管理與應(yīng)用的理論與實(shí)踐方面整體處于領(lǐng)先水平，美國的《2022-2026數(shù)字保存戰(zhàn)略》系統(tǒng)闡述了運(yùn)用信息技術(shù)將檔案資料進(jìn)行規(guī)模存儲(chǔ)，調(diào)整規(guī)模、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的變化應(yīng)用，這些先進(jìn)方法與理念要融入檔案管理工作中，改進(jìn)工作方法，提高工作效率。

六、結(jié)語

綜上所述，智能化人事檔案室的擴(kuò)展應(yīng)用，既是人事管理工作邁向現(xiàn)代化的關(guān)鍵一步，也是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展、提高組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措。通過整合大數(shù)據(jù)分析、人工智能算法以及云計(jì)算平臺(tái)等先進(jìn)信息技術(shù)，人事檔案室在信息安全、資料檢索和決策支持等多個(gè)維度實(shí)現(xiàn)了顯著提升。未來，隨著技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與應(yīng)用的不斷深化，智能化人事檔案室將進(jìn)一步推動(dòng)人力資源的優(yōu)化配置，為組織的可持續(xù)發(fā)展筑牢堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者單位：濱州市陽信縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心